情報信息機(jī)構(gòu)社會服務(wù)功能的SWOT分析

胡大海 訾桂峰 肖春生 濰坊市科技情報研究所，濰坊 261200

情報信息機(jī)構(gòu)社會服務(wù)功能的SWOT分析

胡大海 訾桂峰 肖春生 濰坊市科技情報研究所，濰坊 261200

本文探討了SWOT分析在情報信息機(jī)構(gòu)社會服務(wù)功能研究中的應(yīng)用，首先對SWOT分析進(jìn)行了簡要介紹，然后分析了情報信息機(jī)構(gòu)社會服務(wù)研究的主要內(nèi)容，最后利用構(gòu)建SWOT矩陣的方法詳細(xì)闡述了情報信息機(jī)構(gòu)社會服務(wù)功能的具體實施。

SWOT分析；社會服務(wù)功能；策略分析

知識經(jīng)濟(jì)尤其是網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展，為情報信息機(jī)構(gòu)服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變提出了新的課題，而情報信息機(jī)構(gòu)作為公共服務(wù)體系的重要組成部分，其服務(wù)模式也需要跟隨時代需求及時轉(zhuǎn)變。如何弘揚(yáng)公共需求、開展社會服務(wù)成為了模式轉(zhuǎn)變的重大議題。

情報信息工作的主要對象正由傳統(tǒng)型文獻(xiàn)資料向網(wǎng)絡(luò)信息資源迅速轉(zhuǎn)移，工作平臺日趨網(wǎng)絡(luò)化，情報信息機(jī)構(gòu)將資料工作和情報研究分開的傳統(tǒng)工作模式，已不適應(yīng)形勢的發(fā)展和需要[1]。傳統(tǒng)模式會導(dǎo)致情報信息機(jī)構(gòu)的資源大量閑置、浪費(fèi)，資源沒有得到充分的應(yīng)用，就不能充分體現(xiàn)其作為國家公共資源所表現(xiàn)出來的應(yīng)有價值。因此，很有必要對情報信息機(jī)構(gòu)社會功能進(jìn)行研究，以便更加合理的利用這一重要的社會公共資源。本文以SWOT分析法為例對情報信息機(jī)構(gòu)社會服務(wù)功能進(jìn)行拋磚引玉的研究。

1 SWOT分析方法簡介

SWOT分析是指綜合考慮組織內(nèi)部條件和外部環(huán)境的各種因素，進(jìn)行系統(tǒng)評價，從而選擇最佳經(jīng)營戰(zhàn)略的方法[2]。SWOT是優(yōu)勢(Strengths)、劣勢(Weakness)、機(jī)會(Opportunities)和威脅(Threats)四個英文單詞首寫字母的組合。這種分析方法有助于組織在即將變化的環(huán)境中找準(zhǔn)定位，發(fā)揮優(yōu)勢，占領(lǐng)戰(zhàn)略制高點(diǎn)。SWOT分析能有效識別自身優(yōu)勢與劣勢、判別機(jī)會與威脅。將情報信息機(jī)構(gòu)社會服務(wù)功能引入SWOT分析，將各種影響因素用系統(tǒng)分析的思想加以整合匹配，可為各情報信息機(jī)構(gòu)如何實施社會服務(wù)功能提供決策依據(jù)。借助SWOT分析矩陣圖見表1，可以更加清晰的認(rèn)識情報信息機(jī)構(gòu)面臨的內(nèi)外部環(huán)境。

表1 SWOT矩陣表

2 情報信息機(jī)構(gòu)社會服務(wù)功能研究概述

在實施SWOT分析之前首先要了解情報信息機(jī)構(gòu)社會服務(wù)功能的具體要求，以便更準(zhǔn)確地把握情報信息機(jī)構(gòu)所具備的優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會和威脅，從而得出更科學(xué)的社會服務(wù)功能發(fā)展策略。見表2，即從社會服務(wù)功能的服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)模式、存在問題入手對情報信息機(jī)構(gòu)社會服務(wù)功能進(jìn)行簡要分析。

表2 社會服務(wù)功能的具體研究內(nèi)容舉例

關(guān)于對情報信息機(jī)構(gòu)社會服務(wù)理論的研究，國內(nèi)許多學(xué)者都研究較少，通過CNKI 中國學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)絡(luò)出版總庫檢索得知，研究主要集中在公安機(jī)關(guān)情報信息平臺的研究范疇[3]。而綜合性的情報信息機(jī)構(gòu)社會服務(wù)功能的研究處于空白狀態(tài)。筆者根據(jù)自身研究總結(jié)出情報機(jī)構(gòu)應(yīng)廣泛采用先進(jìn)信息處理技術(shù)，對情報資料、情報研究各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作手段進(jìn)行創(chuàng)新，實現(xiàn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)間的重組、融合和一體化，使傳統(tǒng)工作模式與現(xiàn)代信息技術(shù)完美結(jié)合。必須加強(qiáng)情報信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，各種信息機(jī)構(gòu)是信息交流過程中的中間環(huán)節(jié)，而情報信息網(wǎng)絡(luò)是溝通情報、促進(jìn)信息交流與合作的良好的組成形式。因此，本研究的開展對于提高信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)能力、增強(qiáng)服務(wù)創(chuàng)新能力有重要作用。

3 SWOT分析在情報信息機(jī)構(gòu)社會服務(wù)功能中的應(yīng)用

運(yùn)用SWOT分析的方法對情報信息機(jī)構(gòu)社會功能進(jìn)行分析，對情報信息機(jī)構(gòu)社會服務(wù)進(jìn)行策略分析，提出政策性建議。

3.1 優(yōu)勢（Strengths）分析

3.1.1 情報信息資源優(yōu)勢

情報信息機(jī)構(gòu)是文獻(xiàn)信息的收藏地和集散地，擁有眾多的信息資源，能為廣大用戶提供翔實、有效的信息。這里不僅有我們的先輩歷經(jīng)千辛萬苦搜集、整理、保存、傳承下來的珍貴文化遺產(chǎn)，也有被后人經(jīng)過不斷發(fā)展、創(chuàng)新、開發(fā)和利用并轉(zhuǎn)化為新的知識成果的信息資源；一方面情報信息機(jī)構(gòu)的紙質(zhì)文獻(xiàn)專業(yè)全面而且系統(tǒng)、學(xué)科門類齊全。另一方面我國大多數(shù)公共情報信息機(jī)構(gòu)的數(shù)字信息資源特別是全文數(shù)據(jù)庫資源相當(dāng)匱乏，而情報信息機(jī)構(gòu)則普遍擁有相對豐富的數(shù)字信息資源。

3.1.2 人才優(yōu)勢

情報信息工作人員既要掌握信息管理的專業(yè)知識和技能，又要知曉有關(guān)科技、經(jīng)濟(jì)、社會、管理等方面的知識，并對情報信息資源具有較強(qiáng)的吸收、綜合分析和開發(fā)能力。為此，要對信息工作人員進(jìn)行多種培訓(xùn)，讓其不斷接受新知識，掌握新技術(shù)；培養(yǎng)不同層次的情報信息專業(yè)人員，以滿足情報研究工作不同層次的需要；從信息市場需求出發(fā)，積極面向社會引進(jìn)復(fù)合型情報信息人才，加強(qiáng)高素質(zhì)情報人才的培養(yǎng)，使其成為情報研究工作的帶頭人，從而優(yōu)化情報信息服務(wù)的隊伍，促進(jìn)我國情報信息研究工作的持續(xù)健康發(fā)展。

3.1.3 技術(shù)優(yōu)勢

在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的今天，情報信息機(jī)構(gòu)已經(jīng)完成了計算機(jī)軟件管理的普及，情報信息機(jī)構(gòu)員在日常工作中積累了許多軟件知識和網(wǎng)絡(luò)知識，同時為配合科研人員的課題研究需求，情報信息機(jī)構(gòu)員還練就了一身信息服務(wù)的本領(lǐng)，這也為開展社會服務(wù)提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。

3.2 劣勢（weaknesses）分析

3.2.1 社會服務(wù)觀念淡薄

情報信息機(jī)構(gòu)作為公共文化資源的一部分，也應(yīng)該在社會主義文化建設(shè)中貢獻(xiàn)自己的力量。但大多情報信息機(jī)構(gòu)依然認(rèn)為情報信息機(jī)構(gòu)應(yīng)只為內(nèi)部服務(wù)，看不到社會群體對情報信息機(jī)構(gòu)信息資源的需求與渴望，這也阻礙了情報信息機(jī)構(gòu)開展社會服務(wù)的積極性和主動性。

3.2.2 人員專業(yè)單一，無法適應(yīng)社會多層次的需求

情報信息機(jī)構(gòu)面向社會服務(wù)最大的瓶頸就是人員素質(zhì)問題。人員的知識結(jié)構(gòu)無法適應(yīng)社會多層次多專業(yè)的要求。社會服務(wù)面向的對象是全社會有需求的人員。如果要開展主動的信息服務(wù)，必須要求人員具備相應(yīng)的專業(yè)知識，由于社會人員的專業(yè)需求多種多樣，人員的知識結(jié)構(gòu)單一會致使社會服務(wù)在學(xué)科專業(yè)性方面大打折扣。

3.3 機(jī)會（Opportunities）分析

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境給情報信息機(jī)構(gòu)帶來了一系列新的挑戰(zhàn)和發(fā)展契機(jī)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，由于技術(shù)的支持，情報信息機(jī)構(gòu)個體通過內(nèi)部網(wǎng)、地區(qū)網(wǎng)或行業(yè)網(wǎng)聯(lián)入國際互聯(lián)網(wǎng)，成為全球網(wǎng)絡(luò)中的一個節(jié)點(diǎn)，可以向任何一個網(wǎng)絡(luò)終端提供信息資源。因此，情報信息機(jī)構(gòu)可以突破時間、空間和地域限制，與全球信息社會聯(lián)系起來。因此網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的告訴發(fā)展為情報信息機(jī)構(gòu)開展社會服務(wù)帶來了良好的機(jī)會。

3.4 威脅（Threats）分析

網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展使得信息的獲得途徑高度豐富，情報信息機(jī)構(gòu)已不再是唯一的信息提供者。而且網(wǎng)絡(luò)的快捷和方便，讓許多用戶都愿意利用互聯(lián)網(wǎng)來查詢和收集信息資料，很少愿意光顧情報信息機(jī)構(gòu)，而忽視了情報信息機(jī)構(gòu)里有更多，更系統(tǒng)，更專業(yè)的信息資源。

通過對情報信息機(jī)構(gòu)社會服務(wù)功能的優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會和威脅的分析，充分認(rèn)識到情報信息機(jī)構(gòu)面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。為更好地利用機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，下面進(jìn)行戰(zhàn)略分析，獲取適合情報信息機(jī)構(gòu)社會服務(wù)的發(fā)展戰(zhàn)略（見表3）。

優(yōu)勢機(jī)會戰(zhàn)略分析（SO戰(zhàn)略）：即發(fā)揮優(yōu)勢，從機(jī)會中獲利。情報信息機(jī)構(gòu)應(yīng)該抓住目前網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展帶來的服務(wù)便利性的良好契機(jī)，發(fā)揮自身的情報信息資源優(yōu)勢、人才優(yōu)勢和技術(shù)優(yōu)勢，為社會服務(wù)的開展發(fā)揮重要作用。

優(yōu)勢威脅戰(zhàn)略分析（ST戰(zhàn)略）：即利用優(yōu)勢，規(guī)避威脅。目前情報信息機(jī)構(gòu)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和文獻(xiàn)資源豐富，可借助此優(yōu)勢開展綜合性的社會服務(wù)。情報信息機(jī)構(gòu)全面系統(tǒng)收藏國內(nèi)外具有較高水平的基礎(chǔ)理論，應(yīng)用技術(shù)等方向的文獻(xiàn)，而且內(nèi)容豐富，專業(yè)性強(qiáng)，學(xué)科齊全大部分反映當(dāng)今科學(xué)技術(shù)發(fā)展動向和水平。利用這一優(yōu)勢做好宣傳，讓越來越多的人認(rèn)識到使用情報信息機(jī)構(gòu)資源的系統(tǒng)性和有效性，以此來規(guī)避網(wǎng)絡(luò)搜索帶來的競爭壓力。

表3 情報信息機(jī)構(gòu)社會服務(wù)SWOT分析戰(zhàn)略分析

劣勢機(jī)會戰(zhàn)略分析（WO戰(zhàn)略）：即克服劣勢，從機(jī)會中獲利。面對情報信息機(jī)構(gòu)內(nèi)部社會服務(wù)觀念淡薄，人員專業(yè)單一等劣勢問題，情報信息機(jī)構(gòu)應(yīng)該進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)，更新服務(wù)觀念，通過人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等措施改善劣勢問題，在網(wǎng)絡(luò)資源豐富的機(jī)會中，開展社會服務(wù)。

劣勢威脅戰(zhàn)略分析（WT戰(zhàn)略）：即最小化劣勢，排除威脅。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是雙刃劍，在帶來機(jī)遇的同時也會對情報信息機(jī)構(gòu)發(fā)展構(gòu)成威脅。這就需要揚(yáng)長避短，發(fā)展網(wǎng)絡(luò)資源，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的快捷性來提升情報信息機(jī)構(gòu)的服務(wù)觀點(diǎn)和服務(wù)水平。從而增加為社會服務(wù)的深度和廣度，滿足多層次讀者的需求。

情報信息機(jī)構(gòu)逐步向社會開放，這是時代的呼喚，也是歷史發(fā)展的要求。因此，情報信息機(jī)構(gòu)應(yīng)發(fā)揮信息資源共享平臺作用，積極參與經(jīng)濟(jì)建設(shè)，成為情報機(jī)構(gòu)和社會的橋梁，成為國家和區(qū)域發(fā)展的先進(jìn)生產(chǎn)力和先進(jìn)文化的源泉[6]。通過對情報信息機(jī)構(gòu)社會服務(wù)功能進(jìn)行SWOT分析，使情報信息機(jī)構(gòu)認(rèn)識到自己在社會服務(wù)功能中的優(yōu)勢和劣勢，并針對情報信息機(jī)構(gòu)外部環(huán)境所帶來的機(jī)會和威脅進(jìn)行分析，從中可以綜合情報信息機(jī)構(gòu)的優(yōu)勢劣勢和機(jī)會威脅等對社會服務(wù)功能的影響因素，可依托國外大型情報信息數(shù)據(jù)庫，集成和共享國內(nèi)著名情報信息中心的資源和服務(wù)，建立一個資源豐富的、面向社會開放的情報信息服務(wù)平臺。從而讓廣大公眾共享信息資源，廣泛、快捷、精準(zhǔn)地為讀

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10.3969/j.issn.1001-8972.2011.08.134

胡大海，男，1974年生。