淺談法治社會下的檔案管理工作

□丁晶晶（河南省白龜山水庫管理局水政監察支隊）

淺談法治社會下的檔案管理工作

□丁晶晶（河南省白龜山水庫管理局水政監察支隊）

檔案管理工作是單位科學管理工作的必要組成部分，是提高工作質量和工作效率的先決條件，是單位發展歷程的真實重現。檔案管理現已從單純的收集、整理、保管，逐步演變為科學的分析、鑒定、應用。本文分析了現代檔案管理中存在的問題，淺述單位如何在法治社會下做好檔案管理工作。

法治社會；檔案管理；訴訟

一、檔案管理的重要性

隨著現代社會法治進程的不斷推進，單位在內部管理和對外活動中都難免與公民及法人產生各種各樣的訴訟法律關系。眾所周知，訴訟的基本法律要求之一是“誰主張，誰舉證”，只有通過真實有效的證據才能為單位進行維權或抗辯。此時，檔案作為單位在各項活動中形成的具有保存價值的文字、圖像、聲像等歷史印記，發揮出了尤為重要的作用。

二、檔案管理的分類

主要包括：行政管理檔案、生產技術管理檔案、經營管理檔案、財務管理檔案、人事管理檔案、基建管理檔案等內容。檔案管理者應注意日常工作中各種文字材料的形成、積累，并嚴格按要求進行科學分析、分類整理、統一管理、有效利用，這都直接決定著單位在進入訴訟后的勝敗與否。

三、檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員缺乏檔案管理意識

檔案管理者的風險意識薄弱，導致有保存價值的信息保存不及時；基礎信息保存不善；文字、聲像、圖像材料不完整。

（二）檔案管理人員缺乏檔案管理知識

由于企事業單位及行政機關的檔案管理者大多存在現任崗位和所學專業不一致的現狀，很多檔案管理人員沒有系統全面的理論基礎知識，對文字材料的鑒定缺乏準確性和規范性，對文字材料的整理裝訂把握不準，對文字材料的分類和期限模糊不清等。

（三）檔案管理人員缺乏檔案管理責任心

檔案從最早單純的文字保存，發展為現在的電子形式保存，許多檔案管理者很難把握好電子檔案多樣復雜的原始性、真實性、完整性和安全性。加之單位工作中人員的流動性大，一些檔案管理人員疏于保存，甚至將電子檔案隨意調動帶走獨享，這都嚴重影響了單位的檔案管理工作，甚至令單位在面對訴訟時寸步難行。

四、法治社會下做好檔案管理工作的對策

（一）加大檔案法規的宣傳力度

營造氛圍、整合資源，提高檔案管理人員的專業技能和思想覺悟，使其尊重檔案、尊重歷史，據實立檔，據實用檔。使其清醒認識到自己從事的工作是崇高的、榮幸的，直接關乎整個單位的長遠發展和榮辱成敗。

（二）加強檔案管理工作的培訓力度

一是明確檔案管理人員的專職和兼職；二是選拔、任用綜合素質較高的人員從事檔案管理工作；三是以老帶新、以實踐促理論，抓好人員崗前培訓和后續教育；四是加大檔案管理工作的目標考核力度，實現業務能力、工作成效與年終考評掛鉤。

（三）搞好檔案管理工作的信息化建設

順應飛速發展的電子信息化趨勢，對檔案管理工作進行創新和發展，采用新技術、新手段，充分實現檔案管理“有紙化”與“無紙化”有機結合，實現檔案的內部信息資源共享。

（四）做好檔案管理工作的保密事宜

保密是每一位檔案管理人員應盡的義務和神圣的職責。檔案管理部門應改變傳統的觀念，嚴格保守秘密，積極為領導決策提供服務。當然，機密檔案的保密目的也是為了利用，有時間、地點、范圍限制的利用，否則將失去其保存的意義，失去檔案的價值。所以，保密與利用是檔案管理工作的兩只手，兩者皆重，不可偏頗。

（五）擴大檔案管理工作為單位內、外部事務服務的優勢

1.合同法律關系中的檔案管理

應單獨存放單位與外界進行經濟交往中簽署的各類合同，尤其是隨后根據實際情況增加的補充、變更協議。采用高科技手段，合法獲取合同簽訂過程中的聲像材料，將其一并入檔。確保單位在合同履行過程中一旦發生爭議，游刃有余應對，避免單位承受不必要的經濟損失和名譽損失。

2.勞動法律關系中的檔案管理

現如今，勞動爭議案件在仲裁階段零收費、在法院訴訟階段案件授理費低廉，降低了勞動者狀告單位的門檻。單位的人事檔案管理部門應準確把握《勞動合同法》、《勞動爭議調解仲裁法》等相關法律法規，確保人事檔案的規范、齊全，使單位在勞動爭議案件的仲裁或訴訟中遠離尷尬，避免群體性案件發生，維護單位穩定，確保社會和諧。

3.土地、資源界定案件中的檔案管理

單位的土地、資源等權屬檔案，在維護單位合法權益方面的原始性、權威性、準確性是其他任何資料都無法替代的。尤其是距今久遠的原始檔案，對一個單位而言，既是無形資產的一部分，又是有形資產的有力證明。例如，征用地檔案是單位在土地征購、租賃等行為活動中形成的具有重要保存價值的文件材料，其中包括土地調查、土地登記、確認土地所有權、確認土地使用權等文件材料，以及核發的土地證書、買賣契約、協議等，這些都是準確記載單位所征土地位置、界址、數量、權限等基本情況的原始材料。而對于水利單位來說，與周邊鄉鎮、村民之間頻繁發生的土地權屬糾紛，大多是由于早期基礎檔案管理不規范，沒有相應的目錄，或者遺失損毀，最終單位苦于有理無據，只能面臨敗訴的現實。

檔案的原始性、真實性、完整性和安全性對一個單位的發展具有不可小視的經濟價值和社會效益。做好法治社會下的檔案管理工作，不僅是檔案管理者的權利，更是義務；不僅是單位長足發展的必然需要，更是單位強化基礎管理、應對訴訟風險、維護自身權益的客觀選擇。

2010-12-02