工程內業資料管理的幾點看法

劉瑾一 于健 閻俊斌

【摘要】隨著工程逐步精細化、專業化和規范化，內業資料收集整理顯得尤為重要，如何發揮技術資料在工程建設與管理中的作用，使之滿足工程管理規范化要求，結合當前工程建設與管理中內業資料存在問題，著重簡述如何規范、細致、快捷地做好內業資料收集整理工作。

【關鍵詞】工程內業資料管理看法

隨著工程建設步伐加快，加強工程管理和維修養護成為值得深入思考的問題，但是工程管理項目多，內容雜，內業資料及時收集與整理成為工程管理的一項重要內容。本文通過如何加強工程內業資料管理，探索工程建設與管理精細化、專業化、規范化。

一、工程內業資料的形成。

工程內業資料是主管單位和承擔工程建設的業務單位。在工程建設與管理以及工程維修養護過程中形成的各種文字、數據、圖表、聲像、電子文件等形式的一套較為全面、規范的原始記錄，而這些資料的形成過程中主要涉及到水利工程建設與管理中計劃實施方案的編制、項目審批、設計、合同簽訂、施工、月度（專項、年度）驗收、運行等程序，真實地反映了工程項目試試的實際，作為管理單位應根據工程的實施情況及時進行收集、歸納和整理，并與工程建設與管理的進度相一致。

二、工程內業資料的重要性

1、內業資料可以有效地對工程建設與管理過程進行實時跟蹤。拿一個單項工程來說，可行性報告和招投標文件表示工程實施的嚴謹性和規范化，開工申請資料表示工程已經開始，單元工程質量評定反映工程質量與進度，照片資料真實反映整個施工過程中的所有工序，分部工程驗收簽證標志著階段或單項工程的完工，竣工驗收資料表明工程的順利完成，工程施工的每一步都牽涉到內業資料的產生，及時收集才能有效地了解工程的進展情況。

2、內業資料可以有效地反饋工程監督建設與管理工作。每一個施工工序都能從內業資料上反映它的時間、數量、人員、規格等特性，能明顯地看出工程是否含有缺陷，如工程建設是否缺少許可、不符進度、數量誤差等，都可以從中看出。就拿隱蔽工程驗收單來說，要有施工單位提供隱蔽驗收的項目、結構、數量，然后匯同建設單位和監理單位進行收養檢查，檢查情況和結果記錄在工程驗收單上，施工單位據此可以對自己施工質量狀況和尚未注意的問題進行糾正，對于項目負責人來說，可以較為清楚地知道問題所在，對項目建設與管理做到了如指掌。

3、內業資料反映工程管理單位對工程的管理水平。隨著工程管理科學化、規范化、標準化要求的不斷深入，對內業技術資料管理的要求越來越高，內業資料收集與整理質量的好壞、標準高低。不僅僅只作為工程管理的基礎性資料，也成為工程管理考核的重要內容，在一定程度上體現出一個單位工程管理水平的高低。

三、內業資料管理現存問題

1、不注重選拔人才。內業工作既是一項繁瑣的、細致的工作，又是一項嚴肅的、認真的工作，沒有較強的事業心和責任感，沒有吃苦耐勞的精神的人是不能承擔這一工作的。內業人員素質的好壞，直接關系到內業工作的好壞，影響到整個工程項目管理工作。因此，選拔培養思想文化素質高、熱愛本職工作的人從事內業工作是搞好內業工作的基本前提。

2、沒有擺正內業與外業的關系，造成工作不協調。有些從事內業工作的人認為內業工作枯燥乏味，整天瞎忙，工作沒有深度，不被他人理解，比搞外業吃虧，因此工作積極性不高、缺乏工作緊迫感與責任心。有些從事外業工作的人認為內業工作是內業人員自己的事，與己無關，對內業工作不關心、不支持、不配合，甚至本應由自己承擔的事也推給內業人員，造成互相推諉、工作不協調。因此，加強對內業工作領導、明確內業工作職責，擺正內業與外業的位置，多方支持、理解內業工作，為內業工作創造良好的條件，是搞好內業工作的重要條件。

3、內業工作條件較差，設備落后，工作效率不高。管理信息若不能及時傳遞到內業人員手中，必然影響整個工程項目管理工作的運作。目前，在工程項目管理工作中，大部分外業人員施工時基本上與內業人員失去了聯系，待到外業工作完成，再帶回來交給內業人員處理。基層的報表、材料等還是靠郵件傳送，很難做到及時、準確。內頁處理扔停留在手工計算和手工操作階段，造成信息傳遞不暢、工作效率底下的局面。這與現代科技、信息發展的現狀極不相符，運用現代科技與信息手段處理內業工作勢在必行。

四、搞好工程檔案管理工作的幾點建議

1、建立健全檔案管理領導責任制。各單位的檔案管理工作，要建成一把手參與，分管領導負責，有人員、有經費、有設施完善的保密環境。對專門從事檔案管理的人員，不但要在政治上、工作上給予支持，還要在生活上、待遇上給予傾斜和照顧。

2、建立健全檔案管理制度。檔案制度是工程項目順利開展的重要保障，必須建立健全檔案工作的各項規章制度，如《立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案保密制度》、《檔案人員崗位責任制》等，大型工程建設要建立檔案室，落實檔案專職人員，負責集中統一管理工程建設的全部檔案資料。

3、提高檔案工作人員的綜合素質。上級有關部門應加強檔案管理工作人員的專業培訓；檔案管理工作人員要不斷更新觀念，加強業務學習，拓寬知識面，不僅要掌握檔案業務知識，更要加強對專業知識的學習，還要認真貫徹《中華人民共和國檔案法》，樹立法制觀念，在工作中要做到“三懂”即懂業務、懂法津、懂有關規章制度，不斷提高自身的綜合素質，切實擔負起檔案的管理職責。

4、強化全系統檔案意識。工程檔案的分散性，決定了單靠檔案工作人員的工作，很難完整、系統地搞好檔案工作。有必要在本系統乃至全社會深入宣傳《檔案法》等有關規定，普及檔案工作知識，在檔案系統內乃至全社會形成一種強烈的檔案宣傳氛圍，增強全民檔案意識，讓有關單位主動上交歷史積累資料等重要文獻，集中統一歸檔，逐步使檔案管理工作步入規范化、法制化軌道。

5、切實做好工程檔案的開發。檔案的生命在于利用，在于更好地為經濟建設服務，工程檔案資料為工程項目開展提供了極其寶貴的一手資料，一經開發，就可轉化為生產力，產生巨大地經濟效益和社會效益。因此，只有把它作為一種“能源材料”開發利用，才能體現它的潛力和價值。

參考文獻：

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2、常秀榮，馮濤《加強內業管理建立優良工程檔案》 山西建筑，2001（10）

3、劉彬，徐素菊《淺談水利工程施工內業資料的管理》 文章編號：

1009-0088（2010）06-0109-02

4、劉娜，任雪會《關于水利工程內業資料管理的幾點思考》商情，2011（18）