淺談會計檔案管理中存在的問題及采取的措施

侯寶萍

（哈爾濱市環境衛生科學研究所 黑龍江 哈爾濱 150010）

加強會計檔案的管理是有助于財務管理水平的提高，使會計檔案更好地適應社會主義現代化建設的發展。會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要環節，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，會計檔案管理是整個財務工作結束后的一個重要環節，但往往被忽視，這就形成了會計檔案管理工作的一個薄弱點，直接影響了會計檔案的質量。檔案管理是一門很值得研究的學問，里面有很多東西需要會計檔案管理人員去學習、去探索。會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務管理工作的重要內容，是會計檔案形成的前提和基礎。因此，加強會計檔案管理也是勢在必行。

一、會計檔案的形成

根據《會計檔案管理辦法》財會字【1998】32號財政部文件規定，會計檔案是由會計賬簿、會計憑證和財務報告等會計核算專業材料等組成，它記錄和反映了單位整個經濟業務的全過程，是重要的史料和證據，同時也是形成會計檔案的重要資料。

會計賬簿的形成是由：總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬。

1.會計憑證的形成是由：自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對賬單、銀行存款余額調節表等。

會計報表的形成是由：分月、季度、年度會計報表。每類報表包括：資產負債表、損益表、利潤分配表、現金流量表、成本費用表及各種附表、報表附注和決算說明等。

其他會計核算資料有：經濟合同、數據統計資料、財產清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊等。會計電算化數據等應與其他會計檔案一同保管。

以上所有會計檔案都應整理裝盒，并按要求及內容在盒子上面填寫整齊。這些搜集整理好的會計檔案應由會計機構按照要求統一歸檔，整理立卷、裝訂成冊、編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管，未設立綜和檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。

2.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。年度財務報告決算等保管期限為永久保管，銀行、現金日記賬等保管期限為25年，總賬、明細賬、憑證等保管期限為15年，保管到期的會計檔案，由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案機構和會計機構共同派人到指定地點監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案，并在會計檔案銷毀清冊上蓋章。

二、會計檔案管理中發現的問題及采取的措施

1.會計檔案管理人員專業素質偏低。有些單位領導不了解《會計檔案管理辦法》的實施細則，單位沒有成立綜和檔案室，要求會計人員自行保管會計檔案，會計檔案多作為檔案學的一個分支，闡述了會計檔案的收集、歸檔、編研、保管等管理環節。從會計檔案管理的現狀來看，會計部門的職責普遍局限于記賬、核算，缺乏對會計信息資源的保管、開發和利用，大多數的會計人員普遍缺乏檔案管理的專業知識教育和培訓經歷。而且，有些單位的領導對會計檔案的保管沒有足夠的重視，會計人員也沒有按照《會計檔案管理辦法》去執行。隨意將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放，極其容易造成會計檔案的損毀。

2.會計檔案保管不規范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全，有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及文件資料混亂放置，活頁賬簿和卡片式賬簿沒有按統一標準裝訂填寫封面、財務報告及會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，這樣不僅查找非常困難，而且，也不合乎會計檔案的管理要求。

三、對會計檔案管理中存在的問題采取的必要措施

1.提高會計檔案管理人員的綜和素質和工作能力。首先，是在選調會計檔案管理工作人員上把好進入關，充分認識會計檔案工作是一線工作，會計檔案工作崗位是專業技術崗位的客觀事實。加強會計檔案人員的崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員對會計檔案規范化管理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎業務起，使其熟練掌握會計檔案管理的基礎知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。

2.規范會計檔案的管理與保管。會計檔案管理人員應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應建立檔案，妥善保管。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案盒中，必須認真逐項填寫檔案盒上面的內容。年度終了必須封帳，活頁賬簿必須將空白帳頁取出，已設置會計科目但無業務發生的帳頁則應保留。必須按帳頁編號順序填寫“目錄”“及賬簿使用登記表”與賬簿一并裝訂，裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表”。由財務部門將本單位的會計檔案整理規范，在財務部門暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質會計檔案和存儲會計數據的電子會計檔案，向單位的檔案部門移交。沒有建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。對已離任的會計人員，要嚴格按照會計檔案的管理辦法進行辦理雙方的會計檔案交接手續。交接會計檔案時，交接雙方應按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

總之，加強會計檔案的管理是檔案工作中一項極其重要的工作，因為，會計檔案是單位整個經濟活動的全部真實記錄，會計檔案具有法律憑證的作用。會計檔案是有別于文書檔案、科技檔案的專門檔案之一。是一個立檔單位一般所必備的檔案總類。會計檔案在我國歷史上可謂源遠流長。特別是頒布了《會計檔案管理辦法》，加強了會計檔案的管理，促進和服務經濟建設起到了重要作用。它不僅是經濟決策的重要依據，而且，對保護國家財產，執行國家財經紀律起到了監督作用。另一方面，它是研究經濟發展歷史，從經濟角度展現一個單位的歷史面貌的珍貴史料。因此，我們要采取科學方法和手段，把會計檔案管理好、利用好，更好地為社會主義經濟建設服務。

[1]魏黎.文件與檔案管理.黑龍江省出版社.2007.

[2]黃相芬.檔案保護技術.黑龍江省出版社.2007.