進一步加強電子檔案的管理與利用

省直機關大直街辦公區管理中心 周 萍

進一步加強電子檔案的管理與利用

省直機關大直街辦公區管理中心 周 萍

隨著計算機技術在各個領域的廣泛應用，辦公自動化技術飛速發展，各機關、企事業單位對辦公技術化的應用不斷深化，產生了大量的電子檔案。電子檔案是信息社會發展的產物，加強對電子檔案管理的研究，是目前檔案工作者的一項緊迫任務。本文針對電子檔案的利用與管理等工作進行一些探討。

一、電子檔案的特點

電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。

按電子文件產生的工作領域，可將其分為兩種：一種是記錄人們在辦理公務，處理一般事務或交流信息過程中的電子文件，例如，OA（辦公自動化）電子文件、E—mail（電子信件）電子文件等，它們多以文本、圖象、聲音或影像等形式存在；另一種是記錄人們生產或科研活動的技術性電子文件，例如CAD（計算機輔助設計）、CAM（計算機輔助制造）等生成的電子文件，它們多以光柵圖或矢量圖等形式存在。電子文件作為一種數字化的信息記錄形式，具有區別于紙質檔案的明顯特征。如：電子文件的信息形態是數字化的，電子文件對設備有著很強的依賴性，電子文件具有非直讀性、信息共享性、易更改性以及電子文件非實體歸檔等特點。電子文件的特點使得電子檔案和紙質檔案相比具有許多優越性：

1、提高了工作時效，使檔案管理工作人員的勞動強度減輕。現代網絡系統不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度。文書檔案管理工作實現微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。

2、文檔的保密性強。過去查閱檔案時是整卷提供利用，利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文件保密的要求。

3、提高了檔案管理工作的質量。傳統的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據自己的理解來進行操作，對立卷標準掌握的尺度很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準。同時，歸檔工作占用了檔案人員的大部分時間，檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，制約了管理人員的水平提高。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質量和利用的效率，使文書檔案在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。

二、電子檔案提供利用的方法

電子檔案提供利用，一般有以下三種方法：即提供拷貝；通信傳輸；直接利用。

1、提供拷貝。檔案部門向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。

2、通信傳輸。即用網絡傳輸電子檔案。這一方法比較適合部門之間的信息資源交流及向相對固定的查檔單位提供資料，通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。

3、直接利用。是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢。其特點是：可為利用者提供技術支援；可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這種方法的可能性，取決于檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少。

三、電子檔案的利用管理

由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內涵很豐富，從信息安全的角度出發，各單位要建立歸檔電子檔案的借閱制度，并嚴格執行借閱審批手續。電子檔案提供利用必須使用拷貝件，其封存載體不應外借。未經批準任何單位或人員不允許擅自復制，應嚴格遵守國家或部門有關保密的規定，采用聯網的方式提供利用時，應采取穩妥的身份認定、權限控制及在存有電子檔案的設備上加裝防火墻等安全保密措施。

1.使用權限的審核。首先，要根據各種人員級別、層次進行使用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。在利用中，由系統自動判定當前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統自動對其使用各種功能操作的路徑進行跟蹤與記錄。對涉及使用未經授權的功能，應能拒絕響應并給予告警提示。其次，在電子檔案存儲載體的使用上，要根據電子檔案內容的密級和開放程度，來確定其使用控制程度，在使用中依據利用者背景情況和利用目的來決定對他的授權。

2.電子檔案的登記與歸檔。每份電子檔案均應在《電子文件登記表》中登記，與檔案同時保存。電子文件登記表如果制成電子表格，應與電子檔案一同保存，永久保存的電子表格應附有紙質等拷貝件并與相應的電子文件拷貝一起保存。電子文件稿本代碼：M-草稿性電子文件；U-非正式電子文件；F-正式電子文件。電子文件類別代碼：T-文本文件；I-圖像文件；G-圖形文件；V-影像文件；A-聲音文件；O-超媒體鏈結文件；P-程序文件；D-數據文件。電子檔案歸檔的時間：邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規定定期完成。

3.拷貝的提供與回收。提供電子檔案拷貝是一種主要的利用方式，但必然帶來利用時間與利用地點的分散，如果管理不好，將會造成檔案信息無原則的散失。應依據利用者的需求和確認使用權限后再進行拷貝的制作。原則上盡量避免把載體上存儲的電子檔案信息全部拷貝，并通過技術手段防止所提供拷貝的再復制。除經過編輯公開發行的電子出版物外，對那些提供利用的拷貝必須進行回收。要有完善的提供拷貝手續，提供者和利用者雙方應對提供拷貝的內容進行確認，并對使用載體的類型、數量、使用時間、最后回收期限及雙方責任人等情況進行登記。對回收來的拷貝，應作信息內容的消除處理。

4.利用中的安全措施。電子檔案在利用中的保密與安全是十分重要的，而且同紙質檔案相比，更加難以控制。因此，在電子檔案的利用中，應特別注意以下幾點：

一是采用的利用方式，應視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式；二是依據電子檔案內容的密級層次，進行有效的管理。一般情況下，對于內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監控下進行；三是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換；四是系統應對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動進行相關記錄，作為對利用工作查證的依據；五是利用的系統應有較強容錯能力，避免由錯誤操作帶來不可挽回的損失。

電子檔案管理對檔案部門、對電子文件形成部門都具有現實意義。檔案部門在積極參與電子文件檔案化管理的同時，應和技術部門、法律界和文件形成部門等各行各業人士密切配合，增強他們的檔案管理、檔案法制意識，共同推進電子檔案的社會化、標準化、自動化、網絡化管理，確保電子檔案管理工作順利開展，為電子檔案信息資源共享做出應有的貢獻。