淺議檔案工作者對檔案利用活動的影響

李劍晨

（黑龍江省審計廳 黑龍江 哈爾濱 150000）

淺議檔案工作者對檔案利用活動的影響

李劍晨

（黑龍江省審計廳 黑龍江 哈爾濱 150000）

開展檔案利用活動是檔案部門切實(shí)履行檔案管理職責(zé)、更好實(shí)現(xiàn)檔案工作根本目標(biāo)的重要途徑。作為檔案部門組織開展的一項(xiàng)專業(yè)實(shí)踐，檔案利用活動本身有著具體明確的工作目標(biāo)與精心構(gòu)建的活動實(shí)體。大量實(shí)踐表明：檔案利用活動實(shí)質(zhì)上是由檔案利用者與檔案工作者共同完成的一項(xiàng)“雙邊活動過程”。其中檔案工作者對于檔案利用活動發(fā)揮著特有的重要影響作用。

從社會檔案管理實(shí)踐整體分析，檔案工作者是依據(jù)社會賦予的專業(yè)管理職能履行自己的職責(zé)與義務(wù)，具有“社會代言人”的特殊性質(zhì)。也正是這種“社會代言人”特殊性質(zhì)，構(gòu)成了檔案工作者對檔案利用活動產(chǎn)生影響作用的客觀基礎(chǔ)：

一、檔案工作者為檔案利用活動提供“物質(zhì)前提”

檔案物質(zhì)實(shí)體的客觀存在是開展檔案利用活動的最基本前提。離開了檔案物質(zhì)實(shí)體的客觀存在，檔案利用活動也就喪失了深入開展的可能、甚至?xí)o從談起。

根據(jù)我國檔案學(xué)界在長期檔案管理實(shí)踐中形成的“文件生命與運(yùn)動周期理論”可知：檔案是由具有保存價值的文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的。然而，人類社會實(shí)踐中形成的文件材料能否被保留而轉(zhuǎn)存成為檔案，則是人們理性選擇的結(jié)果。必須引起注意的是：這種“理性選擇”的具體實(shí)施者大都是由檔案工作者承擔(dān)的。

在人類社會實(shí)踐中，不同的機(jī)關(guān)、團(tuán)體與社會組織在履行自身職能、從事管理活動過程中所產(chǎn)生的各種文件材料，在其尚未轉(zhuǎn)化成為檔案之前，文件材料的實(shí)際占有者可以采取必要的處置措施——或任其“自生自滅”、或使其被保留下來。在此期間，文件材料在某種意義上說確有“性命難保之憂”。只有當(dāng)文件材料經(jīng)過人們的理性選擇，得到系統(tǒng)有序的整理歸檔而轉(zhuǎn)化成為檔案之后，這些文件材料才能成為檔案，真正地進(jìn)入到了“安全地帶”。保存在各級公共檔案館與各類檔案室的檔案受到國家法律的保護(hù)，不僅不能隨意地進(jìn)行處置，反而必須得到有序整理與科學(xué)保管，以保障其能夠?yàn)樯鐣鞣矫嫣峁╅L久利用之需。然而，在人類社會實(shí)踐中所形成的全部文件材料沒有必要、也不可能一概地加以保留，人們只能選擇其中的特定部分，在按照其“重要程度”劃定不同保管期限之后進(jìn)行有目的的積累與保留。

在由文件材料轉(zhuǎn)化為檔案而得到積累與保存過程中，檔案工作者無疑地具有重要影響作用：檔案工作者同機(jī)關(guān)、團(tuán)體與社會組織的實(shí)際業(yè)務(wù)工作者一道，共同承擔(dān)了選留文件材料與劃定檔案保管期限的職責(zé)，尤其是檔案工作者更以“專業(yè)權(quán)威”的身份，將自身對文件材料價值的認(rèn)識作為基本依據(jù)，代表整個社會的“意志”，具體承擔(dān)了決定文件材料的選留、存毀以及作為檔案得到保存時間久暫的劃定工作。

文件材料的選留、存毀以及作為檔案得到保存時間久暫的劃定是檔案工作者的重要業(yè)務(wù)職能之一。只有通過科學(xué)的文件材料選留活動（即檔案形成階段的鑒定工作），才能將對未來社會需要具有利用價值的文件材料轉(zhuǎn)化成為具有不同保管期限要求的檔案，從而真正使人類社會實(shí)踐活動的知識信息精華得到有效積累與保存。縱觀目前所有的公共檔案館、檔案室積累與保存的檔案，無一不是按照一定標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)過科學(xué)的文件材料選留活動后形成的不同內(nèi)容、形式、載體以及保管期限文件材料的“轉(zhuǎn)化物”。可見，一旦離開檔案工作者所參與并具體完成的文件材料選留活動，則社會上所有的文件材料將不可能轉(zhuǎn)化成為檔案而被積累與保存，人們的檔案利用活動也就失去了不可或缺的“物質(zhì)前提”。因此說，檔案工作者所承擔(dān)的文件材料選留、存毀以及作為檔案得到保存時間久暫的劃定職責(zé)是檔案利用活動的實(shí)際指向——檔案物質(zhì)實(shí)體形成的關(guān)鍵所在。從這一意義上說，檔案工作者對文件材料價值的判斷能力決定著文件材料能否向檔案的方向轉(zhuǎn)化，也將直接影響到檔案物質(zhì)實(shí)體的“生命存在”，檔案工作者對檔案利用活動的影響作用是不言而喻的。

二、檔案工作者為檔案利用活動把緊“質(zhì)量關(guān)口”

在檔案管理實(shí)踐中，通過檔案工作者對文件材料的選留、存毀以及作為檔案而得到保存時間久暫的劃定工作，可以使真正具有社會利用價值的文件材料能夠轉(zhuǎn)存而成為檔案，并進(jìn)而得到科學(xué)有效的保管保存、積累延續(xù)。因而，科學(xué)的文件材料選留、存毀以及作為檔案得到保存時間久暫的劃定工作，不僅是保障包括公共檔案館與檔案室在內(nèi)的，整個社會檔案文化財富得到不斷積累完善的重要手段；同時，也標(biāo)志著檔案工作者所從事的文件材料選留活動，對于整個社會檔案文化財富的形成質(zhì)量與數(shù)量等具有的特殊影響作用：

一方面，檔案工作者所具體承擔(dān)的文件材料的選留、存毀以及作為檔案而得到保存時間久暫的劃定過程，對于社會檔案文化財富的形成具有質(zhì)量控制與數(shù)量控制的雙重影響作用。文件材料的選留、存毀以及作為檔案而得到保存時間久暫的劃定活動實(shí)際上就是通常所說的檔案形成階段的鑒定工作，其所依據(jù)的鑒定理論與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對文件材料的選留、存毀以及作為檔案而得到保存時間久暫的劃定活動有導(dǎo)向與控制作用。檔案鑒定理論不完善或質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)有缺欠，都無疑地會導(dǎo)致產(chǎn)生一系列問題：如檔案館、室藏的結(jié)構(gòu)單一；檔案保管期限劃分不合理、結(jié)構(gòu)與比例不相協(xié)調(diào)等。

另一方面，檔案工作者對文件材料實(shí)際價值的認(rèn)識水平也會直接影響到檔案形成的數(shù)量多寡與質(zhì)量水平。一般情況下，檔案主要是由社會的不同機(jī)關(guān)、團(tuán)體與社會組織，在履行各自所擔(dān)負(fù)的社會職責(zé)過程中制發(fā)的文件材料有條件轉(zhuǎn)化而來的。然而，這種“有條件轉(zhuǎn)化”表明：其既非可以自動地完成，又缺少精準(zhǔn)尺度對其加以衡量，而是完全依靠“人”的認(rèn)識力量促成的。即需要由檔案工作者根據(jù)對社會發(fā)展規(guī)律的科學(xué)預(yù)測，結(jié)合自身對文件材料價值的認(rèn)識理解，進(jìn)而做出取舍判斷，決定文件材料的存留與否。由此說，檔案工作者對文件材料價值的認(rèn)識水平對檔案形成具有直接影響。正是檔案工作者在檔案形成過程中所發(fā)揮的關(guān)鍵作用，客觀決定了文件材料到底是否能夠轉(zhuǎn)化為檔案，以及文件材料轉(zhuǎn)化為檔案后的質(zhì)量精全水平、數(shù)量多寡程度以及整體結(jié)構(gòu)是否合理完善。