探討道路建設工程檔案管理創新方法

馮雁萍

（佛山市南海區道路建設管理處，廣東 南海 528200）

探討道路建設工程檔案管理創新方法

馮雁萍

（佛山市南海區道路建設管理處，廣東 南海 528200）

道路建設工程檔案是工程項目活動的歷史記錄，它不僅是項目竣工驗收的依據憑證，而且對于今后道路工程的運行、維護和再建設都有十分重要的使用價值。文章針對道路工程檔案管理創新方法進行了探討。

道路建設工程；檔案管理；創新方法

隨著現代城市高速發展，國家建設體制不斷改革，道路工程項目數量和規模都在不斷增長，技術復雜程度在不斷增加，道路工程檔案管理難度也同步增大。在具體操作上，我們往往把道路工程中比較特殊的一部份分開來對待和考慮，如重點道路工程、市政工程、管線工程等等，專門研究其檔案管理的方式和途徑，這是基于道路建設工程的多樣性、廣泛性和復雜性，希望通過一個突破口，打開道路建設工程檔案管理的局面。在現實工作中，道路建設工程檔案管理往往是不平衡的，有的地方重點工程檔案管理比較到位，市政道路工程檔案管理比較困難，管線工程檔案管理則幾乎是空白；另一些地方可能又有很大不同，重點工程檔案管理比較困難，市政道路工程檔案管理比較到位，聲像檔案工作也有所推動。

1 管理模式的創新

科學技術的迅猛發展，既為檔案工作帶來了前所未有的發展機遇，也使檔案工作遇到許多新的挑戰。這就要求檔案工作必須抓住機遇，充分運用現代科學技術，對傳統的手段進行改造，在檔案載體、檔案收集、檔案傳播等方面進行大膽創新。加強道路建設工程檔案管理，關鍵是建立起道路建設工程檔案管理工作的有效管理模式，“有法可依、有關可把”，道路建設工程檔案管理就能逐步走上正軌。堅持建路與建檔同步發展，抓檔案質量的關鍵階段應當在檔案形成過程，而非事后。道路工程檔案是道路建設中各個環節的真實記錄，是極其珍貴的原始資料和重要的信息資源。工程檔案管理應與工程建設同步，在工程建設過程中進行過程管理，建立健全的項目檔案，從項目籌劃到工程驗收各環節，都要嚴格按照規定對有關文件材料進行收集、整理、歸檔，杜絕工程結束后“補檔案”的不當行為發生。在具體操作中，通過開展建設工程檔案編制執法檢查、下基層業務指導、開展業務咨詢、舉辦培訓班等活動，加強“道路建設工程檔案終身責任制”的宣傳和學習教育；我們還把一些重大建設工程事故責任追究的事例整理成冊，作為學習資料，送發給各建設單位負責人和資料員，讓他們提高認識，“警鐘長鳴”。在堅持“依法行政、依法治檔”的同時，我們不斷加強了本地道路建設工程檔案管理法制建設，也是管理模式創新的重要手段。

2 服務方式的創新

做好道路建設工程檔案服務，不僅需要先進的服務理念做引導，而且也需要科學的制度來管理、約束和規范我們的服務行為，優化服務工作，提高服務效能。道路建設工程檔案管理工作實質上是一種服務性工作。道路建設工程檔案管理需要檔案工作人員加強與建設、施工、監理等各方的協調和交流，為建設、施工、監理等單位提供咨詢和指導，這就需要我們道路建設工程檔案工作人員做好相關服務工作。在服務方式上不斷創新，是我們加強道路建設工程檔案管理的重要手段。

近兩年來，根據深入學習實踐科學發展觀活動要求，在廣泛征求建設單位意見的基礎上，結合目前道路建設工程個性差異大，專業性強，技術含量日益提高的情況，推出了“道路建設工程檔案業務指導個性化服務”的新服務模式。重點是將道路建設工程項目落實到人，具體工程具體要求、具體指導，制定詳細的工程檔案編制規范，全程提供業務指導和咨詢服務，提高工程竣工驗收備案的效率。而要做好工程檔案服務工作，必須切合實際，重點突出，有的放矢，循序漸進，逐步深化，講求實效。我們近年來主要開展了業務指導、檔案整理、檔案利用和工程聲像資料拍攝等服務，初步取得一定的成效。

3 工作程序的創新

最近幾年，道路建設工程檔案工作納入建設行政程序，通過建設口把關，強化道路工程檔案業務指導、質量驗收和報送接收職能。具體來講就是把簽定《報送道路建設工程竣工檔案責任書》和報送《道路建設工程檔案終身責任人登記表》納入施工報建程序，然后在工程開工前對建設單位、施工企業和監理公司等單位的技術負責人、資料員進行道路建設工程檔案技術交底，詳細講解該工程檔案的具體要求；工程施工過程中加強與質監、安監和監理公司的橫向聯系，形成聯動，定期進行檔案業務指導和檢查；工程竣工驗收會前依《國家住房和城鄉建設部規范》先對工程檔案進行初步驗收，簽發《道路建設工程檔案初驗認可證》；領取了《道路建設工程檔案初驗認可證》的工程方可召開竣工驗收會，我處工作人員一定要參加竣工驗收會，在會上還要對道路建設工程檔案編制情況進行講評，并提出下一步工作要求，確保工程按時竣工驗收備案；竣工備案結束后，督促建設單位按時報送道路建設工程竣工檔案，辦理《道路建設工程竣工檔案移交證明》，以便于建設單位及時到規劃局領取《規劃許可證（正本）》，辦理產權產籍手續。在具體操作上，我處檔案管理人員還充分考慮道路建設工程的整體時效性，嚴格要求，規范管理，不斷提高工作效率。

4 協作機制的創新

積極探索和掌握新形勢下檔案工作的特點和規律，逐步建立和形成有利于檔案開發和利用的運行機制，能夠有效地調動檔案工作者積極性、創造性的管理機制，不斷開創檔案工作的新局面。道路建設工程檔案管理牽涉到方方面面，需要縱向與橫向、建設行政各部門以及各建設、施工、監理單位大家共同協作和共同努力。

4.1 要逐步建立一套覆蓋全社會（或組織整體）的檔案信息收集網絡

隨著社會的發展，檔案信息量大、面廣，僅靠檔案工作部門很難全面、及時、準確地收集檔案資料，這就要求我們必須充分調動和發揮社會各個部門、各個單位的力量，走聯合開發之路，形成全社會高度重視、齊抓共管的“大檔案”的工作格局。

4.2 建立科學的崗位目標責任制

要按照檔案工作的規律，把各項工作任務細化和量化，建立科學的崗位目標責任制，使每個部門和每一名檔案工作者都目標明確、責任清楚。

4.3 建立一套能夠提高效能的獎懲機制

按照崗位目標責任制，制定具體的考核、獎懲辦法，進行嚴格考核，做到獎罰分明，把廣大檔案工作者的工作干勁和聰明才智最大限度地激發出來，形成比、學、趕、幫、超的良好工作氛圍。為加強對檔案工作的領導，道路工程建設管理單位對各工程項目部的檔案管理，應該制定詳細的規章制度，建立明確的崗位目標責任制，出臺有關考核辦法，形成各部門齊抓共管、覆蓋全單位的檔案收集和管理的工作機制。

通過一系列創新，杜絕了原來道路建設工程檔案“編回憶錄”的現象，確保了檔案編制與工程建設同步，確保了建設工程檔案是工程施工的真實記錄和工程實體的真實反映，產生了促進工程質量，促進工程規范管理，促進工程領域反腐敗工作的實際效果，得到了建設單位、質安監部門、紀檢監察部門和檢察院、財政投資評審中心的一致好評，也得到了國家住房和城鄉建設部辦公廳城建檔案辦公室和廣東省城鄉建設廳城建檔案辦公室的充分肯定。最近幾年，我市道路建設工程檔案進館量穩步增長，檔案質量也顯著提高。

5 結束語

綜上所述，在城市建設和城市化高速發展的形勢下，工作任務將日益繁重，工作困難和挑戰也將日益增加。只有解決了道路建設檔案管理中存在的方方面面問題，才能保證道路建設檔案的真實性、準確性、完整性、系統性，保證道路建設檔案工作的全程有效控制和監管，最終實現工程檔案向城建檔案館順利移交。

The Exploration of File Management Innovative Approach for the Road Construction Project

Feng Yanping

The project file of road construction is the history record of project activities.It is not only the basis certificate for project completion and acceptance, but also very important in the road project’s operation, maintenance and re-building in the future.The article discusses the innovative approach of file management for road project.

road construction project; file management; innovative approach

G271

A

1000－8136（2011）06－0103－02