淺析項目管理中溝通的重要性

文｜北京直真視通科技有限公司

對于當今的IT項目，完善的項目計劃及有效的項目實施已不能完全保證項目的成功；這是因為項目進行中往往存在一定的變數，會給項目帶來風險。只有實現完整的項目溝通才能有效地應對項目進行中存在的變數，從而降低或規避項目風險。

1 項目溝通管理及其特征

項目溝通管理是保證項目信息能夠被及時、有效地生成、收集、分發和最終處理所需要的過程。它提供了項目成功所必須的人、思想和信息之間的重要聯系——參與項目的每一個人以及項目干系人都必須做好傳送和接受信息的準備，理解項目中涉及他們的信息將如何影響整個項目。

項目溝通管理最重要的兩個特征是復雜性和系統性。

（l）復雜性：每一個項目，特別是IT類項目都涉及大量的數據、應用以及實施工作，需要溝通的內容之復雜不言而喻。另外，大部分項目都是由特意為其建立的項目班子進行實施的，這樣的組織具有臨時性，屬于項目型組織。因此，在項目溝通管理工作中必須協調項目組成員之間以及項目組成員與項目干系人的關系，以確保項目順利實施。

（2）系統性：項目是開放的復雜系統。項目一經確立，將全部或局部地涉及到社會、經濟、文化等多方面問題，特別是一些工程類的大型項目對生態環境、能源有著或大或小的影響。這就決定了在項目溝通管理工作中應從整體利益出發，運用系統的思想和分析方法，全過程、全方位地進行有效的管理。特別對于IT項目，要科學地組織、指揮、協調和控制項目的實施過程，就必須進行信息溝通。沒有良好的信息溝通，項目的推進和人際關系的構建都會受到制約。

2 信息溝通的主要作用

（l）決策和計劃的基礎：項目管理組要做出正確的決策，必須以高時效性、準確的信息作為基礎，而良好的信息溝通是保證及時、準確地獲取信息的重要手段。

（2）組織和控制管理的依據：只有通過信息溝通，掌握項目組內的各方面情況，才能為科學管理提供依據，才能有效地提高項目管理組的組織效能。

（3）建立和改善人際關系：保證信息溝通的暢通，實現資源共享，將項目成員與項目干系人組織貫通起來，使之成為一個整體，可以減少項目成員之間的沖突，改善項目成員與項目干系人之間的關系。

（4）項目經理成功領導的重要手段：項目經理需要通過各種有效方式將意圖傳達給項目成員并使項目成員理解和執行。如果溝通不暢，項目成員就不能正確理解領導意圖和加以執行，項目就不能按項目經理的意圖推進，最終必將導致項目混亂甚至項目失敗。

3 溝通管理與項目管理的關系

溝通管理包括四個主要環節：

◆ 溝通計劃編制，即確定項目干系人的信息需求和溝通需求，可簡單概括為“何人、在何時、需要何種信息”，以及信息提供的方法；

◆ 信息分發，即保證項目干系人可以及時得到所需要的信息；

◆ 績效報告，即收集并發布績效信息，包括狀態報告、進度測量和預測；

◆ 管理收尾，即產生、收集和發布項目或項目階段完工的正式文件。

其中溝通計劃與其他計劃是緊密相關的。

由此可見，項目溝通管理與項目管理有著十分緊密的聯系。

4 項目溝通管理實例

（1）項目概況

某能源企業視頻會議系統項目總投資約五百多萬元，于2004年6月份開始進行設備安裝調試，至當年8月初整體調試完畢并投入運行，期間進行了完善的項目整體、范圍、溝通、進度、質量、成本、風險等管理。項目開通后，該能源企業集團總部到六十多家二級單位之間可以進行雙向交互式視頻會議，企業生產調度、行政會議、遠程培訓帶的便利性和時效性得到了極大的提高。

（2）項目實施情況及問題點

由于此項目有完善的項目管理規范，在客戶的大力配合下，項目組在項目計劃時間內出色地完成了設備安裝、總體聯調以及培訓工作；視頻會議系統總體效果良好，系統運行穩定，達到了項目設計要求。項目運作過程中，特別是在項目實施階段，也同樣遇到了很多問題，溝通的目的是為了解決問題。例如在項目實施過程中，客戶要求對網絡進行優化以保證視頻會議、ERP、OA等關鍵應用網絡傳輸的質量。項目組通過良好的溝通，在網絡集成商的配合下短時間內做好了此項工作，并且沒有耽誤項目的實施進度。

（3）項目收效

該視頻會議系統滿足了客戶當時的迫切需求，且考慮到了將來的擴展需求；而且系統運行穩定、效果良好，超出了客戶的預期。究其原因，與項目溝通管理有很重要的關系。

（4）在項目溝通管理方面的心得體會

①完善的項目管理是項目成功的基石，項目溝通管理在其中發揮著重要的作用。

②溝通要有明確的目的。當項目實施過程中出現問題需要溝通時，要明確進行溝通的目的是什么、需要對方理解什么、需要達到什么樣的效果。沒有明確目的的溝通是無效的溝通。確定了溝通要達到的目標，溝通的內容才可以圍繞其進行規劃。此外，溝通的方式也需要根據溝通的目的進行選擇。

③項目團隊的默契程度對項目實施效率影響較大。該項目的團隊是一個經過長期磨合、相互之間比較信任、形成了一套成熟的工作方法和風格的團隊，因此項目成員之間的溝通十分高效，需投入精力進行的溝通工作只有同項目干系人和客戶的溝通。當然，這在項目管理中是可遇而不可求的，但也從側面印證了項目團隊默契與否的重要性。

5 結束語

通過以上項目溝通管理實例分析，我們可以清楚地看到溝通在項目管理當中起到的重要作用：溝通的效果直接影響著項目的成功機率，溝通的效率直接影響到項目推進的效率，溝通的成果也間接關系到客戶滿意度、項目成本等問題。除了以上溝通實例中提及的問題外，溝通的方式方法也需要特別注意。首先，要善于聆聽。溝通包含“說”和“聽”兩方面內容，成功的聆聽者不僅能聽懂話語本身的意思，而且能領悟說話者的言外之意，而這對領會溝通的目的很有幫助。第二，要避免無休止的爭論。每個人都有一套自己的工作的方式方法，因此溝通過程中不可避免地存在爭論。項目中存在技術、方法上的爭論是正常的，但應盡可能避免陷入無休止地爭論、無法形成結論的局面。項目經理遇到這種爭議時一定要發揮自己的權威性，充分利用自己對項目的決策權。

完善的項目管理是項目成功的基石，項目溝通管理在項目管理當中有著重要的地位，在當今的項目管理中發揮著橋梁與紐帶的作用。