城建檔案管理研究概述

王建梅

（壽光市住房和城鄉建設局，山東 壽光 262700）

隨著我國經濟建設的蓬勃發展，城市建設取得了令人矚目的成就，形成了大量的城市建設檔案。城建檔案是城市建設檔案的簡稱，它是指在城市規劃、建設及其管理活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。它是城市規劃、建設、管理工作的真實記錄，是城市建設和發展的重要依據和必要條件，是國家的寶貴財富。城建檔案是最真實、最原始的歷史記錄，只有科學地開發其內在信息，將其轉化為生產力，才能使其發揮更大的作用。目前城建檔案不同程度地存在著重建設、輕管理；資料收集不全；管理不善；可信度差；利用度低的現象。為此應充分認識城建檔案管理的重要性，積極有效地開發與利用城建檔案。

1 城建檔案管理的意義

城建檔案是重要的科技資源，是國家寶貴的歷史、文化財富，具有長遠的歷史查考價值。城建檔案具有科技儲備功能。城建檔案是城市建設的直接記錄，它真實地記述了城市建設的過程和成果，記載了城市建設方法和經驗。城建檔案作為知識形態的城建成果的直接載體具有科技儲備的作用。現代化的城市，地下管線縱橫，密如蛛網，必須有完整、準確、系統的城建檔案作依據，才能進行科學管理。否則就難以保證城市建設健康有序地運行。城建檔案是城市建設各項工程設計的必要條件。城市建設工程設計具有一定的繼承性，需要吸取和借鑒已有的科技成果。為此進行城市建設工程設計工作，必須占有大量的充分可靠的材料。城建檔案就是這項工作不可缺少的依據和參考材料。用好城建檔案，可以提高經濟效益。在城建設計部門，新設計常常需要復用或套用已有設計的城建檔案。從而節約人力、物力，提高經濟效益。

2 加強城建檔案管理的措施

2.1 法規管理

《檔案法》實施以來，城建檔案工作得以較快發展，社會的城建檔案意識也有所增強，但是，還不盡如人意。城建檔案信息的供求關系受到經濟利益的影響，在城建檔案的管理和提供利用的過程中，容易產生一些短期行為，如只根據眼前利益收集整理檔案資料，而不顧整個城建檔案事業的長遠發展和長遠利益；不注意做好城建檔案層次和門類結構的合理優化。通過宣傳貫徹《檔案法》，提高社會的城建檔案意識，是發揮城建檔案作用的前提。為此進一步深入宣傳貫徹《檔案法》，提高社會的城建檔案意識。首先，要增強全民的法制觀念，把對城建檔案的重視提高到執法守法的高度。其次，社會各級領導干部要高度重視城建檔案在城市建設中的作用，把城建檔案工作提到議事日程，做到有組織、有落實，促進城建檔案工作的不斷發展。再次，要廣泛宣傳城建檔案在城市建設中的作用，從而提高社會的城建檔案意識。為此城建檔案管理改革，必須強化國家的宏觀指導，強化法律、法規意識，加強對城建檔案資料的收集、整理、保管和提供利用的執法力度，確保檔案法律法規的全面貫徹實施。

2.2 豐富館藏

城建檔案是城建檔案館進行業務工作的物質基礎，是城建檔案館賴以生存和發展的關鍵，從社會需求面的角度來看，城建檔案館的館藏與檔案提供利用的效果是成正比的，館藏越齊全、越豐富，為社會提供利用服務的機會就越多。做好豐富館藏工作要做到兩點：一要把好數量關。在繼續抓好挖掘充實歷史和現有城建檔案的基礎上，及時對不斷增加和變化了的城建檔案加以整理和補充，不斷擴大館藏范圍，調整館藏結構，最大限度地增加館藏量，以滿足社會各界對城建檔案利用的需求。二要把好質量關。城建檔案人員在收集、接收、整理城建檔案時，首先要檢查檔案資料的形成是否齊全、真實、系統，是否符合自己的位置，能得到社會的廣泛重視，必須借助輿論宣傳工具，贏得全社會的共識。強化了全社會城建檔案意識，擴大了城建檔案館的知名度，有效地推動了全市城建檔案信息資源的收集管理和開發利用工作。

2.3 信息化管理

隨之計算機及網絡技術的快速發展，為城建檔案信息化管理提供了保證。可以建立完備的城建檔案電子文件資料庫，通過計算機影印技術做好電子文件的制作、保存工作具有相當大的工作量，但這是后期所有信息化工作的基礎。做好歸檔電子文件的技術處理工作，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀，不能寫、不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。還可以建立城建檔案信息查詢系統，為城建檔案工作者提供直接的操作平臺，充分發揮建筑檔案的功能。

2.4 提高人員素質

提高檔案工作人員的素質，是改善檔案管理水平的關鍵。城建檔案管理現代化不僅需要現代化的檔案庫房、技術設備和設施，更要求檔案管理人員懂得設備的工作原理、操作使用以及維修、保養知識，否則適應不了城建檔案管理現代化的需要。提高檔案管理人員的素質，表現在：一是提高自己的法律意識和法制觀念，依法管檔，依法治檔；二是提高自身的業務素質，使檔案的管理、利用更加規范化、制度化，使管理水平不斷上新臺階；三是學習和掌握現代化的管理手段，跟上時代發展的步伐。為此城建檔案管理人員必須學習現代科學技術知識，改善知識結構，提高業務能力和管理水平，適應城建檔案管理現代化的需要，從而整體提高城建檔案的管理水平。

3 結束語

要想做好城市建設管理工作，就必須充分重視和合理利用各種城建檔案資料。城市規劃、城市建設及其管理是一項復雜的系統工程，要保障這個系統工程的正常運行，必須依據城建檔案。充分發揮城建檔案作用，必然會促進城市規劃、城市建設和管理的發展。一個現代化的城市，妥善收集，保存完整、準確和系統的城建檔案，不僅是科學建設和管理城市的必要條件之一，還具有一定的歷史意義，更是提高科學管理水平的一項必要措施。

1 曹翠娟、陳玉霞、孫麗蓉.城建檔案的管理與使用［J］.沈陽電力高等專科學校學報，2004（4）：75～76

2 趙津寧.對城建檔案收集工作的幾點體會［J］.城建檔案，2004（1）：29～30