云計算環境下電子文件管理研究綜述

薛四新 黃萃

摘要：云計算引領ICT發展新態勢，電子文件管理離不開ICT生態環境。本文對國內外學者在云計算環境下電子文件與數字檔案管理方面的學術成果進行文獻調研和概要總結，闡述了云時代電子文件與數字檔案研究的新動向，為開展云計算環境下電子文件研究奠定基礎。

關鍵字: 云計算 電子文件 電子文件管理 數字檔案館

電子文件作為一類重要的社會信息資源，產生于網絡計算機環境中，人們對它的形成、管控、使用、留存和傳承已經難以脫離信息與通訊技術（ICT）環境。當前，云計算引領ICT發展新動向、變革信息資源管理新趨向。云計算的快速著陸和廣泛應用無疑會對電子文件及管理帶來前所未有的影響。本文以“Cloud Computing + Record”和“Cloud Computing + Archive”為主題關鍵詞，對ProQuest Digital Dissertations、Web of Science三大引文庫、ProQuest系列數據庫進行英文文獻檢索，同時以“云計算+電子文件”和“云計算+檔案”為主題關鍵詞對中國期刊全文數據庫、中文科技期刊數據庫、中國博士學位論文全文數據庫、中國優秀碩士學位論文全文數據庫進行中文文獻檢索（檢索時間為2011-8-20），并對檢索的文獻進行研究分析，發現國內外已經有機構和個人開始關注和研究云計算環境下電子文件與數字檔案管理方面的問題，但公開發表的論文數量非常有限，其中國內學術文獻主要研究云計算環境下數字檔案館的相關問題，共7篇；國外學術期刊上與云計算環境下電子文件和數字檔案研究內容關聯度較高的文獻有8篇。本文分別對這些文獻內容進行概要總結，旨在探析云時代電子文件研究的新思考和新行動。

一、云計算環境下數字檔案館研究概述

從對檢索到的文獻分析看，自2009年以來，我國文件檔案管理領域就有學者開始關注云計算理念與技術，并結合對云計算的認識和特點，探討云時代檔案信息化和數字檔案館的應用解決方案。

尹雪梅認為云計算是順應企業和個人消費者對數據中心處理能力不斷提高的社會趨勢而出現的新技術，代表了一種新的數據處理方式和未來人們的一種生活方式，是一種處理信息資源的超前理念，將給圖書、檔案界在知識共享方面帶來新的啟示，文章借鑒了云計算環境下數字圖書館的研究成果，提出了基于云計算的個人數字檔案館模型[1]。方昀等認為云計算是順應低碳經濟發展的需要而提出的一種共享的IT基礎架構方法，其核心就是提供更加安全、更低成本的IT 服務，虛擬化、整合、安全、高效是其最基本的特性；云計算能夠按照用戶對資源和計算能力的需求而動態部署虛擬資源，不受物理資源的限制；云計算與用戶之間的關系模型是XaaS，即提供各類云服務；文中結合檔案信息服務的基本職能要求，分析了云服務模式在檔案信息化工作中實現資源共享、節約投資成本、提高可靠性、解決IT人才短缺、提高運維效率等方面的優勢[2]。彭小芹、程結晶認為云計算作為一種新思維在網絡中應用，必然會形成新的信息管理與信息服務體系，這種新的資源管理與服務體系的目標正是數字檔案館基本特征和屬性的表現，文中首先總結了云計算的特點和優勢是能夠提供可靠安全的數據存儲、方便快捷的云服務、強大的網絡計算能力、諸多技術的集合體、個性化服務和以用戶為中心的服務思想，并從信息資源、信息用戶、信息工作者、信息基礎設施層面入手，探討云計算在數字檔案館信息服務與資源管理中的應用，目的在于促進數字檔案館更好地調整服務角色，增強數字檔案信息服務功能以及拓寬服務空間[3]。文杰認為云計算具有超大規模、虛擬化、通用性、高可靠性、高擴展性、按需服務和廉價等特征，其核心理念就是通過不斷提高“云”端處理能力，減少用戶端的處理負擔，使用戶端最終簡化為一個單純的輸入輸出設備并能夠按照用戶的需要來享受“云”的強大計算處理能力，文中闡述了云計算在數字檔案館中的幾大應用優勢，即確保檔案服務器的可靠運行，最大限度地降低服務器的出錯概率，降低相關費用，極大地擴展了信息資源的共享范圍，同時還提出基于云計算而滿足多個高校共同使用的數字檔案館的構建模型[4]。

胡亞南從檔案館職能的改變、檔案館運營成本的降低和檔案工作質量的提高三個方面分析了云計算對檔案工作帶來的影響，認為檔案館應重點考慮如何盡快開展云計算的應用服務，明確服務方式，提高服務效能[5]。田雷在解讀 “云計算”的概念和本質的基礎上，分析了“云計算”在檔案領域的應用前景，認為云計算基礎設施、云平臺通用技術和云存儲資源體系等都能夠加快檔案信息化的建設進程，提升檔案管理水平，拉近檔案與群眾的距離；同時也指出，云計算在安全管理和標準開放方面依然需要不斷提升和改進，提醒檔案領域在運用“云計算”技術時必須要在先期充分考慮數字檔案資源的安全[6]。黃正鴻認為云計算不僅影響人們的工作方式和商業模式，更重要的是帶來思維方式的挑戰。呼吁檔案行業在開展信息化過程中應吸納 “云理念”提高服務水平，基于“云架構”構建全國性、區域性云平臺，利用“云存儲”更好地保存檔案、提供利用， 借助“云模式”節約成本、提高效率，打造“低碳經濟”檔案信息化建構模式，同時也指出云計算在信息安全、 隱私保護、標準規范與資金投入、技術透明等方面尚存在許多未解決的問題，但堅持認為云計算能夠實現檔案工作信息化領域更多的創新，能從根本上改變檔案信息獲取和知識傳播的方式[7]。

從這幾篇論文內容來看，云計算在檔案管理方面的研究還處于了解、認識和探討的初級涉入階段，有關云計算對檔案學基礎理論影響、對檔案實踐工作的變革以及云計算與檔案信息化整合等方面的研究涉及不多，尚需要進一步開展更深層的跨學科融合研究。

二、云計算環境下電子文件管理研究概述

云計算環境下電子文件相關研究的學術文獻在國內尚未有公開發表的論文，國外的一些學者自2009年就開始有所研究，下面對這些研究成果進行概要總結。

Brent Gatewood從云計算環境下軟件即服務（SaaS）的應用角度探討了電子文件管理的相關問題。他認為云時代電子文件研究重點應聚焦于如何將文件管理規則應用于云計算信息存儲解決方案中，指出云計算被認為是易用、易訪問的，能夠提供包括硬件、開發平臺、軟件與數據服務在內的IT虛擬資源池，并對SaaS與云計算之間的相互關系進行了討論；認為使用SaaS模式的用戶并不能真正擁有軟件，而是按照對軟件的計量付費后授權使用，用戶并不知道所形成的文件和信息存放在哪個地方、哪臺設備和哪塊硬盤上，并且提供軟件服務的云供應商并沒有充分考慮到文件管理的控制條例或規則，認為云環境下文件和信息管理將會失控。建議在采取SaaS解決方案之前應充分考慮和加強電子文件管理在云服務軟件中的法規遵從性，認為云軟件服務的供應商應能夠充分理解法規制度中對機構電子文件管理和證據留存的各類要求，以確保管理機構對文件形成機構進行復查和審計時，通過保障其原始記錄文件來確保電子文件的真實性和完整性，提醒用戶在實施云計算方案時應在契約、審計、集成、政策遵從等方面做好充分的論證和考慮[8]。

Jeremy Leighton John和Jim Ericson從云計算環境下非結構化數據存儲技術的應用層面探討數字文件與檔案管理的相關問題。Jeremy從數字記錄革命角度分析了越來越多的個人數字檔案信息將形成，借助IDC 2010年發布的70%數字信息由個人形成而非組織形成的信息，從英國國家圖書館收集人物檔案情景出發，論證了大量的非結構化數據收集與保存將需要云計算虛擬存儲的支持，以及可信任數字倉儲系統對云存儲的應用需求，分析了云計算環境下哪些信息需要存儲、歸檔、保存和用于檢索[9]。Jim 認為云計算為檔案信息的存儲提供了新的解決方案，美國一些大型組織內部建立了檔案保管部門，而小型組織將檔案保存在文件或數據中心以減少內部檔案管理的昂貴費用；云計算檔案服務模式走向市場，降低了成本，提供了可以“無限使用”的基礎設施服務、安全保障、容災備份和統計分析等功能，文章從文件信息的機構資產保存和運行維護負擔的二元性進行分析，對于電子發現而言，文件或信息獲取的時間和速度是非常重要的；從文件形成者自己管理還是委托第三方機構管理Email服務器、Email記錄及其歸檔等方面，提出云計算能夠提供集成服務和幫助文件形成與創建，將大大降低IT運維負擔、提供專業的IT服務等眾多優點，并進一步從收費服務的角度分析云計算檔案服務工作模式的拓展[10]。James Lappin認為當前使用EDRMS被認為是主流的、正統的電子文件管理方式，但2010年電子文件管理處于一個變化的十字路口。文中就兩個方面提出質疑：一是云計算的出現和應用，EDRMS是否會出現停滯或后退，懷疑電子文件管理模型背后的支撐理論的適用性；二是在未來五年是否會有新的文件管理的主流、正統思想出現，特別是在云計算新技術的沖擊下，電子文件管理系統將會以何種方式出現及其是否會對電子文件管理理論產生影響[11]。

Katharine Stuart 和David Bromage主要基于實踐經驗及其與公共和私人機構交互基礎上，介紹云計算環境下信息存儲現狀、挑戰和管理狀況。強調“Web2.0”和“云”會成為組織改變業務行為的主要方式，管理文件需要特別注意可能存在的風險。認為在實際工作中,提供“云”服務的組織開展業務,不應僅基于技術而做出決定,更應考慮機構信息存在的眾多風險，認為“云”本身就存在先天的安全風險。如果更多的制約“云”的政策或立法被制定出來,云計算將有助于管理層使用和管理組織內的信息和文件，良好的政策和立法,將會是解決威脅云存儲面臨的機遇和方法，文件管理者提高在線信息管理能力與風險意識,在“云環境”背景下顯得尤為迫切[12]。

Roger James從利用角度探討云計算對電子文件管理的影響。認為傳統的文件管理的成本正在增加，云計算為文件管理者提供了在保持費用的同時增強可控制性的機會，在應對數字或紙質載體文件管理方面,良好的文件管理是可持續發展的基礎。云計算因其操作層面的易用性與推動性,在專業的文件管理方面得到不斷的擴大,包括向前端延伸的文件管理；同時云計算也為文件管理提供了一個新機遇——檔案開放,為他人參與和使用,而不是把它封裝起來獨家享用。作者認為云計算會刺激組織考慮他們希望保護哪些信息以及信息開放的范圍。在數字世界里,并不是保護度越高影響越大或安全性越高,正像英國政府計劃開放的數據研究中心，認為新文件管理應該是促進其內容的使用而不僅僅是一味地提倡保護[13]。

Beverly Oswalt 和Roslyn L. Turner提出隨著數字時代的到來，文件管理存儲介質從紙質變遷為數字媒體，這個轉變必然帶來對存儲機構能力和空間提升的要求，目前網絡存儲和云存儲是比較流行的兩種方式。但是對于云存儲用戶來說，存在一些不利因素，主要是因為云存儲雖然可以使用戶通過互聯網方便獲取數據，但是會出現數據存儲在其他國家或地區的情況，或是容易出現數據丟失等問題，云環境中，數據一旦丟失，將難以恢復，整體安全性是最大的沖擊和挑戰[14]。

Lawrence W. Serewicz提出，再大的存儲空間也需要有更好的搜索引擎，無限量空間的出現和語義網搜索呈現出對未來數字文件與檔案管理的重大機遇。相對而言，無限量存貯對于文件檔案管理的意義,并未涉及潛在檔案意義的挑戰；而語義網革命將會長遠地影響公共部門或組織管理文件和檔案的思路。因為在公共管理過程中，web2.0的應用，使得用戶能夠通過標簽、記號等方式更好地定義他們控制及形成的信息與記錄。這種公眾和公共管理部門創造性的需求將會引發電子文件管理的新方式，并不僅僅像形成巨大的云存儲系統或空間那樣簡單，而是巨大的無限云存儲空間與語義 Web搜索引擎服務之間的一場博弈[15]。

以上分析可以看出，云計算在資源存儲和信息檢索等方面給電子文件帶來前所未有機遇，但云計算如何從深層次影響電子文件的形成、管控和保存，特別是對電子文件的信息構建、生命周期理論和連續體模式等帶來挑戰、影響和變革等方面，還有待深入研究和分析。

三、結論

云計算的出現宣告了以低成本方式提供超級網絡計算服務時代的到來，它以超強的計算能力和低成本、高可靠性、計量服務和安全、開放、持續之理念將全社會推到一個能夠實現超共享的數字時代。盡管目前云計算的應用發展還有待完善，將云計算應用于安全可靠性要求較高的電子文件領域還有很長的探索之路。但未來10年注定是云計算快速發展的黃金時期，云基礎設施的可靠性追求、云存儲的海量擴展能力、云平臺與云應用的即時服務模式以及云計算的IT集約化、專業化、持續有效性運營態勢等都會得到更多關注、研究、發展和改進，各國政府和IT巨商都已經且還在加大力度不斷地在云計算研究方面給予強勁的支持和投入，有理由相信，云計算將必然會給電子文件信息管理帶來新機遇，特別是對電子文件的理論延伸、業務擴展、管理模式以及共建共享等帶來新變革。

注釋：

[1] 尹雪梅.從云計算到個人數字檔案館[J].山西檔案,2009(2):18-22.

[2] 方昀，郭偉.云計算技術對檔案信息化的影響和啟示.檔案學研究,(4):70-73.

[3] 彭小芹,程結晶.云計算環境中數字檔案館服務與管理初探.檔案學研究,(6)：71-75.

[4] 文杰.基于云計算的數字檔案館建設研究[J].檔案與建設,2011(1):46-49.

[5] 胡亞南.云計算在檔案信息資源管理中的應用初探.蘭臺世界,2011(3下)：20-21.

[6] 田雷.“云計算”在檔案領域的應用[J].北京檔案,2011(5):24-25.

[7] 黃正鴻.云計算在檔案信息化領域的應用啟示[J].中國檔案,2011(5):61-63.

[8] Brent Gatewood.CLOUDS ON THE INFORMATION HORIZON: HOW TO AVOID THE STORM[J],Information Management Journal.Lenexa:Jul/Aug 2009. Vol.43, Iss.4; p32-36.

[9] Jeremy Leighton John.The future of saving our past[J].Nature.London:Jun 11, 2009,Vol.459,Iss.7248,p775-778.

[10] Jim Ericson. New Ideas for Old Information; Software/service providers are a natural fit for a growing archival headache; for many organizations, the cloud looks like the best answer[J].Information Management.New York:Nov 1, 2009,Vol.19,p8.

[11] James Lappin .What will be the next records anagement orthodoxy[J].Records Management Journal Vol. 20 No.3, 2010, p252-264.

[12] NATIONAL ARCHIVES, RECORDS ADMINISTRATION ISSUES GUIDELINES ON CLOUD COMPUTING,US Fed News Service, Including US State News. Washington, D.C.: Sep 23, 2010.

[13] Current state of play: records management and the cloud. K Stuart… - Records Management Journal, 2010 .

[14] Records management in the CloudRecords management IS the Cloud! R James - Business Information Review, 2010 .

[15] Amit Roy Choudhury. New tech reshaping record keeping; Retrieving records gets easier as social networking, cloud computing converge, The Business Times. Singapore: May 9, 2011.

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院，清華大學檔案館；浙江大學公共管理學院