巧用WORD郵件合并批量導入圖片制作各種證卡

廖明梅，舒清錄，崔賽英

臨滄師范高等專科學校，云南臨滄 677000

在學校的日常管理或其它的工作場合中，經常會遇到諸如填寫準考證、畢業證、借閱證和各種各樣的工作證（卡）之類的工作，這些工作如果是一份一份編輯打印，雖然每份文件只需修改個別數據，那也夠麻煩的；當然也可以留出空兒來，打印完成后用手工填寫，但那就顯得效率太低了。總之，這些工作枯燥乏味，且工作量大，手工操作很容易出現錯誤，帶來許多不必要的麻煩。那么有沒有什么方法來減少重復工作，提高效率呢？答案是肯定的，我們可以使用微軟公司的Word和金山公司的WPS 2007中的“郵件合并”功能來完成。熟練掌握這一功能，將使我們批量填寫各種證件（卡）變得十分輕松。

那么，如何利用word提供的郵件合并功能，批量導入圖片制作各種證卡呢？能采用的方法有很多，大多用VFP報表功能來實現，且必須將工作表轉換成DBF格式，并將照片復制成一個個單獨的圖片文件，如果人數較多，用這種方法來實現是比較困難的。這里我向大家介紹一種簡單方法：用Word提供的郵件合并功能來完成。

本文以批量制作“準考證”為例，論述了在Word 2003中如何使用“郵件合并”功能批量導入照片制作準考證的具體過程。

1 郵件合并簡介

郵件合并就是在主文檔的固定內容中，合并與發送信息相關的一組通信資料，從而批量生成需要的郵件文檔。郵件合并過程涉及三個文檔：主文檔、數據源和合并文檔。郵件合并的使用可以減少重復勞動，大大提高工作的效率。

“郵件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關的文檔外，還可以輕松地批量制作準考證、成績單、標簽、工資條、借閱證等。

2 準考證的具體實現

一般來說，把帶照片的Excel數據文檔作為數據源，用郵件合并功能是無法顯示照片的。那么如何用Word提供的郵件合并功能完成帶照片的證（卡）的制作呢。

學生準考證卡制作過程中，主要的問題是：如何解決指定路徑下照片的郵件合并插入問題。解決問題的關鍵方法：在Word中插入圖片，可以用IncludePicture域來實現。具體語法為：IncludePicture“文件名”。除此之外，照片的名稱為了管理的方便，我們一般都用其姓名作為文件名，那么使用姓名域即可解決問題。那么怎么實現文件名的自動轉換呢？方法是：把兩個域嵌套起來即可。

設計思路：建立一個word文檔用于制作準考證模板，再建立一個Excel文檔做數據源，用來存放考生的基本信息，包括照片的路徑等信息，利用Word提供的郵件合并功能，將“準考證”主文檔與數據源進行合并，依次插入合并域和圖片域，從而批量生成帶照片的準考證。

批量導入圖片制作“準考證”的具體過程：

1）素材的準備

本例中的素材主要是每個考生的照片，將每個考生的照片存放在指定磁盤的文件夾內，并對照片進行命名，為了管理的方便，最好用考生的姓名進行命名。當然也可用考生的學號進行命名。

2）建立“準考證”模板

主文檔是指郵件合并中內容固定不變的部分，如信封中的收信人地址、郵編，還有錄取通知書中的除錄取的學生及專業外的那部分內容等。啟動Word 2003，根據具體情況設置好打印頁面、紙張等，再根據具體的實際情況，設計出滿足要求的主文檔模板。

3）建立考生信息數據庫

數據源就是含有標題行的數據記錄表，其中包含著相關的字段和記錄內容。

我們可以使用任何類型的數據源，其中包括用Word制作的表格、Microsoft Outlook聯系人列表、Excel創建的工作表、Microsoft Access創建的數據庫、FoxPro創建的DBF文件等。但我們通常采用Excel創建數據源。在用Excel制作數據源的時候，必須注意兩個方面：一是數據源中必須包含標題行，二是數據源中除字段名外必須要有相應的數據。

啟動Excel 2003，建立如圖1所示的“考生信息表”。

圖1 考生信息表

4）添加合并域，完成郵件合并

打開建立好的“準考證”模板，與“考生信息表”進行連接后，在圖1所示的表格中的各個字段后面依次插入對應的域后，單擊查看合并數據，完成文本的合并，接著關鍵進行圖片的合并。

方法一：將光標定位到“貼照片”的單元格中，單擊“插入”菜單下的“域”命令，打開“域”對話框，在“域名”下拉列表中選擇“IncludePicture”在“域屬性”下面的文件名中輸入“photo”，單擊“確定”，然后選中“photo”單擊“插入域”，然后選中 “照片名”域，單擊“確定”，按下Alt+F9,單擊合并到新文檔按鈕，完成合并。

方法二：用鼠標單擊預留的顯示照片的位置，然后同時按下Ctrl+F9鍵，出現一對{}，將光標定位在{}，然后輸入{IncludePicture "I:\論文\照片\.jpg "MERGEFORMAT }，然后把光標插入到“.jpg”之前，再次按下Ctrl+F9，并輸入“MergeField "姓名"”后，在照片的位置顯示的代碼為：{ IncludePicture "I:\論文\照片\{MergeField"姓名"}.jpg"}。然后單擊“郵件合并”工具欄中的“合并到新文檔”即可。完成的效果如圖2所示：

圖2 準考證合并效果圖

郵件合并中的注意事項

（1）此命令中的“{}”符號只能通過按Ctrl+F9鍵獲得，不能通過直接復制粘貼或者鍵入來完成；

（2）“I：\論文\照片”表示的是圖片所存放的位置，其中“”表示圖片所存放的路徑，而“\”表示轉義字符，將常用的 “” 路徑轉換為特殊用途；

（3）“.jpg”表示圖片的格式，此后綴也可以根據你的圖片格式做相應的修改；

（4）如果新生成的文檔中沒有顯示圖片或所有的圖片顯示的都是一個人，可以采用此操作進行刷新：按“Ctrl+A”全選，然后按F9鍵對文檔進行刷新。如果還是不能解決，只有把這個文檔先保存關閉，然后再打開，按“Ctrl+A”全選，再按F9鍵對文檔進行再次刷新；

（5）除此之外，在輸入上述信息的時候千萬不能任意添加或者刪除空格。比如“{}”中默認存在半個字符的空格，另外路徑表述上不能插入任何空格；

（6）最后，圖片只有在應用“嵌入型”版式的時候才可以用于郵件合并。如果選成其它版式，雖然定位方便了，但是郵件合并的時候會識別不了它。如果確實需要靈活定位，可以采用插入一個文本框，去掉邊框等屬性，并在這個文本框里插入IncludePicture域代碼，調文本框的位置即可。

3 結論

郵件合并是word提供的一項功能，利用它來批量導入圖片制作各種證卡，不僅操作簡單，而且還可以設置各種格式、使打印效果更好，可以滿足許多不同客戶的不同需求，因此具有較大的現實意義。

[1]楊飛宇，孫海波.計算機應用基礎項目教程[M].機械工業出版社，2009，8.

[2]林慕嬋.一種word和excel結合制作打印模板實現批量套打的方法[J].辦公自動化，2010(176)：47-48.

[3]電腦報（合訂本）.西南師范大學出版社[J]，2006.

[4]何克抗，周金岳.計算機應用基礎.高等教育出版社.