應用計算機技術推動檔案管理工作不斷完善的措施

劉 穎

哈爾濱市城鄉規劃設計研究院，黑龍江 哈爾濱 150010

傳統繁瑣的檔案管理方式，不僅使得檔案管理所需庫存不斷增大，從而占據大量的空間，而且，檔案查找相對困難，形成了人力物力的大量浪費，隨著電子計算機在檔案管理中的應用不斷深入，極大的提高了工作效率，使得檔案保存期限更長，也更安全，并且以其占用空間小，查找方便、快速成為現代檔案工作的重要組成部分。

1 現代檔案管理工作需要計算機技術的有效應用

伴隨著社會的發展，對檔案的利用越來越深和細致，相應地提高了檔案管理工作的要求，這就需要在檔案管理與利用的過程中，能夠使其做到快速、準確及全面地進行查閱與使用。在檔案管理工作中應廣泛的應用計算機技術，這可以為其提供科學的管理方法和現代化的管理手段，并為開創現代化的檔案管理工作創造必要條件。檔案資料大部分都是在日常的管理工作中形成的，傳統的手工管理不可避免地會造成了檔案資料存儲的不規范；流程不科學合理；內容準確性較差；低下的檔案利用效率等情況。

總的還說，傳統手工操作的檔案管理已經不能適應當前快速發展的形勢要求。計算機的介入使得檔案管理工作從大量、重復的手工勞動中逐漸被解放出來，極大地提高了工作效率。此外，為檔案工作的創新提供了強有力的技術支持的還有：網絡技術、復印技術、縮微技術、激光掃描技術。計算機的特點是存儲量大、及處理速度快、輸出形式多樣，因此，極大地提高了檔案管理和利用的效率。運用計算機來進行檔案信息的采集、整理和傳輸，即方便又快捷，又可實現檔案信息的共享。這說明計算機技術的應用是現代檔案管理工作的迫切需求。

2 檔案管理中計算機技術應用原則

1）檔案管理未來的發展趨勢主要依托計算機技術來實現。二者交叉滲透、相互促進、相互發展將會形成科技檔案一體化的發展格局；

2）檔案計算機技術應用要走創新和跨越式的發展道路，使檔案管理工作更加科學、規范。檔案管理要不斷增強創新能力，且要充分利用先進的科技成果，通過發展自主知識產權推動計算機技術在檔案管理中更深層次的應用；

3）為使檔案科技化工作健康有序的發展，檔案計算機技術應用應加強管理、交流。有計劃的開展合作、分工協作及優勢互補；

4）檔案計算機技術應用要提高檔案利用價值，就應走開放道路。在健全相應法制的基礎上，建立國家和世界信息的信息共享機制，利用互聯網來實現信息的共享；

5）計算機技術應用到檔案工作中，必須要注重信息安全的建設。在檔案管理信息化建設中的核心要素就是信息安全的管理，要在國家有關主管部門的指導下，和按照國家有關主管部門制定的規章、制度、標準開展工作是最最重要的原則；

6）推進檔案科技的現代化。檔案管理服務部門應積極進行技術研究，開發，應用，加快科技應用的步伐。檔案計算機技術應建立開發，流動，聯合，競爭機制。將成為推進檔案科技現代化的主體。

3 檔案管理中計算機技術的具體應用

檔案管理電子計算機技術是包括收集、存貯、加工、傳遞、輸出檔案信息各環節在內的計算機應用系統。檔案管理計算機技術的內容主要包括數據庫的建立和應用軟件開發兩方面的技術。

1）檔案數據庫的建立檔案數據庫的建立就是依據確定的檔案數據庫信息源，收集建立數據庫的原始材料，根據檔案應用軟件的開發目標和要求，做好相關的著錄準備工作，設計科學合理的檔案數據記錄格式，把已經著錄的相關檔案數據錄入計算機數據庫，并建立檔案數據庫性能評指標的全過程。檔案數據庫按其包含的信息可分為目錄型、事實型和全文型檔案數據庫等3種類型。

2）檔案管理計算機應用軟件的開發對檔案管理計算機應用軟件的開發，離開實際需要和客觀條件，就脫離了實際。系統分析的指導思想，一是要積極進取，開拓創新，爭取條件采用先進技術；二是要充分掌握系統的綜合性、系統性、統一性，統籌兼顧，全面安排，調動各方面的積極性；三是要從現實出發，循序漸進。確定檔案管理軟件應達到的各種指標和功能，最后選出最佳實施方案，形成應用軟件的系統說明書；四是將系統說明書的要求轉化成一個具體的系統設計方案；五是根據系統設計方案，為每一個模塊用選定的計算機程序設計語言編寫計算機源程序及進行程序測試的過程；六是進行系統維護。對檔案信息和檔案實體實行輔助管理的檔案管理軟件具備的基本功能：（1）檔案數據庫的建立，按設計要求，具備對各類檔案目錄或原文件信息進行輸入、存貯、修改、刪除等功能；（2）檔案自動化整理、編目。根據基本要求，具備對有關數據類目設計、數據統計等基本功能，或能根據用戶要求增設項目及分類號的自動標引功能；（3）檔案檢索查詢。根據查詢要求設置責任者、形成時間、檔號等多條件或模糊條件查詢；（4）輔助實體管理。具備對檔案接收、移交時間、鑒定、密級變更等進行相應管理的功能。

4 檔案管理工作中計算機技術的有效應用，要求檔案管理人員素質與技能的提升

在當前計算機技術飛速發展的時代，在計算機上可以實現文件的自動登記、歸檔、著錄、檢索和信息網絡傳遞及安全利用。這就要求檔案管理人員不僅要掌握計算機系統和網絡安全防護知識還要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，這是確保管理活動記錄的完整性與信息的安全性。人事檔案管理人員還應強化學習意識，積極參與單位組織的培訓課程，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。

提高檔案管理人員信息化工作技能。從思想、理論到方法的運用是從根本改變來實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，這就要求管理部門應有計劃地對本系統的檔案管理人員進行信息化技能培訓，讓檔案管理人員更多的獲取計算機、網絡、信息工程等方面的知識，不斷提高他們的工作技能。

5 結論

計算機技術的飛速發展，促使檔案工作中計算機技術的迅速應用與普及。目前，檔案管理已逐步進入網絡化、信息化管理階段，檔案信息也在逐漸向數字化發展，這對于傳統的檔案管理工作方式來講，無疑是極具挑戰的。因此，深入探討計算機技術在檔案管理工作中應用的方向，更好的管理好、利用好檔案，進而推動檔案工作進一步完善具有十分重要的現實意義。

[1]武素蘭.檔案管理與計算機[J].學理論，2010(2).

[2]楊勇.干部人事檔案實行計算機管理的必要性[J].蘭臺內外，2010(2).

[3]楊振東.淺議計算機技術在檔案管理中的應用[J].電腦知識與技術，2010(6).