淺析當前院校人事檔案管理存在的突出問題

馬冬雪

(佳木斯市技師學(xué)院人事處,黑龍江佳木斯154002)

淺析當前院校人事檔案管理存在的突出問題

馬冬雪

(佳木斯市技師學(xué)院人事處,黑龍江佳木斯154002)

高校人事檔案管理是高校管理工作的一項重要任務(wù),是高校組織、人事部門對人力資源管理的重要信息來源,只有抓住機遇,努力做好新建本科院校人事檔案的管理工作,提升服務(wù)水平與管理水平,才能使人事檔案管理與檔案管理實現(xiàn)共同發(fā)展。為此,在闡述當前院校人事檔案管理存在的問題的基礎(chǔ)上,通過分析提出加強人事檔案管理的措施及方法,以期促進高職院校的管理水平,推進和加強人事檔案管理。

高校;人事檔案;管理;突出問題

高校人事檔案是教職員工的個人自然情況、經(jīng)歷、德、能、勤、績、主要獎懲等綜合的原始記錄,是歷史地、全面地考察干部和提高教職員工綜合素質(zhì)的重要依據(jù)。人事檔案是引進人才的重要依據(jù),組織、人事工作的中心任務(wù)是了解人和用人,做到知人善用方能選賢舉能。因此,要想全面地掌握一個人的經(jīng)歷、特長、在校表現(xiàn)、道德品質(zhì)、工作業(yè)績、進取精神、家庭成員和主要社會關(guān)系等情況,主要是通過查閱人事檔案來了解,人事檔案對任用干部、引進人才起著重要作用。人事檔案是穩(wěn)定教職員工隊伍的有力憑證。人事檔案的形成,一方面是在組織上知人、任人的過程中產(chǎn)生的,另一方面是經(jīng)過組織審查認可的親筆手跡,所以學(xué)校人事檔案能比較客觀地反映一個人的成長過程,具有很強的憑證作用。它為落實政策、調(diào)整工資、考察、任免、晉升、外調(diào)、培訓(xùn)、入黨等提供可靠的依據(jù)。

隨著高校人事制度的進一步深化,人事檔案中存在的一些問題在一定程度上制約了人事檔案的利用,已不適應(yīng)高等教育發(fā)展的需要。要適應(yīng)新時期人事檔案工作的需要,就必須規(guī)范人事檔案管理。如何使人事檔案更好地為高職院校干部人事工作服務(wù),這將是人事檔案管理部門亟須考慮的問題[1]。

一、高職院校人事檔案工作中存在的問題

1.因個人利益驅(qū)動出現(xiàn)更改信息問題

近年來,院校干部職工中擅自更改出生日期、參加工作時間、學(xué)歷的事件時有發(fā)生,特別是更改出生日期尤為突出。主動申請改。通過提供相關(guān)證明材料,提出人事部門將出生日期填錯了,向組織上申請更正。預(yù)先有意改。在申辦戶口、身份證時,通過非正規(guī)渠道,有意更改年齡。轉(zhuǎn)接過程改。在人事調(diào)轉(zhuǎn)過程中,認為組織上不了情況,個人填寫表格時想蒙混過關(guān)。巧借名目改。有人借組織名義,在借閱、查看、審核當事人檔案時,隱瞞管理人員私下改動。違規(guī)串通改。通過人情關(guān)系、金錢利誘,致使檔案管理人員違背職業(yè)道德和行為準則,伙同當事人違規(guī)更改。

究其原因這主要受三個方面利益驅(qū)動。首先,為謀求仕途發(fā)展。在晉職、晉級時,年齡越小就越有向更高層發(fā)展機會,現(xiàn)職領(lǐng)導(dǎo)也可在重要領(lǐng)導(dǎo)崗位上延長任職時間。其次,為提高工資標準。隨著國家工資政策的不斷調(diào)整,工資的核算與個人學(xué)齡、工齡、教齡、學(xué)歷的不同有較大差異,更改信息可大幅提高收入。再次,為改善福利待遇。一般院校在福利待遇上都設(shè)有不同的層次,特別是在福利分房這種涉及教師切身利益的問題,更改工作年限、獎勵情況、學(xué)歷職級等可使綜合排名靠前。

檔案被涂改、偽造,變成虛假的材料,失去了原有的真實性、歷史性,是一種破壞檔案的違法、違規(guī)行為,為了個人利益,損害國家、集體和他人利益,破壞了公平、公正的原則,影響了教師隊伍的穩(wěn)定,阻礙了院校教育事業(yè)的發(fā)展。

2.因人員素質(zhì)影響造成檔案缺失問題

在教職工晉職晉級,職稱評定、人事調(diào)動等重要時期,常會因檔案內(nèi)容缺失,造成不必要的麻煩。一方面,重要表單缺失。管理人員在人事檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作中,缺乏基本的檔案管理知識,該歸檔的不及時歸檔,或利用工作中不按有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù),造成了檔案材料收集不全或丟失。另一方面,當事人沒及時上報檔案管理部門,而是自己私家珍藏起來,把受上級業(yè)務(wù)部門表彰,取得第二學(xué)歷等情況下形成的檔案,留在了個人手中。當事人或管理者在填寫相關(guān)人事報表時隨意性大,沒有仔細斟酌填報要素,錯填、漏填重要信息,不經(jīng)嚴格審核便裝入檔案,表內(nèi)要素缺失,直到真正用時才發(fā)現(xiàn)缺失。長期以來,院校人事檔案的內(nèi)容側(cè)重于記載和反映教職工個人的社會經(jīng)歷、政治面貌、思想表現(xiàn)等方面的內(nèi)容,而且基本上都是千人一面,使用的都是固定的、籠統(tǒng)的政治性術(shù)語、套話,反映歷史情況的多,反映近期情況的少;反映過去面貌的死板材料多,反映現(xiàn)實活動的鮮活材料少,而個人知識結(jié)構(gòu)、能力特點、業(yè)務(wù)專長、工作實績等有價值的信息明顯缺乏。

究其原因主要有兩個。首先,工作人員素質(zhì)偏低。個別從事院校人事檔案工作的人員業(yè)務(wù)能力和責任心不強,平時對檔案又疏于管理,工作中很容易出現(xiàn)差錯,從而造成了部分檔案丟失。其次,主要領(lǐng)導(dǎo)修為不高。有的領(lǐng)導(dǎo)干部不重視對教師隊伍的實績考核,而偏重以個人好惡選人用人,致使用人導(dǎo)向偏移,檔案中的考核評價內(nèi)容也自然流于形式。

人事檔案缺失破壞了檔案的完整性,給全面了解干部的基本情況帶來了困難,也影響了個人成長進步[2]。同時,只填寫一些膚淺的內(nèi)容,無法反映教職工的真實情況和特點,在人才選拔、利用、考評、管理等方面失去了真正意義上的參考價值。

3.因資金觀念制約遲滯技術(shù)升級問題

資金、設(shè)備投入不足要實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、標準化、科學(xué)化、現(xiàn)代化,必須要有資金和設(shè)備的投入,這是進行人事檔案資源開發(fā)、利用的前提和保障。但許多高職院校人事檔案室在資金和設(shè)備上都很欠缺,大多數(shù)人事檔案管理的檔案庫房、辦公室、閱覽室分開的標準沒能達到,最多的只做到了“兩室”(檔案庫房、辦公室)分開,更談不上配備空調(diào)等其他硬件設(shè)備[3]。有的人事檔案管理條件更為糟糕,檔案庫房、辦公室、閱覽室就擁擠在一間小小的辦公室內(nèi),有的僅有木柜存放人事檔案。只有投入資金和高科技裝備,才能保證檔案管理必需的硬件條件,保證檔案信息資源的開發(fā)和利用,適應(yīng)人事檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需要。

4.檔案管理制度不健全,執(zhí)行制度不嚴格

管理意識停滯不前,隨著信息時代的來臨,實現(xiàn)人事檔案目錄信息的計算機化和網(wǎng)絡(luò)化管理已成為必然趨勢,部分院校檔案管理人員信息意識淡薄,觀念陳舊,還停留在過去條條框框的限制下,沒有與信息時代接軌。管理手段更新緩慢,目前,檔案管理信息化建設(shè)比較滯后,檔案管理信息系統(tǒng)的類型也不多,上級配發(fā)的計算機管理軟件數(shù)據(jù)庫功能單一,互不兼容。管理狀態(tài)簡單重復(fù),工作人員長年忙于材料的整理、裝卷,簡單追求案卷外表整齊劃一規(guī)范,對內(nèi)在的完整、準確、動態(tài)管理、立體掌握收效甚微。加強檔案工作信息化、現(xiàn)代化建設(shè)人事檔案管理可以利用先進的計算機技術(shù)和科學(xué)的檢索系統(tǒng)進行動態(tài)管理,建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),使檔案數(shù)據(jù)化、信息化實現(xiàn)檔案的借閱、查閱、歸檔、統(tǒng)計等工作的微機操作,快速、準確、全面提供人事信息,改變過去單從紙質(zhì)檔案了解檔案信息的傳統(tǒng)方式,確保檔案信息的真實性和準確性,不斷提高工作效率和質(zhì)量[4]。

5.因人才競爭激烈引發(fā)教師棄檔問題

人才競爭激烈,流動人員檔案管理亟待完善隨著高職院校辦學(xué)層次和辦學(xué)規(guī)模的不斷壯大,各高職院校之間、高校與科研機構(gòu)或企業(yè)之間對人才的競爭越發(fā)激烈[5]。許多高職院校為了發(fā)展自我,不惜一切代價地引進高層次、高學(xué)歷、高職稱的人才。各地對高級人才引進的政策不一,出臺一些特殊的政策,有的甚至可以不要個人檔案和人事關(guān)系,從而造成原單位有檔無人,現(xiàn)單位卻有人無檔的人檔分離的現(xiàn)象。

改革開放以來,院校教育規(guī)模有了較大的發(fā)展,高等教育進入了超常規(guī)的跳躍式的快速發(fā)展階段,這樣使得院校教師出現(xiàn)了很大的缺口,院校人才流動空前活躍。棄檔主要有三類群體,在職攻讀學(xué)位人員、學(xué)科學(xué)術(shù)骨干、出國進修人員。這部分人才群體在自身素質(zhì)不斷提升后,感到原單位不能滿足所需的福利待遇、科研條件等,發(fā)展受到限制。由一般院校流向重點院校,內(nèi)地院校流向南方及其他大城市的院校,地方院校流向省城院校等。針對這種現(xiàn)象,原單位為了防止人才流失,往往制定一些限制人才流動的規(guī)定。當人才不能履行和原學(xué)校的約定提出調(diào)離時,為了維護自身利益,扣留其人事檔案。而新單位憑借靈活的用人機制,出于競爭和發(fā)展的需要,可以為其重新建檔。這樣院校中就出現(xiàn)了一批“棄檔族”,人走了多年,檔案卻留在原單位無人過問。

6.因單位政出多門致使管理分散問題

許多院校根據(jù)各管理部門職能的不同,將教師的有關(guān)材料分散在幾個部門管理。反映教師業(yè)務(wù)水平、教學(xué)能力、教學(xué)任務(wù)完成情況、教學(xué)獎懲情況的材料存在教師業(yè)務(wù)檔案內(nèi),一般由教務(wù)部門管理;反映教師科研成果的材料收科研處管理;反映干部廉政建設(shè)的材料由紀檢部門管理;反映干部審計的材料由審計處管理;個人的社會經(jīng)歷、政治面貌、獎懲等情況由組織、人事部門掌握等。院校單位檔案管理機構(gòu)不合理,相互間推諉扯皮,人事檔案管理分散化和非專業(yè)化;出于小集體利益觀念,不愿弱化本部門對教職工隊伍的約束力[6]。人事檔案的這種分散、非專業(yè)管理不僅易造成檔案材料損壞,而且造成人事管理體制的混亂,并且破壞了人事檔案的完整性。既浪費人力、物力,又使得人事檔案不能全面準確地反映一個人的真實情況。

二、規(guī)范高校人事檔案管理工作的對策

1.加快高校人事檔案工作的發(fā)展,實現(xiàn)高校人事檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化

發(fā)展是硬道理,是解決所有問題的關(guān)鍵。要保持高校人事檔案工作與高校其他各項工作協(xié)調(diào)、同步發(fā)展,就必須加快人事檔案管理工作自身的步伐。要確保高校人事檔案工作中的主體地位,積極拓展和發(fā)揮人事檔案的參考功能,在高校中建立資料齊全,具有高校人事特點的檔案庫,為高校改革和發(fā)展提供人事檔案信息服務(wù)。在計算機、通信、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用的今天,高校人事檔案工作依靠傳統(tǒng)的方式方法已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢的要求。要深刻認識信息化對于發(fā)展高校人事檔案工作的重要意義,加快計算機在高校人事檔案管理開發(fā)中的應(yīng)用,把高校人事檔案信息化建設(shè)納入高校發(fā)展信息化工作的總體格局中,增加必要投入,采用新技術(shù)、新手段,全面提升高校人事檔案信息資料的開發(fā)、管理和保護能力,提高高校人事檔案的服務(wù)水平和管理質(zhì)量,實現(xiàn)高校人事檔案的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

2.加大資金、設(shè)備投入

高職院校人事檔案管理為各校專業(yè)技術(shù)人員晉升職務(wù)、職稱評聘,教職工工資調(diào)整提供服務(wù),是建設(shè)一支高素質(zhì)的師資隊伍的重要手段和必要載體。因此,各高職院校要按照中組部文件要求,把人事檔案管理工作列入各校組織人事部門工作計劃,在人員配備、經(jīng)費使用上給予保證。例如:把干部人事檔案經(jīng)費列入單位財務(wù)預(yù)算。設(shè)置庫房、閱檔室和辦公室,配置檔案柜、計算機、打印機、掃描儀、復(fù)印機和裝訂工具等辦公設(shè)備,保證保護檔案和整理檔案所需耗材。

3.提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性、政策性極強的工作,既涉及黨和國家的方針政策,又涉及個人的切身利益,要做好人事檔案管理工作,必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì),對人事檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn),系統(tǒng)地學(xué)習黨和政府制定的組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識,用檔案方面的前言理論知識武裝頭腦,開闊眼界,指導(dǎo)工作,以適應(yīng)新時期高等教育事業(yè)對高校干部人事檔案管理的新要求。

4.探尋集體化向社會化轉(zhuǎn)變的新模式

隨著市場經(jīng)濟的迅猛發(fā)展,人的屬性已經(jīng)發(fā)生了根本性變化,人才是屬于全社會的,人事檔案管理應(yīng)與人的社會化屬性一致,剔除小集體利益的附加條件。

5.樹立重管理向重服務(wù)轉(zhuǎn)變的新理念

院校是人才聚集的高知識群體,在加強管理的同時,應(yīng)更好地為個人發(fā)展提供空間,關(guān)心支持他們的家庭生活和成長進步,更好地為人才的交流和使用,提供真正意義上的指導(dǎo)和咨詢服務(wù),真正做到人盡其才。

由以上陳述可見,高職院校人事制度深入改革和人才頻繁流動,必然導(dǎo)致人事檔案在人才的選擇、培養(yǎng)、使用和考核等工作中發(fā)揮著越來越重要的作用。而在新的形勢下探討高職院校人事檔案管理工作存在的問題,積極尋求解決問題的對策,以使高職院校人事檔案管理工作適應(yīng)新的改革發(fā)展要求,緩解人事檔案混亂而復(fù)雜的狀況,解決人事檔案管理中存在的部分突出問題。只有找到問題、解決問題,高職院校人事檔案管理工作才能開辟新的工作領(lǐng)域,進入全新的境界。

[1]吳靜.高校人事檔案管理芻議[J].江西社會科學(xué),2003, (11).

[2]劉誼.關(guān)于高校檔案工作的探討[J].云南檔案,2007, (11).

[3]陳玉英.高校科研檔案管理工作新探[J].湘潭師范學(xué)院學(xué)報,2008,(3).

[4]夏慧君.做好教師業(yè)務(wù)檔案的管理[J].黑龍江檔案, 2006,(2).

[5]沈建化.談高校人事檔案的管理[J].學(xué)校檔案,2005, (4).

[6]邵波.做好新時期學(xué)校檔案工作的幾點思考[J].黑龍江檔案,2007,(2).

Abstract:Personnel archivesmanagement is an i mportantwork of college and universitymanagement and is a significant information resource of the college,university and personnel department's human resource management.Only by seizing the opportunity to do the personnel archivesmanagementwell in newly-established colleges and universities and i mprove service andmanagement can personnel archivesmanagement and archivesmanagement get co-developed.Thus,this paper,based on the analysis of the prominent problems existing in personnel archivesmanagement of colleges and universities,puts forward the measures and methods of enhancing personnel archivesmanagement in order to promote themanagement levelof colleges and universities and their personnel archivesmanagement.

Key words:colleges and universities;personnel archives;management;prominent problems

Brief Analysis of the Prom inent Problem s of Personnel ArchivesManagement in Colleges and Un iversities

MA Dong-xue
(Depart ment of Personnel,Jiamusi Technician Institute,Jiamusi 154002,China)

G278.6

A

1001-7836(2011)04-0197-03

10.3969/j.issn.1001-7836.2011.04.081

2010-07-30

馬冬雪(1978-),女,黑龍江佳木斯人,講師,從事計算機科學(xué)與應(yīng)用研究。