高校采購(gòu)信息管理系統(tǒng)的工作流分析與設(shè)計(jì)＊

童 吉

(浙江師范大學(xué)國(guó)資處,浙江金華 321004)

0 引 言

隨著國(guó)家對(duì)教育投入的不斷增加及高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大,高校采購(gòu)經(jīng)費(fèi)日益增長(zhǎng),采購(gòu)活動(dòng)的內(nèi)容和范圍不斷擴(kuò)展.同時(shí),各級(jí)政府部門對(duì)采購(gòu)工作的控制明顯加強(qiáng),政府采購(gòu)、國(guó)庫(kù)集中支付等相關(guān)的政策逐步出臺(tái),學(xué)校內(nèi)控制度逐步完善,采購(gòu)工作涉及的各級(jí)管理部門范圍越來(lái)越廣,采購(gòu)工作復(fù)雜性和使用需求的高效性矛盾日益突出.現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的飛速發(fā)展,為構(gòu)建集中采購(gòu)信息管理系統(tǒng)提供良好的技術(shù)基礎(chǔ).采購(gòu)系統(tǒng)是一個(gè)面向多級(jí)、多部門、多用戶的信息平臺(tái),系統(tǒng)訪問(wèn)控制要求嚴(yán)格,既要實(shí)現(xiàn)職責(zé)分離,防止權(quán)限的濫用,又要實(shí)現(xiàn)權(quán)限最小化原則.

浙江師范大學(xué)采購(gòu)管理系統(tǒng)是在對(duì)高校采購(gòu)的管理手段、工作習(xí)慣和流程等方面深入了解剖析、綜合提煉的基礎(chǔ)上,結(jié)合獨(dú)特的軟件設(shè)計(jì)理念而開發(fā)的一款使用于高校采購(gòu)的管理軟件,期望能提高采購(gòu)管理的規(guī)范化程度,降低數(shù)據(jù)處理時(shí)間,提高工作效率,改善管理水平.

1 工作流技術(shù)

工作流 (workflow=work+flow)起源于生產(chǎn)組織和辦公自動(dòng)化領(lǐng)域,是針對(duì)日常工作中具有固定程序的常規(guī)活動(dòng)而提出的一個(gè)概念.工作流管理聯(lián)盟給出的工作流定義[1]是:工作流是指整個(gè)或部分經(jīng)營(yíng)過(guò)程在計(jì)算機(jī)支持下的全自動(dòng)或半自動(dòng)化.通常,把凡是由計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng) (工作流管理系統(tǒng))控制其執(zhí)行的過(guò)程都稱為工作流.工作流技術(shù)通過(guò)將工作活動(dòng)分解成定義良好的任務(wù)、角色、規(guī)則和過(guò)程來(lái)進(jìn)行執(zhí)行和監(jiān)控,達(dá)到提高生產(chǎn)組織水平和工作效率的目的,進(jìn)而為企業(yè)更好地實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)提供先進(jìn)的手段,使企業(yè)具有更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力.

圖 1 工作流參考模型

圖 1為工作流管理系統(tǒng) (Workflow Management System Wf MS)[2]提出的一個(gè)工作流參考模型,約定了工作流系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)、應(yīng)用接口及特性,其主要目的是為了實(shí)現(xiàn)工作流技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化和開放性,并給出了 5類接口.

2 采購(gòu)信息管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

2.1 系統(tǒng)需求分析

采購(gòu)信息管理系統(tǒng)的基本需求是:通過(guò)該系統(tǒng),各個(gè)職能用戶能夠隨時(shí)隨地了解所提交采購(gòu)計(jì)劃所處的狀態(tài)及相關(guān)操作人員,實(shí)現(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)程的透明化.另外,各職能用戶通過(guò)該系統(tǒng)可以提交采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)和所需材料類別,查看審批狀態(tài)及結(jié)果,及時(shí)與相關(guān)人員聯(lián)系、溝通,以提高辦事效率.

各職能用戶申請(qǐng)采購(gòu)計(jì)劃,提交相應(yīng)計(jì)劃清單后,該采購(gòu)計(jì)劃自動(dòng)進(jìn)入審批環(huán)節(jié),按照預(yù)先設(shè)定的工作流程和條件,送至相關(guān)部門和辦事人員進(jìn)行在線審批處理;之后,進(jìn)入項(xiàng)目立項(xiàng)環(huán)節(jié),根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃的采購(gòu)金額不同分別進(jìn)入自購(gòu)環(huán)節(jié)或集中采購(gòu)環(huán)節(jié);其后,采購(gòu)計(jì)劃先后進(jìn)入建立合同進(jìn)行采購(gòu)、合同驗(yàn)收、合同建賬與合同核算等環(huán)節(jié),至此完成采購(gòu)計(jì)劃的采購(gòu).通過(guò)此系統(tǒng),相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以在網(wǎng)上查詢或了解部門辦事的實(shí)際進(jìn)度、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和各部門的工作情況,從而大大提高辦事效率.

傳統(tǒng)的采購(gòu)系統(tǒng)一般用靜態(tài)流程管理,僅根據(jù)用戶的特定需求專門開發(fā)采購(gòu)流程,只代表用戶某段時(shí)間的需求.當(dāng)用戶的流程發(fā)生改變或者需要增加新的流程時(shí),就需要重新開發(fā).使用工作流模型可以實(shí)現(xiàn)對(duì)流程的動(dòng)態(tài)管理,并提供了若干工作流程模板,實(shí)現(xiàn)了流程的可定制化,將業(yè)務(wù)過(guò)程邏輯和信息支撐系統(tǒng)分離開,極大改善和加強(qiáng)了網(wǎng)上采購(gòu)系統(tǒng)的靈活性和擴(kuò)展性.

2.2 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

采購(gòu)信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)是針對(duì)高校采購(gòu)實(shí)際情況而建立的,需要將有關(guān)信息輸入到計(jì)算機(jī)中,存儲(chǔ)到指定數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi),并能根據(jù)需要隨時(shí)從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)出被查詢的相關(guān)信息.為方便各個(gè)部門相應(yīng)角色用戶使用,采用基于工作流的技術(shù),對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行了相應(yīng)的功能分解,以確定系統(tǒng)的結(jié)構(gòu);通過(guò)系統(tǒng)的功能分析,將系統(tǒng)分為以下 9個(gè)功能模塊.圖 2是根據(jù)系統(tǒng)功能和工作流技術(shù)設(shè)計(jì)的系統(tǒng)功能流程圖.

圖 2 系統(tǒng)功能流程圖

1)提交采購(gòu)計(jì)劃模塊.提交采購(gòu)計(jì)劃模塊適用于各個(gè)相關(guān)職能部門,各職能部門根據(jù)自身的實(shí)際需求、所擁有資金情況,填寫采購(gòu)計(jì)劃、相應(yīng)的計(jì)劃清單及附帶計(jì)劃清單的詳細(xì)規(guī)格說(shuō)明,在資金允許的前提下提交采購(gòu)計(jì)劃至相應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃審批部門.

2)采購(gòu)計(jì)劃審批模塊.相應(yīng)的采購(gòu)審批部門獲取需審批的采購(gòu)計(jì)劃,查看采購(gòu)計(jì)劃清單,若采購(gòu)計(jì)劃清單不符合要求,則審批不通過(guò),采購(gòu)計(jì)劃返回到提交部門重新申請(qǐng);若符合要求,則進(jìn)入項(xiàng)目立項(xiàng)環(huán)節(jié).

3)采購(gòu)計(jì)劃立項(xiàng)模塊.設(shè)備物資管理科與實(shí)驗(yàn)室管理科具有采購(gòu)計(jì)劃立項(xiàng)的權(quán)限.對(duì)于審批通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃則進(jìn)入相應(yīng)的立項(xiàng)部門.查看采購(gòu)計(jì)劃清單,若采購(gòu)計(jì)劃清單不符合要求,則立項(xiàng)不通過(guò),采購(gòu)計(jì)劃返回到提交部門重新申請(qǐng);若符合要求,對(duì)該采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行立項(xiàng),編寫項(xiàng)目編號(hào)及項(xiàng)目名稱,若采購(gòu)計(jì)劃總金額不高于 3萬(wàn)元,則返回至提交部門進(jìn)行自購(gòu);若高于 3萬(wàn)元,則進(jìn)入采購(gòu)辦審核環(huán)節(jié).

4)采購(gòu)計(jì)劃審核模塊.采購(gòu)辦具有采購(gòu)計(jì)劃審核權(quán)限,對(duì)已立項(xiàng)的各個(gè)項(xiàng)目,采購(gòu)辦主任對(duì)其進(jìn)行最后的審核操作,若不符合相關(guān)規(guī)定,則直接返回到采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)部門重新申請(qǐng);若符合規(guī)定,完成該采購(gòu)計(jì)劃的審核,進(jìn)入待建采購(gòu)任務(wù)書環(huán)節(jié).

5)采購(gòu)任務(wù)書模塊.采購(gòu)辦具有建立采購(gòu)任務(wù)書的權(quán)限.對(duì)已審核的采購(gòu)計(jì)劃,根據(jù)條件選擇相應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃清單,建立采購(gòu)任務(wù)處理單,設(shè)定任務(wù)書編號(hào)及任務(wù)書名稱.建立任務(wù)書之后,若還有后續(xù)相似的采購(gòu)計(jì)劃清單,而該任務(wù)書還未下發(fā),可以繼續(xù)為該任務(wù)書添加計(jì)劃清單,并進(jìn)行相應(yīng)的修改,之后若采購(gòu)任務(wù)書無(wú)誤則直接分發(fā)給采購(gòu)中心主任.

6)采購(gòu)任務(wù)處理單模塊.采購(gòu)中心主任具有建立任務(wù)處理單的權(quán)限.接收到采購(gòu)任務(wù)書之后,根據(jù)采購(gòu)方式及采購(gòu)類型選取采購(gòu)計(jì)劃清單組建采購(gòu)任務(wù)處理單,設(shè)定任務(wù)處理單編號(hào)及任務(wù)單名稱.若一定的采購(gòu)計(jì)劃清單按照當(dāng)前形勢(shì)無(wú)法進(jìn)行采購(gòu)也可直接退回修改.任務(wù)處理單未分配給采購(gòu)人員采購(gòu)之前,若還有類似的采購(gòu)計(jì)劃清單,可以直接加入該任務(wù)處理單并對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的修改,之后將任務(wù)處理單分配給采購(gòu)人員進(jìn)行集體采購(gòu).

7)合同模塊.采購(gòu)中心人員接收到采購(gòu)任務(wù)處理單,根據(jù)實(shí)際采購(gòu)情況選擇采購(gòu)計(jì)劃清單組建采購(gòu)合同,與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商采購(gòu),確定采購(gòu)價(jià)格、交付各種費(fèi)用、限定質(zhì)保時(shí)間等一系列事情.采購(gòu)?fù)戤呏筇峤缓贤M(jìn)行驗(yàn)收.

8)采購(gòu)計(jì)劃自購(gòu)模塊.采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)部門提交的采購(gòu)計(jì)劃總金額低于 3萬(wàn)的由該部門進(jìn)行自購(gòu),采購(gòu)?fù)戤呏蟠_認(rèn)采購(gòu)價(jià)格等事情,形成相關(guān)文檔提交給相應(yīng)部門進(jìn)行驗(yàn)收.

9)合同驗(yàn)收、合同建賬與財(cái)務(wù)核算模塊.采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)?fù)戤呏?以此被相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收、建賬與財(cái)務(wù)核算,并將自動(dòng)進(jìn)入歸檔數(shù)據(jù)庫(kù).具有相應(yīng)授權(quán)的部門工作人員能夠方便、靈活地查詢歷史項(xiàng)目,按各種方式查詢、排序、篩選.

10)采購(gòu)管理信息系統(tǒng)通過(guò)后臺(tái)管理可以方便地設(shè)置各個(gè)職能部門所具有的權(quán)限、人員信息等功能.通過(guò)該系統(tǒng),各職能部門相關(guān)人員都可以上網(wǎng)瀏覽或查閱采購(gòu)信息,了解采購(gòu)計(jì)劃所處狀態(tài)、操作人員等信息,其中采購(gòu)單位和人員,商品名稱、數(shù)量、價(jià)格、供貨商等內(nèi)容一目了然,方便管理部門的監(jiān)控和審查,進(jìn)而有效地提高了工作效率.

3 系統(tǒng)開發(fā)

在全面比較分析現(xiàn)有程序開發(fā)語(yǔ)言和數(shù)據(jù)庫(kù)接口技術(shù)優(yōu)缺點(diǎn)的基礎(chǔ)上,引入工作流技術(shù).在系統(tǒng)的開發(fā)中采用 B/S開發(fā)模式,使用 3層架構(gòu):表示層 (U I)使用 ASP.NET和 JavaScript技術(shù);業(yè)務(wù)邏輯層 (BLL)選擇 C#高級(jí)程序語(yǔ)言實(shí)現(xiàn)具體邏輯,通過(guò)依賴注入、面向接口編程降低業(yè)務(wù)組件之間的耦合度,增強(qiáng)系統(tǒng)擴(kuò)展性;數(shù)據(jù)訪問(wèn)層

(DAL)借助 SunSonic實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)性能優(yōu)化和與數(shù)據(jù)庫(kù)交互的常用操作 (CRUD),還將數(shù)據(jù)表與對(duì)象進(jìn)行關(guān)聯(lián),脫離數(shù)據(jù)表而直接針對(duì)對(duì)象來(lái)與數(shù)據(jù)庫(kù)交互,不再需要用字符串去描述表中字段,不再需要組裝 Sql語(yǔ)句.

在高校采購(gòu)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中,系統(tǒng)安全性是一個(gè)非常關(guān)鍵的問(wèn)題.本系統(tǒng)采用基于角色的權(quán)限控制系統(tǒng)的安全.常用的角色權(quán)限機(jī)制有 2種:RBAC(Role Based Access Control)和ACL(Access ControlList).本系統(tǒng)采用了 RBAC理論[3].RBAC的核心是用戶只和角色關(guān)聯(lián),而角色代表了權(quán)限,角色可以擁有各種各樣的權(quán)限,并可繼承權(quán)限.

系統(tǒng)界面簡(jiǎn)潔美觀,屏幕提示均采用中文,即便是對(duì)于非計(jì)算機(jī)專業(yè)的工程技術(shù)人員或管理人員,只需根據(jù)中文提示便可在較短的時(shí)間內(nèi)熟練掌握和應(yīng)用.該系統(tǒng)開發(fā)后進(jìn)行了調(diào)試,運(yùn)行結(jié)果表明該系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定、方便快捷,為改進(jìn)采購(gòu)活動(dòng)的工作模式,提高高校采購(gòu)效率,具有實(shí)用價(jià)值和借鑒意義.

4 結(jié) 語(yǔ)

網(wǎng)上采購(gòu)信息管理系統(tǒng)是電子政務(wù)體系的核心內(nèi)容,對(duì)采購(gòu)流程的動(dòng)態(tài)支持則是網(wǎng)上采購(gòu)信息管理系統(tǒng)的必然趨勢(shì)和要求.基于 ASP.NET先進(jìn)平臺(tái)技術(shù)和工作流模型架構(gòu)的網(wǎng)上采購(gòu)系統(tǒng)能夠充分實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程邏輯和系統(tǒng)支撐軟件的分離,較好地實(shí)現(xiàn)流程的動(dòng)態(tài)管理和靈活擴(kuò)展.

[1]范玉順,吳澄.工作流管理技術(shù)研究與產(chǎn)品現(xiàn)狀及發(fā)展優(yōu)勢(shì)[J].計(jì)算機(jī)集成制造系統(tǒng) CI MS,2000,6(1):1-7.

[2]范玉順,羅海濱,林慧蘋,等.工作流管理技術(shù)基礎(chǔ)[M].北京:清華大學(xué)出版社,2001:77-78.

[3]李細(xì)雨,韓建民,于娟,等.基于粒邏輯的擴(kuò)展 RBAC模型[J].浙江師范大學(xué)學(xué)報(bào):自然科學(xué)版,2009,32(3):302-307.