醫(yī)療設備信息管理系統(tǒng)探討

鄭沁春

(福建省立醫(yī)院 設備科，福建福州350001)

醫(yī)療設備信息管理系統(tǒng)探討

鄭沁春

(福建省立醫(yī)院 設備科，福建福州350001)

建立信息系統(tǒng)的過程，是規(guī)范管理模式和管理流程的過程。本文通過對醫(yī)療設備信息化管理的必要性、醫(yī)療設備管理現(xiàn)狀與問題進行分析，探討了建立在設備全生命周期流程基礎上的信息系統(tǒng)建設。

醫(yī)療設備 管理系統(tǒng)

隨著信息技術的發(fā)展及醫(yī)院運行機制的轉變，醫(yī)院信息系統(tǒng)已成為現(xiàn)代化醫(yī)院必不可少的重要基礎設施與支撐環(huán)境。醫(yī)院信息系統(tǒng)是根據(jù)現(xiàn)代化醫(yī)院管理模式采用科學化、信息化、規(guī)范化、標準化理論設計建立的，建立醫(yī)院信息系統(tǒng)的過程，應是醫(yī)院自身規(guī)范管理模式和管理流程，提高工作效率，不斷完善機制的過程。本文擬結合本人所在醫(yī)院的具體情況對醫(yī)療設備管理流程進行分析，并在此基礎上探討如何建立的信息管理系統(tǒng)。

1 醫(yī)療設備信息化管理的必要性

(1)隨著醫(yī)療設備在醫(yī)院的應用范圍越來越廣，相其對應的固定資產價值也越來越大。以我院為例，我院擁有萬元以上醫(yī)療設備約3000臺，設備總價4.5億。如此高的固定資產價值，加上其種類繁多、品名復雜、用途多樣，不借助于信息處理技術，幾乎難以管理。

(2)醫(yī)療設備生命周期長，從采購到報廢至少5年，多則10年以上。其管理必須符合國家有關法律、法規(guī)、規(guī)章制度的要求，如《醫(yī)療機構儀器設備管理辦法》、《大型醫(yī)用設備配置與應用管理暫行辦法》、《衛(wèi)生事業(yè)單位固定資產管理辦法》、《計量法》等。

(3)醫(yī)療設備作業(yè)流程環(huán)節(jié)多，從內部到外部涉及的層面廣，因此信息交流的情況也相當復雜。信息化建設有助于加快信息流通速度，減少信息停頓時間，提高工作效率。

(4)醫(yī)療設備專業(yè)性強，對其進行標準化和數(shù)字化處理，有助于數(shù)據(jù)的收集、維護、分析、挖掘，提高管理水平。

2 醫(yī)療設備管理現(xiàn)狀與問題

設備管理部門的主要職責有:采購預算與規(guī)劃、調研選型、招標、簽訂合同、安裝調試和驗收等前期工作;建立設備臺賬;維修與保養(yǎng);調撥、報廢的鑒定與報批;上報統(tǒng)計報表資料，做好大型醫(yī)療設備的效益分析;設備技術檔案資料管理等。本文擬通過對各職責的分析建立起各職責負責部門間的關聯(lián)以期形成一套有機整體的管理流程。

1)專用設備固定資產管理方面的現(xiàn)狀與問題

(1)現(xiàn)狀

我院現(xiàn)有固定資產管理系統(tǒng)可做到:設備新增錄入，設備出庫錄入，設備調配與報廢錄入，庫存盤點，固定資產明細賬檢索查詢和打印，設備折舊匯總統(tǒng)計打印，設備購置分類檢索查詢、統(tǒng)計、匯總打印等。基本可以滿足財務所需，但對于設備管理而言還是遠遠不夠。

(2)問題

(a)代碼問題:設備沒有唯一的“身份證”，也就是無法做到一物一碼，加上資產總量龐大，容易出現(xiàn)賬實不符的現(xiàn)象。

(b)附件功能缺失:成套醫(yī)療設備往往隨機都有附件，現(xiàn)有軟件無法體現(xiàn)。

(c)時效性問題:由于登錄臺賬需要科室與倉庫的配合，一旦此環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，會導致驗收后很長一段時間，固定資產賬面上還看不到已開始正常使用的設備;同樣，由于固定資產報廢審批有一定的時間，會出現(xiàn)已處于報廢狀態(tài)的設備還留在賬面上。

(d)沒有付款情況管理的功能:導致每一期的未付款都需要人工核對處理，不僅費時，而且存在誤付款的風險。

2)采購的現(xiàn)狀與問題

政府采購流程環(huán)節(jié)多，審批周期長;訂貨周期長，采購需求批準后，采購部要確定供應商，簽訂合同，等待供應商交貨及結算，年初的計劃到年底執(zhí)行，次年到貨，都是常有的事情。

3)各部門間配合的問題

(1)使用科室與采購部門:科室的需求是否審批、何時執(zhí)行，常常不能明確，科室有可能不斷申請，導致不斷重新確認以免錯誤。

(2)采購部門與維修部門:維修部門缺乏一些必要的資料:比如合同的配置、安裝條件、售后服務條款、供應商信息等，無法做到心中有數(shù)，需要等到事情發(fā)生后再去追討相關文件。

(3)維修部門與使用科室:兩者之間日常工作缺乏足夠的交流，使用科室總是在故障發(fā)生才與維修部門產生聯(lián)系，不僅易產生矛盾，又降低了工作效率。

(4)檔案部門與其他部門:醫(yī)療設備檔案是收集醫(yī)療設備全生命周期的資料。檔案管理人員不是簡單的文件管理員，不僅應該熟悉采購過程各個環(huán)節(jié)所需資料，而且應具備一定醫(yī)學工程技術知識，能夠參與到設備驗收工作中，避免資料缺失，和各個部門更好配合。比如使用科室查閱資料，如果臨床習慣稱呼和建檔的名稱不一致時，其能明白所指何物。

3 管理流程與信息系統(tǒng)探討

傳統(tǒng)的組織形態(tài)著重垂直分工，彼此間缺乏協(xié)調，信息交流很少，即便是計算機管理后，不同的業(yè)務部門有各自的信息和數(shù)據(jù)庫，它們之間的標準、格式與內容等相互獨立，缺乏關聯(lián)。為適應信息時代與提高組織效率的要求，按照以上的分析，可以在設備全生命周期的流程基礎上建立信息系統(tǒng)。

1)系統(tǒng)設置方面

(1)醫(yī)療設備代碼管理:設備分類代碼應符合國家相關文件的規(guī)定。同時為了給設備做張“身份證”，應在設備到貨后與設備系列號相關聯(lián)。條件成熟時，可考慮引進條形碼技術或射頻識別技術，實現(xiàn)一物一碼，方便設備的動態(tài)管理與實時監(jiān)控。

(2)固定資產建賬管理:按照傳統(tǒng)的固定資產三賬一卡管理制度全面實行信息化，如此才有可能做到購入時及時入賬，轉移、捐贈、報廢時及時出賬;方便固定資產盤點、清查。

(3)設備折舊設置:醫(yī)療設備折舊分類及計算方法應按照國家統(tǒng)一標準進行。鑒于高科技在醫(yī)療設備中的大量使用，應考慮引進加速折舊法，以更好體現(xiàn)設備的真實價值。

(4)字典設置:包括使用科室、庫房、病區(qū)、制造商、供應商、外貿公司、招標公司、外部有關單位等在內的字典設置。

2)設備管理方面

(1)申購管理:各使用科室填報申購單，設備科根據(jù)審批通過情況給予信息反饋，生成一個審批號，依據(jù)此審批號可以減少審批次數(shù)，或者通過辦公系統(tǒng)自動化完成審批，這樣可增加采購透明度，加快流程進度。

(2)采購管理:通過審批的采購申請，應有狀態(tài)欄以反應其進度，是待招標、待談判、進入公開招標哪個環(huán)節(jié)等，公開招標時間或擬定談判時間應可以和辦公系統(tǒng)關聯(lián)，以通知使用科室負責人到位。

(3)合同管理:提供合同關鍵要素的錄入、修改、查詢等功能，記錄有設備名稱、型號、生產廠家、國別、金額等關鍵要素，此時可以賦予設備編碼，以方便后期入賬;同時還擁有供應商管理功能，記錄合同規(guī)定到貨時間、通知時間、以及供應商反饋的確切到貨時間等，確切的到貨時間可以通過辦公系統(tǒng)通知到科室負責人;合同有關售后條款也應傳到維修部門。

(4)維修與設備狀態(tài)管理:設備到貨時應記錄設備到貨時間、驗收時間、系列號等，屬于計量設備的應和計量管理功能關聯(lián)。設備狀態(tài) (使用中、故障、報廢等)應由負責維修的工程技術人員及時輸入，同時應該有報修時間、維修完成時間、故障現(xiàn)象描述、原因和解決方法記錄等，以方便總結維修和保養(yǎng)經驗。設備報廢的鑒定、審批環(huán)節(jié)等也要有所體現(xiàn)，讓使用科室和管理部門都可以看到，做到心中有數(shù)，才可保證及時銷賬。

(5)固定資產管理:設備通過驗收后，使用科室應有做賬提醒，及時辦理入庫手續(xù)。此模塊應有附件錄入、編輯、查詢功能，以完善固定資產信息。分期付款管理，在賬期到時應可自動提醒，財務可依據(jù)設備使用狀態(tài)確定是否支付下一期貨款。減少人工核對時間。

(6)檔案管理:由于醫(yī)療設備管理越來越規(guī)范，特別是公開招標采購有非常多的紙質文件需要收集，導致查找資料速度不快。通過對設備檔案中所有文稿資料進行數(shù)據(jù)化采集，加上歸檔分類、查詢、檢索等功能，實現(xiàn)設備檔案的數(shù)字化管理。與此同時，通過與固定資產模塊的關聯(lián)，可以“看到”每一臺設備的全生命周期的檔案資料。

［1］衛(wèi)生部.衛(wèi)生部關于印發(fā)《醫(yī)院信息系統(tǒng)基本功能規(guī)范》的通知 ［EB/OL］.(2002－05－28).［2011－3－21］.http://www.moh.gov.cn/open/tjxxzx/gjwsxxhjs/1200309270009.htm

［2］杭建金，吳向陽，張超群，等.淺談醫(yī)療設備數(shù)字化管理 ［J］.醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2008，29(9):74.

［3］周丹.醫(yī)院醫(yī)療設備質控體系的建立和實施 ［J］.中國數(shù)字醫(yī)學，2007，(8):18.

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