新時(shí)期高校檔案信息化建設(shè)的探究

王 軍

河北工業(yè)大學(xué)綜合檔案室，天津 300401

0 引言

高校信息化管理，建設(shè)數(shù)字化校園給高?，F(xiàn)有的檔案管理工作模式與運(yùn)行機(jī)制帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)，將由實(shí)物館藏（紙質(zhì)文件、書、畫、視頻、音響等）時(shí)代走向?qū)嵨镳^藏和館藏?cái)?shù)字化并存的發(fā)展階段。實(shí)物館藏是館藏資料的歷史依據(jù)，館藏?cái)?shù)字化是實(shí)物館藏的復(fù)制，是重要的補(bǔ)充，具有同樣的法律效率。館藏?cái)?shù)字化，將極大地便利了資料的整合傳輸和應(yīng)用，已成為檔案工作發(fā)展的必然選擇和迫切需要。

1 高校檔案信息化建設(shè)

高校檔案管理，要與社會(huì)和學(xué)校發(fā)展需要相適應(yīng)，利用現(xiàn)代多媒體、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建一個(gè)館藏資料文庫(kù)系統(tǒng)，管理和開(kāi)發(fā)檔案信息資源，服務(wù)于學(xué)校和社會(huì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為高校檔案信息化建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.1 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)當(dāng)融入校園信息化系統(tǒng)，成為校園網(wǎng)絡(luò)、校園辦公化系統(tǒng)的子系統(tǒng)。他的建設(shè)應(yīng)包括計(jì)算機(jī)及相關(guān)硬件設(shè)備建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。硬件設(shè)備應(yīng)當(dāng)能夠滿足信息化管理的需要。軟件部分能夠健全檔案館（室）網(wǎng)站（頁(yè)）服務(wù)于管理應(yīng)用功能，檔案信息化實(shí)現(xiàn)了檔案管理的智能化科學(xué)化。

1.2 檔案信息資源建設(shè)

高校檔案是高校歷史的原始記錄，不僅具有歷史價(jià)值，而且還在不斷地服務(wù)于現(xiàn)在，這些“原生態(tài)”的信息資源作為檔案信息化建設(shè)的核心，是建設(shè)檔案信息資源庫(kù)的基本元素。高校檔案部門只有在檔案信息資源建設(shè)上下工夫，才能打牢基礎(chǔ)，積累財(cái)富實(shí)現(xiàn)檔案資源最大限度的利用和共享。 高校檔案資源建設(shè)要完成以下任務(wù)。一是由案卷級(jí)轉(zhuǎn)化為文件級(jí)完成計(jì)算機(jī)錄入，建立和完善計(jì)算機(jī)檢索體系，實(shí)現(xiàn)館藏檔案全部機(jī)檢；二是館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和處理，逐步推進(jìn)全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢；三是加強(qiáng)對(duì)電子文件收集、積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督指導(dǎo)，確保各部門產(chǎn)生的有價(jià)值的電子文件完整和及時(shí)歸檔。

1.3 檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

高校檔案信息管理應(yīng)用系統(tǒng)擔(dān)負(fù)著檔案信息資源 采集、開(kāi)發(fā)、管理、利用等技術(shù)處理的任務(wù)。檔案管理部門要盡量把同時(shí)具備存儲(chǔ)、管理和利用功能的先進(jìn)系統(tǒng)軟件應(yīng)用到檔案管理工作之中，為保證檔案信息數(shù)字化處理，方便利用，信息資源共享提供條件。利用好現(xiàn)有的校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，充分發(fā)揮檔案管理網(wǎng)站（頁(yè)）的作用，成為信息交流的窗口，上傳己公開(kāi)的檔案全文信息，提供網(wǎng)上查詢和利用服務(wù)，促進(jìn)檔案資源共享。普及紙質(zhì)文檔和電子文檔一體化管理，進(jìn)一步擴(kuò)大網(wǎng)上歸檔功能，提高歸檔工作效率。

1.4 檔案信息化的功能

檔案信息化將成為“數(shù)字校園”建設(shè)總格局中的一個(gè)重要的組成部分，他以承載歷史，服務(wù)現(xiàn)實(shí)，向社會(huì)展示學(xué)校的歷史發(fā)展脈絡(luò)，人文精神，文化底蘊(yùn)。加強(qiáng)歷史檔案的發(fā)掘工作，發(fā)揮檔案的遞延效應(yīng)，是傳承建設(shè)校園文化的重要組成部分。檔案的數(shù)字化建設(shè)工作要堅(jiān)持落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，管理和開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研和管理服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案館在決策咨詢、宣傳教育、技術(shù)服務(wù)、信息傳播、考證利用、學(xué)術(shù)交流等方面的服務(wù)功能。

1.5 檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)是一項(xiàng)技術(shù)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，工作人員首先應(yīng)當(dāng)是檔案管理的專門人才，具有檔案管理的專業(yè)知識(shí)和較強(qiáng)的工作能力；同時(shí)還要兼有堅(jiān)實(shí)的計(jì)算機(jī)信息管理、信息技術(shù)、電子政務(wù)等理論知識(shí)實(shí)用技能的復(fù)合型人才。高?，F(xiàn)行檔案管理人員隊(duì)伍，大都是檔案管理專業(yè)和非計(jì)算機(jī)專業(yè)的人員組成，年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)都無(wú)法適應(yīng)發(fā)展了的技術(shù)管理需要，制約了檔案信息化建設(shè)。因此應(yīng)當(dāng)把引進(jìn)人才和專業(yè)培訓(xùn)的人才培養(yǎng)戰(zhàn)略放在首位。對(duì)引進(jìn)的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才進(jìn)行檔案專業(yè)培訓(xùn)；對(duì)檔案管理和非計(jì)算機(jī)專業(yè)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)專業(yè)培訓(xùn)，提高專職檔案工作者現(xiàn)代化檔案管理理念，具有熟練的檔案管理、檔案保護(hù)專業(yè)知識(shí)和能力，熟練地掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，電子文件管理、檔案信息存儲(chǔ)等方面的工作能力，培養(yǎng)適應(yīng)高校檔案管理的復(fù)合型人才，提高檔案管理的水平、應(yīng)用能力，為建設(shè)數(shù)字化大學(xué)作出貢獻(xiàn)。

2 結(jié)論

檔案管理在學(xué)校管理工作中享有重要的地位，它是一個(gè)學(xué)校發(fā)展歷史，人文精神、校園文化、科學(xué)素養(yǎng)養(yǎng)成的歷史記載。檔案信息化有效的整合了學(xué)校的歷史資源，使這種資源以科學(xué)、便捷的方式迅速對(duì)外傳輸，擴(kuò)大了學(xué)校的影響力，為提高學(xué)校的知名度起到傳播的作用，因此受到廣泛關(guān)注，檔案信息化水平是衡量高校檔案管理現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志。檔案部門要有改革創(chuàng)新的勇氣，充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使沉睡在檔案架上的檔案生命復(fù)蘇，為學(xué)校的教學(xué)科研服務(wù)。檔案館要建立起一個(gè)結(jié)構(gòu)合理，信息收集渠道暢通，運(yùn)轉(zhuǎn)靈活，管理科學(xué)，服務(wù)高效的檔案管理服務(wù)模式，為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

[1]全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要[S].國(guó)家檔案局，2009.

[2]何建宇淺談高校檔案信息化建設(shè)[J].廣西醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào)，2009：45-46.

[3]陳淑香.以校園網(wǎng)為依托推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)[J].中國(guó)檔案，2007(7).