中醫(yī)醫(yī)院檔案管理存在的問題和解決辦法

李春佳

（白城市洮北區(qū)海明社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，吉林 白城 137000）

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的信息中心，是現(xiàn)代化醫(yī)院整體結(jié)構(gòu)中重要的組成部分，它擁有重要的情報源，承擔(dān)著搜集、整理、傳播和利用檔案情報資料的重要任務(wù)，是醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行知識更新和獲取信息的重要場所，其作用不再是簡單為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研管理做好一般服務(wù)，且要利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)現(xiàn)代化手段，提供高速、高質(zhì)量、個性化、多元化知識創(chuàng)新服務(wù)，為臨床大夫的業(yè)務(wù)提高、病例總結(jié)、提高自己對本學(xué)科的業(yè)務(wù)水平有舉足輕重的作用，但是傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理體制已不適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展需要，尤其是中醫(yī)醫(yī)院不僅要學(xué)習(xí)最先進(jìn)的醫(yī)療技術(shù)，還要對傳統(tǒng)的古典醫(yī)籍進(jìn)行現(xiàn)代化的學(xué)習(xí)。本人多年從事中醫(yī)醫(yī)院檔案工作，發(fā)現(xiàn)工作中存在一些問題加以總結(jié)，并對改革之道提出自己的一點建議，和大家商榷。

1 存在的問題

1.1 缺乏明確的目標(biāo)和措施

在我國，醫(yī)院檔案的管理主要是隸屬于各個醫(yī)院的行政主管機構(gòu)，依附于各自所在醫(yī)院行政管理部門，多數(shù)醫(yī)院因為資金和人員配置的問題往往忽視醫(yī)院檔案的作用，通常缺乏明確的任務(wù)目標(biāo)和具體的措施，且因為各家醫(yī)院檔案隸屬于不同的行政機關(guān)，所以相互之間聯(lián)系較少，是各自為政的發(fā)展模式。

1.2 檔案管理模式問題

館藏資料和數(shù)據(jù)庫“大不全，小不精”，既重復(fù)浪費又出現(xiàn)資源閑置，雖步入網(wǎng)絡(luò)化時代，但難以實現(xiàn)真正意義上的資源共享。結(jié)構(gòu)不合理、種類不全，現(xiàn)行的管理體制嚴(yán)重制約檔案發(fā)展。尤其是中醫(yī)院要求不僅對醫(yī)學(xué)的最前沿知識進(jìn)行了解掌握，還應(yīng)對中醫(yī)古籍進(jìn)行信息化管理，以便更好的學(xué)習(xí)和繼承傳統(tǒng)醫(yī)學(xué)知識。

1.3 人事管理體制和機制不完善

目前，許多醫(yī)院檔案人員正規(guī)編制少、年齡偏大、專業(yè)不對口、學(xué)歷參差不齊和知識結(jié)構(gòu)不合理，只能進(jìn)行一般工作。這種管理體制上的弊端造成醫(yī)院檔案無法自主進(jìn)行在職人員新舊更替，人員結(jié)構(gòu)得不到優(yōu)化，專業(yè)的檔案學(xué)、醫(yī)學(xué)和外語人才匾乏，尤其是專業(yè)的中醫(yī)學(xué)檔案管理人才更是鳳毛麟角，直接制約著中醫(yī)醫(yī)院檔案各方面的發(fā)展。

1.4 財力、物力的匱乏

由于現(xiàn)在的醫(yī)院多是自給自足，大部分的財力、物力都被放在醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備的更新、人才的培養(yǎng)和擴建病房等硬件建設(shè)上。相對于這些，醫(yī)院檔案的投入很少，或者沒有。造成醫(yī)院的檔案陳舊，沒有信息化，不能為醫(yī)院的科研和人才培養(yǎng)提供保障。

2 解決的辦法與途徑

2.1 加強目標(biāo)管理

醫(yī)院檔案是為醫(yī)療、教學(xué)和科研服務(wù)的，必須加強其目標(biāo)管理，切實為臨床醫(yī)務(wù)人員提供有效的文獻(xiàn)資料。當(dāng)今世界已進(jìn)入信息時代，“知識劇增”已使醫(yī)學(xué)科學(xué)的基礎(chǔ)學(xué)科不斷分化，各學(xué)科之間發(fā)生著大跨度、全方位的相互滲透、影響和補充。在臨床醫(yī)用方面，新技術(shù)層出不窮，臨床科研人員必須及時掌握有關(guān)情報，避免重復(fù)別人的工作。選題時有助于確定實驗對象、樣本大小、施加因素、指標(biāo)的制定、誤差的控制等方法；在論文撰寫階段可加深理論認(rèn)識，提高論文質(zhì)量。臨床科研的各個環(huán)節(jié)都要借助于文獻(xiàn)。不斷改變自己的服務(wù)目標(biāo)，整合自己有限的資源，除了數(shù)字化外，對實物型不斷的更新?lián)Q代，根據(jù)發(fā)展的要求，不斷增加檔案的數(shù)目、種類，使檔案變成一個數(shù)字與實體相結(jié)合、古典與現(xiàn)代相結(jié)合、更人性化的服務(wù)。

2.2 重視人員培養(yǎng)配備管理

檔案的人員管理包括檔案工作人員和讀者兩個方面：檔案工作人員是媒介。要重視專業(yè)隊伍的思想建設(shè)，充分調(diào)動工作人員的積極性和主動性。合理配備各種專業(yè)技術(shù)人員，做到結(jié)構(gòu)合理，層次分明，比例適當(dāng)，人員穩(wěn)定。合理建立目標(biāo)責(zé)任制。做到評聘結(jié)合，責(zé)權(quán)利統(tǒng)一。要對檔案工作人員的錄用、調(diào)配、培訓(xùn)、進(jìn)修、考核、工資、福利、獎懲等方面給予有效引導(dǎo)和管理，做到獎勵機制和約束機制的統(tǒng)一。制定各種規(guī)章制度和實施細(xì)則，并嚴(yán)格遵守執(zhí)行。使各個部門、環(huán)節(jié)、工序既相對分工，又密切聯(lián)系，保證檔案系統(tǒng)的正常運行。做到高、中和住院醫(yī)師各取所需，針對不同的專業(yè)和重點科室進(jìn)行重點服務(wù)。

2.3 改變財力、物力管理

醫(yī)院檔案的財力主要是醫(yī)院撥的經(jīng)費，經(jīng)費是支持檔案系統(tǒng)運轉(zhuǎn)的重要能量來源。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)其發(fā)展規(guī)則，對經(jīng)費的使用時間、方向、數(shù)量進(jìn)行綜合平衡，合理確定經(jīng)費開支項目。有計劃添置復(fù)印、縮微、聲像、計算機等設(shè)備，并建立審核、監(jiān)督機制，確保有限的經(jīng)費用在刀刃上。

2.4 科學(xué)的時間管理

時間的管理著眼于速度、效率。科學(xué)制定文獻(xiàn)在各個環(huán)節(jié)、工序上的運行時間，制定采訪、編目、檔案保管、借出、歸還的時間，提高檔案的流通速度，提高有效工作時間，嚴(yán)格控制文獻(xiàn)在部門運轉(zhuǎn)的時間，減少無效時間。盡量調(diào)整開放時間，為讀者提供最大的方便。

3 結(jié)束語

中醫(yī)醫(yī)院檔案根據(jù)自身的發(fā)展特點，響應(yīng)政府應(yīng)出臺的各種優(yōu)惠政策，用科學(xué)發(fā)展觀的理論指導(dǎo)改革現(xiàn)行的管理體制，轉(zhuǎn)換運行機制，創(chuàng)新發(fā)展模式，根據(jù)各個醫(yī)院的具體情況聯(lián)合其他中醫(yī)院檔案，集中人力、財力、館藏資源，實行科學(xué)管理，實現(xiàn)資源共享和個性化、多元化創(chuàng)新服務(wù)，必將為中醫(yī)藥事業(yè)和中醫(yī)院自身的發(fā)展做出巨大的貢獻(xiàn)。

1 張政.現(xiàn)代醫(yī)院檔案的轉(zhuǎn)型與發(fā)展研究[J].醫(yī)學(xué)信息學(xué)雜志，2007

2 鞏懷俊.挖掘信息資源，拓展信息服務(wù)[J].中華醫(yī)學(xué)檔案情報雜志，2008（5）：15

3 張明浩.淺談檔案館長的管理理念[J].檔案學(xué)研究，2003：96～97

4 曹中.醫(yī)學(xué)高校檔案讀者服務(wù)工作芻議[J].中華醫(yī)學(xué)檔案情報雜志，2006（1）：29～30