建筑施工企業財務系統與業務系統一體化探索

◎ 路橋集團國際建設股份有限公司 張志峰 王 澤

一、前言

20世紀后半葉，以計算機、網絡和通信技術為基礎的信息化成為推動社會加速發展的最重要因素之一，這在歐美等發達國家得到了驗證。我國的信息化建設起步較晚，2002年11月黨的“十六大”作出了“以信息化帶動工業化、以工業化促進信息化、走新型工業化道路”的戰略部署。2007年10月黨的“十七大”提出“要大力推進信息化與工業化的融合”。2007年10月18日,原建設部建筑市場管理司發布了《建筑業企業資質管理規定實施意見》（建市[2007]241號文），文件給出了“施工總承包企業特級資質標準信息化考評表”，對申報特級資質的施工企業的信息化建設提出了具體要求。2011年3月國家“十二五”規劃進一步明確要“推動信息化和工業化的深度融合，推進經濟社會各領域信息化”。信息化的戰略地位越來越受到黨和國家的高度重視。國內大部分建筑施工企業的信息化建設真正是從2007年10月以后才開始受到領導重視，并大力發展，尤其是施工總承包特級資質企業。

二、國內大型建筑施工企業財務與業務管理信息系統應用現狀分析

目前國內建筑施工企業的信息化建設整體水平還沒有達到全面的數據集成和數據共享，尤其是業務系統與財務核算系統。因為統用性較強，市場認可較早，國內市場有比較成熟的財務管理軟件、OA辦公軟件、ERP軟件等專業管理軟件。目前國內大型建筑施工類企業建設信息化時OA辦公軟件、財務管理軟件大部分采購專業軟件經過簡單修改即可使用，但企業主營業務管理軟件如施工項目管理業務因企業的業務管理模式各不相同目前國內市場上沒有形成比較成熟且通用的專業軟件，造成目前大型建筑施工企業紛紛定制開發自己的主營業務如施工項目管理等軟件。

因為建筑施工企業財務管理軟件上線比其它業務系統較早，并且財務系統數據是所有企業對外披露的唯一最終真實數據，造成目前實際上施工企業財務系統數據為主，其它系統數據要跟著財務數據走。并且以會計核算實體即帳套為系統組織結構，也很難與其它業務系統按企業組織結構為系統組織結構取得一致。但實際企業業務發生真實邏輯并非如此，就像一個施工企業的形成首先是有人員和組織結構，然后才有工程項目的投標業務，項目中標后才有施工項目管理業務，項目結束后進行竣工決算等各種業務。上述各種經濟活動業務過程中形成了各種經濟活動記錄，這些經濟活動記錄通過憑證方式錄入財務系統從而形成了財務核算數據結果。從事物發生的邏輯順序來講，財務系統的數據來源應該大部分是業務系統中流程審批通過的各種結果數據。由于歷史的原因，目前國內大型建筑施工企業管理信息系統應用普遍是財務管理系統與其它業務管理系統相互獨立運行，沒有實現兩者之間的數據集成和數據共享。

三、建筑施工企業財務管理與業務管理系統一體化基本條件

要實現建筑施工企業財務管理系統與業務管理系統一體化，必須堅持所有業務系統信息化建設遵守五個基本原則：即用戶一體化、客商一體化、流程審批統一化、編碼標準化、數據唯一化。上述原則都是實現業務系統與財務系統數據集成和數據共享的基本必要條件。

1、用戶一體化：即用戶統一管理，又稱“單點登錄”，即所有的業務系統建設遵循同一套用戶數據接口標準，用戶數據均由人力資源信息系統用戶數據庫管理維護，包括用戶名、帳號、密碼、個人所屬單位組織及相關個人信息等，用戶的離職、調動、注銷等均由人力資源系統實現，其它業務系統均通過用戶數據標準接口與其保持同步，但在職人員的專業業務操作權限在相應業務子系統中單獨維護。

2、客商一體化：系統建立統一規范的客戶數據庫、合格分承包商數據庫、合格供應商數據庫。所有業務系統的客戶、分承包商和供應商信息均由同一套客戶、分承包商、供應商數據庫維護，客戶的信息來自于市場開發管理信息系統，在該系統中統一管理，因為施工企業的客戶信息是市場開發部（或經營部）通過搜集招投標信息最先接觸客戶后產生。分承包商的信息由合同管理子系統統一維護管理，因為分承包商的信息是進行工程勞務分包業務產生的信息。供應商的信息由物資管理子系統統一管理。包括客戶、分承包商、供應商的評審評價、新增、變更、注銷等均統一管理。

3、流程審批統一化：實現所有業務子系統中需要管理者審批的流程均在同一個OA辦公系統桌面顯示為“待審批流程”，避免讓管理者進入不同業務子系統查找需要處理流程。讓管理者感覺到工作在一個統一的系統中，而不是多個不同的業務系統。

4、編碼標準化：包括人員編碼、組織機構編碼、材料編碼、客戶編碼、分承包商編碼、供應商編碼、費用科目編碼等組織業務專家進行整理，并且在系統運行過程中還需要不斷的完善。各類編碼必須堅持統一管理，即由集團公司的總部管理，不能分給各下級公司各自管理。

5、數據唯一化：即業務數據來源唯一性原則。對于整個公司來講，要保證所有業務數據信息只在原始業務發生起點錄入，其它業務系統涉及這個數據時只能引用業務發生的業務系統的數據，保證了業務數據的唯一性，如施工項目的產值數據以生產管理系統中為準，合同管理系統及其它系統中需要用到的產值數據均引用生產系統中的產值，合同管理系統中的業主信息及合同本身的相關數據必須要來自于市場開發系統的“中標項目”及“合同簽訂”模塊中的相關數據，而不能讓合同管理業務部門人員再錄入一次相關信息。數據來源唯一性可以達到統計口徑一致，從而保證各種報表數據的正確性、及時性和完整性，避免出現數據錯、漏。

四、XX集團（國有大型建筑施工總承包特級企業）實施財務管理系統和業務管理系統一體化的實踐

XX集團根據住房和城鄉建設部提出的施工企業總承包特級資質信息化考核要求及上級中交集團的信息化規劃，結合XX集團實際管理需求，自2008年5月開始，大力推進信息化建設，并以信息化帶動公司管理標準化、集約化。截至目前，XX集團信息系統已基本覆蓋了公司全部業務，包括：OA辦公、市場開發、人力資源、預算報銷、法律事務、合同、成本、進度、質量、安全、黨建管理等。集團各級管理者通過系統進行各種業務辦理、流程審批、管理決策和監督，基本實現了網絡化、無址化辦公。2010年10月XX集團管理信息系統獲評“住房與城鄉建設部科學技術計劃項目示范工程”。

在3年多的信息化建設之路上，該集團提出了信息化建設的兩個基本要求：1、信息系統做為企業員工工作的唯一工具，要像銀行的營業系統一樣，一旦停電或斷網，員工就只能停業。2、要求整個系統只有“1”個大數據庫，所有數據是相通的。集團于2009年6月份開始根據上級單位中交集團要求統一上線浪潮財務管理系統，一直以來，財務系統處于獨立運行的狀態，為實現XX集團信息化的全面數據集成和共享，該集團決定打通集團各項業務數據與財務系統核算的最后環節，讓各項業務系統中的數據與財務核算系統數據實現互通。具體內容就是將各業務系統與財務系統進行數據對接，實現財務系統與市場開發、人力資源、預算報銷、成本、合同、生產、質量、安全等業務領域的橫向數據集成。

該集團業務系統與財務系統對接實施方案總體思路為：提供一個包含“數據采集和財務憑證接口”的數據交換系統，目標是實現人力資源管理、市場開發管理、工程項目管理等其它業務單據到財務核算憑證相關數據的自動生成，首先進行業務數據的采集、整理，然后根據業務邏輯定義財務憑證模版，最后依照憑證模版自動地將業務數據生成浪潮財務憑證。數據傳輸方式的選擇需要企業根據自身的實際應用場景來決定。一般情況下，如果業務數據庫服務器與財務數據庫服務器是網絡隔離的，建議用文件傳輸方式；如果業務數據服務器和財務數據庫服務器在同一個局域網中，那么采用聯機或中間庫傳輸方式，中間庫相當于數據中轉站，雙方需要將交換的數據都放到中間庫中，這種方式安全性較高，不會因為交換數據雙方互操作彼此的數據庫。該集團采用第二種傳輸方式。系統應用模式如下圖：

系統應用模式

具體步驟如下：

1、首先，進行各業務系統和財務系統往來單位的對接，以業務系統的客戶、分承包商、供應商單位為主對應，建立對照表，并由集團公司機關、項目部進行映射自己所用的往來單位。后期考慮往來單位由業務系統進行統一管理，業務系統增加后財務系統引用該單位即可。

2、其次，進行組織架構和會計實體的對接，將業務系統中的標準單位的數據傳輸到中間庫中，再由浪潮系統將數據提取出去，在財務系統中維護標準單位與會計實體的對照關系。

3、然后，進行個人往來對接。以財務系統的個人往來為主對應，建立對照表，并由集團公司機關、項目部進行映射自己所用的核算個人。后期考慮將個人往來進行統一管理，業務系統增加后財務系統引用該個人核算即可。

4、最后，在財務系統憑證接口功能模塊進行憑證接口數據源設置、模版類別定義、憑證模版定義、科目映射定義、核算映射定義，業務憑證生成等，將憑證按不同業務類型建立模板。⑴、憑證接口數據源設置：將需要生成財務憑證的業務數據與浪潮憑證接口建立取數關系，為憑證模版定義、科目映射定義和核算映射定義預制數據源，數據源設置是憑證接口實現關鍵環節。⑵、模版類別定義：定義財務憑證模版的類別，一般將一個業務系統的單據歸結為一個大類，如果一個系統中的單據種類較多，也可以分為幾個類別。⑶、憑證模版定義：定義需要生成的財務憑證模版。比如合同付款單憑證模版、分包結算憑證模版、材料出庫憑證模版等。⑷、科目映射定義：根據業務數據信息映射科目，在財務憑證生成的時候自動地根據業務信息形成科目數據，如果某種業務在生成憑證分錄時科目是固定的，那么就不需要在此進行定義。⑸、核算映射定義：設置業務數據和浪潮輔助核算映射關系。⑹、業務憑證生成：根據前面定義的憑證模版把業務單據生成浪潮財務憑證，多個業務單據可以合并生成一個憑證，也可以取消已經生成的憑證。

經過以上各步驟，財務系統通過提取到的業務系統數據生成憑證。該集團通過業務系統與財務系統數據接口對接，提升了業務系統實用化水平，加強了系統集成和信息協同處理，提高對各類業務與財務數據的使用、加工、整理和分析能力。