對干部人事檔案管理的新思考

張梅 崔劍

摘要：伴隨社會的進步和時代的變遷，人才流動以及調轉檔案人員的數量近年來加速增長。在檔案從原單位、畢業院校或人才服務中心調至現單位或其他人才服務中心的過程中會凸現出一系列問題。針對目前在調檔中出現的這些問題，本文從檔案管理科學化、規范化的高度，進行了深入的思考和討論，并提出若干解決對策。

關鍵詞：干部檔案 人事檔案 調檔

干部人事檔案是人才信息的重要載體，準確、齊全、完整的干部人事檔案，歷史全面地記載著一個人的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力、個人特長等信息，是反映干部綜合素質的最重要依據。檔案的更新、提取、查閱、傳遞及時方便與否關系到存檔人的切身利益。

一、檔案對存檔人切身利益的影響

(一)對存檔人干部身份認定影響

在我國社會體系中，公民分為三種身份：農民、工人、干部。大中專畢業生屬于國家培養的專業人才，屬于國家干部身份。但是近年來，有些大中專畢業生從畢業后就莫名其妙地失去了自己的干部身份。據調查顯示，自上世紀90年代至今，某省人力資源開發局已滯留了2萬多份由外地的大中專院校退回的畢業生檔案。這些檔案一般是該省原籍學生在外地上學畢業后，在規定時間內未辦理檔案遷移手續，學校退回該省的。近些年來，畢業生的就業方式越來越靈活，人員的流動性大，許多用人單位對員工的檔案不重視甚至不加過問。一些畢業生看到檔案暫時發揮不了作用，對檔案轉移到何處不聞不問。到行政、事業單位和國有企業工作的畢業生，其檔案一般會隨之調轉到單位。而到“三資”企業、股份制企業、私營企業等單位工作或畢業后未就業的學生，檔案有可能還在學校，或寄回到戶籍所在地的大中專畢業生就業服務機構。

(二)對存檔人工齡、工資的影響

自2006年事業單位工資改革執行以來，筆者已經愈來愈深地體會到人事檔案的完整性與工齡乃至工資之間的密切關系，特別是為套改年限、任職年限的確定提供了重要的依據。套改年限，是指工作年限與不計算工齡的在校學習時間合并計算的年限。任職年限，是指從聘用到現崗位當年起計算的年限。兩者均與工齡的計算密切相關，對于應屆畢業生如因轉檔未及時辦理，待日后存檔人通過考取公務員或工作調動進入機關企事業單位后，勢必影響到工齡的計算、工資的核定。

(三)對存檔人社會養老等福利的影響

檔案與退休后待遇等問題息息相關。企業職工、事業單位非編制內的合同制職工以及其他企業化管理的職工均需要按照國家社會保障部門的規定繳納養老保險、醫療保險，在繳納養老保險金并到達國家法定退休年齡申請保險金發放時，社保部門需要嚴格審核存檔人檔案，個人檔案記錄的工齡、工資待遇、職務、受保時間等都是主要依據。

(四)對存檔人職業發展的影響

干部檔案管理的目的是為單位組織和社會提供檔案信息資源，因放棄個人檔案而造成記錄斷檔的人，在辦理職稱評定、轉正定級、政審以及開具考研、婚育證明等事務時往往會遇到很大的麻煩，形成“檔到用時方恨無”的局面。如超過規定時間，未落實接收單位的畢業生沒有到人才交流服務中心辦理代理手續，按規定就會失去派遣資格，相當于自動放棄干部身份，有可能因此影響到職稱評定、報考公務員及研究生等資格的審查。

二、干部人事檔案工作的現狀與困惑

(一) 缺乏宣傳，檔案知識普及性差

隨著社會主義市場經濟的發展，工作中心的轉移，組織人事政審工作相對減少，一些人就認為人事檔案“沒什么用了”。然而，當這種錯誤的觀念發生在應屆畢業生身上時，尤其是就業于外資、私營、民營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生，忽略自己的檔案勢必導致在政審、調資、出據證明、晉升職稱等方面需要檔案材料時找不到人事檔案。雖然近兩年，社會新聞偶有提示公民需重視個人存檔，但是從人才流動的第一個出口，即學校，卻并不重視關于檔案重要性的宣傳，并且忽視檔案相關知識的普及。

(二) 缺乏規范，檔案管理寬進嚴出

檔案管理部門只是照搬中組部下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，沒有形成自己的實施細則和制度，在執行過程中也存在不嚴格現象，收集、歸檔工作被動不及時；另外，管檔人員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，對接收到的畢業生檔案，只是按學校或接收時間不同在原檔案袋上直接編號。這些不規范的操作導致了檔案內容不全、接續材料脫節等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率，更談不上為存檔人提供優質服務。

與之不對稱的是退休審核時“亡羊補牢”。當存檔人辦理退休手續時，檔案的審核相當嚴格，工齡的認定與繳納社保的時間段認定均有硬性規定的要求，最終只能是臨時補缺，讓存檔人被動地補充幾十年前的工作經歷證明、學歷證明、派遣證、轉正定級表等重要手續，給存檔人造成了難以估量的精神和物質損失。

(三)檔案管理資格限制，“人檔分離”愈演愈烈

大部分的企業，不具有檔案管理資格，在現實中卻管理著最大量的社會個人。行政、事業單位和國有企業是具有檔案保管權的，而外商投資企業、鄉鎮企業、區街企業、民營科技企業、私營企業等非國有企業沒有檔案保管權，其所聘用的專業技術人員和管理人員的人事檔案只能存放在各個人才流動服務機構。隨著社會主義市場經濟的發展，人才流動服務機構所保管的流動人員檔案在不斷地迅速增長，“人檔分離”的人員規模不斷擴張，使得檔案內容陳舊失真和檔案功能喪失的現象普遍存在。

(四) 管理參差不齊，人才服務機構互不通認

各省市人才流動服務機構在執行中組部頒發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》時，在執行的力度上有高有低，把握的標準上有緊有松，操作的流程上有詳有簡，這就必然造成調動檔案的銜接上遇到阻礙。當發生地區間的檔案轉遞時矛盾更加凸現，倘若一名存檔人因工作調動、戶口遷移等原因需要調轉檔案時，上述的執行差異正好發生在這樣的兩所人才流動服務機構之間，那么接收地人才流動服務機構檔案管理的標準較為嚴格，轉出地人才流動服務機構對檔案的管理標準執行較為松懈。原機構調出的檔案無裝訂、無目錄、各種材料無序排列、內容缺少連續性，必將引發接收機構提出很多質疑且拒收檔案，也給存檔人帶來諸多不便。

三、解決干部檔案工作困惑的對策

(一) 統一各省市檔案管理人員的工作規范

根據國家經濟和社會發展新形勢下的人事檔案管理要求，重新梳理人事檔案管理控點和管理流程。建立全國性通用互認標準，消除省市間差異，統一各省市檔案管理人員的工作規范。

(二)在高校與用人單位之間架起“宣傳檔案常識”的橋梁

在人才流動的第一個出口，即所有高校，加大宣傳力度，切實提高檔案意識。

一是畢業生所在院校應該抱著向畢業生負責的態度，嚴格按照檔案投遞的規定和途徑轉移檔案材料，杜絕由畢業生個人自帶檔案的現象；

二是已落實具有人事管理權限的就業單位的畢業生，應留意自己檔案是否到位，使自己的檔案得到妥善管理；

三是對應聘到各類非公有制單位工作的畢業生，應及時將人事檔案委托各級人才管理服務機構代管，不能把人事檔案轉移到應聘單位管理；

四是對未落實就業單位而被學校轉回原籍的畢業生，應及時到戶籍地人事部門報到，并在派遣期限內辦妥人事代理手續，從而發揮人事檔案的有效功能，盡量避免使個人檔案成為“死檔”。

(三)大力推行全國網絡化人事檔案信息管理系統

目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛力完全沒有發揮出來，無法從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。

需要指出，我國高校人事檔案的信息化建設步伐緩慢，在檔案管理、利用和安全性等方面存在一系列制約因素。同已有的戶籍管理系統、社保信息管理系統一樣，我國也應盡快建立起全國人事檔案查詢系統。這不僅對于解決棄檔、丟失檔案、整合檔案的問題非常有利，對于保持檔案的唯一性、可追蹤性、誠信性也是非常必要的。

上文所談到的“干部身份”是我國干部人事檔案管理中形成的歷史概念，值得給予深刻反思。我們深知，隨著社會主義市場經濟的深入發展，干部人事檔案管理制度面臨著改革，傳統中的“身份”終將被打破，實現人才的自由流動。

參考文獻：

1.中組部，國家檔案局.干部檔案工作條例[S].組通字[1991]13號.

2.中組部.關于印發《干部人事檔案收集歸檔規定》的通知[S].中組發[2009]12號.

作者單位：中國中醫科學院廣安門醫院