做好當前農機監理業務檔案工作

鹿泉市農機安全監理站 050200 侯彥琴 高建斌

做好當前農機監理業務檔案工作

鹿泉市農機安全監理站 050200 侯彥琴 高建斌

近年來，各級農機監理機構認真貫徹落實農機法規，積極開展工作，取得了顯著成績。同時形成了大量業務檔案（主要由縣級農機監理站負責），而農機監理業務檔案管理是對農業機械及駕駛操作人員實施監督管理的最基礎、最根本的工作，是促進農機監理工作科學化、信息化、規范化、法制化的依據，對全面反映農業機械發展和管理現狀，掌握農機駕駛操作人員的業務素質，保障農機安全生產，具有十分重要的意義。總體來看，農機監理牌證業務規范化建設取得明顯成效，但仍存在一些問題，主要表現在以下幾個方面：

1.不按要求使用印章。如車輛來歷證明未加蓋“已發牌照”章，表格中經辦人、檢驗員、考試員只用微機錄入不使用個人名章進行簽注，有的只有一名檢驗員簽章。

2.內容填寫不規范。

3.未按要求微機打印。如檔案袋封面、各種表格未按要求微機打印或打印不規范。

4.駕駛員考試試卷不符合要求。

5.駕駛證增駕考試中考試科目不符合業務規定要求。

6.、拖拉機辦理變更業務仍使用舊業務表格。

7.辦理換發牌證業務時業務流程單等表格不及時打印，檔案中表格為空表。

8.核發新牌證時有跳號現象，牌證制發工作不規范。

9.行駛證照片尺寸，拍攝角度不符合要求。

10.檔案管理設施簡陋、存放零亂，立卷歸檔不及時。

總之，與正規化、規范化管理還存在一定的差距。

對策及建議

1.加強領導，穩定隊伍。要進一步加強對檔案管理工作的領導，落實檔案管理責任制，提高檔案管理水平。要確定一名主管領導負責檔案管理工作，實行主管領導負責制。確定1名～2名熱愛檔案管理工作、有高度事業心和責任感的專（兼）職檔案管理員，保持檔案管理人員穩定。確需調換時，必須嚴格執行交接手續，防止檔案丟失。要加強檔案管理人員的職業道德教育和業務培訓，通過開展定期業務培訓、成人教育等方式提高檔案管理人員的業務水平和學歷水平，鼓勵檔案管理人員取得檔案專業技術職稱，造就一支既懂專業，又懂法律知識，具有良好計算機操作技能的高層次、復合型檔案管理人材。檔案管理人員要認真學習，全面領會并嚴格執行農機監理業務檔案規范要求，確保檔案管理工作規范有序。積極參與當地檔案行政管理部門組織開展的檔案工作達標升級活動，促進農機監理業務檔案的優化管理。

2.完善制度,規范管理。《拖拉機登記工作規范》、《拖拉機駕駛證業務工作規范》以及《農機安全監理機構建設規范》、《農業機械安全監督管理條例》均對農機監理業務檔案工作提出了明確要求。農機監理機構應當建立每臺拖拉機的檔案，檔案按照拖拉機號牌順序排列，按照國際標準A4紙尺寸，裝訂成冊，并填寫或者打印檔案資料目錄，置于資料首頁，檔案使用規范檔案袋裝存，案卷編號為拖拉機登記編號。農機監理機構應當建立拖拉機駕駛證檔案，一證一檔。檔案應當保存拖拉機駕駛人提交的資料，記錄拖拉機駕駛證記載、簽注的事項，并記錄拖拉機駕駛人的聯系地址。檔案應當裝訂成冊，并填寫檔案資料目錄，置于資料首頁，案卷編號為檔案編號，檔案按照檔案編號順序排列。任何單位和個人不得擅自涂改、故意損毀或者偽造拖拉機駕駛證檔案。農機監理機構應當設置專用檔案室（庫），并在檔案室（庫）內設立檔案查閱室。檔案室（庫）應當遠離易燃、易爆和有腐蝕性氣體等場所，并配置防火、防盜、防高溫、防潮濕、防塵和防蟲鼠的設施和設備。實際工作中，檔案室要與牌證業務室連通或相鄰，要加強檔案管理設施投入，積極爭取政府財政資金支持，要配備必要的檔案柜、檔案盒、空調等設備，有條件可以配備防磁櫥柜、微機、復印機、電腦等設備。拖拉機、聯合收割機及駕駛人的檔案應專庫、專柜存放，按照檔案分類和單獨存放的要求配備檔案柜，在檔案柜門上角貼上標簽，注明檔案類別及起止序號，檔案柜內同一格內的檔案袋要在一條直線上，采用豎放式，按照檔案編號的順序由上而下、由左至右排列存放。做到各類檔案排列有序，完整規范，便于查找。要加速實現檔案的電子化管理，安裝全國統一的檔案管理系統，建立電子檔案、光盤存儲等方式提高工作效率，節省時間和空問，重要電子檔案應做好備份。為檔案管理規范化建設提供各方面的支持，實現具有農機監理特色的辦公自動化管理和必要的人工管理的有效結合。

3.要建立健全農機監理檔案立卷建檔制度,歸檔制度、查借閱制度、保密制度、衛生制度、安全管理制度、損毀補建制度、銷毀制度以及檔案人員工作職責等一系列規章制度并嚴格執行。

強化日常管理。鑒于檔案材料收集來自于不同崗位，不同人員，所要填寫的表格很多，每一名監理人員都要嚴格履行崗位職責，按照要求填寫、打印相關表格，檔案內的表、卡、冊的填寫都要用黑墨水或藍黑墨水，便于長期保存。發動機和拖拉機機身（底盤）或者掛車架號碼的拓印膜統一使用藍色印油拓印，表、卡需要粘貼的要用膠水或化學漿糊，嚴禁用糧食漿糊、金屬釘裝訂。拖拉機的照片應當從拖拉機前方左側45°角拍攝，影像應占標準照片的2/3，能夠明確辨別拖拉機號牌號碼和機身顏色。駕駛人近期1寸證件照片人頭部約占照片的2/3。要認真審查各項手續，把制度建設貫穿于檔案管理工作的全過程。一是受理申請必須手續齊全；二是所有表格必須書寫或打印完整；三是所有表格必須有各崗位經辦人員的簽字；四是所有資料必須及時整理歸檔并有序排放。實行業務崗位負責制，各崗位要對所辦業務的檔案材料負責，檔案管理人員有權拒絕接收不符合要求的檔案，并責成有關人員進行整改，做到入檔資料齊全、真實、有效。

4.開展檢查驗收，形成長效機制。應堅持對檔案管理進行檢查驗收，并形成制度。為加強新業務檔案的規范化管理和糾正業務檔案存在的問題，石家莊市農機安全監理所制定了《石家莊市農機監理業務檔案管理規范》，對檔案材料的填寫、入檔裝訂順序進行了規范。并要求各縣市對已辦業務檔案進行了全面整理，市所對每一份檔案進行了檢查驗收，通過審核的在每份檔案中附加《石家莊市農機安全監理所業務檔案審核表》，審核表上簽注審核意見、日期，加蓋市所業務專用章。經過整頓，該市的檔案管理規范化程度顯著提高。

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