與時俱迸全力推進高校干部人事檔案管理創新

李思廣

(嘉應學院 人事處，廣東 梅州 514015)

與時俱迸全力推進高校干部人事檔案管理創新

李思廣

(嘉應學院 人事處，廣東 梅州 514015)

在高等學校內部，干部人事檔案是人才信息的重要載體，它為高校人才的選拔、培養、開發、預測及引進提供服務。因此，只有全力推進高校干部人事檔案管理創新，才能使干部人事檔案管理更加規范化、科學化和制度化。

干部人事檔案；管理；創新

高校干部人事檔案管理工作是干部人事管理的一項必不可少的基礎性工作，它既關系到干部人事工作的宏觀決策，又與每一位干部的切身利益息息相關。隨著改革開放的深入和高校內部管理體制改革的不斷深化，干部人事檔案的管理工作必將面臨許多新問題和新情況，必須加強調查研究，與時俱進，不斷創新，全力推進高校干部人事檔案管理刨新，努力把高校干部人事檔案管理提高到一個新的水平。

一、深化認識。形成合力，推進干部檔案目標管理的硬件建設

1.領導重視，切實把干部人事檔案工作列入議事日程。干部人事檔案管理工作要想抓緊抓好，領導重視是關鍵。高校領導應該始終把干部人事檔案工作列入整個組織工作的重要內容，實行目標管理，明確職責，齊抓共管。在干部檔案工作中做到“三個不忘”，即每逢有關會議不忘講干部檔案工作的重要性：安排工作計劃不忘干部檔案的內容；年終考核和評比不忘把干部檔案工作列為重要指標。

2.加大投入，不斷改善干部人事檔案管理硬件。實行干部人事檔案目標管理，提高檔案管理水平，基礎設施建設是主要環節。檔案目標管理單位必須具備全套的復印機、電腦、掃描儀、電腦光盤刻盤儀、照相機、吸塵器、抽濕機等一系列較為先進的器材，庫房安裝空調和防盜門、窗，達到符合“六防”要求。

3.強化管理，努力提高管檔人員綜合素質。干部人事檔案工作是一項政策性、專業性、服務性和保密性較強的工作，要求管檔人員必須具備較高的政治素質、業務素質和奉獻精神。在管檔隊伍的建設和管理上，主要抓好“三個環節”：一是嚴把入口關，規定新調整的管檔人員必須是黨員，并具有大專以上學歷，從事政工人事工作兩年以上。二是注重教育培訓，在提高思想政治素質的同時，不定期開展技能培訓。三是在政治生活上關心愛護管檔人員，加強培養使用，使他們安心工作，樂于奉獻。

二、健全制度，完善機制，努力實現干部人事檔案管理規范化、制度化、法制化建設

1.建章立制，確保有章可循。建立完善干部人事檔案工作制度，形成一整套查閱、轉遞、材料收集、整理等制度體系，使干部人事檔案工作有法可依，有章可循，是實現干部人事檔案管理科學化、規范化的重要舉措。在工作中，以《干部檔案工作條例》為依據，結合工作實際，嚴格遵守《干部人事檔案管理人員職責》等八項規章制度，經常對照檢查，使檔案管理工作有章可循。

2.完善機制，促進長效管理。要從根本上做好干部人事檔案工作，僅僅停留在管理層面是不夠的，還必須在管理機制上下功夫。一是建立經費投入機制。對各管檔單位的經費投入做到有明確規定。二是建立檢查評比機制。做到每年都對各管檔單位進行一次檢查評比，并通報檢查結果，對于暴露的問題責成相關責任人限期改進。三是建立責任追究機制。針對檔案涂改、造假等現象，組織部門要建立檔案管理責任追究制度，進一步加強監管，維護檔案工作的嚴肅性。

3.嚴肅紀律，實現依法管檔。堅持依法“治檔”，依法“管檔”，是做好干部人事檔案工作的重要保障。這就要求干部人事檔案管理人員必須忠于職守，堅持原則，嚴格執行干部人事檔案工作的各項規章制度，用制度規范工作程序，用制度約束個人行為。同時，嚴格檔案的查借閱手續，控制檔案的借出利用，嚴禁由本人自帶干部人事檔案轉遞，堅決杜絕涂改檔案內容、偽造檔案材料現象的發生。做到切實維護干部人事檔案的嚴肅性、機密性和真實性。

三、開拓創新，優化服務，促進干部人事檔案工作信息化

隨著干部人事制度改革的不斷深入，公開選拔、實績考核、引咎辭職等新舉措不斷涌現，干部的競爭擇優和正常流動機制正在形成。面對新形勢、新問題，管檔人員要與時俱進，加大干部人事檔案工作的創新力度，不斷適應新時期檔案工作的發展要求。

1.建立信息管理平臺，創新檔案管理模式。通過使用干部信息管理系統，可以很方便地檢索、篩選、比較、統計和分析干部檔案信息，并直接生成各種表格和文檔，有效地提高了整體干部人事工作效率。

2.實行網絡化管理，確保信息應用準確、快捷。充分利用檔案信息管理平臺，通過局域網之間的相互聯接，建立了干部人事檔案網絡化管理系統，使用者可以通過密碼和身份確認，從系統中下載所需的檔案信息。在管理權限上，要實行分級管理制度，保證各單位領導、有關科室和其他相關單位根據不同的工作需要，隨時調閱所需檔案資料，提高檔案信息應用的準確率。

3.注重實效。充分發揮干部人事檔案的效能，積極開發利用干部人事檔案。加強高校干部人事檔案管理的最終目的，是為了充分利用干部檔案，更好地為高校干部人事工作服務。這是干部人事檔案工作的中心環節，也是干部人事檔案賴以生存和發展的基礎。改變“重管理，輕利用”的觀念，變檔案的“潛”價值為“顯”價值，變檔案的“死”信息為“活”信息，不斷拓寬服務領域，提高服務質量，積極發揮干部人事檔案的基礎性作用。隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部人事檔案除了滿足工資制度改革、干部工齡認定、老干部待遇落實等一般性日常管理外，已成為高校各級黨組織公正、客觀地培養和使用干部的重要依據。通過開發干部信息管理系統，可以有力保證干部人事檔案信息的時效性、真實性和準確性。嚴肅認真地維護學校黨委和組織部門公道正派、任人唯賢的良好形象。具體內容有以下幾點：

(1)做好常規性服務。在日常的干部任免、考察、工資福利、出國政審、進修培訓、房改、辦理退休、為老干部落實政策等工作中，干部人事檔案部門為各系(室)、各部門準確提供干部參加工作時間、任職時間、職稱、從事專業技術工作時間等方面的情況，及時為落實有關政策提供準確翔實的依據，充分發揮干部人事檔案的作用。同時，為個人購房、財產轉移、公證等提供個性化服務。

(2)為干部選拔任用提供決策依據。為了讓干部檔案在干部選拔工作中發揮作用，管檔部門應對干部本人的民族、出生日期、入黨時間、參加工作時間、學歷等項目進行重點審核，在計算機上分類編制干部基本信息情況、簡歷、年度考核等實用資料，能準確快捷地進行打印或瀏覽，為干部選拔提供便捷服務。

(3)為學校人才資源的開發利用提供幫助。干部人事檔案可以提供準確的人才信息，為師資培訓、人才選拔、預測、引進提供服務，在高校的人才戰略中發揮應有的作用。

(4)為教職工答疑解惑、排憂解難提供依據。管檔部門平時把好歸檔“入口”關，確保檔案信息的真實性和準確性，一些重要的事情做到有據可查，從而減少一些不必要的麻煩和誤會，為解除教職工的疑慮提供依據。

四、改革創新是做好干部人事檔案目標管理工作的動力

不斷地探索干部人事檔案管理模式，努力實現干部人事檔案工作的“三個轉移”和“三個化”?！叭齻€轉移”即由偏重檔案整理，向充實完善檔案內容、更好地為干部人事工作服務上轉移；由簡單管理型服務，向研究開發型服務上轉移，把干部檔案管理部門建設成為干部工作、人才工作的信息和參謀部；由傳統的檔案管理方式，向管理現代化上轉移，利用現代化技術改造傳統的檔案管理模式，加快建設電子檔案。以實現檔案管理微機化和縮微化，達到延長檔案的壽命。提高工作效率的目的。

“三個化”即(1)檔案內容立體化。干部人事檔案肉容的立體化，是指檔案內容要盡量全面、多角度地反映干部的情況和特點，如把干部在外幫助工作的表現、重要述職報告、考核結論等材料收集到檔案中來，力爭做到檔如其人；(2)材料多元化。干部是高校各項活動的主體，各個部門的工作都涉及到干部活動。在各項活動中，形成大量的材料。目前的問題是，為干部人事檔案工作提供材料的渠道太少，致使大量有價值的材料無法匯集到檔案部門來。要改善檔案內容的結構，增大干部檔案的容量，需要變部門“獨家經營”為部門與各系、部等部門“合作經營”，使個人和部門都成干部為人事檔案材料的主動提供者。(3)材料收集制度化。干部人事檔管理部門要建立和完善干部人事檔案材料收集工作的協調機制，加強內部各工作機構在干部人事檔案材料形成、收集上的溝通協調，建立工作聯系制度和情況通報制度，保證干部檔案材料形成規范、收集齊全、歸檔及時。要實現目標管理，創建干部人事檔案目標管理一級單位，就必須建立一套“以人為本“的，適應新形勢的規章制度和長效機制，必須堅持不懈地健全干部檔案工作機制上、落實制度、規范發展、信息化建設、嚴格檔案管理上下功夫，不斷提高檔案工作質量和服務水平。

[責任編輯：郭一鶴]

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1671-6531（2011）05-0143-02

李思廣，廣東梅州人，嘉應學院人事處中級檔案館員。