淺談新時期事業單位檔案的數字化管理

○朱艷瑩

（廣州市花木公司廣東 廣州 510075）

淺談新時期事業單位檔案的數字化管理

○朱艷瑩

（廣州市花木公司廣東 廣州 510075）

隨著科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，并進入檔案領域中，本文從分析新時期事業單位檔案的數字化工作入手，闡述了事業單位檔案管理未來數字化趨勢及相應措施，希望能為事業單位檔案工作的數字化發展提供一些參考。

事業單位 檔案 數字化

一、檔案管理數字化是檔案管理未來的趨勢

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統一體。然而，許多單位檔案存在數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。隨著科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分，使用計算機對檔案信息進行數字化管理，具有手工管理所無法比擬的優點。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現共享查詢。這些優點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。

二、事業單位檔案管理數字化的必要性

事業單位，是指國家為了社會公益目的，由國家機關舉辦或者其他組織利用國有資產舉辦的，從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織。由于其特殊的性質，檔案管理主要包括三大部分：文書檔案、基建檔案、人事檔案。上述三種類型的檔案是事業單位運作不可缺少的部分，它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要，所以檔案管理系統應該能夠為使用者提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點，如：效率低、保密性差，另外時間一長，將產生大量的文件和數據，這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難，并存在檔案分散、零亂、遺失、涂改、偽造、霉變等問題不少，有的問題還比較突出。計算機檢索大大縮短了查詢時間，文件資料的利用更加便捷。檔案還可以在互聯網上建立信息查詢系統，檔案使用者能方便且迅速檢索到所需的檔案資料。檔案管理數字化在最大程度上擴大了檔案的使用范圍，發掘了檔案的利用價值。檔案管理數字化有以下功能。

1、提高經濟效益

社會經濟的飛速發展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使企業成本大幅增加。而數字化檔案管理使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

2、提高辦公效率

數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事檔案管理為例，由于企業的管理對象繁多，且具有很強的流動性，如職工入廠、退休、調動等，要想準確統計、動態了解這些情況，按以往傳統管理方法，必須“歸檔”后才能查詢。通過網絡計算機管理的數字化檔案卻能準確反映當前的情況，同時數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上已成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供利用的信息控制中心。

3、提高檔案的利用率

由于傳統的檔案大都保管在檔案室、檔案館，又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準確地查找到自己需要的檔案，網絡化的實現，更使用戶可以不受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用效率。

三、事業單位檔案管理數字化已具備條件

1、網絡硬件的發展

90年代以來，我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，實現無紙化辦公，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設事業單位檔案管理數字化建設提供了前所未有的條件。

2、軟件的發展

目前的檔案管理信息化已開發出數千個專用軟件，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能，為檔案管理數字化提供了軟技術的保障。

3、具備發展所需的人才隊伍

計算機技術的發展，特別是網絡技術的應用改變著傳統的檔案管理模式，要求檔案人員在網上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統計工作。現代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業知識外，還要具備良好的計算機網絡知識及運用操作能力。事業單位的人員素質普遍較高，一般從事檔案管理工作的人員學歷普遍在大專以上，具有較好的計算機基礎，應加強對他們的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術，適應檔案管理數字化的工作要求。

四、事業單位檔案管理數字化的發展措施

1、文書處理過程和歸檔實現數字化管理

文書工作是檔案工作的基礎，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內在質量。為適應新形勢下的工作需求，我們把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網內傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進行隨時預立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。發文處理過程也可通過網絡進行，由擬稿人將稿件輸入計算機—辦公室審核—簽發人簽發—辦公室修改、繕印、蓋章、分發—信息中心歸檔，這樣原來需要幾小時、幾天、幾十天辦完的事情，現在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時就可以實現，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔。

2、建設系統工程

檔案電子化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等。由于日常工作每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統應采用雙服務器、磁盤陳列存儲，高速掃描儀集中掃描，光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢及文檔網絡傳輸達到資源共享的目的。此外，還應將電子檔案管理類別細分為操作系統管理、系統環境管理、檔案密級管理、卷內目錄管理、單位分類管理等，從而從機制上提高企業信息共享的能力。

3、建立與辦公系統的銜接

針對企業中辦公自動化系統與數字化檔案管理系統的銜接問題，筆者建議在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能，實現與現有的財務系統、OA系統、人事管理系統的無縫鏈接。

針對電子文件與紙質文件“雙套制”保存問題，建議在紙質文件和電子文件之間建立一個“通道”，即將電子文件和紙質文件以文本方式和影像方式共存。

根據數字檔案特點，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度等，從而有效地保障數字化檔案建設安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文獻資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理，也包括軟件安全管理。硬件方面應嚴把信息存儲載體質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打好基礎。對于存儲電子文檔的設備和磁介質要派專人負責管理，確保電子檔案不會因溫度、濕度等一些人為災害導致丟失。軟件方面，就是要通過采用多級權限和密碼管理等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。

4、建立信息技術支撐系統

（1）系統應具有良好的平滑升級能力

通過光纖連接磁盤陣列，保證系統的高性能。通過增加擴展模塊提高系統的存儲容量。存儲系統（包括磁盤陣列）應具有較高的可擴展性，可在線擴容，有很好的保護功能。

（2）系統應具有高可靠性

所采用的磁盤陣列產品在結構及硬件組成上應完全是冗余設計（如陣列控制器、后端2條光纖環路、電源、風扇、鏈路控制器、雙口光纖硬盤等），不存在單點故障，確保整套系統的安全運行。磁盤陣列可采用不同的PAID保護級別，保證用戶的不同需求。所有硬件均可支持熱插拔，保證系統應用的連續性。系統數據安全性要求很高，可根據用戶的需要，完成數據的隔離或共享。可通過增加應用軟件來支持物理通路的冗余連接，以提高系統的安全性。

（3）系統應具有很好的性能

系統采用全光纖磁盤陣列產品，保證系統的高性能。系統升級不必停機，可在線升級。系統具有良好的開放性，不同廠家產品之間能夠互聯。系統支持多種主機系統及集群系統。存儲產品采用基于W eb Brow ser的圖形管理界面，維護簡單。

數字化檔案管理將有利于檔案信息資源的開發，與傳統載體的檔案相比，數字化檔案的最大特點是能夠通過網絡迅速流動。數字化檔案的管理、研究和建設將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務職能轉變。今后，隨著計算機網絡的進一步發展，信息高速公路的進一步拓寬，數字化檔案管理將會得到更好的發展。

孫艷平：論事業單位檔案的信息化建設[J].科技咨詢導報，2007（2）.