淺談信息化下的企業檔案管理

方 敏

河北省食品藥品監督管理局藥品審評認證中心，河北 石家莊 050091

隨著科學技術的進一步發展，信息洪潮席卷職場，現代化辦公在企業中逐漸普及，自動化信息化的管理開始逐步替代傳統的手工管理，企業檔案管理自動化便成為了企業現代化管理的一項重要內容。現代企業的檔案管理急需建立與之相適應的自動化管理系統，將企業檔案管理與其他的管理工作有機的結合在一起，改變檔案管理手段落后的現狀，以檔案管理的自動化和信息化帶動企業基礎工作的標準化，提高檔案服務效率和質量，加快企業檔案信息化建設的步伐。本文就從信息技術在企業檔案管理中的特點著手，分析信息化給企業檔案管理帶來的影響，并提出了一些相應的建議和對策。

1 信息化檔案管理的特點

1.1 管理一體化

傳統的企業檔案管理都是相應部門將公文進行整理、分類、歸檔，其他的業務部門也要對經營活動中產生的產品，技術，合同，協議，影像資料等專業性的檔案資料進行整理歸納；而信息化的檔案管理是一個自動化的系統，可以將企業的文書，部門的基本文檔等有機的結合在一起，做到歸檔和管理同步進行，將文書和業務部門形成的不同形式，不同內容的文件分門別類的歸入檔案數據庫中，實現文件，檔案管理的一體化。

應用檔案管理自動化系統，使公文和業務性文件整理與歸檔工作一次完成，不僅避免了大量重復勞動，而且大大的提高了工作效率。檔案管理人員再也不必進行復雜的歸檔文件目錄輸入以及電子文件掛接，圖像掃描等工作，大大節省了人力和時間，讓檔案管理人員從冗余的工作中抽出身來，有更多的時間和精力進行檔案管理信息資源的開發。另外，檔案管理部門也可以通過自動化系統隨時掌握公文和業務性文件的管理動態，及時的進行必要的指導，實現檔案的預見性管理。

1.2 全文存貯與檢索

應用檔案管理自動化系統，企業行政部門和業務部門隨時可以將形成的有查考利用價值的文件對當存儲到服務器上，檔案管理部門也可以將原有的檔案原件掃描后儲存到服務器上。當用戶通過身份確定，就可以在企業的局域網上的人和終端檢索瀏覽所需要的檔案信息，真正的讓信息化的檔案管理為企業的生產生活建設提供優質服務。

1.3 檔案業務管理自動化

企業檔案業務工作包括檔案的統計，鑒定，銷毀，借閱，催還及參考資料編研等工作，這都需要檔案人員定期或者不定期的進行檔案基本情況的統計，同時還要對歸檔的技術文件進行分析，為企業領導決策提供參考依據。應用信息化的檔案管理，可以隨時隨地的進行各種數據的統計，打印各種報表，進行借閱登記，催還提醒，檢索技術分析所需要的相關資料等等，從而使企業的領導和部門都可以通過電腦在辦公室獲得所需要的資料和數據，讓檔案管理人員從繁雜的日常事務中解脫出來。

2 信息化給企業檔案管理帶來的影響

通過上面的分析我們不難得知，企業的檔案管理正想著信息化的方向發展，但在具體的實踐過程中，這種發展趨向與企業傳統的檔案管理存在著一些矛盾，主要表現在：

1）封閉守舊的管理思想與信息化的開放創新思想的矛盾

信息技術的應用，為檔案高水平的管理提供了許多便利條件，很多復雜的管理通過利用計算機變得容易簡單。另外，傳統的檔案管理的因循守舊的思想也是不適應與信息化的管理的。企業檔案管理的信息化，把管理創新擺到了空前重要的位置，檔案管理要在不斷的創新過程中滿足企業發展對檔案信息資源的需求，在創新中優化檔案管理模式，在創新中提高檔案管理的水平。由此可見，管理思想的創新成為了信息技術能否在檔案管理中成功應用的至關重要的因素。

2）繁瑣的管理流程與信息化所帶來的高效便利的管理過程相沖突

以傳統的檔案管理理論為指導建立起來的傳統的企業檔案管理模式，嚴格遵循收集，整理，保管，檢索，編研，提供利用和鑒定，統計等模塊和環節進行，其中大部分的工作需要手工完成，并且管理過程非常細致，有時為了一份檔案的分類而大費周折。我們不可否認，這種模式在傳統的手工管理時期的確發揮了重要作用，但在傳統的手工管理已逐漸被現代化的技術所替代的情況下，還這樣就有點過時了。在信息化的條件下，檔案管理的歸檔整理檢索統計等工作，都可以利用信息技術的自動化來高效運行，大大減少了時間的損失和人力的浪費，盡大可能的發揮出信息技術的效益潛能。

3）實行檔案分級管理與信息化的網絡化管理不相適應

在傳統的檔案管理體制中，企業檔案部門實行分級，檔案多套制管理，隨著信息技術在企業管理中的應用，這種管理模式已逐步顯現出它的不適應性，比如資源的浪費，管理環節的冗余，利用需求難以得到及時滿足等。

3 幾點思考及建議

以上我們分析了信息技術的應用與傳統管理之間的矛盾，不難發現，要實現檔案管理的信息化，必須在一定的范圍內優化配置資源，進行一定的改革和教育，可以從以下幾門方面入手：

1）健全檔案管理制度

沒有規矩不成方圓。企業管理使企業生命的源泉，健全的檔案管理制度，明確各部門的職責是實現檔案管理信息化的前提和基礎，也是為企業提供更高級別的服務的先決條件。因此，現代企業要建立健全檔案管理制度，特別是要制定檔案自動化管理制度，用完善的制度規范企業檔案自動化的管理工作。

2）加強文件，檔案的全程監管

在企業建立起局域網絡等條件具備時，要規劃實施檔案一級管理，全面加強從文件形成到歸檔的全過程，重點是從文件行程的源頭抓起，確保文件的整個生命周期收到嚴格監控，做到規范化，標準化，并努力貫徹執行。

3）理順管理工作的程序

檔案管理自動化是按企業管理工作流程設計的，因此要先理順檔案部門與文書，業務部門之間的工作程序。只有先理順好管理工作的程序，才能避免在實施過程中走彎路。檔案管理要與企業講究的效益原則相一致，能以最少的投入滿足企業運行對檔案信息資源的需求。理順管理工作程序，一方面要做好收集和數據庫的日常維護工作，另一方面，要充分利用計算機管理的優勢，按照企業改革，發展的需要，及時的編寫一些檔案文件匯編，主動的提供決策所需檔案信息。

4）檔案工作人員參與自動化軟件的功能開發

檔案人員要積極的參加到檔案管理軟件的功能開發中，了解企業檔案管理的全過程和檔案專業管理的全內容，及時征求各部門意見，調查研究各部門的基礎工作與歸檔工作之間的聯系，為軟件設計人員提供信息，選擇最合理的設計方案，設計出滿足企業管理實際需要的自動化軟件，真正的實現管理自動化和信息化。

信息時代的到來，給企業檔案管理部門帶來了新的機遇和挑戰。

4 結論

面對新形勢，企業檔案管理部門要敢于放下傳統的管理包袱，積極接受新鮮知識，應用先進的信息技術和管理理論改造原有的檔案管理模式，抓住機遇，創造機遇，全面實現檔案管理的現代化，自動化和信息化，充分的發揮企業檔案管理部門的作用，最大限度的獲得投入產出收益。

[1]華林.檔案管理學新論[M].中國社會科學出版社，2010.

[2]王萍.電子檔案管理基礎[M].清華大學出版社，2006.

[3]薛四新.現代檔案管理基礎[M].機械工業出版社，2007.