會計集中核算和分散核算的比較與選擇——以建筑施工企業為例

孔慶輝 ,方存連

(1.東北財經大學 會計學院,遼寧 大連 16025;2.安徽泰科立建設工程有限公司,安徽 六安 232200)

會計集中核算和分散核算的比較與選擇
——以建筑施工企業為例

孔慶輝1,方存連2

(1.東北財經大學 會計學院,遼寧 大連 16025;2.安徽泰科立建設工程有限公司,安徽 六安 232200)

以建筑施工企業為例,對企業存在眾多非法人單位或部門采用會計集中核算和分散核算進行比較,并提出企業在選擇會計工作組織形式時需要考慮的因素.

集中核算;分散核算;建筑施工企業

近年來,隨著中國經濟的快速發展,作為微觀經濟主體的企業規模迅速壯大,相應的管理問題日益突出.作為企業重要管理職能部門之一的財會部門如何適應企業的組織架構和滿足管理層對信息的需要,選擇合適的會計工作組織形式是企業會計制度的重要組成部分,同時,適當的會計工作組織形式是提高整個企業會計核算質量和管理水平的重要組織保障.對于獨立的法人單位和控股股東之間的會計工作關系,公司法有明確的規定.本文分析的是企業有眾多非法人單位時的會計工作組織形式,并以建筑施工企業為例,對集中式核算和分散式核算進行詳細的比較,提出企業在選擇會計工作組織形式時需要考慮的因素.

一、建筑施工企業的集中核算和分散核算

1.建筑施工企業的組織形式和業務特點

建筑施工企業由于施工地點、資質等多方面的要求,已經普遍采用以單項工程或標段、分項工程為基礎,以項目部(工區)等為具體實施工程單元的經營管理模式.項目則是指在一定約束條件下,具有特定目標的一次性任務.其起點是工程的投標,終點是工程保修期滿,相應的項目部則結束.因此,具體的項目部在施工企業內部是一個相對的臨時性組織,對外則是一個非法人主體.施工企業一般根據項目單元的工程量、工期等決定項目部的大小、職責、權限.

由于建筑施工項目本身工期較長,再加上我國建筑市場仍處于不斷規范之中,在施工企業所建項目已經驗收合格的情況下,由于業主或甲方資金不到位,拖欠工程款的情況仍比較突出,使得施工企業存在所建項目已經結束和完工,但是該項目的債權債務的索要和支付等后續業務仍存在較長的時間.再加上建筑施工企業所屬各項目部分散,同時,國家、業主或甲方等為保障所屬施工項目部工人工資的按時發放,要求在施工項目部所在地開立銀行賬戶,用于部分施工業務款項的回籠,并監督相應資金的使用,導致整個施工企業銀行賬戶開立較多,現金使用量較大,企業總部面臨一定的資金壓力.

建筑施工企業所屬各項目部的成本大致相同,主要為直接材料、直接人工、機械費等.其中直接材料中的大宗材料具有相似性,且占項目成本的比例較大,這為在保證建筑材料質量的前提下,通過集中采購降低成本創造了條件.對施工企業而言,大型設備具有價值量大、專用性強、技術含量高以及操作風險大等特征,雖然大型設備數量占施工企業設備數量比例較小,但其價值則占施工企業固定資產較高比例,更體現了施工企業的科技與裝備水平,并對企業競爭力的強弱構成重要影響,因此,大型設備一般由施工企業總部統一管理.

2.建筑施工企業的集中核算和分散核算

會計工作組織形式是指會計機構的設置層次與會計核算資料的整理和提供的方式與分工.會計工作的組織形式一般分為集中核算和非集中核算.對于施工企業而言,集中核算就是把整個公司作為一個單獨的會計主體,并且會計核算工作主要集中在公司總部的財會部門,公司所屬的各分公司、施工項目部等非法人主體單位對本單位所發生的經濟業務不進行全面核算,只填制或取得原始憑證,并對原始憑證進行適當匯總,按財會部門的要求將原始憑證、匯總原始憑證等會計憑證通過遠程網絡登錄在公司的會計賬簿中或寄給公司財會部門,由財會部門加以審核,并據以記賬等,最后出具整個公司的會計報表.

非集中核算又稱為分散核算,是相對集中核算而言的.根據管理需要,將公司所屬的分公司、施工項目部等作為相對獨立的核算單位,即作為單獨的會計主體.各相對獨立的核算單位在發生經濟業務時,其會計人員根據發生的經濟業務填制原始憑證或原始憑證匯總表和記賬憑證,然后登記賬簿,編制該相對獨立核算單位的會計報表,并進行比較全面的核算和計算盈虧.各相對獨立核算單位編制的財務報表,需要定期報送公司財會部門,以便匯總編制整個公司的財務報表.

二、會計集中核算和分散核算的比較

1.核算內容和方法上的比較

由上述定義及其解釋可以引出,集中式核算和分散式核算在核算內容上的重要區別首先是公司與各分公司、項目部之間由于資金、材料物資等"內部往來"經濟業務處理上的不同.在集中式核算方式下,整個公司是一個會計主體,公司與分公司、施工項目部之間發生的資金、材料物資、設備費用攤銷等"內部往來"經濟業務可以不通過"內部往來"等科目核算,其是一個會計主體內部不同分公司、項目之間的移動,在會計核算上是相應一級科目內部不同明細單位之間的變動.

分散式會計核算方式下,施工企業、分公司和項目部均需要設置"內部往來"或類似科目用于"內部往來"等經濟業務的核算,并根據"內部往來"核算單位設置明細,同時,也為了方便對賬和報表合并時的自動銷賬,需要依據"內部往來"經濟業務的性質和筆數大小分別設置資金、材料物資等明細核算.且公司與所屬各相對獨立核算單位之間對該科目的記錄應相互一致,余額相反.在編制對外提供的公司整體會計報表時,內部往來核算科目等相應賬戶余額應全部抵消為零,在資產負債表中并不體現該項科目.

其次,在施工項目結束時,集中式核算與分散式核算的內容及方式也不相同.由于建筑施工企業的業務特點,項目結束時,相應的債權債務等業務可能并沒有完全結清,該類債權債務將繼續由公司總部行使和承擔.在集中式會計核算方式下,由于項目部所有業務均在公司一個賬簿中記錄核算,因此,無論是在平時還是在項目結束時,其相應業務均作為公司業務的一部分,自然公司一直在進行管理,直到相應的業務完結.

分散式會計核算方式下,各相對獨立核算單位發生的業務均由其各自的財務人員進行管理,并督促相應人員索要債權,并根據資金、預算等情況,在項目部負責人的職權范圍內或根據公司的通知,進行債務的支付.相對獨立核算單位的業務和公司的業務在兩個不同的賬簿中進行記賬,因此,在項目結束時,其需要將剩余的債權、債務、損益等科目余額通過"內部往來"等科目上劃至公司,并將內部往來余額在與相應核算單位核對清楚的情況下,全部劃清.公司財會部門也需要通過"內部往來"等科目在核對清楚后登記入賬.

無論何種"內部往來"的核算內容,"內部往來"賬均需要通過人工單筆進行核對,尚不能實現自動化對賬;只有在核對無誤的情況下,在項目結束時,相應"內部往來"科目的余額才能結清,整個公司會計報表中,"內部往來"科目余額才能不顯示.因此,分散式核算方式下,"內部往來"經濟業務的核對是公司財會部門的一項重要工作.

其余核算內容上的區別是,集中式核算可以根據賬簿直接出具整個公司的財務報表,而分散式核算則是根據各相對獨立核算單位提供各科目余額或財務報表進行直接合并或并表后,出具整個公司的財務報表.在集中式核算方式下,各分公司或施工項目部的財務人員可以使用的會計科目和核算的經濟業務較少,部分業務將由公司財會人員直接進行處理;分散式核算方式下,各相對獨立核算單位的財會人員可以使用的科目與公司基本相同.

2.提供的會計信息比較

集中核算方式下,公司各項目部會計人員在經濟業務發生時,可以按照公司的要求,通過網絡登錄公司賬簿系統進行記賬等工作,公司總部能夠及時查詢整個公司的財務狀況和經營情況,并使得公司的內部控制由事后監督變為實時監督控制.由于整個公司包括各分公司和項目部的所有賬務處理均在一個賬簿中進行記賬,因此,各施工項目部等單位負責人不能獲取其所在單位的相關的經營信息,只能通過建立其他的輔助方式完善集中核算下會計核算的不足.在涉及"內部往來"等經濟業務時,未使用"內部往來"等科目進行核算,使得各施工項目部的會計憑證和發生的經濟事項并不能完全匹配.

分散核算方式下,施工項目部等各相對獨立核算單位均必須設置與公司總部相同的會計核算體系,可以生成相應各自完整的會計憑證和單獨的財務報表,容易滿足檔案管理、內部審計和公司管理層對每個施工項目等獨立會計主體相應財務信息的需求,有利于對該會計主體的考核及采取相應的管理措施,同時,可以使施工項目部等單位的負責人隨時了解本單位的經濟活動情況,及時分析問題和解決問題.但各項目部等相對獨立核算單位的財務經營情況須按公司要求匯總至公司后,才能反映整個公司實時財務狀況,因此,分散核算方式下,不能實時準確地查詢整個公司的經濟業務.另外,分散式核算方式下,所有需要相對獨立核算的單位均須設置相應的會計賬簿;在項目結束時,還需將剩余的債權債務由公司總部進行后續管理,由于公司總部接受的信息較晚,不利于整個公司債權債務的管理;若要查詢項目部的賬務,必須進入該相應項目部的賬簿中.

3.會計工作重心和會計人員的工作職責比較

集中核算方式下,整個會計工作的重心主要集中在公司財會部門,工作重心后移.從記賬憑證的打印、銀行賬戶的管理、債權債務等科目的管理到財務信息的分析、監督全部集中在公司財會部門.為保證對各項目部等生產單位和管理部門的資金、成本支出的控制,要做好調研和施工項目部前期的預算工作.相應各施工項目部等單位的會計人員,其主要負責日常業務核算原始單據的索取、審核、匯總、通過網絡登錄憑證或將憑證寄往公司財會部門.另外,其工作和業務上接受公司財會部門的領導和指導,按公司財會部門要求提供相應的信息資料等,以降低由于會計工作重心后移造成的信息不暢;對于本部門和公司總部或其他管理部門之間的資金、物資配送等"內部往來"經濟業務,需及時登錄賬務處理系統,作好相應賬務的復核,存在信息不一致時,及時與業務發生部門或相應憑證填制人員聯系,做好該類業務的賬務核對工作.總之,在集中核算方式下,公司財會部門管理職能加強了,而施工項目部等單位的會計人員管理職能削弱了.

分散式核算方式下,公司整個會計工作的重心在各項目部、分公司等,工作重心前移.各項目部根據工程量和工期等決定是否設置相應的會計機構,但須配置相對完善的會計人員.其不但負責日常的會計業務處理,而且履行整個項目部會計的管理職能,包括管理整個項目的債權債務,依據公司制定的預算和工程進度,監督、控制成本的支出和預算的執行,向公司財務部門和項目部負責人報送本項目部的各種財務報表,在項目部負責人的支持和相關人員的協助下,解決項目部財務中存在的問題.公司財務結算部門的主要工作是為各項目部制定預算、本部相關會計業務的處理、各項目部與公司總部等"內部往來"賬的核對和報表的合并,并出具整個公司的財務報表.和集中式核算相反,項目部會計人員的管理職能加強了.

三、集中核算和分散核算的選擇

公司選擇集中式會計核算還是分散式會計核算,應考慮以下幾個因素:

首先,要根據整個公司采取集權或分權的管理模式選擇會計工作的組織形式.若公司實行的是集權式的管理模式,則作為企業管理的一個職能部門的財會部門宜選擇集中式核算方法;相反,若整個公司采取的是分權式的管理模式,選擇分散式核算方法為宜.

其次,要根據公司管理層管理的需要.若公司管理層對會計信息的需求偏重于整個公司,則選擇集中式的會計核算方法;若公司管理層重點關注項目部、分公司等相對獨立核算單位的經營情況,則選擇分散式的會計核算方法.

再次,要根據公司資金的投入和會計人員的素質進行選擇.若選擇集中式的核算方法,需要項目部的會計人員能夠隨時遠程登錄公司賬務處理系統,進行日常業務的處理,對網絡和公司總部服務器的要求較高,公司資金投入較大.集中式的核算方法下,公司總部財會部門履行較多的管理職能,且遠離具體的施工項目部,對公司總部的會計人員素質要求較高.分散式會計核算只需按公司的要求定時將相應的財務報表和會計信息發送至公司財會部門,不需要實時使用網絡,對網絡的要求相對較弱,資金投入小.由于分散式核算會計人員履行了部分管理職責,因此,對施工項目部配置人員素質要求較高.

對于一個具體企業,采用集中核算組織形式還是非集中核算組織形式并不是絕對的,可以單一地選用集中核算或非集中核算形式,也可以二者兼而有之,即根據管理的需要,對某些業務采用集中核算而對另外的業務采用非集中核算.但是,無論采用哪一種核算方法,會計工作的組織形式必須與公司的組織形式、管理需求、會計人員的水平、網絡技術以及所使用的財務軟件相適應.

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Comparison and choice of accounting centralized book and accounting decentralized book-taking building and construction enterprises as example

KONG Qinghui1,FANG Cunlian2

(1.College of Accounting,Dongbei Univ.of Finance and Economics, Dalian 116025,China;2.Anhui Taikeli Construction Co.Ltd., Liu'an 232200,China)

The paper took building and construction enterprises as example,compared the accounting centralized book and accounting decentralized bookwhen these firmshavemany branches which are not legal persons,and brought up the necessary factors to be considered in choice of organization form of accounting work.

accounting centralized book;accounting decentralized book;building and construction enterprises

1671-7041(2011)04-0048-04

F230

A*

2011-04-08

孔慶輝(1970-),男,新疆石河子人,博士研究生;E-mail:kong-qh@163.com