建筑企業合同管理存在的問題和對策

王慶偉

在市場經濟中，合同成為連接各種經濟主體，從事經濟活動取得效益的橋梁和紐帶，同時也是產生糾紛的根源。合同的簽訂和履行是企業得以發展的前提和基礎，是企業經營目標得以實現的重要保證。

在建筑領域中，合同管理是經營管理的核心內容，也是工程項目管理的核心，合同的內容成為開展建筑活動的主要依據，如何有效的預防和消除各種風險，把企業決策和市場經營風險降到最低，合同管理是關鍵。

目前，建筑企業也意識到合同在管理中的重要性，相關制度逐步建立完善，但仍存在著一些問題。

下面結合近年來建筑施工合同管理實踐中暴露出來的常見問題，進行深入分析，并提出對策，目的是有針對性地加強建筑施工企業的合同管理，維護企業的合法權益。

建筑企業合同管理中存在的問題經歸納有以下幾點。

1 合同簽訂階段存在的問題

1)對合同主體的概念不清。合格的主體應當是具有相應的民事權利能力和民事行為能力的合同當事人。主要有兩種不清楚:

a.具有上述兩種能力，但不是合同當事人，即當事人錯位;b.是合同當事人，但卻不具有上述兩種能力。

2)對合同內容描述不準確。描述不準確容易發生歧義和誤解，導致合同難以履行或引起爭議。依法訂立有效的合同，應當體現雙方的真實意思，需用準確的描述來保證。

3)合同條款不全面。許多企業在經濟交往中也簽訂合同，但條款不完善，不全面，責權利表述不明確。常見遺漏的部分是違約責任，一旦發生違約，在合同中沒有寫明如何處理違約的條款，就無法追究責任。

4)主從合同不清。主合同是指能夠獨立存在的合同，如建筑工程總承包合同等。從合同是指以主合同的存在為前提才能成立的合同，如建筑工程分承包合同及保證合同、抵押合同等。沒有主合同的從合同是沒有根據的合同。

5)違反法律法規簽訂的合同。《合同法》第52條規定，違反法律、行政法規的強制性規定簽訂的合同屬于無效合同，而無效合同是不受法律保護的。

2 合同履約階段存在的問題

1)合同變更不及時。合同簽訂后，由于實際情況千變萬化，合同內容隨時都可能調整，由于現場人員素質等多方面原因，變更不能及時進行，為企業帶來不必要的損失。

2)不注重書面資料。在履約過程中及時發出必要的書函，是合同動態管理的需要，是履約的一種手段，也是建筑企業自我保護的一種行為，但這一點往往被忽視。再有就是對書面資料的有效性缺乏正確的認識，有些雖有書面的資料，但因某些原因，成為無效證據。

3)過程簽證不及時。施工中經常有重復、更改等情況，但有些建筑公司的現場管理人員對此并不重視，不能及時簽證，好多應得利益無法收回。

4)對相關法律法規不清楚。現場人員只注重施工，不了解法律法規，如:建筑企業被拖工程款的情況相當嚴重，但因沒有及時訴諸法律，當起訴時已超過兩年的訴訟期，無法挽回損失;發包方不按合同約定支付工程進度款，建筑公司可以行使抗辯權停工，但卻沒有行使，怕單方面停工要承擔違約責任，結果客觀上造成了墊資施工，發包方的欠款數額愈來愈大，問題更難解決。

3 合同管理制度不規范

雖然許多企業對合同比較重視，但是并未形成一套完整的體系，仍存在一些不足。例如:建立合同歸口管理制度;合同調查存在內容不詳實(如資料的準確性、真實性和合法性)、調查程序簡單復制及調查結論的同質化;對合同變更、履行缺乏有效監督;合同歸口管理部門缺少合同履行資料，以致無法監管;合同示范文本未能有效使用;缺少有效的合同責任人制度、考核機制及獎懲措施等等。

4 合同管理粗放

合同管理未實行真正的歸口管理，歸口部門無法掌握合同履約情況，歸口部門、業務部門、相關職能部門及外聘專家之間缺乏有效的溝通機制，合同管理模式為粗放式管理模式。一些企業也建立了相應的合同管理機構或相應的法律顧問制度，但由于和各業務職能部門協調或深入監控的程度不同，致使合同履行中因為不到位的管理，而使好的制度不能取得好的結果。例如，公司合同文本的歸檔沒有統一標準等情況，不利于合同文本的歸檔和查詢;業務部門對合同的訂立、履行和執行等過程的責任劃分不清，甚至認為歸口部門應負合同的全部責任。

5 重靜態管理、輕動態管理

在合同的履行、變更或解除、終止過程中，有效的合同履行跟蹤、監督、管理和控制機制的缺乏是合同糾紛多發的主要原因。由于企業對合同履行的重視程度不夠，存在一些不足之處，如:合同談判階段的關注度、經費和人員等方面比較重視，而對合同簽訂之后的履行階段，則存在重視不足、管理不到位等情況。

6 對策

由于觀念、制度等方面的原因，建筑企業合同管理存在一些問題，只要我們能找出問題所在，就能對癥下藥，解決問題，使合同管理正常，從而減少糾紛，減少損失，現就上述分析，談談合同管理中存在問題的主要對策。

6.1 提高合同管理人員的素質

提高合同管理人員素質:一要選好合同管理的專職人員;二要建立崗位責任制，明確責、權、利;三要加強業務和法律培訓，法律培訓應側重《民法通則》《合同法》《信托法》《擔保法》《物權法》《公司法》及《刑法》等基本常識方面。

通過學習培訓，使得公司相關人員都能掌握基本法律知識和簽約技巧。例如:能區分要約和要約邀請的不同;能區別無代理權、超越代理權和表見代理的差異;能認識無效合同、可撤銷合同和有效合同的差別;在合同簽署過程中，合同承辦人會有意識地看擬蓋章的合同全部條款是否與已審查的合同條款相一致，合同對方加蓋的公章是否為有效的公章，加蓋的公章是否清晰可辨，在合同文本上修改過的地方對方當事人是否蓋公章予以確認;此外，還要加強和提高防詐騙(刑事)、反欺詐(民事)的識別能力等等。

6.2 建立和健全企業的合同管理體系

建立健全合同管理體系，要注意:1)落實合同管理的機構、人員配備和人員培訓，建立合同歸口審查和分級管理制度，使合同管理逐步規范化、制度化。2)明確合同業務部門和承辦人、合同審查部門和承辦人、合同批準機構和人員及合同歸檔部門和承辦人的職責。3)規章制度一經制定，除了嚴格遵照執行外，還應有相應的措施以保證該項制度得以更新，以適應法律法規等方面的變化。

在具體操作上，對合同管理實行歸口、分級、劃塊管理模式;合同歸口管理部門為合同一級管理部門，負責為業務部門提供法律服務，建立健全合同管理制度，監督檢查和考核合同管理情況，參與重大合同的論證、談判、起草、審查、簽訂及合同糾紛的處理，統一管理法定代表人授權委托書和公證事宜，負責合同備案文本的管理，考核合同管理人員，組織合同管理知識培訓等;各業務部門為合同二級管理部門，負責本部門的合同立項、可行性調查、文本草擬、簽訂、履行、爭議解決和履行過程中的檔案管理等，并向合同歸口管理部門定期匯總、上報合同履行情況;相關部門負責合同專用章的使用及合同履行完成后的文本歸檔工作。

6.3 大力推行建設工程施工合同示范文本(GF-1999-0201)

建設部和國家工商行政局推薦的這份示范文本，是根據菲迪克土木工程施工合同條件，結合我國建筑業改革開放以來的經驗教訓編寫出來的，具有全面、準確、嚴謹的特點，有很強的操作性，是一份很好的合同文本。使用這份文本，將有利于堵塞由于合同管理人員法律水平和語文水平而產生的漏洞，有利于明確合同主體的責任，有利于合同爭議的解決。

6.4 切實把好項目調查、合同審查和履行監督環節

合同歸口部門要監督檢查合同的履行情況，一般采取重點檢查和抽查的方式。

檢查內容包括:

1)看各方是否按合同約定全面履行合同，督促各方嚴格履約;2)履行過程中是否存在合同數量、工期、設計等方面的變更情況，如有變更應履行變更簽約手續，以合同形式明確變更情況;3)是否存在違約情況，合同當事人任何一方違反合同約定的任何一項義務，都會導致違約情況。對此過程應重點監控，合同履行過程中，當事各方的往來函件、通知等文書都具有法律效力，如果發生糾紛，也是區分責任的重要證據，所以對合同履行的每一環節形成的書面材料都應注意完整保存。

在談判和簽訂合同時，嚴格審查合同當事人的主體資格、資信情況和履約能力，必要時可向公司要求法律事務管理部門配合協助調查。業務承辦人員應對涉及的業務事實詳細告知合同審查人員，在對合同背景了解的基礎上認真對合同條款加以推敲，確保合同應具備的條款齊全、準確;確保文字表述確切無誤，避免條款之間的矛盾性;使用格式合同時應注意避免存在免除其責任、加重對方責任、排除對方主要權利等情形出現;加強對合同變更的管理;及時適當履行發送正確的函件等通知義務;重視證據(資料)的保留及保證其有效性;及時行使合同權利以確保訴訟時效。同時，可建立重大項目和合同專項審查管理制度。

6.5 建立靜態和動態相結合的合同管理制度

合理的合同管理模式不應是靜態的、也不僅僅是某個部門的事務，而應該是動態、連續、相關責任部門共同的管理過程。

采取靜態和動態相結合的管理方式，以減少合同管理中期和后期爭議的發生及避免措施建立的滯后性，對合同的履行情況進行全程跟蹤。在合同糾紛處理完畢后，公司應對整個事件過程作出評估和總結，在根據成因分清責任基礎上實行責任追究制。例如:對合同的履行和資金劃付予以監督和管理，通過監督可以知道各類合同的履行情況，及時發現影響履行的原因，以便及時向相關部門和機構反饋，防止或降低違約行為的發生。合同資金的劃付、匯入及合同清算作為合同履行的主要環節和內容，可由業務部門、財務部門、法律事務管理部門密切配合把好此環節。

縱觀當前市場，對合同法律風險的控制，多數公司存在重訴訟、輕預防的心理。事實上，對合同法律風險的控制，一個公司的核心能力并非是其訴訟能力，而應該是合同的管理能力。健全的合同管理將能有效地防止決策的隨意性、準確地分析和判斷交易對手、妥善處理履行中出現的問題、合法合理地解決糾紛等。合同管理能力的提升能有效地避免不必要的爭議和訴訟出現，而且相比訴訟，合同管理的成本也小得多，同時，其還能化解不特定的法律風險出現。因此，提升合同管理能力和完善合同管理制度是公司追求的終極目標，是公司合規管理的重要組成部分，是公司依法治企和建立現代企業制度的有力保障。

［1］李 斌.施工企業常見合同糾紛及對策的探討［J］.山西建筑，2010，36(12):211-212.