煤炭企業(yè)物資采購管理流程再造

李 艷

(1.中國礦業(yè)大學(xué)管理學(xué)院, 江蘇徐州 221009, 2.淮南職業(yè)技術(shù)學(xué)院, 安徽淮南 232001)

煤炭企業(yè)物資采購管理流程再造

李 艷1,2

(1.中國礦業(yè)大學(xué)管理學(xué)院, 江蘇徐州 221009, 2.淮南職業(yè)技術(shù)學(xué)院, 安徽淮南 232001)

對煤炭企業(yè)的物資采購管理業(yè)務(wù)進(jìn)行研究分析,反映出煤炭企業(yè)物資采購管理存在的共性問題,并提出這些問題的解決辦法,對物資采購管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析和再造,從而降低煤炭企業(yè)物資采購成本,提高經(jīng)濟(jì)效益和煤炭企業(yè)的核心競爭力。

煤炭物資采購; 采購管理; 流程再造

隨著煤炭行業(yè)的迅猛發(fā)展,各煤炭企業(yè)都逐漸重視物流管理這一新興專業(yè)的研究與應(yīng)用,注重第三利潤源的開發(fā)利用。其中,采購管理是供應(yīng)物流的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。因此,加強(qiáng)采購管理,進(jìn)行煤炭企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程再造非常必要。通過再造一套科學(xué)、系統(tǒng)、有效的物資采購管理流程,去指導(dǎo)、改善和實(shí)施物流采購業(yè)務(wù)是煤炭企業(yè)提升供應(yīng)鏈管理水平、有效降低采購成本的關(guān)鍵。

1 煤炭企業(yè)采購管理流程再造的必要性

煤炭企業(yè)傳統(tǒng)的采購管理模式,主要看重如何和供應(yīng)商開展交易活動,特別重視供應(yīng)商間的價(jià)格比較,通過供應(yīng)商之間的價(jià)格競爭,選擇價(jià)格最低的對象實(shí)施采購。雖然質(zhì)量、交貨期也是采購過程中考慮的重要因素,但是,都是通過事后檢驗(yàn)把關(guān)的辦法進(jìn)行控制,交易重點(diǎn)是價(jià)格談判,詢價(jià)、報(bào)價(jià)、討價(jià)、還價(jià)、議價(jià),反復(fù)的進(jìn)行價(jià)格磋商。不僅和一家談判,往往多頭談判,最后選擇一個價(jià)格最低的簽訂合同。

1.1 供需雙方的信息不能有效溝通

煤炭企業(yè)作為物資采購方,為了在眾多的供應(yīng)商中選擇到一個最佳的,煤炭企業(yè)不愿讓供應(yīng)商了解己方全部底細(xì),往往會保留一些私有信息。因?yàn)楣?yīng)商掌握信息越多,其競爭籌碼就越大,對采購方越不利。而供應(yīng)商為在和其他對手的競爭中獲得優(yōu)勢,在和采購方價(jià)格談判中爭取主動權(quán),也會有意隱瞞自己的信息。這樣,采購過程就成為一個信息不對稱的博弈過程,很難達(dá)到雙贏局面。有時(shí)由于雙方信息上的保守、對立,可能使價(jià)格談判陷入僵局,即使最終簽訂采購合同,也會讓雙方都增加很多不必要的損失。

1.2 物資質(zhì)量控制難度大

質(zhì)量和交貨期的控制,只能依靠事后把關(guān)。因?yàn)槊禾课镔Y采購方很難參與供應(yīng)商的生產(chǎn)過程和有關(guān)質(zhì)量控制活動,只是貨物交接時(shí)通過相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查驗(yàn)收。這種缺乏合作的質(zhì)量控制,必然增加采購部門對物資質(zhì)量控制的難度,很多時(shí)候是比較被動的,被生產(chǎn)方拒之門外,對于物資質(zhì)量水平提高愛莫能助。

1.3 供需關(guān)系競爭多于合作

煤炭企業(yè)采購方與供應(yīng)商的關(guān)系是臨時(shí)性的,或者只是短期性合作。相互間沒有長遠(yuǎn)的、戰(zhàn)略性利益關(guān)系。這種缺乏合作甚至是對立競爭的機(jī)制,導(dǎo)致供需間交易活動最終結(jié)果存在許多不確定性,在采購過程中相互抱怨和扯皮的事情較多,甚至終止今后合作,這種不穩(wěn)定關(guān)系,無形中增加雙方的交易成本。

1.4 供應(yīng)商響應(yīng)需求能力遲鈍

煤礦生產(chǎn)受自然條件制約很大,物資供應(yīng)計(jì)劃經(jīng)常會變化,事前不一定可以全部預(yù)測。傳統(tǒng)的煤炭物資采購狀況下,供應(yīng)商不會允許采購方改變已簽的訂貨合同。因此,煤炭企業(yè)需求減少,庫存增加;需求增加,又會供不應(yīng)求。這是雙方缺乏有效信息溝通和缺少戰(zhàn)略合作關(guān)系造成的。

2 煤炭企業(yè)的采購管理流程的再造

基于煤炭企業(yè)傳統(tǒng)的采購流程及模式存在諸多不足和弊端,根據(jù)物流專業(yè)的系統(tǒng)理論結(jié)合煤炭企業(yè)的具體采購業(yè)務(wù)實(shí)際,專門研究采購環(huán)節(jié)和流程的優(yōu)化問題,并對現(xiàn)行的采購流程進(jìn)行再造,已經(jīng)非常重要和迫切。

流程變革再造的重要性,在于通過建立一個低成本、高效率的采購運(yùn)作模式,改變目前煤炭企業(yè)低效率的采購現(xiàn)狀,從而提高經(jīng)濟(jì)效益。煤炭企業(yè)必須按照現(xiàn)代物流的理念,調(diào)整過去傳統(tǒng)的物流組織形式,積極改造過去不合理的采購管理流程,重新理順采購業(yè)務(wù),做好供應(yīng)商管理工作,實(shí)現(xiàn)物資采購流程再造的目標(biāo),為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

2.1 煤炭企業(yè)的采購流程再造的設(shè)計(jì)目標(biāo)

按現(xiàn)代物流管理的要求,煤炭企業(yè)采購流程再造的總體目標(biāo):通過優(yōu)化采購流程,調(diào)整組織機(jī)構(gòu),理順采購業(yè)務(wù),明確責(zé)任主體,加強(qiáng)供應(yīng)商聯(lián)系,構(gòu)筑面向市場、適應(yīng)煤炭企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、物流成本最優(yōu)化的、高效率采購運(yùn)作模式。

建立適應(yīng)現(xiàn)代物流管理要求的采購管理體制和業(yè)務(wù)流程;

按照企業(yè)需求和市場供應(yīng)情況,控制一批高素質(zhì)的供應(yīng)商合作群體,建立起與供應(yīng)商的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系;

在實(shí)現(xiàn)采購信息電子化流轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)上,向電子商務(wù)采購模式發(fā)展;

充分掌握市場信息,提高資源調(diào)控能力,隨時(shí)滿足生產(chǎn)建設(shè)物資需求;

有效控制采購運(yùn)營成本,為用戶節(jié)省支出,向用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù);

建立一支高素質(zhì)的專業(yè)化采購隊(duì)伍。

2.2 物資采購流程再造著重點(diǎn)

2.2.1 變庫存采購為按需求采購

長期以來,煤礦供應(yīng)部門的基本職責(zé)是保供應(yīng)。礦井生產(chǎn)部門提出的需求計(jì)劃就是供應(yīng)部門的任務(wù),供不上就是失職。所以,在傳統(tǒng)的采購模式中,目的很簡單,就是為了補(bǔ)充庫存。只有庫存充足了,才能做到生產(chǎn)要什么,倉庫就有什么,什么時(shí)候需用,就什么時(shí)候送。在這種情況下,供銷部門總是很被動,為了避免備貨不足影響到煤礦正常生產(chǎn)導(dǎo)致的責(zé)任,只好盡量擴(kuò)大現(xiàn)有庫存量。“超儲積壓”成為國有大型煤炭企業(yè)的通病和頑疾,由此導(dǎo)致占用資金過多,成本大大增加,這也是一直困擾煤礦企業(yè)供應(yīng)部門的難題。

鑒于這種情況,煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照現(xiàn)代物流管理理念,改變過去“你提報(bào)什么計(jì)劃,我組織什么物資”的傳統(tǒng)供應(yīng)思路,通過供應(yīng)站的業(yè)務(wù)人員,經(jīng)常深入基層、深入生產(chǎn)現(xiàn)場,掌握物資消耗的特點(diǎn)、規(guī)律,加強(qiáng)與生產(chǎn)管理人員溝通與協(xié)調(diào),清楚知道生產(chǎn)需求,變被動為主動。在此基礎(chǔ)上形成新的供應(yīng)思路:“你需要什么我預(yù)知”,“你的計(jì)劃我去做,你的倉儲我來管,你需要物資我立即送”。真正做到生產(chǎn)上需要什么物資,我們就供應(yīng)什么物資,隨時(shí)要隨時(shí)有,隨時(shí)用隨時(shí)領(lǐng),從根本上消除基層小倉庫滋生的土壤。既解決超儲積壓,又能保證煤礦生產(chǎn)的各類物資供應(yīng)。

2.2.2 把采購管理擴(kuò)展為對外部資源的管理

傳統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)是企業(yè)內(nèi)部的一項(xiàng)管理職能。全部的管理活動,包括采購的計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制與服務(wù),都局限在企業(yè)內(nèi)部。任務(wù)是通過采購,獲得資源,保證生產(chǎn)正常進(jìn)行。采購過程中,與外部供應(yīng)商只是暫時(shí)交易往來。

煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照現(xiàn)代物流的理念,把供應(yīng)鏈關(guān)系下的采供業(yè)務(wù)進(jìn)行有機(jī)整合。將采購管理延伸為外部資源管理,讓供應(yīng)商成為企業(yè)供應(yīng)鏈上不可缺少的一環(huán)。運(yùn)用市場化手段和煤炭企業(yè)的無形資產(chǎn),吸引供應(yīng)商入駐煤炭企業(yè)。在產(chǎn)、供、需之間搭建物流信息平臺,讓供需見面,實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)溝通與共享。使供應(yīng)商能夠及時(shí)掌握需求動態(tài),主動備貨,滿足生產(chǎn)。同時(shí),還可將物流向整個煤炭行業(yè)拓展,擴(kuò)大交流與協(xié)作,進(jìn)行聯(lián)合采購,從而探索出煤炭企業(yè)供應(yīng)物流新模式,逐步將煤炭企業(yè)的供應(yīng)物流做大做強(qiáng)。

2.2.3 從一般買賣關(guān)系向戰(zhàn)略協(xié)作伙伴管理轉(zhuǎn)變

在傳統(tǒng)的采購模式中,供應(yīng)商與需求企業(yè)之間,是一種簡單的買賣關(guān)系。而在現(xiàn)代物流管理中,供應(yīng)與需求之間的關(guān)系,已由買賣關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)閼?zhàn)略伙伴關(guān)系。煤炭企業(yè)對供應(yīng)商必須有全新認(rèn)識,應(yīng)該把供應(yīng)商當(dāng)作伙伴,把用戶當(dāng)作上帝,把自己當(dāng)作供應(yīng)商與用戶間的橋梁。要認(rèn)識到只有與廣大的供應(yīng)商結(jié)成伙伴關(guān)系,共同研究煤炭企業(yè)整體市場的內(nèi)在規(guī)律,制定滿足煤炭企業(yè)生產(chǎn)需求最有利、最快捷、最安全的服務(wù)方式,才能增強(qiáng)服務(wù)保障系數(shù)。只有最大限度地減少審批環(huán)節(jié)、簡化送貨流程、規(guī)范結(jié)算程序、提高各環(huán)節(jié)辦事效率、凈化采購環(huán)境、降低供應(yīng)商的交易成本,才能贏得供應(yīng)商的真誠合作。

2.2.4 實(shí)行信息化管理

信息化的不斷推進(jìn),給下一步進(jìn)行采購管理規(guī)范化和改造打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),將會徹底改變傳統(tǒng)的采購管理流程。煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)在礦區(qū)建立起自主掌握的物資管理信息系統(tǒng),把供應(yīng)管理工作帶到全新的信息化管理領(lǐng)域,需完善相應(yīng)的系統(tǒng)具體環(huán)節(jié)。

煤炭企業(yè)通過建立供應(yīng)網(wǎng)站,可以加強(qiáng)信息溝通,使推行網(wǎng)上采購成為可能;

建立物資供應(yīng)管理信息系統(tǒng),可以推行以信息化為特征的采購流程再造。物資采購供應(yīng)服務(wù)向供應(yīng)商延伸,向礦區(qū)生產(chǎn)各個環(huán)節(jié)延伸,與廣大生產(chǎn)廠家和用戶實(shí)現(xiàn)全面對接。各類業(yè)務(wù)人員均在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下有序操作,將形成業(yè)務(wù)上互相督促、工作上運(yùn)轉(zhuǎn)順暢的采購供應(yīng)業(yè)務(wù)新流程;

信息系統(tǒng)可以使采購供應(yīng)工作納入到程序化運(yùn)行軌道。改變采購計(jì)劃單據(jù)傳遞的傳統(tǒng)方式,真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。通過職能部門對業(yè)務(wù)運(yùn)行在線監(jiān)督,減少層層審批環(huán)節(jié),使整體業(yè)務(wù)運(yùn)作效率迅速提高。“采購人員滿天飛”的現(xiàn)象將在系統(tǒng)內(nèi)得以消失;

依靠網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)庫存資源的共享,使采購決策和合理儲備有可靠的依據(jù),有確切的數(shù)據(jù)信息作支撐;

運(yùn)用信息平臺建立新的業(yè)務(wù)調(diào)度機(jī)制。推行采購供應(yīng)日調(diào)度制度,變業(yè)務(wù)對口催貨為日常調(diào)度,確保采購供應(yīng)業(yè)務(wù)處理的及時(shí)性。

2.3 采購流程再造可采用的采購模式

2.3.1 定點(diǎn)采購

對于大型設(shè)備和原材料等煤炭生產(chǎn)物資(采購資金額約占70%的大宗物資),選擇戰(zhàn)略伙伴型供應(yīng)商,進(jìn)行定點(diǎn)采購,實(shí)施供應(yīng)鏈管理。

2.3.2 招標(biāo)采購

煤炭企業(yè)物資招標(biāo)方式分為公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)兩種。

公開招標(biāo)的發(fā)標(biāo),一般在公開發(fā)行的報(bào)刊或其他新聞媒體上發(fā)布招標(biāo)公告。物資招標(biāo)時(shí),視招標(biāo)物資具體情況選擇招標(biāo)方式。

邀請招標(biāo)的發(fā)標(biāo),一般先選擇3～5個投標(biāo)單位,邀請參加招標(biāo),投標(biāo)單位數(shù)額不限。投標(biāo)時(shí)要求供應(yīng)商提供相應(yīng)的生產(chǎn)許可證,特別是屬于煤礦井下專用的物資,投標(biāo)單位應(yīng)提供相應(yīng)的生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品合格證、防爆合格證和煤礦安全標(biāo)志證明等證明材料。評標(biāo)機(jī)構(gòu),由主持招標(biāo)單位視具體情況邀請部分專家組成,并報(bào)送物流信息中心經(jīng)煤炭企業(yè)招標(biāo)管理領(lǐng)導(dǎo)小組審定。

2.3.3 詢價(jià)采購

煤炭企業(yè)廣泛收集采購物資的質(zhì)量、價(jià)格等市場信息,掌握主要采購物資的信息變化,根據(jù)市場信息做到比質(zhì)、詢價(jià)采購。除僅有唯一供貨單位或企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有特殊要求外,主要物資的采購要選擇兩個以上的供貨單位,從質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)等情況擇優(yōu)進(jìn)貨,應(yīng)當(dāng)審查供貨單位資格;對已確定的供貨單位,仍應(yīng)隨時(shí)掌握質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)的變化情況。大宗原燃輔料的采購、基建或技改項(xiàng)目重要物資的采購及其他金額較大的物資采購等,實(shí)行詢價(jià)采購。

2.3.4 兩級超市、詢價(jià)選購

一級超市由煤炭企業(yè)經(jīng)營運(yùn)作,主要代銷代存批量大、關(guān)系到安全生產(chǎn)的物資,面向企業(yè)所屬各單位,由需用單位比質(zhì)詢價(jià)選購。二級超市由各單位分散經(jīng)營,或供銷主管部門統(tǒng)一運(yùn)作,主要代銷代存低值易耗、形不成批量、與安全生產(chǎn)關(guān)系小的物資,面向工區(qū)、車間,由需用工區(qū)、車間比質(zhì)詢價(jià)選購。同時(shí),二級超市也可與一級超市協(xié)商,代銷代存一級超市的物資。

2.4 采購業(yè)務(wù)流程再造環(huán)節(jié)的描述

采購業(yè)務(wù)總體流程包括:采購計(jì)劃下達(dá)、采購方式確定、商務(wù)談判、起草和審核合同、簽訂合同、履行合同、到貨驗(yàn)收、結(jié)算、付款等環(huán)節(jié)。

計(jì)劃部門制定下達(dá)物資采購計(jì)劃;

計(jì)劃部門對采購計(jì)劃進(jìn)行分類,確定采購方式:選擇適合招標(biāo)采購的向招標(biāo)部門下達(dá)招標(biāo)采購計(jì)劃;需詢價(jià)采購的向采購業(yè)務(wù)部門下達(dá)詢價(jià)采購計(jì)劃;

業(yè)務(wù)人員選定供應(yīng)商。參與招標(biāo)采購或詢價(jià)采購的供應(yīng)商,準(zhǔn)入資格由管理部門審定;

招標(biāo)部門或采購業(yè)務(wù)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判,業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)草擬合同;

采購合同經(jīng)招標(biāo)部門領(lǐng)導(dǎo)小組(招標(biāo)采購)或采購部門(詢價(jià)采購)審核后,正式簽訂采購合同;

供應(yīng)商履行合同,質(zhì)量管理部門組織到貨驗(yàn)收;驗(yàn)收不合格的,填制檢驗(yàn)單,做出相應(yīng)處理;驗(yàn)收合格的,財(cái)務(wù)部門辦理結(jié)算、付款手續(xù)。

3 采購業(yè)務(wù)流程再造后的預(yù)期成效評價(jià)

新提出的采購業(yè)務(wù)再造流程如可很快在煤炭企業(yè)中進(jìn)行推廣革新,與過去一貫采用的采購模式相比,將帶來一系列變化和預(yù)期成效:

采購計(jì)劃由計(jì)劃管理中心編制、審定、提出。實(shí)行計(jì)劃與采購分離。

根據(jù)采購物資的屬性、用途及市場特點(diǎn),重組采購業(yè)務(wù)部門,構(gòu)成物資采購中心,成為專一負(fù)責(zé)物資采購的專業(yè)化機(jī)構(gòu),使采購管理體制與流程相適應(yīng)。

取消煤炭企業(yè)總部管理部門審定物資采購計(jì)劃、審定物資采購價(jià)格、監(jiān)督采購過程、批準(zhǔn)準(zhǔn)入供應(yīng)商等具體操作,簡化采購流程。

改變物資質(zhì)量由煤炭企業(yè)總部技術(shù)監(jiān)督部門檢驗(yàn)、監(jiān)督的做法,由煤炭企業(yè)供應(yīng)部門的質(zhì)量管理部全面管理物資質(zhì)量,這樣更切合物流管理的實(shí)際。

改變原來各種采購單據(jù)經(jīng)審計(jì)部門審核后,再到財(cái)務(wù)辦理結(jié)算手續(xù)的做法。物品驗(yàn)收合格后,供應(yīng)商直接就可以辦理結(jié)算,可以減少許多麻煩。

實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程信息化。從采購計(jì)劃的處理開始、到采購渠道確定、詢價(jià)及招(議)標(biāo)操作、合同的簽訂、審核、到貨驗(yàn)收、最后結(jié)算、付款,整個采購過程完全是網(wǎng)上運(yùn)轉(zhuǎn)。采購人員的業(yè)務(wù)操作都在網(wǎng)上進(jìn)行,所有操作數(shù)據(jù)都存儲于服務(wù)器中,各種單據(jù)都在網(wǎng)上傳遞。這樣,不僅可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程“無紙化”辦理,從而大大提高工作效率,而且還方便有關(guān)部門隨時(shí)查看任何業(yè)務(wù)人員或業(yè)務(wù)部門的工作情況,做到全過程細(xì)節(jié)監(jiān)控,變“暗箱操作”為“陽光采購”。

4 結(jié)束語

采購方法技巧為煤炭企業(yè)設(shè)計(jì)和提供了一種較為科學(xué)和有效的采購管理方法,以期推動煤炭企業(yè)采購管理人才的選拔、培養(yǎng)和績效評估工作,提升組織能力和效率。但是,在企業(yè)管理實(shí)踐中僅僅有采購方法是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,還必須要從制度上建立和健全一套有效的考評機(jī)制、方法和工具。為保證優(yōu)秀采購人才脫穎而出,充分發(fā)揮其作用,應(yīng)完善競爭、擇優(yōu)的用人環(huán)境,建立健全科學(xué)的用人體制。只有采購人才到位,才能讓采購方法能夠充分為煤炭企業(yè)生產(chǎn)現(xiàn)場服務(wù),這樣,本文的采購問題研究才具有現(xiàn)實(shí)的意義,有實(shí)際應(yīng)用的可能,進(jìn)而通過對采購管理流程的再造和優(yōu)化,為煤炭企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。

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AbstractThis paper analyzes problems on the bussiness of materials purchasing management in coal enterprises.It reflects the common problems exsiting in material purchasing management in coal enterprises.And it proposes solutions to these issues.It analyzes the problem of how to reduce the costs of purchasing,to improve economic efficiency and the core competitiveness of coal enterprises through reengineering the business processes of materials purchasing.

Key wordscoal materials purchasing;puechasing management;process reengineering

Process Reengineering of Materials Purchasing Management in Coal Enterprises

LI Yan1,2

(1.China University of Mining and Technology,Xuzhou J iangsu221009; 2.Huainan Vocational and Technical college,Huainan A nhui232001)

F426.21

A

1671-4733(2011)01-0055-04

10.3969/j.issn.1671-4733.2011.01.015

2011-03-05

淮南職業(yè)技術(shù)學(xué)院院級科技基金項(xiàng)目(項(xiàng)目編號:HKJ 09-15)

李艷(1980-),女,安徽蕭縣人,講師,工程碩士,從事市場營銷和物流管理專業(yè)教學(xué)工作,電話:13955482000。