在檔案管理中引入二維條碼技術的構想

李麗芬

（南寧市橫縣人才交流服務中心，廣西 南寧 530300）

在檔案管理中引入二維條碼技術的構想

李麗芬

（南寧市橫縣人才交流服務中心，廣西 南寧 530300）

文章分析了在檔案管理中引入二維條形碼技術的可行性，進而闡述了二維條形碼技術的優越性，提出二維條碼技術在檔案管理幾個環節中的具體應用展望。

檔案；檔案管理；二維條碼

如何優化檔案管理水平一直是檔案工作者不懈的追求，當前，二維條碼已成為全球應用廣泛的信息自動識別技術之一，它作為信息的另一種表示形式，是實現文件、檔案等信息的存儲、攜帶、傳遞并識讀的理想手段，將之引入檔案管理中，可以有效地提高檔案管理水平和效率。下面，筆者主要從可行性、優越性、應用設想三方面就在檔案管理中引入二維條碼技術進行探討。

1 在檔案管理中引入二維條形碼技術的可行性分析

從檔案管理自身角度來看，長期以來，傳統檔案管理普遍存在如下問題：一是檔案工作者主要圍繞錄入檔案條目方面展開工作，原始檔案先標注，再錄入數據庫，再進行幾遍校對，要花費大量人力物力；二是檔案在借出、使用、歸還過程中，涉及諸如需要提供多少卷檔案、檔案經誰手調出、由誰借走、取走的時間等一系列問題，內容繁雜，看錯寫錯屢見不鮮。而從2000年起，隨著檔案以“件”為整理與保管單位的普遍實施，檔案數量劇增，在借閱、庫房清點、統計等主要環節上漏登、錯登、錯位、丟失的現象大增。當前，即便已使用計算機進行管理，但效果仍差強人意。有測試表明：用鍵盤輸入用戶名、單位及檔案名（代號）所需的時間與傳統的由用戶在借閱帳本上手工精記相比，每借100份檔案可省14 min，平均每份省時8.4 s，歸還時可省5 min，平均每份檔案省時3 s。速度雖有明顯提高，但仍不能令人滿意。行家們指出，《檔案借閱微機管理系統》在借還這一流通管理環節上僅是模擬長期以來傳統借還的工作方式和過程，沒有質的飛躍，因此找尋更為優化的管理途徑，極為必要。

從二維條碼技術方面看，二維條碼突破了一維條碼表達的信息量有限（最多可表示30多個字符）、依賴數據庫的局限性，能夠在橫向和縱向兩個方位同時表達信息，很好地解決了一維條碼不能解決的問題。以 PDF417碼為例，二維條碼具有如下優點：信息容量大、可容納的信息種類多；對數據庫的依賴性弱；誤碼率低，可靠性高；糾錯能力強；保密性好。檔案管理職責之一即維護檔案的完整和安全，二維條碼的特性既適應了檔案信息化的需求，能實現檔案實體管理與檔案信息化的一體化，又能實現對檔案的實體動態管理和有序管理，以確保檔案實體的安全，因此可以說，二維條碼技術非常適用于檔案管理。

2 在檔案管理中引入二維條形碼技術的優越性分析

在檔案管理中引入二維條碼，其實質是將紙質文件、元數據、電子文件封裝在一起，即先將電子文件及其元數據信息存儲在二維條碼中，再將二維條碼打印在電子文件對應的紙質文件上，形成電子文件、元數據、紙質文件封裝在一起的紙質電子檔案，接著，通過掃描設備掃描紙質檔案上的二維條碼，最后對掃描得到的二維條碼進行解碼，還原出對應的電子文件及其元數據。其優越性具體表現在以下4個方面：

2.1 能實現紙質檔案與電子檔案的同步管理

進入20世紀90年代，電子文件迅速和大規模出現在社會生活的各個領域，檔案進入信息化時代。但因種種原因，如電子檔案的證據作用和法律效力的不確定性、部分紙質檔案具有重要的人文價值等因素，各類檔案機構在對紙質檔案進行數字掃描等信息化處理后，其原件仍須全部保存，甚至“無紙化辦公”形成電子文件后，也要以紙質形式備份，檔案“雙套制”管理普遍存在。紙質檔案歷史悠久，檔案部門對其的管理自有許多行之有效的方法，在檔案管理中引入二維條碼，形成紙質電子檔案的技術，相當于在電子檔案管理系統與紙質檔案管理系統間建立了通道，方便人們容易地從一種檔案找到相同內容的另一種檔案，為檔案人員對紙質檔案和電子檔案的統一管理提供方便。

2.2 能提升檔案信息錄入的效率及質量

在辦公系統中加入二維條碼生成控件，將文件的著錄信息生成標準的二維條碼，檔案館（室）只需使用掃描設備讀取文件上的二維條碼，就可在幾秒鐘內輕松地將文件的文件號、標題、主題詞、發文單位等基本屬性自動輸入計算機數據庫管理系統，無需考慮網絡、軟件對接等問題，高效便捷。且二維條碼一次生成，能有效避免工作人員數據錄入出錯的問題，確保了著錄信息的準確。

2.3 能有效解決電子檔案易更改的問題

電子檔案極易失真，如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程中，稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案還可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡，而若遇到“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求任意取舍甚至篡改信息，都將直接損害電子檔案的安全。而將電子檔案轉化為二維條碼，再打印到紙張上，形成紙質電子檔案，便能封存電子文件形成的原始狀態信息。由于二維條碼一經生成不可改動，便有效解決了電子檔案易更改的問題，確保電子文件的真實性。

2.4 可實現電子檔案的長期保存

電子檔案的長期性問題也極為重要，即如何通過適當的技術手段，使檔案數據在長久的保存中不致丟失。而采用二維條碼技術，將電子檔案固化在紙質介質上，相當于電子檔案的載體與紙質檔案相同，紙質電子檔案攜帶方便，不怕折疊，既能長期保存，又能復印傳真，做更多備份。同時，二維條碼還有強大的錯誤修復能力，即使沒有妥善保管好載體，但只要破損面積低于整個條碼符號的50%，都能通過技術手段進行數據恢復。

3 在檔案管理中應用二維條碼技術的設想

3.1 應用于檔案計算機著錄

隨著信息技術的發展及信息量的爆炸式增長，如何有效地開發利用檔案信息資源，為用戶提供高效服務成為檔案部門須解決的首要難題，而檔案著錄是解決此難題的有效手段，只要實現著錄工作標準化、高效化，就能滿足開發利用檔案信息資源的要求。而檔案著錄工作量大，技術性強，在著錄過程中，常因著錄人員的觀點、方法、經驗和專業知識、技術水平等方面的因素，對同一份檔案可能選取不同的檢索標識，甚至對于同一著錄人員來說，在不同時期內，對同一份檔案的著錄結果也可能不同。這種不一致性給以后的檢索工作帶來很多麻煩，導致檔案信息資源無法得到共享。檔案存在分發、上交、匯交等環節，同一份檔案可能會在多個館藏單位保存，因著錄數據無法進行有效共享，同一份檔案，各單位都需重新進行著錄，嚴重影響了檔案利用的經濟效益和社會效益。而在著錄工作中運用二維條碼技術，能大大減少重復勞動量。筆者認為，基于二維條碼技術的檔案著錄系統，應包括檔案著錄信息采集和二維條碼讀寫兩個模塊，且這兩個模塊是可逆的，即既可通過對檔案著錄信息的采集生成二維條碼，又可通過掃描二維條碼來生成著錄信息。這樣檔案形成單位的檔案管理部門在著錄具體的一件檔案時，按照標準規范，將檔案的題名、責任者、編制單位、語種、國別等應著錄的項目著錄齊全，并將著錄信息形成二維條碼黏貼于檔案之上即可，此后，該件檔案則無需進行重新著錄，只需用掃描設備對條碼進行掃描，就能生成該件檔案的著錄信息，既節省了時間，又提高了工作效率。

3.2 應用于檔案借閱服務

檔案借閱工作是檔案利用工作的主要形式，目前來說，檔案的借閱服務一種是手工借閱，一種是通過一維條碼＋后臺數據庫的方式進行借閱。目前，大部分單位已基本摒棄手工借閱服務方式，但因一維條碼只能對檔案進行標識而無法對其進行描述，該借閱服務方式對數據庫和網絡的依賴性非常強，若數據庫和網絡出現故障，一維條碼就變得毫無意義，且若一維條碼存在污染、磨損等情況，就很難被正確識別。而二維條碼信息容量大，可實現對所標識物品的描述，因此在借閱工作中引入二維條碼技術，基本可放棄對數據庫的依賴。在借閱服務工作中，可將用戶的相關信息也進行采集并形成一個二維條碼，在具體借閱工作中，將掃描得到的用戶信息與其借閱的檔案信息進行關聯就可完成借閱工作，無需網絡和數據庫的支持。且二維條碼糾錯能力強，可克服檔案因利用造成的條碼損害而無法識別的問題。

3.3 應用于檔案的上交、匯交

檔案的上交、匯交工作如下：在上交、匯交時間期限屆滿前，上交人、匯交人將需移交的檔案進行整理、清點、手工或通過表格處理軟件填制上交、匯交檔案清單；接收單位檔案部門據清單一一核對、清點，無誤后雙方簽字，完成上交、匯交工作。該方法在上交、匯交的檔案數量較少時尚可使用，但當檔案數量龐大時，則需移交方和接收方花費大量時間進行清點、核對，且容易出錯。而引入二維條碼技術，移交方只需先整理好所要上交、匯交的檔案，再對檔案著錄后黏貼在其上的二維條碼進行掃描，即可得到每件檔案的詳細信息，按照特定的規則從掃描得到的信息中選取適當的字段編制清單供領導審批，審批完畢后將需要上交、匯交的檔案移交給接收方，而接收方也無需再一一核對檔案，只需在清點的同時利用掃描設備讀取二維條碼，按照同樣的規則即可現場生成清單，完成交接，既省時，又高效。

據文獻記載，早在1992年檔案界就對條碼技術在檔案管理方面的應用進行了研究，目前，二維條碼技術已發展得比較成熟，但由于二維條碼的生產和識讀問題，其在檔案管理方面的應用尚不完善，二維條碼在檔案管理中得到真正的應用，還有一段路程要走，仍需大家的共同努力。

Introduces the Two－dimensional Bar Code Technology in the Records Management the Conception

Li Lifen

The article analyzed has introduced the two－dimensional bar code technology in the records management the feasibility, then elaborated two－dimensional bar code technology’s the superiority, proposed the two－dimensional bar code technology in the records management several link’s concrete application forecasts.

file; records management; two－dimensional bar code

G271

A

1000－8136（2011）06－0097－02