檔案信息化建設的探討和研究

李 爽

（白城市農(nóng)牧機械化研究院 吉林）

檔案工作深深植根于人類社會生活，與人類社會發(fā)展同步，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，在經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、精神文明建設中發(fā)揮著越來越重要的作用。

一、當前檔案信息化管理面臨的幾個問題

電子信息化技術的飛越發(fā)展給檔案信息化管理帶來新的機遇，但我們必須清醒地看到，檔案管理信息化仍然存在大量未解決的難題。

1.面臨創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)。原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用，二是為了確保檔案安全。檔案管理系統(tǒng)向深層應用發(fā)展時，會出現(xiàn)與其它應用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，必須用創(chuàng)新思維來處理好各方面的矛盾。同時計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災害和人為的破壞，且軟件資源和數(shù)據(jù)信息也易受到病毒的侵擾和毀壞。加之沒有相應的內(nèi)部措施加以管理、安全意識薄弱等因素，可能給網(wǎng)絡犯罪分子可乘之機。

2.面臨標準化、法制化的挑戰(zhàn)。由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。檔案的立法也相對比較缺乏，甚至對超過五十年的歷史檔案必須解密都沒有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級問題無法發(fā)揮其應有的使用價值。

3.技術支持不全面。一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。二是在檔案信息化建設初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。

4.人員配備不合理。就目前的檔案工作人員來說，既掌握信息技術、又懂檔案專業(yè)的人才很少，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識單一，普通操作型人才居多。從年齡結(jié)構看，三十歲以下的年輕人極少，四十歲以上的人員占絕大多數(shù)，帶來的問題是知識和觀念老化等問題。

二、檔案信息化建設應注意把握的幾個方面

檔案信息化建設是新時期檔案部門的一項基礎性業(yè)務工作，是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉。黨和國家十分重視信息資源開發(fā)利用工作，我們必須切實從各方面加大力度，予以解決。

1.要把檔案信息化建設的各項工作納入科學化、規(guī)范化的軌道。檔案信息化建設是一盤棋，要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學分析，有計劃、有步驟地把檔案信息化的各項工作做好。要搞好工作布局，經(jīng)濟條件具備的地區(qū)檔案信息化可以先行一步，帶動其他地區(qū)發(fā)展。要搞好工作規(guī)劃，確保檔案信息化的各項工作按照國家相關標準、規(guī)范有序推進，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一，數(shù)據(jù)規(guī)范，長期可讀，便于共享。

2.要通過檔案信息化整合，帶動各項檔案基礎業(yè)務工作。檔案信息化建設是一項科學體系工程，涉及到檔案工作的方方面面。檔案信息化的順利開展，必須有良好的業(yè)務工作基礎，需要配備現(xiàn)代化的設備和相關人才，需要各部門通力合作。各級檔案部門要開展檔案信息化工作為抓手，整合、帶動各項基礎業(yè)務工作的發(fā)展，使檔案事業(yè)各項工作邁上一個新的臺階。

3.要確保檔案信息化建設的整體效益和質(zhì)量。檔案信息化建設是一項長期任務，工作量非常大，一定要嚴把質(zhì)量關，保證利用檔案信息的查全、查準，力求檔案信息管理系統(tǒng)運行的安全、可靠。同時，要增強檔案安全意識，對于信息化條件下涉密檔案的開發(fā)利用，一定要把安全防范措施放在首位。對于那些密級較高的檔案，原則上不進行數(shù)字化，可采取其他保護和復制措施。

三、推進檔案信息化的幾點建議

1.建立規(guī)范體系。檔案信息化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。由于歷史原因，檔案業(yè)務基礎差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個專業(yè)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關規(guī)定已不能完全適應。所以制定統(tǒng)一的、標準的規(guī)范體系，切實推動檔案標準化、規(guī)范化、信息化。

2.完善安全制度。檔案信息化建設最終落實都要靠人來執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統(tǒng)的威脅。采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施。

3.提高技術支撐。技術是檔案信息化建設的生命，沒有過硬的技術支撐，檔案信息化形同空話。首先，要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設備并添置相應的配套設備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設計開發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設與辦公自動化系統(tǒng)融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟、硬件安全運行。

4.加強人才建設。檔案信息化建設就是運用計算機和網(wǎng)絡技術為社會和公眾服務。作為信息化社會的檔案工作者必須具備一定的計算機和電子文件管理知識。這就要求我們檔案人員不斷更新觀念，學習新知識，掌握新技能，樹立為社會和公眾服務的意識。

綜上所述，檔案信息化管理是一項長期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極參與與配合。檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化管理的質(zhì)量起著關鍵作用。因此，檔案從業(yè)人員計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當今世界發(fā)展的大趨勢，檔案工作只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應社會和時代發(fā)展的需要，更好地服務社會。