如何發揮檔案管理的實際效益

黃艷麗

（省直機關房屋物業修理中心 哈爾濱 150000）

如何發揮檔案管理的實際效益

黃艷麗

（省直機關房屋物業修理中心 哈爾濱 150000）

多年實踐證明，檔案管理工作在促進經濟社會快速發展進程中發揮著越來越大的作用。然而在檔案信息資源開發利用工作中，我們還存在著檔案信息資源利用不到位、信息反饋不及時等問題，已嚴重影響著檔案信息資源的開發與利用和檔案事業的健康發展。本文針對問題，結合筆者本職工作，重點對如何發揮檔案管理的實際效益作以探討。

一、檔案信息資源開發和信息反饋工作現狀

我國傳統的檔案管理工作只重視檔案的保管，忽視檔案信息資源的開發利用。表現為只注重追求館藏的數量和規模，而對檔案信息能多大程度地滿足社會需求、能否充分發揮其作用重視不夠。少數檔案工作者認為檔案只是過時的材料，檔案工作只是看門守攤、無所作為，只要保管的檔案不損壞、不丟失就算完成任務了，看不到檔案對科研、經濟和文化建設的重要作用。

(一)注重檔案利用數據統計，不求檔案的實際效益。

(二)注重檔案借閱表格填寫，不求深層次了解。

(三)注重信息反饋工作，不求匯集編發重返社會。

(四)注重檔案管理工作，不求系統開發編研工作。

二、發揮檔案管理實際效益的措施

(一)必須提高社會各界對檔案工作認識

1.認真做好檔案管理人員教育工作

每個檔案員都應懂得沒有檔案信息資源的開發與利用，檔案管理工作便失去了意義。檔案人員首先要樹立起從事檔案工作的光榮感和自豪感。熱愛檔案工作，獻身檔案事業，要端正服務態度，完善服務措施，為利用者提供優質服務，并積極動腦筋，想辦法，變被動服務為主動服務，變單一的你來我查為走出去，了解社會所需的信息資源，為社會提供盡可能的有價值的信息資料。

2.強化社會檔案意識

有人群的地方就應有檔案。可以說檔案工作涉及整個社會的各個方面，涉及千家萬戶。因此，要保證檔案工作的有機運行，就要通過各種輿論形式，大張旗鼓地、堅持不懈地宣傳檔案法規，逐步使整個社會對檔案工作的性質、任務和作用有所了解和認識，使廣大干部群眾理解、關心、重視和支持檔案工作，在各自的工作中自覺遵照檔案法規要求，收集、整理、保管和使用檔案。

3.轉變利用者對檔案利用工作的看法

檔案工作是整個社會事業中不可缺少的一部分，縱觀歷史，古今中外，檔案有著極為重要的作用，它的作用也是不可替代的，這已成為人們的共識。

（二）必須不斷加強檔案基礎資料設施建設

1.認真做好檔案收集整理工作

一要加強檔案征集工作，確保檔案原始資料豐富齊全；二是把好接收關，改變以前檔案門類單一。注意接收反映經濟建設，科學技術的進步，各種專門、專業檔案和新型載體的檔案，應根據不同門類與載體形成的檔案的特點，及時接收進庫，擴大庫藏范圍。

2.提高檔案檢索工作效率

能否及時準確地提供檔案，為利用者服務，在很大程度上取決于有無完備的檢索工具。今后，檔案實行微機管理，為查檔提供更加快捷的服務。

3.注重加強檔案編研工作

利用庫藏檔案，有針對性地編寫資料，供領導和其他部門參考，為大家提供直接、便捷、周到的服務。編研工作是利用檔案的很好形式。近幾年來,各級檔案部門都抓了這項工作，取得了豐碩成果。今后，還要緊抓不放，認清形勢，開動腦筋，選準主題，編研出更多的資料,讓檔案在各項事業中發揮更大的作用。

（三）必須提高檔案管理水平

1.建立健全檔案工作各項規章制度

為了更好地落實《檔案法》，搞好檔案的提供利用工作，檔案室建立一套行之有效地制度，諸如《檔案資料收集辦法》、《檔案接收制度》、《檔案管理制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作人員崗位責任制》等各項制度，這些制度規范了檔案工作的各個環節上的程序和標準，明確了檔案人員工作范圍和職責，使檔案利用工作建立在堅實的基礎上。要毫不松懈地搞好規范化的落實，提高檔案工作的管理水平，為檔案利用工作創造條件。

2.逐步實現檔案管理現代化

隨著自動化管理水平的提高和發展，最終將實現檔案系統網絡，實現檔案信息綜合管理和利用，實現異地查詢，信息共享，將給檔案的提供利用帶來極大的方便。毫無疑問，檔案管理向現代化的轉變，將是一次歷史性的變革。我們從現在起就要抓緊工作，創造條件盡快完成這個轉變，實現這個變革。

3.加強檔案人員的學習

隨著檔案業務范圍的不斷拓寬和現代化管理設備的逐步使用，對檔案管理工作的主體檔案人員提出了新的要求。跟上發展的步伐，適應發展的形勢，就要利用各種形式抓好檔案干部的政治、業務和科學技術的學習，不斷提高“兩個”素質，提高管理水平，充分發揮檔案的作用，為“兩個文明”建設提供及時、準確、周到的服務。

（四）必須創新檔案資源開發利用方式

1.認真做好查(借)閱登記工作

查（借）閱登記是各館在檔案查(借)閱時必須做的一項工作。在登記時，一要認真負責，按項目一一填寫清楚，必須填寫的項目不要漏填；二要把查（借）閱檔案的利用目的，填寫清楚，不可填寫得太簡單，如“工作參考”等，而應填明作那一項工作參考，填明具體內容和將起到的作用和效益,這樣便于提供實際效益的線索和確定是否必要進行跟蹤調查等。

2.搞好咨詢服務

咨詢服務是檔案人員根據利用者的要求，從檔案信息和與檔案有關的知識，采用進行個別解答問題的方式，為利用者解決疑難問題的一種服務工作。

3.建立用戶聯系制度

為了及時利用信息，可以建立用戶聯系制度，即把用戶的姓名、單位地址、聯系電話和郵編等一一登記在冊，以便與用戶聯系。

4.分發檔案信息反饋表

即在用戶查（借）閱檔案后發給一張檔案利用信息反饋表，主要內容包括利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經濟效益。

5.實地調查和電話采訪

根據用戶查閱時登記在案的線索，可以及時到實地調查或電話采訪,掌握利用效果的第一手資料。

6.及時編發檔案利用社會效益、經濟效益實例

反饋的信息仍要通過編輯再重返社會，這樣既可進一步宣傳檔案的作用和價值,又可使社會各界進一步了解檔案、熟悉檔案，來利用檔案。

7.搞好編研資料

檔案編研，就是根據利用需要,通過檔案的分析研究，按照一定的主題，對檔案存有的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等，編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準確、系統、精練，便于利用的一種工作。

綜上所述，檔案利用數據統計是必要的，也說明了檔案利用工作的一個側面，但更重要的是要了解、收集檔案的實際效益，有利于進一步加強檔案信息資源的開發利用工作，為社會各界和經濟建設服務。