淺談基層單位檔案工作存在的問題及解決措施

丁 滿

（北安管理局尾山農(nóng)場 黑龍江 北安 164142）

淺談基層單位檔案工作存在的問題及解決措施

丁 滿

（北安管理局尾山農(nóng)場 黑龍江 北安 164142）

基層單位檔案工作記錄包括檔案工作的計劃、總結(jié)。檔案日常管理登記、統(tǒng)計，檔案工作的手續(xù)證明，檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖，檔案規(guī)章制度等，它們可以保存于紙質(zhì)、聲像和電子等不同介質(zhì)材料上。本文主要介紹了基層單位檔案工作記錄短缺情況及解決措施。

基層單位；檔案工作；記錄

基層單位檔案工作記錄是單位開展檔案工作的全面的真實記錄，可以反映基層單位和檔案員進行檔案日常管理工作的詳細情況，可以體現(xiàn)基層單位對檔案工作的態(tài)度和投入，也可以揭示檔案工作者的工作態(tài)度、業(yè)務(wù)熟練程度、工作數(shù)量、進度和質(zhì)量。基層單位檔案工作記錄可以為檔案工作研究提供準確的數(shù)據(jù)，可作為新檔案員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)的“工具書”和實際操作樣本，也是檔案工作考核的重要指標。

一、基層單位檔案工作記錄短缺的四種情況

1、檔案工作的計劃、總結(jié)短缺?；鶎訂挝粰n案工作沒有列入機關(guān)或主管部門工作計劃、總結(jié)中，專職檔案員檔案工作沒有正式的年度計劃、總結(jié)。

2、檔案交接手續(xù)短缺。這里指的交接手續(xù)有兩種，一種是檔案員調(diào)整交接工作時的手續(xù)，另一種是業(yè)務(wù)科室向檔案室交接檔案材料的手續(xù)。第一種手續(xù)全部有，但不規(guī)范，手續(xù)內(nèi)容和樣式不統(tǒng)一；第二種手續(xù)，多數(shù)基層單位缺少或不正規(guī)。

近年來的指導(dǎo)和檢查工作表明，檔案交接手續(xù)不正式、不嚴密，監(jiān)交工作不嚴格甚至不進行監(jiān)交的情況在基層單位普遍存在，致使新任檔案人員在相當長的時間內(nèi)不掌握本單位檔案工作的基本情況，如找不到檔案工作制度，不清楚各門類檔案的數(shù)量，不了解各年代檔案在庫內(nèi)、柜內(nèi)的分布，不掌握前任檔案員有多少沒有完成的工作，不知道全宗卷、編研材料為何物，個別單位甚至找不到檔案柜鑰匙，檔案工作長期不能納入正軌。

3、檔案室日常管理工作記錄短缺。檔案室日常管理工作包括“八防”工作、安全檢查工作和檔案利用工作?；鶎訂挝粰n案室中，經(jīng)常出現(xiàn)日常管理工作或記錄不齊全或內(nèi)容不完整或形式不正規(guī)的現(xiàn)象。

4、檔案宣傳工作記錄短缺。檔案宣傳可以通過會議學(xué)習(xí)、組織檔案知識答題、檔案知識競賽的形式進行，也可以通過展覽、展示的形式進行，還可以通過舉辦各種專項活動的形式進行。基層單位開展檔案宣傳工作時，極少有文字記錄、聲像記錄齊全的。

基層單位檔案工作記錄短缺的現(xiàn)狀，導(dǎo)致無法劃清問題的責任，直接影響了對檔案工作的考核成績，也影響了基層單位檔案工作的發(fā)展、進步。如沒有檔案工作計劃、總結(jié)，使得基層檔案工作雜亂無章，沒有連續(xù)性，造成單位領(lǐng)導(dǎo)不了解檔案工作數(shù)量和進度，那么領(lǐng)導(dǎo)在安排工作時就沒有給檔案工作留有必要的時間，所以檔案工作就不可能按要求完成，即使完成工作數(shù)量。但質(zhì)量也不高。如沒有檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作記錄和宣傳記錄。考核時就無法證明有些工作開展與否。如果沒有檔案交接手續(xù)。發(fā)生檔案丟失就無法分清責任。

二、造成基層單位檔案工作記錄短缺的原因

1、思想不重視，檔案意識淡薄?；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的態(tài)度，直接影響檔案工作的開展。有些領(lǐng)導(dǎo)沒有認識檔案工作的重要性，認為只要按時歸檔,不丟檔案不少檔案，檢查時不出問題就行，檔案工作不計入年底考核。這種態(tài)度直接造成機關(guān)或主觀部門工作計劃、總結(jié)內(nèi)容沒有涵蓋檔案工作，機關(guān)從不宣傳檔案工作。檔案員沒有按要求開展檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，檔案員頻繁變動沒有辦交接手續(xù)。所以出現(xiàn)檔案工作記錄短缺的現(xiàn)象。

2、檔案員兼職太多，變換頻繁。基層單位檔案員兼職過多，沒有時間、精力按要求開展檔案工作，導(dǎo)致工作效果大打折扣。頻繁變換檔案員，新檔案員缺少系統(tǒng)的上崗培訓(xùn)，導(dǎo)致新檔案員不熟悉檔案工作，多數(shù)業(yè)務(wù)沒有開展。這兩種情況造成基層檔案工作記錄記錄短缺。

3、檔案工作規(guī)范標準不完善。檔案工作規(guī)范標準多年沒有改動，原有的檔案工作規(guī)范要求不嚴，工作記錄沒有統(tǒng)一的全面要求，已經(jīng)不適應(yīng)當前檔案工作的發(fā)展水平。所以導(dǎo)致基層檔案工作記錄短缺。

4、檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)限制。有些基層檔案員沒有按時參加檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)知識仍然保留在多年以前的水平，所以按以往要求開展檔案工作，造成檔案工作記錄短缺。

三、解決的方法

1、規(guī)范基層單位檔案工作標準，實行規(guī)范化管理。檔案行政管理部門首先應(yīng)該完善本地區(qū)的基層單位檔案工作的標準，明確規(guī)定基層單位每年要形成正式的檔案工作計劃、總結(jié)，基層單位計劃、總結(jié)內(nèi)容要涵蓋檔案工作。基層單位檔案工作標準要規(guī)定檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的標準，如檔案室要嚴格執(zhí)行“八防”要求，“八防”措施要有規(guī)范的文字記錄，要規(guī)定定期對檔案室安全檢查的時間和不定期檢查的次數(shù)，安全檢查要形成規(guī)范的文字記錄?；鶎訂挝粰n案工作標準要規(guī)定檔案宣傳的基數(shù)、基本的方式和方法，宣傳的文字和聲像記錄要齊全、完整。

2、建立基層單位檔案工作記錄制度。制度要有前瞻性，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，要求基層單位檔案工作記錄隨時通過網(wǎng)絡(luò)傳輸給本地區(qū)的檔案局。制度應(yīng)規(guī)定記錄產(chǎn)生的程序和報送的程序，即檔案工作記錄必須是在工作中產(chǎn)生的，是檔案工作的真實記錄，不允許出現(xiàn)假記錄即杜撰的記錄或者集中補充的記錄?，F(xiàn)階段基層單位可以通過電子郵件報送電子的檔案工作記錄，當檔案網(wǎng)絡(luò)完全建立起來之后，可以在網(wǎng)絡(luò)上開展檔案工作，當時形成檔案工作記錄可以在檔案管理部門保存。制度中應(yīng)規(guī)定記錄的方法和形式，針對不同的檔案工作規(guī)定記錄采用不同的方式、方法，如檔案宣傳工作既要有文字記錄也要有現(xiàn)場聲像記錄，而檔案工作計劃、總結(jié)只要求文字記錄等。制度也應(yīng)規(guī)定記錄內(nèi)容要求，如交接手續(xù)要有雙方當事人簽字和領(lǐng)導(dǎo)見證簽字、檔案的數(shù)量等內(nèi)容，檔案安全檢查記錄要有參加人員簽字，檢查發(fā)現(xiàn)的問題等內(nèi)容等等。

3、基層單位報送檔案工作記錄渠道暢通?，F(xiàn)階段可以申請專用的大容量電子郵箱，供基層單位報送電子檔案工作記錄。將來應(yīng)全面使用統(tǒng)一檔案專用軟件，基層檔案工作可以全部在網(wǎng)絡(luò)進行，形成檔案工作記錄自動保存到檔案行政管理部門。

4、及時組織基層單位進行培訓(xùn)，提高檔案員的整體素質(zhì)。本地區(qū)的基層單位檔案工作規(guī)范化標準和檔案工作記錄制度出臺后，檔案行政管理部門對本地區(qū)基層單位主管檔案領(lǐng)導(dǎo)和檔案員要及時組織培訓(xùn)，及早在本地區(qū)全面推廣。

5、加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變觀念。首先要對基層單位的領(lǐng)導(dǎo)開展檔案工作重要性的宣傳，轉(zhuǎn)變其對檔案工作的態(tài)度，進而改進檔案工作的現(xiàn)狀。其次在推廣新的基層單位檔案工作標準和制度前，要進行專項宣傳，宣傳重點是制定新標準和制度的必要性和重要性，專項宣傳對基層單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和檔案員宣傳重點要有所不同，對領(lǐng)導(dǎo)要宣傳其監(jiān)督和考核的作用，對檔案員要重點宣傳其記錄工作量和分清責任的作用，這樣使二者全面接受新標準和制度，最終全面推廣。

6、加大執(zhí)法檢查力度，監(jiān)督基層單位對新檔案工作標準和檔案工作記錄制度落實情況，確保檔案工作記錄完整、齊全。檔案局依法履行檔案行政管理職能，組織檔案執(zhí)法檢查不局限于定期檢查，也可以進行不定期的檢查。所以檔案局不僅可以在年底對基層單位檔案綜合檢查中進行檔案工作記錄檢查，也可以開展對基層單位檔案工作記錄專項檢查，檢查既可以是普查也可以是抽查。在檢查中對基層單位檔案工作記錄不全或不完整的，找出原因提出具體的改進措施，以便引起基層單位的重視，及時改進，督促其按要求完成工作并形成完整、齊全的檔案工作記錄。