關于推進辦公室規范化建設的思考

王 浩

（大慶石化公司，黑龍江 大慶 163714）

關于推進辦公室規范化建設的思考

王 浩

（大慶石化公司，黑龍江 大慶 163714）

推進辦公室規范化建設，必須在辦公室全體人員中開展以強烈的事業心責任感建設規范化，以完善的規章制度保障規范化，以高效的網絡平臺支撐規范化，以高素質的隊伍推進規范化等活動，來促進辦公室整體工作水平全面提升。

辦公室;規范化建設；認識；思考

辦公室作為政府或企事業單位機關的重要職能部門，是一個單位或部門的中樞和核心機構，承擔著參謀助手、溝通協調、服務接待等一系列業務職能，起著聯系上下、溝通左右、服務全局的輔政作用，是對內對外形象展示的一個重要窗口，一定程度上反映了一個單位整體管理水平和工作效率。“國之廢興，在于政事；政事得失，由乎輔佐”。自古以來，人們都十分重視政務輔佐工作。辦公室的工作效能，不僅關系整個機關能否正常運轉，而且影響著各級各部門領導同志的工作質量和工作效率。辦公室工作的規范化程度在很大程度上決定了辦公室工作效能的高低。

隨著社會的快速發展和改革的不斷深入，特別是我國經濟國際化、一體化進程不斷加快的趨勢，對辦公室工作的規范化建設提出了新的、更高的要求。然而，在日常工作中，辦公室工作還存在著種種不規范的現象，在辦文、辦會、接待、重大活動的舉辦等方面還不時出現失誤。如在辦文發文中文件頭使用上有時張冠李戴，該用明傳電報卻用信箋等。有時文件格式不規范，或沒有標題，或結尾沒有加蓋公章，甚至弄錯落款日期；秘書在文字材料起草、材料校對過程中不認真，有時出現低級錯誤，對核對把關內容僅能停留在表面上，對深層次的問題缺乏深摳細挖的精神；重大活動的事前協調不充分，細節安排上欠嚴謹；有時出現話筒沒有聲音，或講到一半時出現故障。在接待工作中，對重要客人的飲食習慣了解準備不周，對來賓檔案記錄不及時，接待過程中與處室、領導溝通不及時，產生脫節現象。

當前，在工業化和信息化快速發展的新時期，國有大中型企業都在積極致力于推進現代企業、和諧企業建設，全面學習實踐科學發展觀，努力改進機關作風，加強辦公室規范化建設。這對于進一步提高管理水平、工作標準和服務效能，進一步展示企業良好的內外部形象，顯得尤為迫切。辦公室各項工作要實現規范化，必須從四個方面下功夫：

一、以強烈的事業心責任感建設規范化

美國西點軍校有一個廣為傳誦的悠久傳統，就是遇到軍官問話，只有四種回答：“報告長官，是！”“報告長官，不是！”“報告長官，不知道！”“報告長官，沒有任何借口！”除此之外，不能多說一個字。據美國商業年鑒統計，在世界500強及知名企業中，西點軍校培養出來的董事長有1000多名，在全美任何商學院都沒有培養出這么多優秀的經營管理人才?！皼]有任何借口”是西點軍校奉行的最重要的行為準則。它強化的是每位學生想盡辦法去完成任何一項任務，其目的是為了培養學生的責任感和使命感。

事業心責任感是一種精神面貌、一種工作姿態、一種思想境界，是我們做好一切工作、實現個人價值的前提和基礎。一個人的成就大小，其決定因素就是他對待工作的態度，而事業心責任感的強弱就是對待工作的根本態度問題。拿破侖認為，一個人成功的因素很多，而首要的因素就是熱忱。沒有熱忱，不論你有什么能力，都發揮不出來。強烈的事業心和責任感是做好一切工作的前提條件，是我們成就事業、成長進步的動力源。古人講：“天地生人，有一人當有一人之業；人生在世，生一日當盡一日之責。”只有想干事，才能去干事、干好事；只有牢記責任，才談得上盡心盡力、盡職盡責。一個人能力有大小，但有了事業心、責任感，能力強的可以把工作做得更好，能力相對弱的也可以在實踐中不斷提高，工作越做越好。實踐證明，工作盡職盡責、盡心盡力的單位或個人，各項建設和工作進步就快；但凡多年工作起色不大，甚至發生種種問題的單位或個人，都可以從個人的事業心責任感上找到原因。只有那些在本職工作崗位上勤勤懇懇、兢兢業業工作的同志，才會開動腦筋去刻苦學習鉆研做好工作所必需的知識與技能，才會潛心研究和把握本職工作的特點與規律，才會積極面對工作實踐中遇到的矛盾與問題，集中精力攻堅克難，創造出一流的工作業績。

就辦公室規范化建設來說，強烈的事業心和責任感尤為重要。辦公室工作的規范化，其本質就是要求辦公室工作人員要自我約束，堅持按照程序辦事。辦公室規范化建設，是提高辦事效率和工作水平的客觀需要，是展示企業和部門形象和機關文明的重要體現，是建設廉潔、高效、服務型機關的必然要求。辦公室在一定程度上是領導的“代言人”，這就要求辦公室說出的話，經得起推敲；發出的文，經得起檢驗；經辦的事，經得起評價。而這一切都必須以規范為基礎，堅持統一標準。比如公文處理就一定要嚴格執行統一規定的標準，否則勢必造成規格不一、五花八門，難以有效行文，發揮作用。同樣道理，干辦公室其他工作，如果不規范操作，憑主觀臆斷隨意行事，也難以達到預期效果。辦公室的同志，要始終保持昂揚向上、奮發有為的精神狀態，以時不我待、只爭朝夕的強烈事業心、責任感，努力推動辦公室工作規范化。要以“樹形象、強素質、上水平、創一流”為宗旨，與時俱進，認清形勢，明確任務，繼承和發揚大慶精神、鐵人精神，肯于吃苦，甘于奉獻，愛崗敬業，務實進取，強化執行，自我約束，開動腦筋，刻苦鉆研做好工作所必需的知識與技能，潛心研究和把握本職工作的特點與規律，積極面對工作實踐中遇到的矛盾與問題，集中精力攻堅克難，創造出一流的工作業績。

二、以完善的規章制度保障規范化

規范，就是講規矩、講程序，按規矩辦事、按程序辦事。辦公室工作涵蓋面很廣，事情很多、很雜，要做到“不越位、不缺位、不錯位”，就必須有一套完善的規章制度。規章制度是規范化運作的保障。天下大事，必作于細。辦公室要實現“辦文辦成范文佳作，辦會辦得成功圓滿，辦事辦得無可挑剔”的工作目標，就必須建立健全各項規章制度，細化完善各崗位工作職責、各項業務工作流程、員工考核激勵辦法等規章制度，強化體系建設，明確各項工作的數量標準、質量標準、時效標準，將標準貫徹于細節中，力爭零失誤、零差錯，不斷提高工作標準，規范員工行為，理順管理流程，明晰工作內容，以工作的高標準，保證任務完成的高質量。

（一）規范工作內容

管理規范化的核心不光是文字規范嚴謹，而且要數據化、標準化、標志化。數據化，就是要求避免以感覺判斷事物的習慣。一切用數據說話，把凡是能夠量化的任務、質量、工作業績等都變成可以測定的數據。標準化，就是要求做事減少隨意性。工作目標有標準、工作內容有標準、工作流程有標準、工作任務有標準、工作質量有標準。標志化是指一切工作讓人一目了然，消除對人的經驗的依賴。實物有標志，使人一看便知道是什么、有何用、處于什么狀態、從哪里來、到哪里去；任務有標志，一看表單就知道完成了多少、完成得怎樣、應該怎樣修正、為何沒有完成任務；責任有標志，有明確的文字和規則界定每個人的責任，有明確的表單和數據反映每個人的責任執行狀況，有明確的機構和崗位對每個人的責任履行情況進行評估考核。

（二）規范工作流程

規范辦公室的流程要充分體現理念上的轉變，從“你安排我做向我自己應該做”理念上的轉變，要教育引導辦公室工作人員緊緊圍繞“服務企業中心工作、保障企業高效運行、維護企業發展大局”的工作重點，全面增強服務意識、責任意識、大局意識和精品意識，以深刻查找思想認識根源為根本，以落實整改措施為手段，以建立健全長效機制為保證，以實現各項工作規范化為目標，緊密結合業務特點和人員構成，對照先進和標準，對照崗位職責，組織引導每位員工從辦公室管理層面、本專業及崗位工作層面、員工自我管理層面入手，深入查擺問題，分析問題根源，采取有力措施，全面改進提高，規范工作流程，努力提升管理水平、服務質量和工作效能。要重點梳理優化交叉的管理環節和工作界面，防止出現職責不清、相互扯皮的現象；崗位職責描述力求細化、量化，具有可操作性，確保工作目標能有效的實現；部門內各崗位之間及部門與部門之間要相互溝通、相互協作，要避免出現崗位職責“真空”，確保各崗之間的銜接?，F在，有的單位和部門在重大事件、緊急事件發生后，不按規定和程序上報，延誤領導決策，造成工作被動。

（三）規范工作標準

規范化管理應貫穿于每一事物全過程的每一個細節中。千里之堤，潰于蟻穴；集腋成裘，聚沙成塔；不積細流，無以成江海。這些成語和格言，無不說明一個道理：細節決定成敗。而每一個事物發展的全過程無不都是由無數個細節連接而成，不管那個環節的細節出現問題都可能造成整個事物“功虧一簣”的后果，都可能因局部導致整體的崩潰。因此，要保障規范化，就必須制定各個環節上的工作標準，將工作標準貫穿在各個細節之中，一以貫之。要通過深入開展查找整改辦公室管理存在的低標準、老毛病、壞習慣問題，全面檢驗目前規章制度是否可行，服務承諾是否到位。本著動態調整的原則，不斷量化標準，完善制度，形成科學的指標體系和動態的激勵機制，使之更符合實際工作需要。

一是要健全綜合管理體系。通過不斷夯實基礎管理工作，本著簡化流程、提高效率的原則，健全完善服務體系、溝通機制、創新創效模式、內部培訓體系和激勵約束機制，用完備的制度建設，確?！暗屠蠅摹爆F象沒有滋生的土壤，保證各項工作實現標準化、規范化、程序化。

二是要強化執行能力建設。在日常工作中，逐步建立布置、落實、監督、檢查、反饋閉環管理機制，營造工作講規范、辦事講程序、行動講尺度的良好氛圍；健全內部督辦運行機制，及時了解情況、解決問題、抓好落實；增強全員效率意識，對布置的工作立即行動，一次做好，實現效率與質量的有機統一。

三是要搭建自主管理平臺。針對強制執行帶來的弊端，要創新工作思路，注重采取文化引導，在管理規定、方法、手段上全面滲透和體現自主管理、人性化管理等內容，調動員工的積極性和創造性，使員工確立“干好干壞、貢獻大小不一樣”的工作理念，全面樹立全局意識、責任意識、自我管理意識、安全環保意識、挖潛增效意識和用心服務意識，積極改正自身不足。要主動、超前、高標準的開展工作。

三、以高效的網絡平臺支撐規范化

黨的十七大報告把指導我國社會主義新時期建設的戰略發展綱領“工業化、城鎮化、市場化、國際化”，擴展為“工業化、信息化、城鎮化、市場化、國際化”。信息化就需要有規范化的信息輸入與輸出，高效的網絡平臺必然成為辦公室規范化建設的重要支撐。

利用網絡平臺推進企業規范化管理，是適應社會經濟發展潮流的需要。對于各級單位和部門來說，加快推進信息化建設，是深化企業管理體制改革的重要內容，是規范機關管理行為有效途徑，同時也是實現機關管理現代化的必由之路。電子政務建設是規范管理行為的有效手段。信息化建設，不是簡單地將上級面向下級和員工群眾的指導和服務移到網上就可以實現的，而是通過運用現代信息技術規范的機關管理行為，推進機關管理體制變革的創新工程。當前，我國已進入全面建設小康社會、加快推進社會主義現代化的新的發展階段，市場化、國際化、信息化相互促進。作為特大型國有企業，要建立完善現代企業制度，迫切要求發展信息化建設，逐步形成新型企業管理模式，降低運行成本，規范管理行為，提高工作效率，全面提升精細化管理水平和執行能力。

加強信息化建設，服務型機關的理念將借助網絡手段得以實現，以更有效率、規范的管理流程為下級單位提供更廣泛而便捷的信息和服務，機關在企業管理中的服務者的角色將得到強化。下級單位和廣大員工可以通過互聯網快捷方便、及時準確地了解上級機關所制定的相關政策、法規以及一些重要的信息。上級機關在制定政策、作出決策的過程中，也可以通過網絡讓廣大干部員工參與，推動企業決策的科學化、民主化。

利用高效的信息化平臺，建設完善辦公自動化系統，為有效實現遠程辦公、信息共享、信息披露及時公開，以及提高工作效率、降低辦公成本，做好學習、引進、推廣、應用工作提供必要的條件。要將“快速響應、迅速行動、貼近生產、服務員工”的信息化建設工作理念貫穿于各項工作之中，以更有效率、更趨規范的管理模式，為企業領導、機關部門、二級單位和廣大員工，提供更為廣泛而便捷的信息和服務，努力把辦公室打造成講政治、講大局、講團結、講奉獻的服務型、學習型、創新型、和諧型的現代化團隊。

四、以高素質的隊伍推進規范化

為政之道，要在得人。人是一切因素中起決定作用的關鍵因素，是矛盾的主要方面，是科學發展觀的本質和核心。脫離了人一切工作就失去了意義，因為，人是宇宙中主宰世界的唯一的高等智能生物。人的一言一行無不出于其本能和目的，這就是說世間萬物皆在人的有意識的左右和掌握之下。只有高度發達的人腦才能形成思想、具有邏輯思維，才能對發生過和未發生的事物進行探討、預測、疏理并制訂行為規則、發現運動規律。如果脫離了人，為什么去規范、規范什么、誰去規范就無從談起，所以說，以人為本是規范化建設的關鍵所在。

規范化建設的目的就是規范人們的行為。人們的思想決定人們的行為，即人們常說的意識支配著行動。從遠古到現代，從人的習俗、習慣、家規、世俗、族規，以及上升到規定、規則、制度到法規、法律，無一不是在演繹著規范化的進化。但無論如何演繹，規范化的建設要靠一支高素質的隊伍來進行。毛澤東同志曾經說過：“政治路線確定之后，干部就是決定的因素?！币粋€政黨、一個國家、一個單位，能不能不斷培養出高素質干部隊伍，在很大程度上決定著這個政黨、這個國家、這個單位的興衰存亡。

管理成就精英，規范化管理則能造就高素質干部隊伍，同時規范化管理要依靠訓練有素的干部隊伍去實施。在這個意義上說，培養一支高素質的干部隊伍是推進辦公室規范化建設的關鍵。因此，推進辦公室規范化建設要牢固樹立科學發展觀，切實轉變工作作風，堅持以人為本，把提高全員的綜合素質放在首要位置；加大人力資源的開發和投入，注重加強員工業務學習、技能培訓、文化引導和習慣養成；進一步完善激勵約束機制，加大獎優罰劣力度，充分發揮干部員工在規范化建設中的主動性和創造性；全面提升全員的綜合素質和各項工作水平，不斷提高辦公室工作人員的參謀服務能力，督查落實能力，綜合協調能力和后勤保障能力；全面增強服務工作效能，進一步樹立辦公室的良好形象，以優質的服務和良好的業績，全面開創辦公室工作的新局面。

總之，辦公室規范化建設是一項長期的系統工程，涉及各單位和部門工作的方方面面，需要在實踐中長期堅持不斷推進，必須牢固樹立科學發展觀的思想，本著實事求是、與時俱進的原則，通過開展深入細致、卓有成效的規范化建設活動，努力使辦公室全體員工轉觀念，明責任，提素質，上水平，真正達到解決實際問題、促進各項工作、提升工作標準、創造一流業績的目的。

〔責任編輯：陳 海〕

F272.921

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1002-2341(2011)05-0091-04

2011-07-25

王浩（1972-），男，黑龍江大慶人，總經理辦公室（黨委辦公室）秘書，從事企業文化研究。