檔案信息化建設為“新四區”建設服務的幾點思考

申璽朝 王桂云 張連星

摘要：隨著北京“新四區”規劃的出臺和不斷推進，朝陽區檔案系統以此為契機，就深化檔案信息化建設進行了思考。

關鍵詞：檔案信息化 北京 新四區

2010年3月30日，北京市委書記劉淇、市長郭金龍到朝陽區調研時提出建設“新四區”的發展戰略，2010年10月15日至18日在北京舉行的黨的十七屆五中全會明確提出“全面提高信息化水平”的要求，這對于開啟“新四區”建設新征程的朝陽，信息資源整合與開發的需求急劇加強，檔案工作，特別是檔案信息化①工作面臨著新的、更高的要求。

一、朝陽區檔案信息化工作現狀

按照《北京市朝陽區“十一五”時期檔案事業發展規劃》及《朝陽區“十一五”數字檔案館暨檔案信息化建設分步實施方案》的要求，朝陽區依托區政務信息平臺，以數字檔案館建設為重點，以推廣應用朝陽區檔案信息管理系統軟件為基礎，與全區電子政務建設同步協調發展，構建起互聯互通、信息共享的朝陽區檔案信息化體系。朝陽區檔案局（館）在充分考慮自身工作的實際情況和區域內各立檔單位特點的基礎上，依據國家和北京市檔案信息化建設的有關規定與技術標準，先后制定出臺了《北京市朝陽區檔案信息管理軟件及系統集成建設方案》、《北京市朝陽區檔案館目錄數據庫結構規范》及《關于規范檔案室紙質檔案數字化工作的意見》等一系列管理辦法與技術規范，為保障全區檔案信息化建設快速有序、科學合理地健康發展奠定了堅實、良好的制度基礎。自1989年建立首個館藏檔案專題數據庫以來，朝陽區檔案館不斷加大館藏檔案數字化的建設力度，目前已建成館藏檔案數據庫28個，數據條目總數達410余萬條，館藏檔案案卷、文件級目錄全部實現機讀檢索，館藏紙質檔案原文數字化總量達到7501398頁，占館藏總量的35.7%。此外，館藏珍貴、易損、涉及民生和利用頻繁的婚姻、招工、知青、農村集體土地使用審批等類檔案全部實現原文數字化檢索。啟動歸檔電子文件網上傳輸系統，實現了各立檔單位通過網絡向區檔案館移交電子目錄及原文的根本性變革。截至2009年底，朝陽區檔案館累計接收歸檔電子文件257969條，實現了文檔一體、綜合管理、館室銜接的目標。目前，朝陽區檔案局（館）已構建起覆蓋全區的擔負檔案信息采集、存儲管理、傳輸利用三大功能的檔案信息化功能模塊。信息采集功能模塊由朝陽區檔案信息管理系統軟件及朝陽區政府規范性文件傳輸系統組成，實現各立檔單位進館電子文件目錄及電子文件數據的上傳工作；信息存儲功能模塊由6臺惠普服務器及檔案館管理軟件系統組成，實現各種目錄數據庫、檔案原文數據庫、照片檔案數據庫、多媒體數據庫的存儲管理，承擔辦公自動化、政府網絡信息發布、在線利用、郵件等管理服務功能；信息傳輸利用功能模塊依托朝陽區檔案局（館）內網和外網向社會大眾提供利用服務。隨著館藏檔案數字化快速推進，為滿足數字化檔案數據量急劇增長和保障數據安全的需要，檔案局（館）利用區信息化專項資金及區財政專項資金100余萬元增置了30T磁盤陣列及附屬設備用于數據存儲；建立了檔案調閱系統服務集群，雙機備份；建立機房監控系統，對機房環境、溫濕度、UPS電源等進行監測管理。檔案信息化建設在合理配置檔案信息資源、奠定科學管理基礎的同時，實現了檔案信息資源挖掘與共享的最大化，使檔案工作服務全區中心工作和社會發展的能力得到了極大強化。檢索時間縮短，接待效率提高，行政成本降低。檔案信息化建設在有效帶動全館、全區檔案信息資源整合的同時，憑借模糊檢索、族性檢索的優勢，解決了傳統手工檢索工具在利用者無法準確提供檔案形成年代、形成單位、文件題名等檢索條件時難以查詢的問題。檔案信息利用途徑進一步豐富，在互聯網上提供全部開放檔案目錄檢索服務和部分開放檔案原文閱覽服務，改變了以往只能來館查閱的單一形式；同時，在互聯網上推出《朝陽區城市建設成就展》、《知榮辱、樹新風、共建和諧新朝陽》、《朝陽人民迎奧運》、《奮進·發展·輝煌——紀念朝陽區建區50周年成就回顧展》等多個網上展覽，擺脫了傳統實體展覽受場地、規模及開放時間的限制，進一步拓展了檔案宣傳教育的范圍與途徑，強化了檔案的社會教育功能。

二、檔案信息化建設的現狀

仍未能達到服務“新四區” 建設的要求

“新四區”發展戰略對全區各項工作提出了更新、更高的標準，而目前朝陽區檔案信息化水平雖已初具規模，在北京市十六區縣中位居前列，但在以下幾個方面仍存在不同程度的差距與不足：

1．檔案信息化制度建設尚未健全完善。隨著電子文件中心的建立，電子文件和電子檔案數量急劇增加，而與之相應的技術標準和管理規范仍未完全配套，未能覆蓋電子文件與電子檔案流轉的全過程，難以確保電子文件有效準確的歸檔、采集和整理，以及電子檔案的齊全、完整、真實和有效。目前朝陽區擁有的朝陽檔案信息內網、朝陽檔案信息外網、區檔案館檔案管理專網等三個檔案信息網絡的檔案數據信息內容與控制級別不同，不同網絡的訪問權限不同，同一網絡不同文件的訪問權限也不同，尚未形成一套完善的分級管理體系，難以對不同內容、不同級別的信息分別進行選擇、審核和提供利用。隨著“新四區”建設的推進，檔案工作的涉及范圍和覆蓋領域將愈加廣泛，檔案的內容、類型也將愈發復雜多樣，現有的檔案數據庫結構規范將難以滿足新生檔案數據管理需要。

2．全區數字化檔案信息資源建設與檔案信息網絡化服務功能尚不能完全滿足“新四區”建設的需求。目前朝陽區檔案信息化建設中數字化檔案信息資源總量不足、檔案信息網絡化服務功能欠缺、檔案信息網絡系統安全存在隱患等問題，與“新四區”發展的總體戰略目標和《北京市朝陽區經濟和社會第十二個五年規劃綱要》中建設國際信息傳播樞紐、打造信息互聯的智能城市任務的要求仍有較大差距，制約著朝陽區建設過程中信息的有效供給和快速利用。截止到2009年底，區檔案館館藏檔案271457卷，39356件，雖然自2006年起加快了館藏檔案數字化的步伐，截至目前已完成館藏95671卷、2萬余件檔案的原文數字化工作，提前完成了“十一五”的既定目標。但由于館藏檔案總量基數大，數字化檔案信息資源總量與館藏總量相比仍偏低。目前僅占館藏全部檔案的35.7%，仍有相當大部分的檔案亟待通過掃描加工轉化為數字化檔案信息資源。朝陽區各單位檔案室室藏紙質檔案數字化工作于2008年啟動，而各單位檔案室受數字化工作啟動時間短、硬件設施不到位、軟件應用不熟練和人員素質偏低等因素影響，室藏檔案的數字化進程相對緩慢，數字化檔案信息量較低。朝陽區數字檔案館系統平臺構建尚未建立物理隔離于國際互聯網的全區檔案與電子文件管理平臺；尚未建立依托朝陽區政務內網，面向全區各機關提供檔案與電子文件服務的檔案信息資源共享平臺；檔案信息外網存儲容量受限，不能滿足社會公眾利用開放檔案原文、獲取檔案信息的需求。原有的朝陽區檔案管理軟件在功能服務和數據存儲量方面難以滿足當前需求，并且尚未集成整合檔案館與檔案室檔案管理、電子文件中心管理和檔案數字化等全方位功能。

3．檔案信息與電子文件管理存在安全隱患。目前尚未建立完全隔離于國際互聯網的朝陽區檔案信息內網，信息安全難以保障，制約著檔案信息的網上利用；網絡安全風險必然導致各部門對于檔案網絡上傳、利用等環節的安全顧慮，檔案資源整合難以有效開展；存儲策略的制定、存儲格式與介質的選擇、信息備份與恢復等多方面因素，導致有效確保數字化檔案信息與電子文件信息安全與長久保存的復雜性。

造成以上問題的原因可以概括為：檔案形成過程具有長期性和連續性，而檔案的信息化工作啟動則相對較晚，導致檔案館以及各基層檔案室的檔案存有總量、增長數量與已數字化檔案數量與增長量之間的巨大反差；信息安全問題的解決并非檔案館一家單位能夠獨立完成，而是涉及全區各相關單位，因此，需要涉及提供網絡資源的多部門共同進行整體規劃，聯合互動，通力配合；目前，全國各地區、各機構的檔案信息化建設總體上處于自發狀態，檔案信息化建設各自為政的弊端導致工作開展的隨意性和任意性，總體有效性難以保證，而且由于缺乏有效的協調和指導，造成成本偏高、工作效益低下；朝陽區各機關檔案室工作人員中普遍存在計算機知識欠缺、檔案管理軟件操作不熟、兼職過多、更換頻繁等問題。

三、為提高檔案工作在“新四區”建設中的貢獻率，

朝陽區檔案信息化建設的改進措施

1．統籌規劃，統一標準，確保檔案信息化建設有序開展、檔案信息化規范標準不斷完善。 按照統一規劃、統一標準的原則，緊密圍繞全區工作重心，結合朝陽區實際統籌規劃檔案信息化建設，確保各環節工作有序開展；同時，依照國家相關規定，按照打造世界城市的要求，瞄準國際化標準，繼續完善朝陽區檔案信息化標準體系的建設。通過進一步研究、制定和完善電子文件歸檔、采集和整理技術標準、數據庫結構與數據交換格式標準、檔案信息等級管理標準等相關業務規范與標準，制定檔案數據庫設置規劃，逐步推進電子檔案管理的制度化和規范化，確保電子文件與電子檔案的齊全、完整、真實、有效和安全快捷利用。

2．進一步加快數字化檔案信息資源建設，為滿足“新四區”建設高速增長的檔案信息需求奠定基礎。“十二五”期間，朝陽區檔案館將繼續全面實施數字化帶動戰略，加快館藏檔案原文數字化工作進程，目標是至“十二五”期末檔案原文數字化率達全部館藏檔案的60％，即：館藏檔案12.8萬卷實現原文數字化，因檔案幅面規格不同，統一折合A4幅面后約需掃描檔案1470余萬張。要求朝陽區屬各單位按照相關規定，全面實施室藏檔案數字化工作，完成“十二五”期間形成的全部檔案的原文數字化，并且在向檔案館移交檔案的同時移交齊全配套的數字化副本，以解決區屬各單位檔案室檔案數字化進程相對遲緩的問題，實現全區數字化檔案信息資源的有效整合。

3．不斷完善檔案信息網絡化服務功能，為“新四區”建設提供高效快捷的檔案信息構建平臺。“十二五”期間，區檔案館計劃開發建設檔案館檔案與電子文件中心管理平臺，該管理平臺將建成DAS直連模式的雙磁盤陣列，物理隔離于國際互聯網，實現檔案館檔案信息收集、管理、存儲與利用全過程的智能化管理。研發朝陽區檔案室檔案管理系統軟件，并為區屬150家單位檔案室檔案管理軟件運行維護提供保障，實現檔案室對本單位檔案信息收集、歸檔、管理、存儲、利用、移交的現代化管理，實現與檔案館檔案管理系統、本單位辦公自動化系統的數據交換。依托朝陽區政務內網，利用移動電子政務平臺，應用3G、多媒體等技術，建成全區檔案和電子文件中心利用服務平臺，實現建設完善公共服務門戶，推動跨部門服務事項整合，增強無縫化、個性化服務能力，改善公共服務質量和有效降低政府總體行政成本。升級改版檔案局館網站，利用互聯網，為社會公眾提供開放檔案原文、檔案編研成果、檔案網上展覽等經過編輯加工的檔案信息；實現政府信息網上公開，加大主動公開力度，不斷改善公共服務質量。

4．全力維護數字化檔案信息安全。首先，加強檔案實體安全保障體系建設。完成朝陽區檔案館舊館溫濕度調控系統和計算機安全系統的升級改造，確保安全設施穩定運行。朝陽區檔案館新館要設置以中心控制室集成管理的視頻監控系統、紅外報警系統、門禁系統、火災自動報警和自動消防滅火系統、庫房溫濕度檢測調控系統、空氣檢測和調控系統、館區周界防護裝置和電子巡查系統、通訊系統、電力系統和計算機安全系統等安全設施。重要檔案配置減災、防災設備。其次，加強和完善檔案信息安全保障體系，建立檔案信息安全保障體系框架，建設符合檔案信息安全保障要求的檔案信息管理系統和數據中心，包括：添置與更新內外網站服務器、區檔案館在線式UPS電源、計算機桌面監測軟件配備、機房監控系統升級、服務器運行狀態監測、本館網絡和接入點防火墻配備、接入點和內網端口監聽與監測、網絡安全狀態入侵檢測等。第三，建立本級電子文件和電子檔案的異地備份庫，對已有備份件、復制件的檔案原件實行封存管理。2012年以前要完成館藏重要檔案的異地異質備份，完成電子文件的同城備份，同時做好各單位檔案室電子文件的保管、保密、備份、提供利用等環節檔案與電子文件安全保障的監管。

5．加強檔案信息化建設的智力支持。 一是加大專業人員技術培養力度，保證專業人員對網絡技術、數字化技術、信息管理技術等計算機前沿技術的掌握，形成一支適應不同層次需求，結構合理的信息技術人員隊伍；二是提高全區檔案人員運用信息技術和裝備的能力，適應建設信息化發展對專業人員的要求；三是進一步加強高素質、復合型信息化管理人才的引進培訓力度。通過不斷強化專業人員培養和高素質人才引進，為檔案信息化建設提供智力支持，保證檔案信息化工作的可持續性發展。

綜上所述，雖然當前朝陽區檔案信息化工作已取得了可喜成果，在全市十六區縣中已位居前列，但以世界城市的視角客觀審視朝陽區檔案信息化工作與朝陽區建設現代化、國際化的“新四區”戰略定位和發展要求相比，仍存在較大的差距和不足，朝陽區檔案局（館）檔案信息化建設將在“十二五”期間，繼續全面實施數字化帶動戰略，以建設數字檔案館為重點，通過強化軟、硬件建設，為朝陽區實現“新四區”發展戰略的總體目標貢獻應盡力量。

注釋：

①檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。這是一個長期的發展過程，在這一過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。檔案信息化的基本內涵包括：檔案信息利用的網絡化、檔案信息存儲的數字化和檔案信息管理的標準化。

作者單位：北京市朝陽區檔案局