建立普通高校圖書館圖書區(qū)域聯(lián)合招標(biāo)采購體系模型的探討

張 勇*

安徽大學(xué)管理學(xué)院

〔安徽省合肥市 230039〕

長期以來,我國各普通高校圖書館在“大而全”、“小而全”館藏思想的影響下,購書經(jīng)費有限性與館藏資源無限性之間的矛盾一直存在。本文擬通過對我國現(xiàn)行圖書館圖書采購現(xiàn)狀的分析,探討建立普通高校圖書館圖書區(qū)域聯(lián)合招標(biāo)采購體系模型,進行文獻信息資源建設(shè),以及這一采購體系模型建立時需要注意的問題,為我國普通高校圖書館圖書聯(lián)合采購的發(fā)展提供參考。

一、當(dāng)前普通高校圖書館圖書招標(biāo)采購中存在的問題

2003年1月1日,《中華人民共和國政府采購法》開始實行,該法規(guī)對我國政府的采購行為進行了規(guī)范。2006年10月,教育部高等學(xué)校圖書情報工作指導(dǎo)委員會頒布的《普通高等學(xué)校圖書館文獻集中采構(gòu)工作指南》,使招標(biāo)采購成為我國各普通高校圖書館圖書采購的主要方法。這一辦法的實施,對于提高我國各普通高校圖書館購書經(jīng)費的實效、增加圖書采購過程的透明度以及提高圖書采購工作效率與服務(wù)質(zhì)量都具有一定的意義。但是,隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,我國各普通高校圖書館通過招標(biāo)方法進行圖書采購也出現(xiàn)了一些問題,主要是:

(一)本末倒置,過分強調(diào)購書折扣而忽略圖書采訪質(zhì)量

高校圖書館的宗旨是為了更好地為讀者提供文獻信息服務(wù),圖書采購招標(biāo)的目的也是為了通過招標(biāo)降低購書成本,使有限的經(jīng)費購買到數(shù)量更多、質(zhì)量更好的圖書。因此,圖書供應(yīng)商的服務(wù)水平與服務(wù)質(zhì)量才是圖書采購招標(biāo)中最需要考慮的重要問題。但是,現(xiàn)在我國很多普通高校圖書館采取的是最低價格中標(biāo)法。誰的折扣最多、書價最低,誰就能夠中標(biāo)。這種做法的直接后果就是迫使圖書供應(yīng)商千方百計降低書價,提高折扣率去爭取中標(biāo),而使采購的圖書質(zhì)量得不到保證。

(二)招標(biāo)委員會的組成人員缺乏合理性

各普通高校圖書館的圖書采購由學(xué)校統(tǒng)一招標(biāo)管理后,各普通高校都相應(yīng)成立了一個圖書采購招標(biāo)委員會。為了體現(xiàn)公正性,招標(biāo)委員會成員來自學(xué)校的不同部門,以避免招標(biāo)工作被某一個部門把持而產(chǎn)生弊端。但是,由此也產(chǎn)生了明顯的問題。這就是,由于評標(biāo)小組成員中經(jīng)常是非本行業(yè)專家占多數(shù),他們既不了解圖書館的有關(guān)業(yè)務(wù),又不熟悉圖書供應(yīng)商的實況,因此無法辨別標(biāo)書中各項承諾的真?zhèn)?往往是憑主觀印象和個人情感等因素來選擇圖書供應(yīng)商,使競標(biāo)結(jié)果雖然公開卻并不公平。在如此程序下選出的圖書供應(yīng)商,往往在服務(wù)水平和圖書質(zhì)量方面得不到保證。

(三)招標(biāo)體制不完善,缺乏合理的圖書供應(yīng)商評價機制

目前,圖書采購招標(biāo)制已成為各普通高校圖書館圖書采購的普遍選擇。各普通高校都引進了圖書采購招標(biāo)制,也建立了圖書供應(yīng)商評價機制,制定了圖書采購招標(biāo)評分標(biāo)準(zhǔn)。這種做法,從理論上來說還是比較合理的,具有很好的執(zhí)行性和參考性。但實際上,對各普通高校圖書館的圖書采購要求,所有的圖書供應(yīng)商都會全盤給予承諾,于是圖書報價便成了最后唯一的評比條件,這就違背了采用評分方法的本意,往往是誰的圖書報價最低誰就能勝出。這種做法,不利于各普通高校圖書館選擇能夠提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的圖書供應(yīng)商。

二、普通高校圖書館圖書區(qū)域聯(lián)合招標(biāo)采購體系模型的建立與注意的問題

(一)普通高校圖書館圖書區(qū)域聯(lián)合招標(biāo)采購體系模型

普通高校圖書館圖書區(qū)域聯(lián)合招標(biāo)采購體系模型主要由三個組成部分構(gòu)成,即由區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館圖書采購聯(lián)合體、區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館圖書聯(lián)合采購中心與圖書供應(yīng)商組合。在這個模型中,區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館圖書采購聯(lián)合體是核心。它對區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館圖書聯(lián)合采購中心具有領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)督作用,向其委派工作人員,下達圖書采購命令。區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館圖書聯(lián)合采購中心又是一個相對獨立的機構(gòu)。它不屬于某一個具體的普通高校圖書館領(lǐng)導(dǎo)。它有自己的管理團隊,定期收集區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館圖書采購聯(lián)合體內(nèi)各普通高校圖書館的采購需求,編制采購訂單,向圖書供應(yīng)商下達訂單。圖書供應(yīng)商按照區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館圖書聯(lián)合采購中心下達的訂單,組織人力物力對圖書進行采訪編目、集中加工,將各普通高校圖書館需要的圖書,按照訂單的要求及時送到聯(lián)合體各成員館,聯(lián)合體各成員館按照圖書供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量對各個圖書供應(yīng)商的服務(wù)進行評價。區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館圖書聯(lián)合采購中心根據(jù)各普通高校圖書館的評價遴選圖書供應(yīng)商。

(二)區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館圖書采購聯(lián)合體

區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館圖書采購聯(lián)合體由區(qū)域內(nèi)各普通高等學(xué)校圖書館自愿共同組成。其宗旨在于聯(lián)合采購圖書、降低購書成本、共享文獻信息資源、利益互惠,在區(qū)域內(nèi)更好地開展文獻信息資源共享、調(diào)整文獻信息資源配置、優(yōu)化文獻信息服務(wù)工作。區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館圖書采購聯(lián)合體的建立,可以由區(qū)域內(nèi)有較大影響力,或者圖書采購量比較大的普通高校圖書館牽頭,聯(lián)合一些與之有業(yè)務(wù)聯(lián)系的普通高校圖書館組成,然后再慢慢擴大。例如,在安徽省合肥市普通高校中,安徽大學(xué)是比較有影響力的普通高校,可以由該校圖書館牽頭,聯(lián)合與其有業(yè)務(wù)聯(lián)系的綠海職業(yè)技術(shù)學(xué)院、新華學(xué)院、合肥財經(jīng)學(xué)院、安徽交通學(xué)院等普通高校圖書館先成立聯(lián)合體,然后再逐步擴大,形成真正的駐合肥市普通高校圖書館圖書采購聯(lián)合體。

(三)建立區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館圖書聯(lián)合采購中心

區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館圖書聯(lián)合采購中心就是由本區(qū)域內(nèi)具有較大影響力或者圖書采購量比較大的普通高校圖書館牽頭,憑借自身在圖書采購領(lǐng)域的專業(yè)優(yōu)勢和資源優(yōu)勢將區(qū)域內(nèi)的普通高校圖書館聯(lián)合起來建立的。它的工作人員主要來源于圖書采購聯(lián)合體內(nèi)各高校圖書館具有一定工作經(jīng)驗的圖書采訪人員。圖書聯(lián)合采購中心定期向聯(lián)合體成員館收集圖書采購信息,整理匯總之后,統(tǒng)一向合格的圖書供應(yīng)商下達采購訂單。圖書供應(yīng)商在收到采購訂單之后,按聯(lián)合采購中心的具體要求將采購的圖書按質(zhì)按量地送至聯(lián)合體各成員館。各成員館根據(jù)圖書供應(yīng)商的服務(wù)定期向圖書聯(lián)合采購中心反饋圖書供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量,聯(lián)合采購中心收集反饋意見,形成意見庫,向圖書供應(yīng)商反饋并用于圖書供應(yīng)商的遴選。

(四)普通高校圖書館圖書區(qū)域聯(lián)合招標(biāo)采購體系模型的管理

對于圖書聯(lián)合采購體系的管理來說,它與我們以往的聯(lián)合采購有所不同:第一,在行政規(guī)劃上,區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館圖書聯(lián)合采購中心是一個相對獨立的機構(gòu),不隸屬于任何一個普通高校圖書館,它有自己的一套管理模式和領(lǐng)導(dǎo)班子。第二,在人員組成方面,它的主要工作人員來源于各普通高校圖書館的采訪部門,是各普通高校圖書館中具有一定管理與采購經(jīng)驗的采訪人員。聯(lián)合體內(nèi)每個高校圖書館都可以推薦自己優(yōu)秀的采訪人員進入這個中心工作,而該中心每個工作人員的編制仍保留在原來的高校圖書館。第三,在經(jīng)費來源上,區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館圖書聯(lián)合采購中心的經(jīng)費來源主要依賴各個成員館,按照圖書采購量的大小繳納傭金。第四,區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館圖書聯(lián)合采購中心的最高權(quán)力屬于成員館聯(lián)合體大會,各成員館對該中心具有建議和監(jiān)督的權(quán)利,并按照各館業(yè)務(wù)量的大小加權(quán)重原則行使各自的表決權(quán)。

(五)普通高校圖書館圖書聯(lián)合招標(biāo)采購需要注意的問題

目前,普通高校圖書館圖書聯(lián)合招標(biāo)采購還處于初級階段,因此在具體運行中需要注意一些相關(guān)問題:第一,管理問題。區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館圖書聯(lián)合采購中心雖然是一個相對獨立的組織,不對任何單一的高校圖書館負責(zé),但是它的每一個工作人員都隸屬于具體的高校圖書館,而屬于某一個具體高校圖書館的工作人員,必然要考慮本館的利益,所以在對這一中心進行管理時,應(yīng)讓它保持相對的獨立性,避免多頭管理、多頭領(lǐng)導(dǎo)。第二,人員來源。區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館圖書聯(lián)合采購中心工作人員都來源于各普通高校圖書館,對于符合什么標(biāo)準(zhǔn)的人員才可以來中心工作、每個高校圖書館來幾個人、各個高校圖書館人員的比例如何確定等,都需要共同協(xié)調(diào)。第三,對于圖書供應(yīng)商評價機制的合理建立,也需認真考慮。

三、普通高校圖書館圖書區(qū)域聯(lián)合招標(biāo)采購的重要意義

(一)可以使普通高校圖書館占據(jù)圖書市場的主動地位,降低購書成本

根據(jù)國家產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)規(guī)劃,國家將在今后幾年內(nèi)對出版發(fā)行機構(gòu)進行整合,形成若干經(jīng)濟實力雄厚、具有重要社會影響的大出版發(fā)行集團。這必然會對高校圖書館的圖書采購形成壓力。普通高校圖書館可以通過采購聯(lián)合體整合自身優(yōu)勢,形成巨大的圖書采購量。這樣的圖書館圖書采購聯(lián)合體,對于任何一個圖書供應(yīng)商來說,都是一個具有極大吸引力的戰(zhàn)略合作伙伴。區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館圖書聯(lián)合采購中心可以從與圖書供應(yīng)商共贏的角度來提高圖書折扣率。現(xiàn)在的采購中,72折對于高校圖書館來說是個很低的折扣,但是很多高校圖書館因為服務(wù)質(zhì)量要求高,更多的是 78折或 83折,因為主動權(quán)不在我們手里。當(dāng)我們形成大的采購聯(lián)合體之后,不僅可以促進聯(lián)合體高校圖書館之間的溝通和交流,同時可以將每個書商的表現(xiàn)作為各高校圖書館的共享信息,沒有跟我們合作過的書商方面的情況,也可以利用網(wǎng)絡(luò)進行搜索,并配合實地考察。這樣,在實際合作和廣泛調(diào)查的基礎(chǔ)上,資質(zhì)高、能力強、服務(wù)好的書商在招標(biāo)中就會脫穎而出、一舉中標(biāo),成為高校圖書館最理想的合作伙伴,使高校圖書館享受低價圖書和高質(zhì)量服務(wù)成為可能。

(二)可以培養(yǎng)專業(yè)化圖書采訪團隊,抑制腐敗、減少對圖書招標(biāo)采購的非正常干預(yù)

由于現(xiàn)在普通高校圖書館大多實行圖書采購招標(biāo)制度,而圖書采購人員隊伍龐大、素質(zhì)參差不齊,在圖書采購招標(biāo)過程中,少數(shù)采購人員容易滋生權(quán)錢交易等腐敗行為,從而直接或間接引發(fā)圖書采購風(fēng)險,導(dǎo)致圖書采購產(chǎn)生不必要的損失。而區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館圖書聯(lián)合采購中心工作人員都是來自于不同高校圖書館的業(yè)務(wù)精英、綜合素質(zhì)較高。現(xiàn)在,圖書招標(biāo)采購已由原來某一個高校圖書館或者高校的事情,上升為區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館圖書采購聯(lián)合體的事情,得到更多人的參與和監(jiān)督,各普通高校圖書館聯(lián)合起來,共同探討并進行圖書采購招標(biāo),使圖書價格問題即采購圖書的優(yōu)惠折扣率問題比較容易得到解決,采購圖書的質(zhì)量與服務(wù)等也可以得到保障。行政部門只要在大的方向上加以調(diào)控,具體的問題如招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、招標(biāo)細則、招標(biāo)過程、對圖書供應(yīng)商資質(zhì)及實力的評估等都可以由高校圖書館來進行。這樣,高校圖書館在招標(biāo)中的作用就會增強,對高校圖書館圖書聯(lián)合招標(biāo)采購的非正常干預(yù)就會減弱。

(三)三方共贏,各個成員館內(nèi)部支持力度大

區(qū)域內(nèi)普通高校圖書館實行圖書聯(lián)合招標(biāo)采購,圖書聯(lián)合采購中心承擔(dān)了各個成員館的圖書采訪任務(wù),對于各普通高校圖書館來說:一是降低了購書成本,提高了購書經(jīng)費的使用效率。二是減少了各高校圖書館采訪人員的負擔(dān)。高校圖書館圖書采訪工作是一個比較煩瑣復(fù)雜的工作,過去在高校圖書館工作人員中,采訪人員占了很大的比重。現(xiàn)在,實行聯(lián)合采訪,可以大大減少采訪人員的數(shù)量,使更多的高校圖書館工作人員把精力用于為讀者服務(wù)和科研上去。三是,以往高校圖書館的圖書采訪工作容易滋生不良風(fēng)氣,實行圖書聯(lián)合招標(biāo)采購,使之受到更大、更多的監(jiān)督,容易凈化工作環(huán)境。

(三)有利于圖書供商和廣大讀者

實行圖書聯(lián)合招標(biāo)采購,對于圖書供應(yīng)商來說,是一個很好的發(fā)展機會。原來,圖書供應(yīng)商是一對多的關(guān)系,關(guān)系比較復(fù)雜,公關(guān)費用比較高,同時由于各個高校圖書館對采訪外包的服務(wù)質(zhì)量要求不同,加之各普通高校圖書館的地理位置分散,使物流成本較高。現(xiàn)在,圖書供應(yīng)商面對的只是圖書聯(lián)合采購中心,使圖書供應(yīng)商的工作關(guān)系相對簡單了。同時,因為大批量進行圖書采購,圖書供應(yīng)商可以大大降低各種成本。對于廣大讀者來說:一是可以借閱到數(shù)量更多、質(zhì)量更好的圖書;二是高校圖書館把主要精力用于為讀者服務(wù)方面,提高了服務(wù)質(zhì)量,使廣大讀者可以享受到更滿意的服務(wù)。

四、結(jié) 束 語

較之目前各普通高校圖書館的獨自圖書采購方式,普通高校圖書館圖書區(qū)域聯(lián)合招標(biāo)采購具有更大的優(yōu)勢。這種圖書聯(lián)合招標(biāo)采購方式不僅能夠滿足各普通高校圖書館的圖書采購要求,而且能使各方都能獲得一定的利益,是一種多方共贏的圖書采購方式。正因為如此,這種圖書采購方式將會有巨大的生命力和光輝的發(fā)展前途,它的不足之處會在實踐中不斷得到完善。總之,圖書聯(lián)合招標(biāo)采購將是大勢所趨,它將會有力地促進高校圖書館事業(yè)的不斷發(fā)展,更好地為廣大讀者服務(wù)。

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