淺談人事檔案材料的標準化

曹 瑛

（黑龍江省結核病防治所）

淺談人事檔案材料的標準化

曹 瑛

（黑龍江省結核病防治所）

人事檔案是記述和反映人員經歷、德才水平和工作表現的檔案資料，是為組織人事部門考察了解人員，選賢任能服務的。人事檔案材料的來源十分廣泛，凡與職工發生聯系的一切部門和單位，都有可能產生人事檔案材料。檔案材料來源的廣泛性，使人事檔案材料很分散，材料內容多種多樣，形式也是五花八門，材料的不規范現象十分普遍，這就給人事檔案的收集整理帶來不便，直接影響到檔案的質量和利用價值。因此，各級行政機關部門必須推行人事檔案材料的標準化，這也是我們人事檔案工作的一項迫切任務。

人事檔案材料的標準化，有兩方面的含義：一、材料內容的精確化；二、格式的規范化。

材料內容的精確化，必須符合三項要求：事實準確、材料完整、手續完備。

（一）事實準確

人事檔案材料必須觀點明確、是非清楚、事實準確可靠，能如實反映職工過去和現在的真實內容。誣蔑不實和虛假的材料，模棱兩可、自相矛盾、含糊其詞的材料，不能歸檔。

（二）材料完整

人事檔案材料的完整，是有其性質和作用決定的。材料完整有兩方面的含義：

1.材料系列是否完整。一個人的人事檔案材料不是孤立的，相互之間有著歷史的內在的聯系，相互依存，互為補充，構成一個完整的有機體系。有關部門向人事檔案部門送交材料之時，應注意將系列材料收齊，以實現材料系列的完整性。

2.一份材料的內容和外形是否完整。人事檔案的每份材料都有一定的獨立性，內容有幾個部門、幾個要素組成。如；一份鑒定材料，一般都應有自我鑒定、小組鑒定、組織鑒定；審查結論和處分決定，一般都與本人見面，本人在結論或處分決定上的意見和簽字是其不可缺少的內容。因此檔案材料必須有頭有尾，落款、署名、時間等特征具備，外形上沒有缺頁、破損、霉爛變質、字跡模糊等現象，才是完整的檔案材料。

（三）手續完備

材料手續的完備，是人事檔案內容精確化的一個重要方面。1990年中央組織部頒的《干檔案整理辦法》指出：今后凡需歸入檔案但手續不完善的材料，均應先將手續補辦完善，才能歸檔。

人事檔案材料從形成的角度來區分，一般為四種：1.是本人撰寫的材料。如自傳、入黨入團申請書個人檢討、思想匯報等。這種材料除在內容上完整外，材料應有形成時、撰寫人簽名或蓋章，才是手續完備。2.是先有本人填寫后組織上審批形成的材料。如入黨志愿書、黨員登記表、干部鑒定表。這些材料中屬于本人填寫的內容，要按著規定的格式和要求逐項填寫完畢外，有關組織或負責人審查后應簽署審查意見、時間、并加蓋公章，才是手續完備。3.是個人或單位出具的證明材料。凡有單位出具的證明材料要簽署證明時間、開具證明的單位名稱加蓋公章。個人撰寫的證明材料，除證明人簽名，注明時間外，還應有證明人所在單位的黨組織對材料來源、證明人的政治面貌、個人身份、材料的可靠性簽署意見，并加蓋公章，才是手續完備。4.是有組織直接形成的屬于人事檔案內容的材料。如：干部任免呈報表、職稱評定審批表、工資表、離退休審批表和各種獎勵登記表。這些材料都必須具備呈報單位意見和上級審批意見。特別是上級的批準意見最為重要，若材料上無批準意見，就無法判斷此事是否經上級部門批準了，是否生效了，查閱使用時不能作為依據，也就失去了應有的價值和意義。另還有的材料上只有上級單位的審批意見，而缺少呈報單位的意見，雖屬于有效材料，但從行文上說不規范，是一個嚴重缺陷。

總之，一份正式材料，必須做到所有的要素都具備，真實可靠，外形完整，才復合內容精確的要求。只有這樣，人事檔案才有可能成為用人單位了解和使用人才的憑據，反之，就會影響材料的可靠性，甚至材料本身能否成立而成為問題，更談不到起憑證或依據作用了。

材料格式的規范化

格式的規范化，是指檔案材料表格設計要合理，印刷和書寫材料如紙、筆、墨水的質量要有保證，以及材料尺寸大小的規范化。

很多人事檔案材料是以表格的形式記載信息情況的，表格設計是否合理，對檔案材料的標準化十分關鍵、

首先，表頭要清晰明確地表達所記錄的內容，避免含糊不清、文不對題。人事檔案的每一份材料都具有相對的獨立性：履歷表記錄人員個人簡況簡歷；鑒定表記錄對人員某一時期學習或工作的鑒定；工資表記錄人員工資變動情況等。有些單位在制表時將兩種不同性質的材料印刷在同一份表格上，極易造成混亂。在整理人事檔案過程中，我們發現很多軍事人員的工資表、任免表和技術等級調整表統用“干部審批表”一種表頭，不仔細鑒別很容易搞混。這種情況給人事檔案的整理和查閱帶來很大不便，更會影響有關部門對人員的了解和任用。

其次，項目的排列要合理。表格材料常常包括很多項目，項目的排列必須清楚有序，每一項后面要留有足夠的空白以供填寫。

目前，人事檔案材料仍以紙介材料為主，材料用紙和印刷書寫材料的質量直接關系到人事檔案的保存問題。目前機關多用新聞紙、二號和三號印刷紙制作文件材料，一旦遇光和高溫后，容易發黃便脆，縮短檔案壽命；因此，人事文件材料要用質量較好的紙張書寫或印刷。另外，用純藍墨水、鉛筆、圓珠筆、復寫紙印刷或書寫的文件材料，不耐光、不耐熱，受潮或長期磨擦后字跡容易浸化消退。應提倡使用墨汁、藍黑墨水或碳素墨水書寫材料。

人事檔案材料的大小尺寸也應有一定的規范。一般說來最好采用16k紙印刷或書寫需要歸檔的材料。材料長度應為26厘米左右，寬度為19厘米左右。在印刷或書寫時應注意留出天地的邊白，以便編寫材料號碼和頁碼。左側邊白要稍寬，便于打孔裝訂。

檔案材料的標準化，是檔案工作標準化的一部分。而檔案工作的標準化是檔案管理現代化的基礎。它不僅為將來電子計算機管理創造條件，而且有助于提高手工管理水平。隨著經濟體制改革的深入，政治體制改革的展開，我國的檔案工作也面臨著進一步的深化改革。我們身為檔案工作者，應當抓住這個大好時機，積極、認真、努力，各負其責，爭取早日實現檔案管理的現代化。這是我們的任務，也是我們奮斗的目標！