加快數字化檔案利用的實踐探索

張印 李學廣

摘要：面對檔案需求的動態變化和館藏檔案平均利用率不高與檔案數字化加工慢和檔案數量大的矛盾，本文就檔案數字化提出了現用現掃、以用定掃、常用先掃的方法，供同行參考。

關鍵詞：檔案數字化 利用 掃描

在我國，各級綜合檔案館都要面對檔案需求的動態變化和館藏檔案平均利用率不超過10%的現實，針對檔案數字化加工慢和檔案數量大的矛盾，充分利用計算機網絡優勢，采取便捷的方法完全可以緩解矛盾,最大限度地提供數字化檔案及打印件，滿足利用者方便快捷的需求, 現用現掃、以用定掃、常用先掃方法簡單，操作方便，值得借鑒。

一、現用現掃

現用現掃就是對沒來得及數字化檔案的單件需求，對利用率極低沒數字化檔案的偶爾需求，在庫區現場進行掃描，通過網絡迅速給利用者提供數字化檔案打印件。

各級綜合檔案館館藏都存在著一定數量的利用人多但不重復用的檔案，多數為涉及人名的檔案。為此，許多檔案館都根據需求陸續建立了多個專題的人名目錄數據庫。但是,因人名檔案基數大，利用人數多但平均利用率并不是很高，加之檔案數字化的加工能力也不可能一下子全部完成掃描任務。所以，現用現掃應運而生，其具體做法是檔案利用接待人員在專題目錄數據庫（或文件級目錄數據庫）檢索后，通過網絡系統將所需檔號通知檔案庫管員，庫管員調出檔案原件在庫區辦公室直接掃描，利用網絡打印機直接將所需檔案掃描打印件在檔案利用接待處打印機上打印輸出。這種方式已成為許多檔案館解決大部分檔案單件偶爾利用的長期策略。采取這種方式的好處和需具備的條件是：

（一）現用現掃是保證檔案實體利用安全的最有效方法。由于是庫管人員在庫區掃描檔案，消除了檔案實體離開庫區的風險。同時，只有庫管人員接觸檔案實體，是在可控的范圍內對整卷檔案內容安全和原件實體的保護。

（二）現用現掃是提高檔案接待工作效率的最有效措施。保管檔案與掃描檔案同為一人，自然取消了傳統的檔案利用接待人員與庫管人員之間逐卷、逐件、逐頁交接檔案的手續，節省了檔案出入庫兩次盤點檔案時間，工作效率提高數十倍，更有益的是減輕了檔案交接人員檔案安全方面的思想壓力。

（三）現用現掃是加快檔案數字化步伐的重要途徑。“多掃描少復印”是當今提供利用檔案的新理念。以現用現掃替代調檔復印，然后將掃描圖片轉入檔案管理系統，即滿足了用戶當前的需求又擴充了檔案數字化的內容，以后利用再不調檔，一舉兩得，事半功倍。

（四）進行現用現掃的革新，必須進行檔案館接待利用工作流程的重組，根據本館檔案利用的工作量來合理配置庫管人員，補充完善相關工作制度。

（五）現用現掃必須在計算機網絡環境下進行，否則調檔通知發送復雜和網絡打印無法實現。

（六）開展現用現掃工作，必須在文件級或專題目錄數據庫建成以后，保證檢索速度而不使利用者等待更多的時間。

二、以用定掃

以用定掃就是根據某些部門對尚未數字化檔案的小批量利用需求，堅持利用優先的原則，想利用者之所想，急利用者之所急，暫停其他的檔案數字化加工任務或臨時組織力量，以最快的速度突擊掃描加工，在較短的時間內完成所需檔案數字化任務。特別是對提前移交進館單位內部的批量需求，為了規避檔案出館利用的風險，解決提供利用與保證安全的矛盾，采取以用定掃的方法最佳。以用定掃后提供檔案利用的方式有：

（一）可以提供數字化檔案的打印件。數字化檔案進入檔案管理系統之后，可以通過打印的方式提供數字化檔案打印件。

（二）提供整套的數字化檔案復制品。如果是本單位移交到檔案館的檔案,可以提供整套的數字化檔案復制品(光盤)。如果移交單位有檔案管理系統,可以導入單位的檔案管理系統長期使用。

三、常用先掃

通過對檔案利用需求的細化分析，確定優先數字化檔案的范圍，有計劃地對利用頻繁的進行檔案數字化，掃描后上網待用，這是各級檔案館檔案數字化的常規做法。常用先掃便于檔案館檔案數字化的常規作業，特別是外包加工采取這種方法更適合。

現用現掃、以用定掃、常用先掃是檔案數字化實踐中總結出來的好方法，這三種方法配套使用是最大限度地發揮計算機軟硬件設備作用，避免已數字化檔案暫時用不上,急用檔案還沒數字化的最好方法,具備條件的檔案館在檔案數字化加工過程中不妨一試，好處無窮。也有檔案館從安全角度出發,現在利用館藏檔案全部實行現用現掃，堅持檔案原件不出庫區的方法,即保證了檔案原件的絕對安全,又加快了檔案數字化的步伐，事半功倍。

作者單位：吉林省鎮賚縣檔案館 長春市檔案館