貫徹《歸檔文件整理規則》的思考

胡建平

（哈爾濱商業學校 黑龍江 哈爾濱 150000）

貫徹《歸檔文件整理規則》的思考

胡建平

（哈爾濱商業學校 黑龍江 哈爾濱 150000）

高校檔案是為高等院校的教學與管理服務的，是可靠的信息資源和歷史憑證，對建設規范化院校，培養高素質人才方面具有重要作用。因此，科學地管理檔案，有效地開發利用，對學校的全面發展和經濟建設關系重大。推行《歸檔文件整理規則》（以下簡稱《規則》)，是改革高校檔案工作的一項重要舉措，它使檔案管理更趨于科學、規范，更適應現代化管理的需要，為新時期高校檔案的持續發展指明了方向。因此，在工作中正確認識和使用《規則》，具有十分重要意義。

一、《規則》有利于推動學校檔案工作的改革

1.減輕了學校檔案工作的壓力。高校檔案分類多，內容復雜，繁重的立卷工作占用了文檔人員的大部分時間。另外，由于立卷工作繁雜，難以熟練掌握，文檔人員流動性又比較大，使得整理工作質量始終得不到保證，這無疑給提供利用工作帶來諸多不利因素。因此，《規則》的頒布實施．能有效地滿足學校文檔人員簡化手工勞動的要求，在保證歸檔文件整理工作質量的同時，減少了人力占用，縮短了工作時問，提高了工作效率。

2.節省了學校必要的財力物力。《規則》推行文件級管理，取消了案卷，不再對檔案原件進行形式上的加工，在完整地保持檔案原貌的同時，減少了歸檔文件管理工作所占用的財力、物力，有效地節省了資金，有利于檔案管理現代化及學校檔案工作其他方面的建設。

3.理順了學校檔案工作職能。《規則》推行了以“件”為保管單位，通過簡化歸檔文件整理工作，對整理和利用之間的矛盾進行了調整，理順了檔案工作的職能，使學校檔案人員將精力更多地投入深化檢索體系、豐富檢索途徑、完善利用服務等方面。

二、正確理解《規則》的內容和使用要求，有利于推動檔案實體工作的進程

1.要確定整理單位。《規則》對“件”進行了界定。一般以每份文件為一件，對于工作中形成的密不可分的文件，比如請示與批復；報告與批示等，《規則)要求根據具體情況，可視為一體，也可作為兩件，作為整理的基本單位。

2.歸檔文件的分類。將全宗內歸檔文件的實體，按其來源、時間、內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有機體系。

3.歸檔文件的排列。歸檔文件的排列必須是在分類方案的最低一級類目內。按事由結合時間、重要程度排列。會議文件、統計報表等成套文件可集中排列。具體可分兩步，先按事由原則，將屬于同一事由的文件按一定順序排列存一起，再采用一定的方法對不同事由的文件進行排列。

4.對歸檔件編號。歸檔文件必須按照分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。通過編號，可使歸檔文件在全宗內的位置得以確定，并為后續的編目工作以及將來查找利用時的實體存取提供條件。

5.歸擋文件的編目。歸檔文件應依據分類方案和順序編制歸檔文件目錄。也就是按照分類、排列的結果，逐類、逐件編制目錄，以系統、全面地揭示歸卡當文件全貌。編目應以“件”為單位進行，來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄沒置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等項目。

6.歸檔文件的裝盒。將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。裝盒時，應按分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中，具體要求如下：（1）不同形成年度的歸檔文件不應放人同一檔案盒；(2)不同保管期限的歸檔文件不應放人同一檔案盒；(3)分機構(問題)的情況下，不同機構(問題)形成的歸檔文件不應放人同一檔案盒；(4)應視文件薄厚程度，選適宜檔案盒；(5)歸檔文件不要求同一事由的歸檔文件必須裝在同一檔案盒內，只需按照排列的先后順序依次裝盒，一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。

7.備考表。備考表置于盒內文件之后、項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期．需要依次填寫好。

三、《規則》在實際工作中需要注意的問題

《規則》對歸檔文件提出了新的整理方法。有很多優點，深受廣大文檔工作者的歡迎，但是在具體操作過程中，還存在以下一些問題：

1．《規則》雖然省略了案卷標題，的擬寫，減輕了文書立卷工作的強度，但是在實際工作中，需要查找時，要逐件去找，比較費力，有案卷標題就醒目得多，能很快廠解到該盒文件中是否有要找的文件。

2．關于歸檔章中增設頁數項和盒號項的問題。《規則》規定：歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構（問題)等選擇項。因為歸檔文件目錄中有頁數項，而《規則》歸檔章中卻沒有，二者不統一。實踐證明，歸檔章中增加“頁數、盒號項”便于檔案的管理和借閱。

總之，《規則》的出臺，為我們高校的檔案工作提出了新的要求，為改革檔案工作做出了貢獻，我們應積極推行《規則》，按照其內容和要求，在工作中加以正確運用，吸收其合理的因素，不斷去發展、完善，使其更趨完美。