Excel表在財(cái)會(huì)中的應(yīng)用

張玉江

（冷水江廣播電視大學(xué)，湖南 冷水江 417500）

Excel表在財(cái)會(huì)中的應(yīng)用

張玉江

（冷水江廣播電視大學(xué)，湖南 冷水江 417500）

在具體會(huì)計(jì)電算化實(shí)踐中，Excel表格的應(yīng)用主要體現(xiàn)在函數(shù)計(jì)算應(yīng)用、公式復(fù)制應(yīng)用、數(shù)據(jù)鏈接應(yīng)用、圖表制作應(yīng)用等幾個(gè)方面。財(cái)會(huì)人員熟練地掌握Excel表在財(cái)會(huì)中的應(yīng)用的技巧，有利于提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量和工作效率。

會(huì)計(jì)電算化；函數(shù)計(jì)算；公式復(fù)制；數(shù)據(jù)鏈接；圖表制作

隨著會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的改革和國(guó)際化趨同發(fā)展，會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)日益復(fù)雜，從傳統(tǒng)的滿(mǎn)足企業(yè)外部需要逐漸向適應(yīng)內(nèi)部管理發(fā)展。還要求提供更為及時(shí)和具有一定預(yù)測(cè)性的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。在這種情況下，利用Excel的數(shù)據(jù)處理功能，可以幫助會(huì)計(jì)人員處理日益復(fù)雜的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)，提高工作效率。本文根據(jù)目前會(huì)計(jì)工作的實(shí)際需要，介紹Excel表的部分實(shí)用功能，并通過(guò)實(shí)例說(shuō)明它在財(cái)會(huì)工作中運(yùn)用。

一、函數(shù)計(jì)算應(yīng)用

Excel提供了許多的常用函數(shù)及財(cái)務(wù)函數(shù)，有針對(duì)性地利用函數(shù)計(jì)算有利于提高計(jì)算和分析準(zhǔn)確性、及時(shí)性。

1、利用函數(shù)計(jì)提折舊。固定資產(chǎn)折舊的方法有：直線(xiàn)法、年數(shù)總和法、雙倍余額遞減法；這些折舊方法在Excel中都有相應(yīng)的函數(shù)。直線(xiàn)法（SLN）是： 資產(chǎn)原值、殘值、使用年限。年數(shù)總額法（SYD）是：資產(chǎn)原值、殘值、使用年限、折舊期次。雙倍余額遞減法（DDB）是：資產(chǎn)原值、殘值、使用年限、折舊期次。

例題1B公司一生產(chǎn)線(xiàn)，固定資產(chǎn)原值860萬(wàn)元，預(yù)計(jì)使用期5年，凈殘值60萬(wàn)。要求分別三種折舊法計(jì)算出各年的折舊額。

⑴ 年數(shù)總和法（SYD）計(jì)算說(shuō)明，第1年折舊，在B5單元格輸入函數(shù)公式：“=SYD（8600000，600000，6，1）”，回車(chē)得：2285714.29元。第2年折舊, 在B6單元格輸入函數(shù)公式：“=SYD（8600000，600000，6，2）”，回車(chē)得：1904761.9元 （公式中只有折舊期次變化,其他參數(shù)不變）。以后各期依此類(lèi)推。

⑵ 雙倍余額遞減法（DDB）計(jì)算說(shuō)明，第1年折舊，在C5單元格輸入函數(shù)公式：“=DDB（8600000，600000，6，1）”，回車(chē)得：2866666.67元。第2年折舊, 在C6單元格輸入函數(shù)公式：“=DDB（8600000，600000，6，2）”，回車(chē)得：1911111.11元 （公式中只有折舊期次變化,其他參數(shù)不變）。以后各期依此類(lèi)推。值得注意的是，采用雙倍余額遞減計(jì)提折舊時(shí)，當(dāng)當(dāng)期折舊額少于直線(xiàn)法折舊額時(shí)，應(yīng)改為直線(xiàn)法計(jì)提折舊。

同理，可以計(jì)算出直線(xiàn)法的各期折舊額。具體見(jiàn)（表1）。

2、利用函數(shù)求和及平均數(shù)。Excel函數(shù)很多，但運(yùn)用最多的是求和 （SUM）與平均值（AVERAGE）函數(shù)等，在日常的會(huì)計(jì)工作中，經(jīng)常會(huì)遇到多個(gè)數(shù)據(jù)求和或求平均值的問(wèn)題。在手工情況下，計(jì)算比較麻煩且容易出錯(cuò)。但借助Excel就可以快速而又準(zhǔn)確的求解。

例題2A公司有員工100人，準(zhǔn)備發(fā)放2011年5月份工資，要求：利用Excel 表求出該公司本月的合計(jì)工資和人平工資。

解：在Excel表“合計(jì)工資”的單元格B101中輸入函數(shù)公式“=SUM（B1∶B100）”，回車(chē)后結(jié)果為28600；在“人平工資”單元格的 B102中輸入函數(shù)公式“=AVERAGE（B1∶B100）”，回車(chē)后得到結(jié)果為2480。如表2。可見(jiàn)，匯總或求均值的數(shù)據(jù)越多，越省力。

表1 固定資產(chǎn)折舊計(jì)算表

表2 職工工資匯總表

3、利用函數(shù)開(kāi)展投資分析。在投資決策中，作為投資方案優(yōu)劣評(píng)估尺度的指標(biāo)主要有：凈現(xiàn)值、內(nèi)部報(bào)酬率等。在手工條件下，這些指標(biāo)的計(jì)算非常麻煩，而利用Excel來(lái)計(jì)算就是它變得簡(jiǎn)化多了。

二、公式復(fù)制應(yīng)用

從上述函數(shù)計(jì)算中，我們知道一個(gè)公式可能在多個(gè)地方使用，為避免公式的重復(fù)輸入，Excel的復(fù)制工具提供了解決方法，它可以把公式從工作表的一個(gè)位置復(fù)制到另外任何需要的位置；且在此過(guò)程中，Excel會(huì)根據(jù)公式最終所處的位置自動(dòng)調(diào)整其中的單元格地址。當(dāng)引用某一個(gè)單元格時(shí)，既可以用格內(nèi)的數(shù)值，又可用其地址來(lái)表示。但是，如果要使用公式復(fù)制功能，在公式中必須引用地址來(lái)表示單元格，因?yàn)樵趶?fù)制過(guò)程中，數(shù)值是始終不變的，只有地址才能作相應(yīng)改變。

例題3承接例1的資料。要求，運(yùn)用復(fù)制程序編制三種固定資產(chǎn)折舊方法各期的折舊公式。

⑴ 年數(shù)總和法計(jì)提折舊的公式復(fù)制。將第1期的公式調(diào)整為：“=SYD（8600000，600000，6，A5）”，即將數(shù)值“1”換成了其地址，執(zhí)行復(fù)制公式操作時(shí)：選中 B5單元格，“復(fù)制”；然后，選中B6—B10單元格，再按右鍵選擇“選擇性粘貼”中的“粘貼公式”，就完成了公式的復(fù)制。

⑵ 雙倍余額遞減法計(jì)提折舊的公式復(fù)制。將第1期的公式調(diào)整為：“=DDB（8600000，600000，6，A5）”，即將數(shù)值“1”換成了其地址，下面便可以執(zhí)行復(fù)制公式操作：選中C5單元格，“復(fù)制”；然后，選中C6—C10單元格，再按右鍵選擇“選擇性粘貼”中的“粘貼公式”，就完成了公式的復(fù)制。

三、數(shù)據(jù)鏈接應(yīng)用

“數(shù)據(jù)鏈接”，是指在數(shù)據(jù)之間建立某種聯(lián)系，使得當(dāng)一個(gè)數(shù)據(jù)改變以后，所有與之相關(guān)的數(shù)據(jù)（即與其建立鏈接的數(shù)據(jù)）都能相應(yīng)發(fā)生變化。鏈接的種類(lèi)因數(shù)據(jù)源和目標(biāo)格所處位置不同而可分為三類(lèi)：第一，同一工作表中某一單元格與另一單元格間的鏈接，由此，一方的變動(dòng)將帶來(lái)另一方相應(yīng)的變化。第二，同一Excel文件的不同工作表中，某一工作表的一個(gè)單元格與另一工作表的一個(gè)單元格之間的鏈接。第三，不同文件中的某個(gè)單元格之間的鏈接。但第三類(lèi)鏈接在日常的會(huì)計(jì)工作中運(yùn)用很少。

同一工作表中單元格之間的鏈接，包括某一個(gè)單元格與另一個(gè)單元格之間鏈接、某幾個(gè)單元格與另一單元格之間的鏈接。①某一個(gè)單元格與另一個(gè)單元之間的鏈接非常簡(jiǎn)單，只要選中目標(biāo)單元格輸入等號(hào)“=”，再選中源數(shù)單元格按回車(chē)，即完成鏈接。②某幾個(gè)單元格與另一單元格之間的鏈接，需要建立鏈接公式，確定絕對(duì)地址和相對(duì)地址，運(yùn)用復(fù)制功能才能完成。

例題4，假設(shè)，D公司產(chǎn)銷(xiāo)平衡，期末無(wú)存貨。要求：該公司在銷(xiāo)售明細(xì)表（表4）和成本費(fèi)用明細(xì)表（表5）的基礎(chǔ)上,編制一張利潤(rùn)表（表6）。

表4 銷(xiāo)售明細(xì)表

表5 成本費(fèi)用明細(xì)表

分析：編制利潤(rùn)表所需數(shù)據(jù)要么就包含在前兩張表中，要么可從中推導(dǎo)出。本例中銷(xiāo)售明細(xì)表（表4）中的D4單元格——銷(xiāo)售收入815200，就是利潤(rùn)表（表6）中主營(yíng)業(yè)務(wù)收入；而成本表（表5）中的B5單元格——直接成本合計(jì)594000，就是利潤(rùn)表（表6）中的主營(yíng)業(yè)務(wù)成本，銷(xiāo)售費(fèi)用、管理費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用與利潤(rùn)表的對(duì)應(yīng)項(xiàng)目一致。于是，只要將這些對(duì)應(yīng)項(xiàng)目建立鏈接，就可以讓軟件自動(dòng)生成利潤(rùn)表（見(jiàn)表6）。

表6 利潤(rùn)表

鏈接操作：

① 利潤(rùn)表與銷(xiāo)售明細(xì)表之間的鏈接。選中利潤(rùn)表 B1單元格輸入公式：“=銷(xiāo)售明細(xì)表！D4”（在鏈接另一張表的數(shù)據(jù)時(shí)，公式結(jié)構(gòu)：第一是“=”，第二是源文件的文件名，第三是“！”，最后是源單元格地址），回車(chē)后顯示結(jié)果：815200。

② 利潤(rùn)表與成本明細(xì)表的鏈接。方法與上述相同，選中利潤(rùn)表B2單元格輸入鏈接公式：“=成本表！B5”，回車(chē)后顯示結(jié)果：594000；銷(xiāo)、管、財(cái)費(fèi)用只要先輸入銷(xiāo)售費(fèi)用的鏈接公式，然后使用公式復(fù)制功能就可以完成另外兩項(xiàng)費(fèi)用的鏈接.

另外，毛利、所得稅、凈利潤(rùn)不需鏈接，只需在相應(yīng)的單元格中設(shè)置四則運(yùn)算公式，就能自動(dòng)計(jì)算出結(jié)果。

同樣的，在給定其他一些數(shù)據(jù)表格的前提下，還可以在資產(chǎn)負(fù)債表、現(xiàn)金流量表等會(huì)計(jì)報(bào)表建立“表間鏈接”。

四、圖表制作應(yīng)用

在不少情況下，通過(guò)會(huì)計(jì)數(shù)字來(lái)表述有關(guān)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的情況及其變化，顯得抽象難懂，而運(yùn)用圖表來(lái)反映就使問(wèn)題變得生動(dòng)形象，易于理解。Excel提供了多種圖表的制作，如餅圖、柱型圖等。

由于文章篇幅限制，本文僅以柱型圖來(lái)說(shuō)明圖表的運(yùn)用。

例題7，F(xiàn)公司2006年至2010年的銷(xiāo)售收入和利潤(rùn)資料如表7，要求：根據(jù)（表7）制作一張柱型圖。

表7 銷(xiāo)售、利潤(rùn)歷史資料表

制作方法：

第一步，在銷(xiāo)售、利潤(rùn)歷史資料表中選取A1：A6，B1：B6，C1：C6等單元格；

第二步，點(diǎn)擊：插入→圖表→餅圖，系統(tǒng)自動(dòng)生成如下柱型圖。

通過(guò)上述柱型圖，公司銷(xiāo)售收入與利潤(rùn)之間的關(guān)系及其變動(dòng)趨勢(shì)就非常清楚了。

The Application of Excel form in Accounting

ZHANG Yu-jiang

In specific practice of computerized accounting, the application of Excel form is mainly reflected in the function computing applications, formula of replication and application, charting applications and other aspects. Accountants should be proficient in the application of excel sheet in accounting skills, which will help improve accounting quality and efficiency.

Accounting; function computing; formula replication; data link; diagramming

F810

A

1008-7427（2011）08-0078-02

2011-06-11