園林工程檔案管理存在的問題及對策

蘆珊

摘 要：作為園林工程驗收和后期管理環節安全運行的重要文件，園林工程檔案的質量逐漸被越來越多的管理人員和工程技術人員所重視。本文就園林工程檔案管理的現狀與存在的問題進行分析，提出了園林工程檔案管理應對策略。

關鍵詞：園林工程；資料歸檔；存在問題；對策

“園林工程檔案”,是指按一定原則分類、組卷并移交城建檔案部門的園林工程建設信息資料和歷史紀錄,包括基建資料、監理資料、工程物資資料、施工資料等整個工程完整的歷史信息。園林工程檔案資料既是園林工程的基礎資料，也是用戶使用園林建筑產品的依據，以及建筑產品出現工程質量、造價爭議時仲裁、訴訟的證據。

1.園林工程檔案管理的現狀與存在的問題

從目前園林工程建設竣工資料的產生、整理和歸檔現狀來看，在檔案的形成過程中還存在諸多問題，有時致使工程甚至無法按期進行驗收，給相關工作帶來不少困難，給工程建設留下了隱患，也影響了工程資料的歸檔質量。園林工程檔案管理存在的問題具體表現為:

1.1工程驗收簽證不齊全，代簽現象較嚴重。

隨著園林工程施工進度的需要，為了滿足進度要求，部分工程沒有按照國家行業標準規定在進行施工現場驗收后辦理書面簽字；部分園林工程的竣工報告、質量保證資料里缺少意見簽署，或者對意見簽署隨意進行涂改，降低了工程資料的使用價值和原始檔案資料的可信度；還有的是在驗收小組解散后補簽或者是代簽，為后期管理工作埋下了隱患。

1.2園林工程管理文件不規范。

有的單位疏于資料管理，由于園林工程空間和時間變換交叉，管理不當，造成原始文件丟失。還有一些比較重要的園林工程資料，在使用時僅有復印件，違背了“竣工資料中不允許出現復印件”的工程檔案基本要求。另外，個別單位專業技術人員更換頻繁，資料移交時把關不嚴，造成了園林工程檔案資料的遺失。

1.3園林工程檔案資料格式不規范。

有的園林工程在施工中使用的資料格式不規范，版式、紙型、字體和頁邊距千差萬別；書寫和簽注有用鉛筆的，有用圓珠筆的，有用復寫紙的，有用墨水的，形形色色，五花八門。這些不規范格式不僅與工程資料歸檔要求不符，而且不利于檔案資料的長期保存，同時也不便于案卷的裝訂工作順利開展。

1.4園林工程圖紙編制不規范。

有些園林工程施工單位由于技術力量薄弱，沒能按照要求進行園林施工圖紙的編制。在工程圖紙的形成過程中，有的是使用計算機圖的復印件，有的是使用舊的施工圖改制，但是在此過程中往往會出現圖紙編制不當的種種現象，不僅不符合園林工程圖紙編制要求，也給施工后期管理和存檔規范性工作帶來影響。

2.園林工程檔案資料管理問題分析

2.1部分工程檔案管理人員的整體業務素質有待提升

部分工程管理人員，工程技術人員、監理人員、施工單位領導人對工程建設檔案管理的意識比較薄弱，尤其是園林主管部門的領導對工程檔案的管理重要性認識不夠，認為資料管理是可有可無的，導致重建設、輕檔案的現象時有發生。部分工程檔案管理人員對工程資料編制質量標準規范、基本建設檔案管理規定學習不夠扎實深入，缺乏專業的園林施工方面知識，對資料歸檔的概念認識不清，造成部分園林施工單位檔案管理中的被動和混亂。

2.2缺乏必要的檔案管理體系建設

有的園林工程項目參建單位多，所用表格五花八門，加上不同施工單位各自的資料管理人員業務素質參差不齊，技術力量差異較大，造成園林工程施工過程中產生的各類應歸檔的文件不規范，資料質量不高。很多園林工程建設單位缺乏質量管理體系建設力度，缺乏有效控制竣工文件質量的具體措施，對園林工程檔案管理重視不夠，對園林工程施工單位資料規范的要求不夠深入，缺少知道和監督，致使一些施工單位在園林工程資料管理方面無所適從。

3.園林工程檔案管理應對策略

3.1建立和完善園林工程檔案管理制度

首先是高度重視和加強園林工程檔案資料的基本知識宣傳和教育，對園林工程施工單位技術人員、管理人員、監理人員分期分批、有計劃地進行檔案基礎知識和施工資料管理基本要求進行專業培訓，使園林工程項目一開始就用規范化、標準化來嚴格要求，杜絕園林施工過程中不規范的原始資料和文件出現；使園林工程施工技術人員、監理人員、項目管理人員、檔案管理人員都能夠熟知檔案業務，確保園林工程檔案資料準確、齊全、規范、真實、可靠。

3.2關注園林工程檔案管理的步驟和細節控制

當前園林工程建設項目的管理模式大多實行項目法人負責制，所以關注園林工程檔案管理的步驟和細節控制，從園林工程項目立項就開始關注對園林工程項目資料管理機構和管理人員的要求和對各階段文件資料的收集、整理和歸檔管理工作的指導、監督；在管理中要注重在園林工程施工資料管理的全過程中，對園林工程施工過程與竣工資料整理過程落實好同步控制。

3.3 強化歸檔資料的真實完整

園林工程項目參建單位的工程技術人員和相關管理人員要切實負起責任，杜絕為了完成施工任務而后補資料的現象，經常深入施工現場，以免園林施工與資料整理兩張皮，建立過程控制獎罰制度，對各施工單位的資料的準確性、完整性、同步性、規范性、真實性加強檢查，發現情況及時處理。

4.結語

園林工程檔案管理工作是一項系統工程，涉及各個專業技術部門，只有不斷加強管理水平，才能保證形成一流的園林工程檔案資料。

參考文獻

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