高校圖書館安全防護之危機管理

淮安信息職業技術學院圖書館〔江蘇省淮安市 223003〕 陳永光

高校圖書館作為高等學校的文獻信息中心,具有設備設施密集、讀者流動量大且相對不穩定的特點,潛存著諸多誘發安全危機的隱患。科學技術迅猛發展導致的自動化設備大量引入、傳統圖書館向現代圖書館過渡帶來的服務方式轉型、文獻信息資源多元化發展和讀者文獻信息需求的不斷變化與提高等新形勢,又給高校圖書館帶來了一些新的安全隱患。這些安全隱患時時刻刻都在威脅著高校圖書館的安全。本文擬通過分析高校圖書館安全危機種類,提出加強安全危機預防和危機管理工作,盡量消除和化解各種危機,以避免或減少高校圖書館的損失。

一、高校圖書館安全與危機管理

(一)高校圖書館安全危機管理

“危機”是指一個單位、部門或組織因內外環境因素所引起的一種對該單位、部門或組織生存具有立即而嚴重威脅性,并且要求人們在時間緊迫和不確定性極高的情況下,必須對其作出關鍵決策的情境或事件?！拔C管理”就是一種針對上述危機情境或危機事件所作出的管理措施及相應策略,以盡量避免或減輕危機給單位、部門或組織帶來的嚴重威脅和損失?，F代危機管理的內涵包括對危機前、危機中、危機后所有方面的管理,不僅重視危機爆發期的控制措施,還強調危機原因分析、潛在危機分析、危機的預防控制及危機后的恢復管理和學習機制。借用上述定義,可以把高校圖書館安全危機管理理解成,為應對其內外部環境變化引起的、對高校圖書館安全存在嚴重威脅的情境或事件所進行的檢測預警、預控預防、緊急應對、恢復重建、評估總結和自我診斷的全過程。

(二)高校圖書館危機管理的內容

關于危機管理過程框架,國內外學者提出了多種看法,如危機前、危機中和危機后三分法危機管理框架;縮減、預備、反應、恢復四分法危機管理框架;信號偵測、準備及預防、損害抑制、復原、學習五分法危機管理框架;避免、準備、確認、控制、解決、獲利六分法危機管理框架等。從諸多文獻來看,在這幾種分法中,以三分法危機管理框架最為通用。在三分法危機管理框架中,危機預防是危機處理的基礎,是危機管理的起點和真正目的,危機處理是危機管理的核心,善后與評估是危機處理的反饋和總結,是危機管理的完善和發展,三者相互聯系,共同構成一個完整的危機管理過程。本文試從三分法危機管理框架角度,進行危機管理內容構建的思考,把高校圖書館危機管理內容分為危機預防、危機處理、善后與評估三大塊,并在此基礎上又進行了細分,如“圖1”所示。在“圖1”中,本文將每一大模塊都進行了細化。在危機的預防模塊中細分出四個小模塊。其中,“樹立正確危機觀念”是危機預防的思想前提,“建立危機預警系統”是危機預防的設備保障,“建立危機管理機構”是危機管理整個過程的組織保障,“制定危機應急預案”是危機處理的制度保障。這幾個模塊須在危機處理前建立,共同構成危機處理的前提基礎。在危機的處理模塊中細分出四個小模塊。其中,“危機事件評估”是危機處理的前提基礎,“危機管理決策”是危機處理的結果,“危機溝通”和“媒體管理”是危機處理的工具。在善后與評估模塊中細分出三個小模塊。其中,“制定恢復管理計劃”是善后工作的制度保障,“恢復與重建”是善后與評估的恢復實踐,“危機管理評估”是危機處理的反饋和總結。這些模塊共同構成高校圖書館危機管理的基本內容。

圖1 高校圖書館危機管理基本內容

二、高校圖書館安全危機分析

高校圖書館的安全危機有火災、水災、蟲災、霉變、疾病、地震、偷竊等傳統安全危機,以及圖書館轉型帶來的自動化設備安全、網絡系統安全等新問題。本文現從高校圖書館組成要素方面,對高校圖書館安全危機進行分析。

(一)文獻信息資源安全

高校圖書館作為搜集、整理、收藏文獻信息資源,供師生閱覽、參考的文獻信息中心,其文獻信息資源載體都具有可燃性、易損性,若保護不當,極易使大量文獻信息資源損毀。造成高校圖書館文獻信息資源損毀的災難種類多樣,而使每種災難發生的誘因也很多,如電器設施老化、吸煙、雷擊、惡意放火會引起火災;管道破裂、暴雨會引起水災;高溫潮濕會引起圖書資料霉變、生蟲;老鼠撕咬會引起鼠禍;沙塵暴會引起塵土災害;偷盜、規章制度不健全、工作人員疏忽會引起文獻信息資源破損丟失;黑客攻擊會導致電子文獻信息丟失、系統癱瘓等。

(二)設備設施安全

電子計算機技術與網絡技術的應用使高校圖書館的管理工作及業務開展發生了革命性變化。大量自動化設備設施的引入為高校圖書館工作的開展提供了極大便利的同時,也帶來了一些安全隱患。近幾年來,各種媒體報道的電梯傷人事件、電路老化引起的火災等公共場所安全事故,就為我們敲響了警鐘。對于大多數高校圖書館而言,常見設備包括電梯設備、照明設備、電子監控設備、防火報警設備、消防設備、計算機系統設備等。這些設備,若無科學的管理方法進行有效管理,會因管理不善、設備老化等原因引起設施被盜、火災、水災等災難。

(三)網絡系統安全

圖書館工作計算機化、網絡化也給高校圖書館帶來了一些安全隱患。因計算機軟硬件及網絡技術自身的缺陷,網絡的開放性、互聯性、共享性,以及網絡病毒、黑客攻擊、系統軟硬件的不穩定性或自然損壞等原因,造成圖書館自動化管理系統和數字圖書館系統癱瘓及諸如館藏書目數據庫、自建電子資源數據庫等重要數據的丟失,從而給高校圖書館帶來無法彌補的損失。

(四)人員安全

高校圖書館是高校師生課余時間常去的公共場所,具有讀者流動量大且人群密集的特點,特別是近些年高校擴招后,在校生人數大大增加,而圖書館館舍面積大多未能同步增建擴大,致使館內人員密度明顯加大,因占座、排隊、工作人員服務不到位等引起的糾紛時有發生;而且,在高密集的人群中,一旦出現傳染性疾病或火災等災難,極易引起踩踏、大面積疾病傳染等安全事故。特別是在普通高等學校中,高職院校占了很大比例。這些高職院校大多由中等專業學校合并升格而來,因管理理念、資金投入、專業人員缺乏、制度不完善、管理不細化等問題而使圖書館存在的安全問題相對更多。

三、高校圖書館加強安全危機管理的策略

(一)加強安全防范建設

預防是危機管理的一個重要原則。它可以使一個單位、部門或組織避免危機或把危機的損失降到最小程度,因此高校圖書館一定要加強安全防范建設。有條件的高校圖書館應根據自己的館情實際安裝自動防火報警系統、二氧化碳氣體自動滅火系統、滅火器等消防設備設施、攝像監控系統、自動防盜報警系統、中央空調系統、網絡安全軟硬件等安全防范設施,建立相應的安全管理制度,落實責任制,并定期進行安全檢查,查找安全隱患,督促改進,將安全隱患消滅在萌芽狀態。

(二)重視安全教育與演練工作

高校圖書館的安全管理制度、應急預案等相關制度制定得再健全、再完美,若不能有效地實施也是枉然。因此,高校圖書館要重視安全教育與演練工作,做到“有制必依”。對于工作人員,要培養他們的危機意識以提高對危機發生的警惕性,提高其業務技能以避免文獻信息資源安全危機、計算機與網絡安全危機等危機事件的發生,提高他們的服務技能及素質以減少讀者對文獻信息資源及服務的不滿和抱怨;對于廣大師生讀者,要加強安全演練工作,培養他們的自我防護能力,使他們在突發事件中能夠做到緊張有序、及時有效地撤離事故現場,以避免或減少人身傷害發生。

(三)重視交流與溝通,構建與讀者和媒體的溝通渠道

交流與溝通是重要的危機管理工具,是消除謠言、管理決策、協調關系的基礎。在危機發生前,高校圖書館可以通過多種途徑加強與師生讀者及工作人員的交流與溝通,使管理者能夠更全面地了解容易引起圖書館安全危機的隱患,及時解決讀者與工作人員的糾紛,以便將容易引起安全危機的隱患扼殺在萌芽之中。危機發生時,高校圖書館要隨時與師生讀者溝通,聽取他們的要求和建設性意見,制定合理有效的處理方案,并通過和媒體溝通,避免信息失真和謠言的發生。危機發生后,要積極和工作人員及師生讀者溝通,聽取他們的意見和建議,以進一步搞好善后工作。

(四)爭取學校領導的重視與參與

危機管理機構是順利處理危機的組織保證,而學校領導的重視和直接參與則是順利處理圖書館安全危機的關鍵。因為高校圖書館安全危機的處理大多涉及學校的其他部門,如保衛處、后勤管理處、宣傳部等,若無學校領導的重視和參與,很難保證各部門步調一致、協調配合。所以,高校圖書館在建立危機管理機構與擬定計劃時,要積極爭取學校領導的重視和參與,并要邀請學校有關部門的領導人參與組織領導。

(五)做到危機管理制度化

高校圖書館危機管理制度化要求多借鑒其他高校圖書館的成功經驗,制定符合自己館情的危機管理制度、建立危機管理機構和制定危機應急預案,用制度規范人們的行為,使高校圖書館的危機管理、應急管理步入規范化、科學化的軌道。以便危機發生時,能夠做到“有制可依”,有條不紊,協調一致,步調一致,不至于在危機發生時,手忙腳亂,不知所措,秩序混亂,增加傷害。

(六)做好安全危機評估總結工作

安全危機評估是危機管理的最后環節,其目的有二:一是總結經驗,吸取教訓,預防未來;二是從危機中發現并把握危機中的機會。因此,在安全危機解決以后,高校圖書館應以書面形式及時總結經驗和教訓,分析事故產生的直接原因和深層次原因,分析危機中的機會,對過時或不適用的制度與組織機構進行完善和調整,以增強應對危機的能力。

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