會計檔案的整理

小倪

會計檔案的整理就是通過分類、組卷、排列、編目等工作使會計檔案有序化的過程。

一、會計檔案的分類

會計檔案的分類應遵循以下原則：1.在本單位全部檔案總體分類方案下進行；2.盡可能保持分類的連續性；3.一個單位內部有不同的核算單位的一般應分成不同的類別；4.同一核算單位的會計檔案原則上按年度——類型進行分類，可以分為會計憑證、會計賬簿、財務報告和其他會計材料等4類。

二、會計檔案的組卷

就是按照其形成規律和有機聯系，區分不同的類型和保管期限，將會計核算材料組成保管單位——案卷的過程。

1.會計憑證的組卷方法

會計憑證一般按年、月順序組卷整理，一個月的憑證可根據量的多少立卷裝訂一本或幾本，個別月份憑證特別少的也可幾個月組卷裝訂一本。憑證外面要加封面，封面規格略大于所附記賬憑證，憑證左側和上邊墩齊進行裝訂；用“兩孔一線法”或“三孔一線法”裝訂，裝訂厚度一般應在2厘米以內，方可保證裝訂牢固、美觀大方。

對以下會計專業材料，為了便于日后查閱，原件可以不附在記賬憑證之后，另行組卷，入其他類，然后在相關的記賬憑證和原始憑證上注明原件所在的類和卷號，以便日后核對:土地征用及重大固定資產的買賣單據；工資名冊；債權債務；交通肇事、工傷事故的處理單據；涉外（含港澳臺地區）的會計材料；各種經濟合同、存出保證金收據、契約；有必要延長保管期限的其他會計材料。

對于那些較多的原始憑證，例如發貨票、收貨單、領料單等，頁可以不符在記賬憑證之后，單獨組卷，在封面上注明記賬憑證的日期、編號、種類，然后在記賬憑證上注明“附件另訂”（或“所附原件憑證另訂”）和原始憑證的名稱、編號。

2.會計賬簿的組卷方法

會計賬簿的組卷要注意按賬簿形成的特點，區分會計年度并把不同名稱種類的賬簿分別組卷。對總賬、明細賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿等分別組卷裝訂。

3.財務報告的組卷方法

財務報告組卷時，首先要注意按所形成的會計年度組卷，不同年度的不要混雜組卷。另外財務報告是由會計報表、會計報表附注和財務情況說明書組成的，組卷時不要分開。其次，組卷要注意區分不同的保管期限，如年度財務報告的保管期限是永久，就要與月度、季度的財務報告分開組卷，因為其價值不同。

4.其他會計核算材料的組卷要求

其他會計核算材料可按年度——問題結合保管期限分別立卷裝訂。如銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等可分別立卷裝訂一本。

三、會計檔案的編目

會計檔案的編目是會計檔案整理的最后一道工序，目的是為了使會計檔案實體整理的成果得以固定下來，以便于會計檔案的保管和查找利用。

1.擬寫案卷題名。會計檔案的案卷題名一般應由單位名稱、會計核算針對時間、會計文件名稱等要素組成。如“XX單位X年X月憑證”、“XX公司X年現金日記賬”等。

2.填寫卷內文件目錄。除會計憑證外，其他會計檔案案卷都應填寫卷內文件目錄。卷內文件目錄的內容包括順序號、責任者、文件材料名稱、日期、頁號、備注等。

3.案卷的排列編號。會計檔案的排列編號一般按照以下次序：會計憑證按形成時間順序排列，會計賬簿、財務報告和其他類的按保管期限長短排列。具體方法有兩種：

一是年度流水編號法：按財務報告、會計賬簿、會計憑證和其他類的順序排列，一年的全部會計檔案編一個大流水號（案卷號）。

二是分類流水編號法：會計憑證、會計賬簿、財務報告和其他類按類別分開排列，各編一個流水號（案卷號）。

4.編制案卷目錄。案卷目錄既是會計檔案的保管清冊，也是會計檔案的檢索工具。案卷目錄應根據會計檔案的分類方案和案卷的排列編號順序進行編制，內容包括：案卷號、題名、年度、頁數、保管期限和備注等。