芻議高校檔案管理的信息化建設

劉 雁

(長春師范學院檔案館,吉林長春 130032)

高校檔案是一種重要的文獻信息資源,是高校從事教育、教學、科研、黨政管理以及其他各項活動的真實記錄,它如實反映了學校的起源及其發展歷程,對學校乃至社會都具有非常重要的保存價值和利用價值,是高校管理的重要組成部分。因此,科學地管理好高校檔案意義重大。隨著高校的發展和信息技術的迅猛發展及廣泛應用,高校的檔案管理也正在逐步實行信息化、網絡化管理,并在此基礎上不斷完善,為實現數字化檔案館而努力。本文結合當前高校檔案管理普遍存在的問題,從幾個方面分析如何搞好高校檔案管理的信息化建設。

1 高校檔案管理存在的問題

1.1 思想理念滯后

雖然高校檔案管理是高校管理的重要組成部分,是高校開展工作必不可少的一個重要環節,但是卻很難得到各級領導的高度重視,認為檔案管理的目的只是收集、整理、保管。檔案只有得以充分利用,才能更好地為校內外乃至社會服務,才能更好地體現出其自身重要價值,因此高校檔案管理者必須從主觀上轉變理念,更新認識,加強管理,采用科學方法,充分利用現代化信息技術與網絡平臺,與時俱進,創新思維,加大力度改變檔案管理現狀,把以保管為目的轉變為以更好地為廣大需用者提供服務為目標。

1.2 對檔案工作宣傳不夠,各級管理人員的檔案意識薄弱

高校的檔案絕大部分來源于高校各教學院 (系)及管理職能部門,它們與檔案的建立密切相關。但是,目前許多基層單位并沒有制定和執行檔案的歸檔細則,在日常操作程序上缺乏規范化、系統化,檔案管理人員的服務意識淡溥,只做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規性的工作,建立的檔案缺乏系統性和完整性。因此,要加強檔案工作的宣傳力度,使各基層單位能夠充分認識檔案工作的性質與目的,認識到檔案利用能夠產生的社會效益和經濟效益。

1.3 經費不足、設備不全,硬件建設差

充足的經費、必要的設備及硬件是做好檔案工作必不可少的物質基礎,否則,搞好檔案管理就是紙上談兵。因此各高校必須加強檔案管理經費的投入,安排一定的專項經費,首先是用于檔案庫房設備的不斷完善,保障檔案保管的基礎條件;其次用于加強檔案信息化建設,提供必需的硬件設備;再次用于從事檔案的科研工作,不斷提高檔案工作的管理水平。

1.4 管理模式落后,服務效率低

有些高校至今仍然采用原有的手工管理模式,即使實現了電算化,也只是做一些輔助性工作。當今電子技術飛速發展,網絡技術的應用已覆蓋到各行各業,這種檔案管理技術已遠遠跟不上時代發展的步伐。隨著高校教育在結構、類型、層次等諸多方面呈現出多元化的發展趨勢,高校檔案的門類、數量、信息量大為增加,檔案管理的內容也日趨多樣化和復雜化。因此,這種舊的管理模式已不能適應高校檔案工作的要求。

2 提高檔案管理工作水平,搞好檔案管理的信息化建設

2.1 加大資金投入,為信息化建設提供物質保障

經費不足是影響檔案館走向信息化、網絡化的最大障礙。加大投入取決于學校領導對現代化檔案館地位和作用的認識程度。網絡化的優越性和作用是巨大的,而作為高校信息服務中心的檔案館,其地位和作用尤其突出,所以學校領導和有關部門應充分認識到檔案館網絡化建設的重要性和緊迫性。只有領導高度重視,才能加大經費的投入。同時檔案館自身也要通過多種創收渠道增加收入,購置實現檔案管理信息化建設必需的各種設備,為高校檔案管理信息化建設提供必要的物質保障。

2.2 充分利用現代化信息技術、網絡平臺,積極推進檔案信息化建設

以前,高校檔案基本上是以紙質為載體的,隨著現代化信息技術、辦公自動化的廣泛應用,已出現聲像、磁盤等多種載體形式檔案。要做好檔案信息化建設,首先要明確檔案信息化建設的內涵。高校檔案信息化建設是以檔案資源建設為核心,以紙質檔案數字化及現行電子文件管理為重點,以計算機網絡建設為基礎,以擴大檔案信息資源開發利用為目標,確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數字化的一項重要檔案建設。把過去以手工來獲取、處理、傳輸、應用檔案資源轉變為利用現代化信息技術、網絡平臺等手段來獲取、處理、傳輸、應用檔案資源,提高檔案管理效率與效益,實現資源共享,并在此基礎上逐步深化,實現高校檔案資源數字化、信息服務網絡化,向著數字化檔案館邁進。

2.3 加強檔案管理人員的業務培訓,培養綜合性的檔案管理人才

由于過去檔案基本上是以手工管理為手段,保管好檔案為主要任務,對檔案管理人員的要求不高,檔案管理成為學校行政管理的邊緣。目前,雖然一些高校已初步實行了檔案管理信息化,但因為缺乏從事檔案信息化管理的專業人員,沒有形成素質優良、結構合理、科學高效的檔案管理隊伍,使得檔案管理信息化開展受到阻礙。高校檔案人員是高校檔案事業的主體,檔案人員素質的高低關系到高校檔案部門的職能發揮,因此全面提高檔案人員的整體素質,是高校檔案工作質量提高的重要保證。

2.4 加強制度建設

高校檔案不同于高校的其他文獻資料,它具有自身特殊性,因此要搞好高校檔案工作,完善制度建設是至關重要的一個環節。應加強檔案工作的法制建設,建立健全檔案法規體系,依法引導、推進和保障高校檔案工作的健康持續發展,參照國家頒布的《檔案法》對檔案工作進行法制監督,促使高校檔案工作逐步走向規范化、標準化、科學化、法制化、現代化,使高校檔案能夠得到更好的開發與利用。

按照國家規定,高校檔案館是學校檔案的永久保管地,也是提供檔案利用的文化事業機構。檔案是高等學校發展建設的歷史見證,因此高校檔案必須完整、系統與準確。因為檔案館本身不產生檔案,檔案的來源是全校各職能部門、各級領導和師生員工在所從事的公務、職務活動中直接形成的、具有長期、永久保存價值的各種文字、圖表、聲像等記錄,因此必須有一套健全的檔案工作管理體制,以保證高校檔案館更加科學有序地履行其收集、指導、鑒定、整理以及保管利用的職能。按照國家《檔案法》和國家教委《第六號令》的規定,應建立一整套檔案管理規章制度,從豐富館藏發展到優化館藏,加強科學管理,促使各項基礎工作達到更高水平。

總之,高校檔案管理信息化建設不但是高校管理的需要,也是時代的需要,高校檔案管理信息化建設是各高校檔案管理必須面對和解決的。