淺談文書檔案管理

韓坤

摘要：檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。如何做好文書和檔案是管理人員的歷史責任。

關鍵詞：文書檔案管理

一、實施文檔管理現代化是加強文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。

1、掌握現代化管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2、利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

二、電子檔案是近幾年的新生事物，以及電子檔案的發展、保存

首先，我們一定要樹立電子文檔時代的到來是一個“過程”的觀念。

從理論上來說，任何事物的產生都要經歷一個從孕育到誕生的過程。單純地確定一個準確而具體的時間來區別傳統檔案時代與電子文檔時代，雖然也有一定的學術價值，但它與對電子文檔時代產生發展過程的認識相比要次要一些。原因在于，沒有對電子文檔從孕育到產生過程的正確認識，就不可能有傳統文檔時代與電子文檔時代的準確的時間劃分；對電子文檔時代從孕育到產生的過程的認識，對深化電子文檔概念與特性的認識、深化電子文檔管理原理與方法的認識，指導電子檔案事業建設的實踐，都具有重要意義。我們要做的，不是單純地告訴人們電子文檔時代產生的時間，而是要告訴人們電子文檔時代是怎樣產生的。

其次，樹立電子文檔時代到來是一個過程的觀念，具有更為重要的實踐意義。我們常常說“迎接”電子文檔時代的到來，這里面存在著一個錯誤的認識：所謂“迎接”，是在電子文檔時代已經到來的情況下，我們歡迎它、接納它。而事實上這樣是不行的，我們必須參與這個時代的創造。通過我們的參與、我們與相關部門的相關人士共同的工作把這個時代帶給人類社會。現在，檔案界的大好多數人士是以這種“迎接”的態度來對待電子文檔時代的到來，他們是說的多，做的少。人們大多是在等待著這個時代到來，而對身邊產生的電子文檔視而不見、見而不管，使大量的電子文檔資源沒有得到積累。每一個檔案工作者，特別是已經產生了電子文檔的基層單位的檔案工作者和對推進電子文檔時代到來負有重要歷史責任的檔案行政管理工作者，要積極主動地參加到電子文檔時代產生、發展的“過程”中去，這就是我們強調電子文檔時代的產生是一個過程的實踐意義。

第二我們現在仍處于以紙質檔案為主的傳統文檔時代，對紙質檔案的管理仍是我們管理工作的重心。但是，這個重心已經發生了傾斜，并逐漸地過渡到電子文檔管理作為檔案管理重心的時代——電子文檔時代。如果社會中現存的傳統文檔多于電子文檔，我們就說它仍然是傳統文檔時代；而如果電子文檔的數量已多于傳統文檔，我們就說電子文檔時代已經到來。這個判斷標準的內涵是檔案管理工作的量化標準，傳統文檔與電子文檔哪一種數量多，管理工作量大，那一種檔案的管理工作就是整個檔案管理工作的重心，也就規定了檔案工作的時代屬性。

由于傳統檔案經過長期的歷史積累，電子文檔在數量上超過它需要的時間較長，這個標準不利于檔案工作的未來發展。

電子文檔的發展要經歷一個自上而下的過程，以時間的先后經歷兩個階段——檔案室階段與檔案館階段。電子文檔首先在基層單位的工作實踐中產生。因此，我們首先解決的是檔案室階段的問題。目前，由于許多機關和企事業單位已經使用了計算機，有的還建立了局域網。因此，電子文件與電子檔案在這些機關和企事業單位已經大量產生。在這些單位中加強電子文件與電子檔案的管理已經是“當務之急”。

3如何保存、維護電子審計檔案，使之安全、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態，是基層審計檔案工作者急需解決的問題。1）要保證電子審計檔案載體物理上的安全。2.）要保證電子審計檔案內容邏輯上的準確。電子審計檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴干電子計算機軟硬件平臺將電子審計檔案的內容，還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。3）.要堅持電子審計檔案和紙質檔案保管的“并存”制度。 4）.要保證電子審計檔案的可理解性。要保存與檔案內容相關的信息。這些信息應包括：元數據；物理結構與邏輯結構的關系；相關的電子審計檔案名稱、存儲位置及相互關系；與電子審計檔案內容相關的背景信息等。5）.要對電子審計檔案載體進行有效的檢測與維護。電子審計檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環境的影響。因此，對所保存的電子審計檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子審計檔案信息的可靠性。定期檢測，應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣的方式進行，樣品數量以不少于10%為宜。

三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質

文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。

1、進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識。增強管理意識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統計和開發利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。 轉

2、加強制度建設，建立長效培訓機制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業培訓班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以保全文檔管理工作人員產生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業務能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業技術職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業知識培訓的聘資格，激勵礦床澆花奧地利增強參加在職教育的主動性和積極性。

3、明確在職教育的原則，選擇課程內容。相對于正規學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現實性和時效性。在職教育應從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。第一，學習文檔專業知識。為文檔專業人員提供系統學習文檔專業知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二，相關學樣知識。文書和檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等；在職教育應注重對相關科學知識的補充和更新；第三，現代科技知識。現代科學技術的廣泛應用是文檔工作的特征之一，也是文檔現代化管理的標志之一，文檔工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習。