關(guān)于企業(yè)現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的思考

○許琳

（福州思明教育培訓(xùn)中心 福建 福州 350000）

目前，隨著我國(guó)改革的不斷深化，經(jīng)濟(jì)生活日趨活躍，以個(gè)人為主要客戶來(lái)源，以現(xiàn)金收款為主要收入來(lái)源的企業(yè)越來(lái)越多，這些企業(yè)多數(shù)是以服務(wù)業(yè)為主，如美容美發(fā)業(yè)，培訓(xùn)業(yè)等，受業(yè)務(wù)活動(dòng)特點(diǎn)的局限，這些企業(yè)的收入絕大多數(shù)是現(xiàn)金。對(duì)于這些企業(yè)而言，現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中所占的位置是不言而喻的。作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中流動(dòng)性最強(qiáng)和控制風(fēng)險(xiǎn)最高的資金形態(tài)，現(xiàn)金收款內(nèi)部控制直接影響到了企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)質(zhì)量，影響了企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。因此，本文擬對(duì)我國(guó)企業(yè)銷售與現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制現(xiàn)狀做一簡(jiǎn)要分析和探討。

一、加強(qiáng)現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的重要性

加強(qiáng)企業(yè)現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制是以規(guī)范企業(yè)銷售和現(xiàn)金收款行為和防范現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)中的差錯(cuò)和舞弊為宗旨，對(duì)于有效防止企業(yè)內(nèi)部腐敗現(xiàn)象、虛假會(huì)計(jì)信息和提高企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)管理水平具有重要作用。

首先，加強(qiáng)企業(yè)銷售和現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制可以保證銷售業(yè)務(wù)的順暢有效地進(jìn)行。其次，加強(qiáng)企業(yè)銷售和現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制能夠保證貨款及時(shí)收回以及現(xiàn)金的安全和完整性。現(xiàn)金收款內(nèi)部控制制度的完善是企業(yè)控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、保證現(xiàn)金貨款及時(shí)完整回收的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

二、企業(yè)現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制問(wèn)題分析

目前我國(guó)的大多數(shù)企業(yè)在銷售與現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)的銜接方面尚未形成完善的內(nèi)部控制，本文主要從企業(yè)內(nèi)部控制的五個(gè)要素入手即控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、信息與溝通、控制活動(dòng)、監(jiān)控等五個(gè)方面進(jìn)行分析。

1、環(huán)境要素分析

首先，雖然現(xiàn)代企業(yè)法人治理結(jié)構(gòu)一再?gòu)?qiáng)調(diào)經(jīng)營(yíng)權(quán)與所有權(quán)的分離，但目前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)的股東，董事會(huì)和經(jīng)理層，由于認(rèn)識(shí)和治理水平的種種局限，企業(yè)經(jīng)營(yíng)權(quán)和所有權(quán)并未實(shí)質(zhì)性分離。其次，當(dāng)今浮躁的社會(huì)環(huán)境，負(fù)面的環(huán)境因素，沒有足夠企業(yè)文化支持的企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境，會(huì)影響現(xiàn)金收款相關(guān)業(yè)務(wù)人員的行為準(zhǔn)則，誘發(fā)企業(yè)員工產(chǎn)生非法，甚至不道德的行為和動(dòng)機(jī)。

2、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估要素分析

目前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)都缺乏完善的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，缺乏獨(dú)立的信用管理部門。企業(yè)通常將信用賒銷權(quán)力授予銷售部門，銷售人員往往過(guò)于關(guān)注企業(yè)業(yè)績(jī)，對(duì)客戶信用的評(píng)估過(guò)于依賴于自身的主觀判斷，沒有建立全面的客戶信用檔案管理體系，大多憑借客戶的訂單量以及個(gè)人和客戶的關(guān)系來(lái)決定賒銷額度。這為企業(yè)后期的回款埋下隱患，增加企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)的現(xiàn)金收款風(fēng)險(xiǎn)還在于董事會(huì)經(jīng)理層的職業(yè)操守，現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)人員的專業(yè)勝任能力，它將在極大程度上降低了現(xiàn)金收款的風(fēng)險(xiǎn)。

3、信息與溝通要素分析

信息與溝通是有效獲取和傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)信息，確保內(nèi)部控制實(shí)施的重要條件。對(duì)于銷售與現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)，企業(yè)往往缺乏健全的信息與溝通體系，企業(yè)管理層不能及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握現(xiàn)金收款信息，而各具體業(yè)務(wù)人員在實(shí)際操作中也未能將現(xiàn)金收款信息反饋到高層，最終導(dǎo)致現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制不能順利實(shí)施。例如，部分企業(yè)由于沒有建立高效的信息統(tǒng)計(jì)平臺(tái)，銷售數(shù)據(jù)，現(xiàn)金收款數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)經(jīng)常出現(xiàn)誤差，導(dǎo)致上報(bào)數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，嚴(yán)重影響了管理決策的效率。

4、控制活動(dòng)要素分析

控制活動(dòng)是為保證企業(yè)目標(biāo)能按計(jì)劃進(jìn)行和實(shí)現(xiàn)而采取的一系列政策和程序，例如授權(quán)、現(xiàn)金盤點(diǎn)和會(huì)計(jì)控制等。目前，部分企業(yè)在會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，授權(quán)等方面缺乏嚴(yán)格的內(nèi)部控制程序，例如一些銷售人員權(quán)力過(guò)大，與客戶之間存在一種聯(lián)合作弊的可能性，可能使得款項(xiàng)無(wú)法收回，或是現(xiàn)金收款人員挪用、占用甚至貪污現(xiàn)金的行為，以及會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制不完整不及時(shí)不規(guī)范，不相容職務(wù)和崗位之間職責(zé)權(quán)限不明確，沒有形成有效的制衡機(jī)制等現(xiàn)象。

5、內(nèi)部監(jiān)督要素分析

多數(shù)企業(yè)在銷售和現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部監(jiān)督方面的問(wèn)題主要體現(xiàn)在內(nèi)部審計(jì)方面，部分企業(yè)尚未建立內(nèi)審機(jī)構(gòu)或是內(nèi)審機(jī)構(gòu)人員配置不足，未被授予適當(dāng)?shù)臋?quán)力，無(wú)法獨(dú)立地履行審計(jì)職責(zé)，職能沒有充分發(fā)揮，未能對(duì)現(xiàn)金收款情況進(jìn)行定期或不定期的核查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的舞弊現(xiàn)象，導(dǎo)致現(xiàn)金收款的截留和挪用現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

三、企業(yè)現(xiàn)金收款內(nèi)部控制的對(duì)策

1、明確現(xiàn)金收款內(nèi)控的目標(biāo)和原則

銷售收入是企業(yè)的生命線，是企業(yè)利潤(rùn)的主要來(lái)源。對(duì)于以現(xiàn)金收款為主要收入來(lái)源的企業(yè)，現(xiàn)金是企業(yè)銷售收入的主要來(lái)源。現(xiàn)金收款應(yīng)從自身實(shí)際情況出發(fā)，制定完善的銷售和現(xiàn)金收款內(nèi)部控制制度，防止舞弊、挪用盜用現(xiàn)金收入及呆賬壞賬現(xiàn)象的發(fā)生。在完善相關(guān)內(nèi)部控制制度時(shí)應(yīng)遵循以下原則：一是完善銷售和收款業(yè)務(wù)不相容職責(zé)相分離的制度；二是專人負(fù)責(zé)現(xiàn)金收款，限制與現(xiàn)金收款不相關(guān)人員接近，定期不定期盤點(diǎn)現(xiàn)金的制度；三是加強(qiáng)對(duì)銷售，發(fā)貨和收款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，保障財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性完整性。

2、完善銷售和現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)的內(nèi)控環(huán)境

內(nèi)部控制環(huán)境是其他控制要素的基礎(chǔ)，能夠影響企業(yè)員工實(shí)施控制的行為和自覺性。完善銷售和現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制環(huán)境主要有以下幾個(gè)方面：一是優(yōu)化治理結(jié)構(gòu)，科學(xué)、規(guī)范、有效的公司治理結(jié)構(gòu)，明確、清晰的董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層在決策、執(zhí)行、監(jiān)管等方面的職責(zé)分工和制衡機(jī)制，是對(duì)銷售與現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，提高現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)的管理監(jiān)控水平的基礎(chǔ)。二是建立現(xiàn)金收款關(guān)鍵崗位人員的試用期和崗前培訓(xùn)制度，以提高與現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)相關(guān)業(yè)務(wù)人員的職業(yè)道德修養(yǎng)和專業(yè)勝任能力。建立現(xiàn)金收款關(guān)鍵崗位人員的強(qiáng)制休假制度和定期崗位輪換制度，以防止、杜絕現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)的差錯(cuò)和舞蔽行為的發(fā)生。三是應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)文化建設(shè)，培育員工積極向上的價(jià)值觀，誠(chéng)實(shí)守信的經(jīng)營(yíng)理念，愛崗敬業(yè)的工作作風(fēng)，強(qiáng)烈的社會(huì)責(zé)任感，形成具有自身特色的健康的富有企業(yè)凝聚力的企業(yè)文化，增強(qiáng)員工的責(zé)任感和使命感，引導(dǎo)和規(guī)范員工的行為，保證現(xiàn)金收款的完整性，避免在收款環(huán)節(jié)中現(xiàn)金的流失，減少舞弊事件的發(fā)生。

3、強(qiáng)化銷售與現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)的信息與溝通管理

完善的信息與溝通系統(tǒng)有利于管理層及時(shí)掌握企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的問(wèn)題做出快速反應(yīng)。首先，對(duì)于以現(xiàn)金為主要收入來(lái)源的企業(yè)，引進(jìn)先進(jìn)的信息系統(tǒng)是不可缺少的，如ERP系統(tǒng)，電子收銀機(jī)或者專門開發(fā)一套適合本企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的信息系統(tǒng)，促進(jìn)內(nèi)部控制流程與信息系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)的自動(dòng)控制，減少或消除人為操縱因素，以保證第一手原始信息資料的準(zhǔn)確性和完整性。其次，對(duì)于以現(xiàn)金為主要收入來(lái)源的企業(yè)，不單僅僅依賴于先進(jìn)的電腦信息管理技術(shù)，加強(qiáng)與員工的溝通，親臨業(yè)務(wù)一線現(xiàn)場(chǎng)，建立企業(yè)內(nèi)部的信息溝通制度，將與現(xiàn)金收款的內(nèi)部控制相關(guān)信息在企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，各管理層級(jí)之間，以及企業(yè)與外部投資者，債權(quán)人、客戶，供應(yīng)商，中介機(jī)構(gòu)和監(jiān)管部門等有關(guān)方面之間進(jìn)行溝通和反饋，也是保證信息質(zhì)量必不可少的手段。

4、加強(qiáng)銷售與現(xiàn)金收款相關(guān)活動(dòng)的控制

企業(yè)應(yīng)根據(jù)內(nèi)部控制目標(biāo)，結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，綜合運(yùn)用控制措施，對(duì)現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)實(shí)施有效控制。同時(shí)對(duì)現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制的執(zhí)行情況及出現(xiàn)的問(wèn)題實(shí)時(shí)跟蹤，及時(shí)提出相應(yīng)的解決方案。例如，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)銷售、發(fā)貨、收款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄銷售客戶、銷售合同、銷售通知、發(fā)運(yùn)憑證、商業(yè)票據(jù)、款項(xiàng)收回等情況，確保會(huì)計(jì)記錄、銷售記錄與倉(cāng)儲(chǔ)記錄相對(duì)一致，并應(yīng)當(dāng)指定專人定期與客戶核對(duì)應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等往來(lái)款項(xiàng)。再例如，企業(yè)在實(shí)現(xiàn)銷售,提供勞務(wù)后，應(yīng)指定專人從事現(xiàn)金收款業(yè)務(wù)，非專人如：銷售人員或勞務(wù)的提供者應(yīng)當(dāng)禁止接觸現(xiàn)金收款。并指定專人及時(shí)開具有連續(xù)編號(hào)的收款憑證，現(xiàn)金及時(shí)入賬。現(xiàn)金的收款人員和會(huì)計(jì)記錄人員應(yīng)實(shí)行不相容職務(wù)分離。

5、加強(qiáng)銷售與現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)的監(jiān)控管理

內(nèi)部審計(jì)是內(nèi)部控制制度的一項(xiàng)重要組成部分。針對(duì)銷售與現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)發(fā)生的各種資金活動(dòng)，企業(yè)應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的內(nèi)審機(jī)構(gòu)或內(nèi)審崗位。對(duì)于經(jīng)常性和大額的以現(xiàn)金收款的企業(yè)，監(jiān)控現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)應(yīng)該成為內(nèi)審機(jī)構(gòu)和內(nèi)審人員的日常職責(zé)之一，內(nèi)審機(jī)構(gòu)和內(nèi)審人員應(yīng)該對(duì)現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)實(shí)施日常監(jiān)督。同時(shí)，內(nèi)審機(jī)構(gòu)和內(nèi)審人員應(yīng)該不定期地抽取單項(xiàng)業(yè)務(wù)的現(xiàn)金收款情況，某一特定時(shí)間段如節(jié)假日的現(xiàn)金收款情況，以及單個(gè)業(yè)務(wù)收款人員的現(xiàn)金收款情況，實(shí)施專項(xiàng)監(jiān)督。結(jié)合本企業(yè)的特點(diǎn)，總結(jié)出現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)情況的規(guī)律和趨勢(shì)，對(duì)現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)實(shí)施全方面的監(jiān)督，杜絕防止差錯(cuò)和舞弊行為的發(fā)生

綜上所述，在當(dāng)前日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，現(xiàn)金流是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基本保證，企業(yè)只有在保證現(xiàn)金收支平衡的基礎(chǔ)上，做好企業(yè)資金的管理控制才能有效保證企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此加強(qiáng)企業(yè)現(xiàn)金收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，完善銷售和收款業(yè)務(wù)的現(xiàn)金流量管理，將有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)的健康和穩(wěn)定地的發(fā)展。

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