中國—東盟博覽會文獻專業館采訪探索

黃祖彬

(廣西壯族自治區圖書館,廣西 南寧 530022)

1 圖書館是發展著的事業

中國—東盟博覽會永久落戶南寧,極大地提升了南寧會展業的水平,拉近了中國特別是廣西與東盟各國合作、發展的距離。截至 2009年,南寧共接待了來自全球 65個國家和地區的參會客商 20.86萬人次,成交金額累計 81.71億美元,國際合作項目簽約 350.62億美元,國內合作項目簽約3 353.46億元[1-2]。

中國—東盟博覽會成就前所未有,給南寧以及廣西政治、經濟、文化等領域帶來了發展機會。作為一個信息平臺,它牽動了地區經濟和國際關系的神經。但是會展信息在傳播時間、傳播地域、傳播受眾等方面具有一定局限,尚有很多人無法獲取會展信息。這時,圖書館可依靠其在文獻資源、科學管理和開放時間上的優勢來彌補會展信息交流之不足。

專業館藏以傳統的聚集文獻和開放服務模式來解決上述問題,效果差強人意。面對新的需求群體和文獻生產、發行模式應該有新的文獻集聚策略。我們在運籌策略時首先要了解中國—東盟博覽會文獻的特點有所了解。

2 中國—東盟博覽會會展文獻的特點

2.1 出版物的非正式出版形式

會展資料是配合展品展出的印刷品。它們不需要經過注冊和獲取文號就能出版,其出版的形式和內容易于接受,方便人們獲取材料時從中獲得產品的信息。

2.2 信息前沿,且具體、真實、可靠

資料隨展品而發行,是對該產品的解說。把產品、資料和解說合為一體,共同形成會展推銷的手段。

2.3 多國語言、資料豐富、涉及面廣

用文字和圖片說明、宣傳自己的產品,發動更多的參觀者了解展品。展會資料的內容一般要做到既專業又通俗易懂。由于參展產品范圍很廣,資料很多,為便于人們了解,常用多國語言來表述。

2.4 部分資料具有隱蔽性

會展前準備階段的會議籌劃、運作細節、指導思想等文獻以及會后總結、資料匯編整理等很多信息都不予公開,具有隱秘的特征。另外,出版時間和出版形式不確定,例如由于會展期間分會場多,文獻信息發布時間可能會重疊或是研究文獻的作者不確定。

2.5 信息發布的外圍性

中國—東盟博覽會屬于大型會展,由政府(國家)主導,以推動經濟貿易、社會發展為中心內容。圍繞展會延伸了許多活動內容,如論壇、文化交流等。會場內的文獻只是文獻發行的一部分,大部分文獻分散在各個分會場和幾十個論壇里。論壇上有主題發言稿和非主題發言稿、投資環境介紹、發展規劃及政策支持文件。論壇的對話內容和國家政府間的承諾在很多沒有成文保留,但它卻是該會展或該主題的重要資料。中國—東盟博覽會前后舉辦了幾十個論壇,簽訂了一批推動中國與東盟各國合作的重要文件[2]。

2.6 文獻載體多樣性

紙質文獻占較大比重,有部分光盤、軟件、影像資料。

2.7 資料性質的文獻多,匯編成冊或由出版機構出版的文獻少

參展商出于參展推銷的目的,將一件(部)產品的外觀、性能、技術含量、運動功率、同類產品排行等信息通過最通俗的語言或圖畫向觀眾宣傳。其文獻多屬資料性質。

2.8 商業產品信息的動態性及信息發布的單一性

商家從自身利益出發,展示目前最優秀的產品。但產品研發使得生產工藝不斷改進,目前所獲得的信息不是最終信息。產品信息的單一發布,由展商對自己的產品信息負責。

3 采訪探索

3.1 知識積累理念

中國—東盟博覽會內容延伸到政治、經濟、文化等多個方面,中國與東盟各國人民交流所需要的知識是一個龐大的多文化集合。廣西的圖書館文獻建設應該以中國—東盟博覽會永久落戶南寧為契機,立足廣西近鄰東南亞的地域優勢,將文獻收藏的戰略定位擴展于東南亞地區,建立獨特的文獻體系。

3.1.1 根據知識的科學結構布置文獻。知識的科學結構在時間上應該可分為過去、現在、將來;從內容上可分為基本知識、普及讀物、研究文獻、專門著作;從著者上應匯集古今中外;在語種上應覆蓋東盟十國;在載體上,應根據專業文獻館的設計目的和讀者需求的特點,將非書文獻、圖書報刊、會展資料性文獻兼容并包。中國—東盟專業文獻館(室)的定位應圍繞展會并波及東盟各國的政治、經濟、文化多個領域,吸引大家共同關注區域的發展問題。

3.1.2 會展專業信息資源與支持東盟發展的知識文獻并重。

3.1.3 閱讀知識積累與圖書館專業特色文獻建設同步。大眾讀者的基本知識需求面寬,而專業人員專業知識需求較深,正確處理好個人和大眾需要的矛盾。

3.1.4 東盟語種背景知識文獻的收藏。以東盟為背景儲存資料,應該覆蓋東盟各國多個領域,深入各個前沿,抓住各個時段。如此一來,語言文字知識是必需的,否則研究無法實現。對于高水平的研究人員而言,閱讀原文、占有第一手的資料相當重要。

3.1.5 建立圖書館文獻支持聯盟。目前在南寧的幾所高校都開設了東盟人文科學的相關課程,各圖書館也在文獻資源支持上做了積極的準備。這正可彌補個體公共圖書館的不足,互補有無,在整體上擴大文獻服務能力。

3.1.6 關注紙質文獻以外的多載體數據信息。為全面做好文獻儲備,除了圖書、報刊外,還應注意光盤、視頻文獻的收集;在互聯網上跟蹤下載相關文獻并建立數據庫,為讀者服務積累信息資源。

3.2 會展文獻采訪理念

中國—東盟博覽會是服務并推動中國與東盟各國發展交流的平臺。與會展有關的文獻主要包括展館內文獻和展館外文獻;會展前、會展中、會展后文獻;支持會展的經驗性文獻和媒體報道、延伸會展文獻等。

3.2.1 展館內文獻。展館內文獻隨物展出,是展品的附著物。它內容真實、印制精美、設計巧妙,近距離地向大眾展示產品信息,用最易理解的語言和圖表說明問題。這些文獻形式多樣,根據產品的復雜程度進行編印,內容龐雜則裝訂成冊,內容少則以單頁資料的形式呈現。

展會以實物為主,但附帶資料的品種和數量很多。圖書館界很少關注展覽會資料性質的文獻,理由是:1)加工、分類標引、編目數據制作比較困難;2)書庫存儲單頁文獻,對排架以及提供給讀者使用來說是一件難事;3)文獻內容單一,且時效性較強,長期保存困難,不方便閱讀;4)商業性質明顯。

3.2.2 展館外文獻。指文獻產生、發放、傳播地點在展覽館之外,但文獻圍繞展會內容而作,是支撐會展不可分割的部分。

大型展會的外圍活動非常活躍。會展不僅僅是產品展銷,也是在更高層次、更大范圍、更多領域調動更多行業和機構去推動社會全方位發展的戰略性活動。中國—東盟博覽會即屬于這樣一種會展形式,故外圍活動與展會內活動同樣活躍。國家首腦、企業家參加的投資高峰論壇和法律事務服務、文化產業投資、海關服務等幾十個大小不同的專業論壇,信息前沿,其政策導向性相當強,對當前經濟交流舉足輕重。如中國—東盟自由貿易區的成立是歷經幾屆論壇的推動才一步一步走向成熟。論壇上發出的信號,是研究人員重要的信息源,所以從各論壇上搜集文獻成了專業圖書館(室)的工作重心之一。

3.2.3 會前、會后文獻。一個大型會展需要動用龐大的社會資源,政府主導是基礎,專門機構執行是重點。隨會展動用的管理資源,如參與籌備、宣傳、政策的動議機關。招商引資和直接招商、投資的機構,他們為了在活動期間爭取到最大效益,高度重視展會機會,選擇高素質人員積極準備每一份文獻;各部門分工、協調,通過制定制度督促和保證會展的成功舉辦。這些文件是會前文獻的組成部分,其內容屬于系統設計文獻,蘊含有科學的系統理論。它們是一份份檢驗系統科學應用的實驗報告,是個案研究的材料。

會后文獻大多是總結性的資料,如某某論壇主題演說匯編、記者述評、總結大會文件匯編,等等。

3.2.4 支持會展文獻。任何一項大型活動,制造全民支持的氛圍是必須的,這一重擔自然就落在媒體身上。如今的媒體非常發達,從電視臺的視頻報道到報刊的論述與實況傳播等都十分迅速、及時,覆蓋面較廣。媒體的大力支持助推了會展氣氛,信息鋪天蓋形成了社會聚焦,掀起了支持會展的宏大浪潮。如第六屆中國—東盟博覽會吸引了 171家中外媒體1 419名記者參與報道,國內媒體發稿 1.8萬篇、港澳臺媒體 200多篇、外國媒體 240多篇,網絡媒體涉及此博覽會的新聞頁面約計4 490個,各種相關新聞轉載與報道頁面約5 290個[2]。而圖書館目前的文獻收集,對視頻、音頻等非文字記錄的信息重視不夠。

3.2.5 延伸會展文獻。一是會展思想形成、構造組織、優化設計、實施規范、成果預計與意義、會展業的歷史總結和會展事業研究成果類文獻;二是為會展作資料背景鋪墊的東盟十國政治、文化、科技、經濟貿易狀況,它同樣涉及歷史、現狀及預測性內容。這些文獻大部分出自研究機構,如廣西東南亞研究所、云南社會科學院、一些大學的東南亞研究中心和國家級的亞洲研究機構以及東盟十國研究機構的作品;三是會展之后的會展精神,特別是國家政策、法律、政府服務的新動向,如廣西北部灣發展規劃、東盟自由貿易區文件、廣西應對經濟轉型的指導性文件等。這部分文獻出自各國政府部門和研究人員之手。

3.3 采訪實踐探索

正視會展文獻內容特點與生產供應環境,積極探索文獻搜集途徑,是專業館目前乃至往后長期的工作重心。

3.3.1 專業專營。國內外比較成功專業館(室)的運作經驗顯示:專業專營、責任清晰、運作專業、經費定量(或傾斜)、政策扶持、人員優配是取得建設成效的保證。

3.3.2 樹立員工高度的事業心。會展時間短、文獻發行量大,收集文量的工作量和勞動強度大,因此采訪人員必須具備高度責任感,抓緊時間。

3.3.3 加強文獻建設的計劃性。由于文獻發行復雜,要很好地完成任務,必須經常分析研究所要采集的文獻信息。分清緩急進行索取與購置,協調人力與物質資源。

3.3.4 委托采訪和集體參與。1)外采歷年或當前出版的圖書、報刊及音像資料,為節省經費,可委托購買;2)主動聯系相關作者,搜集全國各知名大學和研究機構出版的專業文獻;3)博覽會期間針對各分論壇在時間和內容上的沖突,做好事前安排,在集體參與的情況下分工合作,共同完成這項事業。

3.3.5 采訪服務互動。采訪信息來自服務需要,讀者所關注的圖書內容及需求指向是我們采訪的依據。要重視對從展會上搜索來的資料性文獻的加工、管理和使用,經常聽取讀者和業內人員意見。

3.3.6 應用現代化攝像技術收集紙質文獻之外的資源,將文獻收集和服務從重視紙質文獻的收藏與服務向紙質文獻和非紙質文獻并重的方向發展。一個生動、活潑、有趣的音頻、視頻專業圖書資源體系將會是該專業館的亮點。

3.3.7 文獻收集是一個漸進過程,加強采訪必須有長期的政策和制度保障。

4 結 論

中國—東盟博覽會文獻專業館(室)的文獻采訪是一項新的事業。面對新的文獻源和讀者群,我們的對策應是:提升館員為讀者服務的文獻集聚理念,根據讀者信息需求,搜集有關國內和東盟各國的政治、經貿、文化等文獻,既有專門研究的正式出版物又有展會期間非正式出版的資料性及論壇音、視頻文獻;創新運作機制,動員一切可以調動的積極因素參與到文獻資源的建設中來,做好讀者服務的文獻保障工作,推動圖書館事業不斷發展。

[1]鄭軍健.2009中國—東盟商務年鑒[M].南寧:廣西人民出版社,2009(10):335.

[2]第六屆中國—東盟博覽會勝利閉幕[EB/OL].[2010-07-01].http//www.caexpo.org/aboutcaexpo/caexponews/t20091024_65571.html.