新時期高校檔案信息化建設的探究

王 軍

河北工業大學綜合檔案室，天津 300401

0 引言

高校信息化管理，建設數字化校園給高校現有的檔案管理工作模式與運行機制帶來了巨大挑戰，將由實物館藏（紙質文件、書、畫、視頻、音響等）時代走向實物館藏和館藏數字化并存的發展階段。實物館藏是館藏資料的歷史依據，館藏數字化是實物館藏的復制，是重要的補充，具有同樣的法律效率。館藏數字化，將極大地便利了資料的整合傳輸和應用，已成為檔案工作發展的必然選擇和迫切需要。

1 高校檔案信息化建設

高校檔案管理，要與社會和學校發展需要相適應，利用現代多媒體、網絡技術構建一個館藏資料文庫系統，管理和開發檔案信息資源，服務于學校和社會。計算機技術、網絡技術、數字技術的廣泛應用，為高校檔案信息化建設奠定了堅實的基礎。

1.1 檔案信息化基礎設施建設

檔案信息化基礎設施建設應當融入校園信息化系統，成為校園網絡、校園辦公化系統的子系統。他的建設應包括計算機及相關硬件設備建設和網絡建設。硬件設備應當能夠滿足信息化管理的需要。軟件部分能夠健全檔案館（室）網站（頁）服務于管理應用功能，檔案信息化實現了檔案管理的智能化科學化。

1.2 檔案信息資源建設

高校檔案是高校歷史的原始記錄，不僅具有歷史價值，而且還在不斷地服務于現在，這些“原生態”的信息資源作為檔案信息化建設的核心，是建設檔案信息資源庫的基本元素。高校檔案部門只有在檔案信息資源建設上下工夫，才能打牢基礎，積累財富實現檔案資源最大限度的利用和共享。 高校檔案資源建設要完成以下任務。一是由案卷級轉化為文件級完成計算機錄入，建立和完善計算機檢索體系，實現館藏檔案全部機檢；二是館藏檔案進行數字化加工和處理，逐步推進全文數據庫和多媒體數據庫建設，實現檔案全文信息查詢；三是加強對電子文件收集、積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督指導，確保各部門產生的有價值的電子文件完整和及時歸檔。

1.3 檔案管理應用系統建設

高校檔案信息管理應用系統擔負著檔案信息資源 采集、開發、管理、利用等技術處理的任務。檔案管理部門要盡量把同時具備存儲、管理和利用功能的先進系統軟件應用到檔案管理工作之中，為保證檔案信息數字化處理，方便利用，信息資源共享提供條件。利用好現有的校園網絡平臺，充分發揮檔案管理網站（頁）的作用，成為信息交流的窗口，上傳己公開的檔案全文信息，提供網上查詢和利用服務，促進檔案資源共享。普及紙質文檔和電子文檔一體化管理，進一步擴大網上歸檔功能，提高歸檔工作效率。

1.4 檔案信息化的功能

檔案信息化將成為“數字校園”建設總格局中的一個重要的組成部分，他以承載歷史，服務現實，向社會展示學校的歷史發展脈絡，人文精神，文化底蘊。加強歷史檔案的發掘工作，發揮檔案的遞延效應，是傳承建設校園文化的重要組成部分。檔案的數字化建設工作要堅持落實科學發展觀，管理和開發檔案信息資源，為學校教學、科研和管理服務，真正實現檔案館在決策咨詢、宣傳教育、技術服務、信息傳播、考證利用、學術交流等方面的服務功能。

1.5 檔案信息化人才隊伍建設

檔案管理應用系統是一項技術性、專業性很強的工作，工作人員首先應當是檔案管理的專門人才，具有檔案管理的專業知識和較強的工作能力；同時還要兼有堅實的計算機信息管理、信息技術、電子政務等理論知識實用技能的復合型人才。高校現行檔案管理人員隊伍，大都是檔案管理專業和非計算機專業的人員組成，年齡結構、專業結構都無法適應發展了的技術管理需要，制約了檔案信息化建設。因此應當把引進人才和專業培訓的人才培養戰略放在首位。對引進的計算機專業人才進行檔案專業培訓；對檔案管理和非計算機專業人員進行計算機專業培訓，提高專職檔案工作者現代化檔案管理理念，具有熟練的檔案管理、檔案保護專業知識和能力，熟練地掌握計算機應用技術，電子文件管理、檔案信息存儲等方面的工作能力，培養適應高校檔案管理的復合型人才，提高檔案管理的水平、應用能力，為建設數字化大學作出貢獻。

2 結論

檔案管理在學校管理工作中享有重要的地位，它是一個學校發展歷史，人文精神、校園文化、科學素養養成的歷史記載。檔案信息化有效的整合了學校的歷史資源，使這種資源以科學、便捷的方式迅速對外傳輸，擴大了學校的影響力，為提高學校的知名度起到傳播的作用，因此受到廣泛關注，檔案信息化水平是衡量高校檔案管理現代化程度的重要標志。檔案部門要有改革創新的勇氣，充分利用先進的科學技術，使沉睡在檔案架上的檔案生命復蘇，為學校的教學科研服務。檔案館要建立起一個結構合理，信息收集渠道暢通，運轉靈活，管理科學，服務高效的檔案管理服務模式，為學校的發展建設做出應有的貢獻。

[1]全國檔案信息化建設實施綱要[S].國家檔案局，2009.

[2]何建宇淺談高校檔案信息化建設[J].廣西醫科大學學報，2009：45-46.

[3]陳淑香.以校園網為依托推動高校檔案信息化建設[J].中國檔案，2007(7).