五種方法提高電子文獻利用率

文/何建新 鄭萍

五種方法提高電子文獻利用率

文/何建新 鄭萍

從硬件支持、網絡揭示、師生培訓、宣傳交流和消除障礙等五個方面，探討如何提高數字圖書館電子文獻資源的利用率。

20世紀90年代開始，我國高校和科研機構陸續購進和引進了一些中外文電子文獻資源。到了9 0年代末，特別是在CALIS組織下，以集團采購引進了大量的外文電子文獻資源。這些電子文獻有著名的德國Springer-Verlag集團、荷蘭Elsevier Science公司和美國John Wiley公司等的全文電子期刊，有美國ISI 公司的Ei Village、美國Thomson公司的Web of Knowledge和美國OCLC公司的FirstSearch等二次文獻數據庫，還有美國ProQuest公司的博碩士論文數據庫等等。這些電子文獻資源極大地豐富了我國高校和科研機構的館藏，彌補了外文文獻不足的缺陷，在相當程度上提高了教學和科研的文獻保障率。大量的中外文電子文獻資源涌入到圖書館，為讀者提供了豐富的查詢資料。然而，如何引導讀者充分利用好這些資源，最大限度地發揮電子文獻資源的作用，成為圖書館重大而艱巨的任務。

據統計，目前全國高校科研機構的用戶平均每檢索一次文摘索引數據庫的費用為4.40元人民幣，平均每瀏覽或下載一篇全文的費用為4.07元人民幣。有些高校花費重金引進的電子資源數據庫，每年的使用量卻不到500次。當然，引進訂購前的評價選擇工作相當重要，本文對此不作評論，僅就如何提高已經訂購的電子文獻資源的利用率進行探索研究。

1 充分利用IT信息技術支持

電子文獻資源包括光盤數據庫、本地鏡像數據庫及通過遠程訪問的網絡數據庫。這些數據庫的使用都要用到計算機，而且除了光盤數據庫以外，其他數據庫還都要通過網絡支持才能夠使用。因此，硬件設備的性能、數量和配置直接關系到電子文獻資源利用。

增加終端和無線設備

目前電子文獻對計算機的性能要求已經不是最主要的問題，市面上銷售的主流產品甚至低端機型都可以滿足需求。我們只要對計算機進行適當的配置和安裝相應的軟件，包括網絡適配器或調制解調器和檢索軟件及各個數據庫的全文瀏覽器等，就可以使用這些電子文獻資源。因此，增加計算機的數量是提高電子文獻資源利用率最直接最有效的方法之一。高校的學生使用電子文獻，可以在電子閱覽室，也可以在宿舍。但是，相當多的高校不允許學生在宿舍里使用計算機，而學校電子閱覽室的計算機又極其有限，另外，高校教師使用電子文獻的場所一般是在教研室辦公室或者家里，大部分學校目前還不能做到教師人手一臺機器，所以，當務之急是適當增加計算機終端，并且有限度地允許學生在宿舍里使用計算機。

無線設備的應用，解決了網線不能到位的問題，也適應了目前用戶使用筆記本等無線終端越來越多的需求。因此，增加無線網絡設備，可以間接提高電子文獻的利用率。

提供必要的網絡和計算機支持

盡管計算機和網絡已經普及，但仍然有相當一部分用戶對計算機和網絡的基本技能掌握得不是很熟練，總是會遇到各種各樣的問題，這勢必對電子文獻資源的使用形成障礙。因此，館員，特別是技術部門和參考部門的館員，應當想用戶所想，急用戶所急，隨時幫助解決用戶遇到的各種問題。在實踐中，我們發現用戶遇到的有關計算機和網絡問題主要集中在網絡的設置和一些常用軟件的安裝上，包括某些數據庫指定的全文瀏覽器（閱讀器）的下載和安裝，一些插件的下載和安裝；計算機本機在網絡中的工作組、IP地址、網關、掩碼及DNS服務器的設置；因特網瀏覽器的參數設置等。

2 挖掘網絡揭示功能

由于電子文獻資源均需要通過因特網來達到檢索和使用的目的，因此，如何更科學合理地在網頁上組織這些資源，對提高電子文獻資源的利用率也異常重要。

結構分布

所有的用戶都知道，要使用電子文獻，就要到圖書館的主頁上查詢。因此，電子文獻資源應該放在圖書館主頁的顯要位置。電子文獻資源按類型可分為一次文獻（原文或全文）和二次文獻（文摘、索引等）；按學科專業可分為綜合性文獻和專題文獻；按語種可分為中文文獻和外文文獻；按是否需要國際訪問權可分為本地文獻和國外遠程文獻；按是否已經正式購買分為有使用權文獻和試用文獻；按引進購買的先后順序可分為原有文獻和新進文獻。一般說來，電子文獻資源在網頁上的分布，應該本著易用性的原則，從方便用戶的角度出發，科學合理地布局排列。我們可以將比較常用的綜合性文獻數據庫、中文文獻數據庫排、最新引進購買的文獻數據庫排在前面或醒目的位置。當然，我們還可以分門別類地排列，可以將上述分類之一，如一次文獻和二次文獻，作為主類排列，再將其他分類之一，如中文文獻和外文文獻，作為子類排列。一般地，試用文獻數據庫應該單獨排列，而需要國際訪問權的文獻數據庫要做特別說明。

電子期刊導航

制作電子期刊導航是一項有意義的工作，它不僅為用戶揭示了館藏期刊的種類和數量，使用戶了解自己學科所擁有的電子期刊及其收藏年代，而且可以直接引導用戶找到所要查找的期刊，免去檢索各個數據庫而帶來的麻煩。這在無形中提高了電子文獻資源的利用率。目前電子期刊導航做得較好的有北京大學、清華大學、復旦大學、上海交通大學和西安交通大學等。

學科導航

電子期刊導航只能做到全文電子期刊文獻的導引，對于非全文數據庫和非期刊文獻，可以通過制作學科導航的工作來幫助和引導用戶使用電子文獻資源。學科導航不能只做重點學科和特色學科的導航，一定要照顧到全校的所有學科，要注意跨學科重復制作，即一個文獻數據庫涵蓋多個學科，這些學科導航都要加入這個數據庫。當然，學科導航也可以加入全文數據庫和期刊文獻數據庫。

無論是網頁的結構布局，還是期刊導航或學科導航，都不是一次制作就可以一勞永逸的，由于電子文獻資源，包括鏈接地址、期刊的增刪改、訂購數據庫的種類數量等，是經常變動的，因此要實行動態管理，及時更新，以免影響用戶的使用。

3 加強宣傳、交流和用戶調查

圖書館在引進訂購的傳統紙質文獻到館以后，一般采用在圖書館櫥窗宣傳或印發“新書通報”的方式來向讀者揭示最新的圖書文獻信息，其目的無非是提高文獻的利用率。電子文獻資源利用率的提高同樣也離不開宣傳報道，利用各種手段進行報道宣傳，使用戶對電子文獻資源有一個初步的了解，才能夠促使其進一步使用這些資源。此外，館員要與用戶進行交流，開展用戶調查，傾聽用戶心聲，研究用戶的反饋，有的放矢地解決用戶的實際問題。

利用網絡擴大宣傳效應

利用先進的網絡進行電子文獻資源的宣傳不失為快捷有效的方法。我們可以制作成專門的網頁來宣傳館藏所有的電子文獻資源，在有新引進訂購的數據庫到館或開通網上服務時，可以制作一個彈出式的廣告以提醒用戶注意使用。

發放宣傳資料

傳統的紙質宣傳資料仍然是一種較好的宣傳手段，尤其是對于一些網絡條件不足，終端較少，大部分用戶群只有通過電子閱覽室上網的學校來說，發放紙質宣傳資料，對用戶了解和使用電子文獻資源是更加必要的。宣傳資料可以印成彩色活頁，每一種電子文獻數據庫一頁，這樣方便發放，也方便用戶根據需要索取。宣傳頁的內容力求簡練，除了數據庫的簡要介紹以外，要說明鏈接地址及數據庫的國內外屬性、用戶名和密碼賬號，另外要簡單介紹數據庫的使用方法，留下咨詢電話和電郵信箱。宣傳資料可以結合培訓發放，也可以常年放在圖書館咨詢臺，由用戶自行索取。

宣傳月活動

我們可以與培訓周結合，即在新學年新生入學后或每學期開展一次宣傳月活動。利用戶外廣告牌、橫幅和宣傳資料，或結合新生入學教育，將電子文獻資源宣傳覆蓋到每一個新用戶。

深入開展用戶調查

有針對性地定期開展用戶調查，了解用戶的需求、建議和意見，根據反饋的結果認真加以分析研究，改進和完善電子文獻資源工作，這可以從另一個角度提高電子文獻資源的利用率。用戶調查的設計要科學合理，要注意列出用戶的各個層次結構，涉及的調查項目要考慮周到，盡量使用客觀選擇項目，也要注意主觀填寫項目，這樣既方便大眾用戶的共性問題的選擇，又可搜集到一些用戶的具體而特殊的需求和建議。

電子文獻資源利用率的提高同樣也離不開宣傳報道，利用各種手段進行報道宣傳，使用戶對電子文獻資源有一個初步的了解，才能夠促使其進一步使用這些資源。此外，館員要與用戶進行交流，開展用戶調查，傾聽用戶心聲，研究用戶的反饋，有的放矢地解決用戶的實際問題。

4 加大培訓力度

用戶培訓是提高電子文獻資源利用率的重要環節。我們可以采用多種培訓形式，為使培訓達到良好的效果，可以采用講解與上機實習操作相結合的培訓方式，在傳授各種電子文獻數據庫的使用方法和檢索技巧的同時，著力培養用戶閱讀電子文獻的習慣。

館員培訓

在對用戶進行培訓之前，首先應當對館員進行培訓，特別是對于在參考咨詢、信息服務、技術服務以及電子閱覽室工作的館員，更要熟練掌握各種電子文獻資源的使用方法。只有館員精通數據庫的使用，才能更好地對用戶開展培訓。圖書館可以將所有數據庫分派給各個館員，每人重點負責1～2個，掌握熟練后制作課件來培訓其他館員，也可以進行互幫互學，達到共同提高的目的。

定期培訓

對用戶的培訓，定期培訓是最主要的方式之一。一般每周可以進行一到兩次，每次培訓一種電子文獻，經過一段時期滾動輪回一遍。這種方式的優點是用戶經過一段時期可以掌握全部的電子文獻數據庫使用方法，不足之處在于用戶要花很多時間，有些用戶并不需要掌握所有數據庫的使用方法，但他們需要等待所需數據庫的培訓安排。

專題專場培訓

專題專場培訓可以彌補定期培訓的一些不足。圖書館可以針對某些學科開展一些專題培訓，這樣可將有關這個學科的電子文獻資源進行集中介紹，節省用戶的時間。用戶也可以提出培訓要求，由館員進行專場培訓。在條件允許的情況下，專題專場培訓可以走出圖書館，由用戶自己安排場地，為不同類型的用戶提供不同類型的服務，方便用戶參加培訓，提高培訓質量。

舉辦培訓周

在一些比較特殊的場合，如新引進訂購的電子文獻資源到館，增加了大批的用戶如新生入學后，可以舉辦電子文獻資源培訓周。培訓周制造的聲勢較大，影響的范圍較廣，在某種程度上，對提高電子文獻資源的利用率可以起到立竿見影的效果。南京農業大學連續三年舉辦了三屆培訓周，每次舉辦過后利用率都有明顯提高。培訓周可以每年舉辦一次，條件好的圖書館可以每學期舉辦一次。

網絡培訓

對于網絡設施較發達的學校，用戶上網的條件比較優越，要充分利用網絡開展用戶培訓。網絡培訓可以采用自助式的課件（由用戶自學），也可以采用虛擬咨詢的方式互動。課件由館員根據用戶自學的特點編制，由于需要照顧到各個層次的用戶，因此課件要淺顯易懂，多采用網頁圖片加以說明。網絡培訓突破了傳統培訓時間限制，可以7×24小時不間斷地培訓，這也是數字圖書館時代的發展方向。

定單培訓

定單培訓比專題專場培訓更進一步。定單培訓完全由用戶向圖書館提出培訓內容、培訓時間、培訓場地、培訓對象、用戶數量，甚至可以指定館員來培訓。定單培訓適應對特定的用戶群在特定的時間場地，針對特定的培訓內容進行培訓的需求，圖書館根據培訓定單安排館員實施培訓，這也是圖書館開展個性化服務的具體內容之一。

5 消除用戶的使用障礙

館員有責任有義務幫助用戶消除使用電子文獻資源的障礙。根據用戶結構層次的不同，用戶的使用障礙來自不同的方面，主要表現在繁瑣的數據庫用戶認證、外文數據庫的語言障礙和較高的遠程訪問數據庫的國際流量費。

減少用戶點擊數，建立統一認證系統

目前，每個電子文獻數據庫和檢索系統都要進行各自的用戶認證，這對用戶來說，要記住每個數據庫的用戶名和密碼賬號是相當困難的，而且每次登錄都是如此，非常繁瑣，這無形中增加了用戶使用電子文獻的障礙。為此，南京農業大學圖書館系統部對鏈接數據庫的源HTML文件進行修改，添加了用戶認證，這樣免去了用戶記憶用戶名和密碼的煩惱，減少用戶的點擊次數，使用戶一次點擊就可以快速到達數據庫的使用界面，消除了使用障礙。此外，還可以建立一個統一的用戶認證系統，實現一次性認證，使用戶在經過一次身份認證后就能夠自動切換和使用各種電子文獻數據庫資源。

編制中文說明，消除語言障礙

語言也是使用外文電子文獻資源的一大障礙。目前已有少數數據庫提供了多語種的檢索界面，包括中文檢索界面，但大多數還是英文檢索界面。有多語種檢索界面的數據庫往往其選項放在不明顯的位置，這就需要館員在網頁揭示、培訓宣傳和互動咨詢中特別提醒用戶使用這一功能，消除語言障礙。對于只有英文的檢索界面的數據庫，館員應盡量編寫簡要的中文使用說明、中文培訓課件和中文宣傳資料，盡可能地消除用戶的語言障礙。

從兩方面著手，降低用戶成本

用戶對于使用電子文獻的一大障礙是費用問題。用戶在檢索數據庫特別是在下載原文量時，非常擔心流量，尤其是國際流量，這嚴重影響了電子文獻資源的利用率。解決的辦法是一方面在培訓中指導用戶注意檢索技巧，科學地組織檢索策略，利用文摘瀏覽功能，盡量下載最需要的原文；另一方面，圖書館要根據實際情況，盡量引進訂購那些鏡像數據庫和由數據庫商支付國際流量費通過專線訪問的數據庫，減輕用戶的負擔，降低用戶的成本。

電子文獻資源越來越多地進入圖書館，如何提高利用率的問題也提到日程上來。我們可以通過增設網絡和計算機硬件設備，對用戶提供必要的技術支持，充分挖掘網絡的揭示功能，加大用戶培訓力度，加強宣傳與用戶交流，努力消除用戶在使用過程中的各種障礙，來提高數字圖書館電子文獻資源的利用率。

（作者單位為南京農業大學圖書與信息中心）

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