淺談檔案管理歸檔整理分類技巧

湖北省地質職工醫院 金 晶

湖北省地質實驗研究所 嚴 峻

要整理好文書檔案就必須學習領會中華人民共和國檔案行業標準 《文書檔案管理歸檔文件整理規則》（DA/ T22-2000）和《文書檔案管理歸檔文件整理規則實施細則》。

文書檔案歸檔整理操作方法——收集、裝訂、歸檔判斷、分類、排列、編目、裝盒。

檔案整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列與編目，組成有序體系的過程，其文書檔案整理是文書檔案工作的一個重要環節，在機關單位檔案室對文書的整理主要是對公文的立卷歸檔，在絕大多數機關公文立卷和檔案整理沒有明確的界限區分，將公文立卷和檔案整理作為一個整體來完成。

《細則》中明文規定了歸檔文件整理時應遵循的原則是：遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管利用。

2.1 黨委工作

永久：

（1）上級機關黨組下發的指示、決議、通報、批復、通知。

（2）黨委關于年度工作安排、總結的報告。

（3）黨委關于干部職務任免、考核、獎懲處分決定、報告、請示、批復。

（4）黨委會議記錄、紀要、決議。（5）黨代會、團代會形成的文件。

（6）年度黨內統計報表、黨、團員花名冊。

（7）關于支部建立、印章啟用等方面的文件材料。

（8）關于思想政治建設、黨員的學習、教育、管理和監督等方面的文件材料。

（9）上級機關關于紀檢、監察工作安排、總結的報告、通知。

（10）關于黨風廉政建設責任制考核等情況的統計表。

（11）關于干部違紀違法案件和其他案件受理、調查和提出的處理意見等方面的文件材料。

30年：

（1）黨委關于精神文明建設、宣傳報道、理論學習、思想政治工作安排意見的報告、通知。

（2）關于落實干部政策、重要來信來訪材料。

（3）關于開展黨風廉政建設、黨紀教育活動的文件材料。

（4）關于表彰、獎勵優秀黨（團）員、先進單位、勞動模范、先進工作者等方面的文件材料。

（5）紀委關于案件控告檢舉、調查處理、政策法規的通報、報告、通知。

（6）關于紀檢、監察工作會議領導講話、經驗交流文件材料。

2.2 工會工作

1 文書檔案管理基本概念

1.1 文書檔案管理歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應作為文書檔案保存的紙質文件材料

1.2 文書檔案管理歸檔文件的分類，是將文書檔案管理分類文件以機構或問題進行分類、排列使之有序化的過程

2 文書檔案管理分類及保管年限

不同類別的文件不得組成同一保管單位;不同保管期限的文件不能在同一案卷中保存。除了永久存放的歸檔文件之外,按不同時限組成的定期歸檔文件,如永久、30年、10年。只要保管年限分清之后,都不能保存在同一檔案盒內。按機構（部門）立卷方法,不同部門的文件,如工作報表、計劃、總結、會議記錄和會議紀要,或統一按署名單位（部門）組成的上述文件,不得與其他部門文件混合在一起。會議文件,或單獨按事由組成的歸檔文件保管單位（案卷）,對其他類文件都有嚴格的排異性。

以下是本人工作以來積累的一些歸檔方法。

永久：

（1）工會年度工作計劃、總結。

（2）關于召開職代會、工代會的文件、材料。

30年：

（1）上級單位工會、醫院工會關于基層工會組織建設的批復、通知。

（2）關于工會組織建設、會費開支情況、表彰先進的決定、通報、通知、各級勞模和先進工作者的申報材料。

10年：

工會關于開展各種競賽、文娛、體育活動的文件及聲像材料。

2.3 團委工作

永久：

（1）關于團委工作年度計劃、總結。

（2）關于團員代表會議文件、材料。

（3）團員花名冊、團組織統計年報。

30年：

（1）團委關于團組織建設、團干配備的請示批復。

（2）團委關于表彰優秀團組織、優秀團員以及有關處分決定通報、通知。

10年：

團委關于團員組織、青年開展文化體育活動、知識競賽活動的通知。

2.4 辦公室工作

永久：

（1）上級單位針對我院機構設置、更改名稱、合并、人員編制、印章啟用的請示、報告、批復、通知。

（2）院務會議記錄、辦公會議記錄、會議紀要。

（3）頒布的規章制度、規定、辦法等，機構設置、人員編制。

（4）關于體制改革方案的決定、通知。

（5）關于年度工作安排、總結、中長期規劃。

（6）關于處理來信來訪有領導重要批示和處理結果的文件材料。

30年：

關于檔案管理工作規范、保密制度、辦法文件材料。10年：

（1）關于年度以下的工作計劃、總結等文件材料。

（2）關于開展質量管理、綜合治理等活動的情況匯報、通知、通報。

2.5 財務

永久：

（1）關于審計年度工作計劃、總結。

（2）關于領導干部任期、財務收支效益、資產經營等審計意見的報告、通知。

（3）關于在生產經營活動中發生的違紀違規問題作出的審計結論和處理意見。

（4）上級單位和本單位關于年度財務預算、決算的報告、通知、批復。

（5）上級機關下達的關于事業費用計劃、調整計劃、基本建設計劃、經濟指標等方面的文件。

（6）關于會計工作制度、財務管理的重要文件。

（7）關于國有資產登記、評估、核查清算、交接、債權債務等問題的文件材料、設備年度統計報表。

（8）關于年度基本建設財務決算、固定資產報廢等的請示、批復、通知。

（9）關于會計檔案銷毀清冊、請示、批復。

（10）編制年度計劃、年度決算、年度統計表。

30年：

（1）關于審計工作程序、制度、規定辦法等文件材料。

（2）關于設備購置、審批手續、調撥、轉讓等文件材料。

（3）關于合同管理規定、執行情況等匯報材料。

（4）醫院關于費用計劃預算調整的通知。

（5）省局和本院關于財務工作管理、費用開支規定、辦法的通知。

10年：

（1）上級關于綜合統計規范、統計報表制度、執法檢查的通知。

（2）關于開展財務、稅收、物價大檢查等文件材料。

（3）關于審計工作情況匯報、通知、通報等文件材料。

2.6 勞動人事

永久：

（1）關于人員編制的文件、統計年報、職工花名冊、年度勞動工資計劃、勞動工資統計年報。

（2）關于招聘、復職、轉正定期的決定、通知。

（3）上級單位關于調整工資的文件、技術職務評定、聘用的文件。

（4）關于職工辭職、離退休、退養、撫恤及生活待遇問題的規定、通知。

（5）形成的干部考核材料、專業職稱評定聘任的通知。

（6）關于職工教育、培訓計劃管理等文件材料。

30年：

（1）關于職工的處分決定、獎勵的通知、通報。

（2）關于工資、津貼等問題的通知。

（3）省職改辦、省局職改辦關于職稱改革工作安排、專業職務評聘規定辦法、任職資格的通知。

2.7 音像檔案

永久：

關于黨代會、職代會、會員代表大會等重要會議形成的照片、錄音、錄像及各類電子儲存介質材料。

長期：

（1）關于業務工作、文體活動等形成的照片、錄音、錄像。

（2）關于反映本院辦公、住宅環境全貌及重要設施、設備等的照片、錄像。

2.8 印章類

30年：

（1）本院榮獲的各種獎杯、獎狀、獎牌、榮譽證、合格證、錦旗及贈送的重要紀念品等。

（2）其它有保存價值的實物。