審計作業數字化工作的設計與應用

　　【摘 要】 信息時代的到來，傳統審計遠不能適應科學技術的迅猛發展，有必要按數字化的思路重新設計并建立新的框架，以順應時代，提高審計工作效率。
　　【關鍵詞】 審計作業； 數字化； 設計與應用
　　
　　在審計工作中，針對特定目的，要開展專項審計工作，俗稱開展審計項目。在審計項目中，按照現行審計工作標準，要將審計工作內容進行記錄，形成審計工作記錄。審計工作記錄，除了證明審計師按照執業標準，對某事項所做的審計工作外，還能夠滿足不同審計師根據同一審計記錄得出相同結論的要求，它也是審計證據的歸納，審計工作記錄是所有審計結論的基礎。在通常的審計項目中，為了證明審計工作記錄的充分性，審計師會取得各項必要的審計證據作為審計工作記錄的附件，審計工作記錄的附件，形式多種多樣，格式不一，使用最多、最常見的審計證據格式為各類文件、報表、憑證的復印件。這些復印件通常為紙質，因而復印紙的消耗，是審計項目中一項較大的支出，采用紙質復印件作為審計證據的載體還會產生不便管理的弊端。目前計算機技術突飛猛進，現代社會早已進入信息時代，以紙質為載體的審計證據獲得方式，不能夠充分利用現代信息技術和網絡技術的優點，其他管理軟件形成的數字化結果反而還要轉化為紙介質，以滿足審計工作的要求；而一些音像格式的審計證據，難以被傳統審計方式所接受；同時，由于采用紙介質為審計證據的載體，必將帶來大量的復印、整理、裝訂、歸檔等工作，影響了審計工作效率的提高。針對上述傳統審計工作缺點，探索審計作業數字化工作，充分利用計算機技術，將審計工作帶入信息化時代，提高審計工作效率，將是必然趨勢。
　　
　　一、審計作業數字化的設計思路
　　
　　審計作業數字化，是采用現代計算機技術對審計項目中的各類審計證據及文檔進行數字化，并按照一定的要求和程序，分類儲存和保管，按照各電子文檔的相互關聯關系，進行有機的結合和鏈接，以達到提高審計工作效率，節約審計成本的目的。
　　（一）建立規范的操作標準和流程，使審計作業數字化工作有序開展
　　在審計作業數字化工作中，要制定規范的標準和流程，用來指導此項工作。規范的標準和流程約束了數字化行為和方式，使得審計作業數字化工作能夠在統一的標準、統一的要求下進行，并有序開展。
　　（二）滿足現有審計作業管理的要求，做到審計作業管理工作不散不亂
　　審計作業數字化工作，僅僅是對審計工作中審計信息載體進行了數字化，它并不改變現有的各項有關審計檔案管理規定的主要內容和管理要求，變更的僅僅是針對審計檔案數字化的形成、儲存和保管等部分，而此類規定，在計算機管理和其他已應用成熟的各類管理軟件中均有較為詳細的相關規定，可以借鑒。在此項工作中要充分考慮“雙軌制”運行，在試運行穩定后，才可全面轉向審計作業數字化。
　　（三）注重實效，不流于形式，重在實用
　　審計作業數字化工作要以實用為主，不能流于形式。審計作業數字化要達到的目的是盡最大可能減少紙質載體，并將審計工作中形成的各類電子文檔進行有機的結合，提高審計工作效率。圍繞這一目標開展的審計作業數字化工作，要充分考慮相關性、有用性和完整性。取得的各類數字文檔按照其相同的屬性分類歸集；各類數字文檔要有其特定的價值，能夠形成完整的證據鏈，以證明所要表述的審計事項。
　　
　　二、審計作業數字化的構建框架
　　
　　（一）框架基本要求
　　審計作業數字化工作是在充分利用現代計算機技術的基礎上，在審計項目實施過程中對各類審計文檔進行數字化，按照數字化作業的相關性分類歸集儲存，并進行有機的鏈接。整個審計項目結合審計組的構成體系，建立審計項目樹狀結構體系。在審計項目樹狀結構體系中，結構體系一旦建立，就不能隨意改動。因此，在建立審計項目框架體系時，要對其進行深入分析，一次建立完畢。
　　建立審計項目框架的基本要求是：根據項目所要實現的目標，結合審計小組的分工，按照審計項目分工結構，滿足審計作業數字化的要求，建立項目框架體系。項目框架體系應在審前調查工作的基礎上完成。
　　在審計作業數字化工作中，采用“.DOC”格式作為文本文件載體，“.JPG”、“.TIF”格式作為圖片文件載體，“.MP3”格式作為音頻文件載體，“.MPG”格式作為影像文件載體。
　　（二）項目框架結構的建立
　　1.根文件夾的建立
　　在項目的最頂層建立項目文件夾。項目文件夾的命名在符合計算機命名要求的基礎上，按照項目內容的簡稱，采用漢字命名，以直觀地反映項目的內容。項目各類文檔的命名均應采用此類方法。
　　項目文件夾是整個項目的“根”文件夾，項目的全部內容均包含在此根文件夾下。在項目文件夾下，建立以項目簡稱為文件名的目錄文本文件，如“xxxx項目目錄.DOC”文本文件，該文件作為該項目超文本鏈接的起始文件。在根目錄下的每一層、每一個文件夾下，均要建立類似目錄文件，用于鏈接下級文件。
　　2.共享文件夾的建立
　　在項目文件夾下，建立“共享文件夾”，用于存放審計項目共享文檔。“共享文件夾”下建立“審計方案”文件夾，用于審計方案的下發；建立“管理制度”文件夾，用于存放審計項目所需的相關管理制度，以備審計組成員使用；建立“格式模板”文件夾，存放審計項目所需的審計工作記錄、審計工作底稿等標準模板，如有必要，還可以建立其他有關文件夾，存放審計項目需共享的其它文檔。
　　3.小組文件夾的建立
　　項目文件夾建立好后，在項目文件夾下面，根據審計組構成，按照審計小組漢字簡稱建立分審計小組文件夾，用來歸集各小組審計資料。在審計小組文件夾下，按照審計小組成員名單，建立審計成員文件夾，用于歸集審計小組成員各項審計資料。
　　上述審計項目樹狀結構體系應由審計項目組在審計作業現場實施前，指定專人負責建立并下發到每一個審計組成員手中。審計組成員在收到審計項目樹狀結構體系后，不得對該體系結構進行修改。
　　4.審計成員文件夾的管理
　　在審計項目中，大量的審計工作都是由審計成員圍繞所承擔的任務開展的一系列工作。這些任務可能不止一項，審計成員要根據任務的特定目的，分別建立文件夾，用來歸集相應任務的審計資料。
　　在審計成員文件夾下，審計成員根據實際工作內容，按照一事一記錄的原則，分別建立有關的文件夾，歸集相關的審計工作資料。
　　審計組為完成審計任務，根據任務的特定目的確定審計組所要開展的各項工作，分配審計組成員承擔不同的任務，確定審計組成員在項目中的相應角色，由此建立起一種隸屬關系。審計項目樹狀結構體系，就是參照此關系建立起來的。在審計項目樹狀結構體系中，各文件夾所處位置相對固定，不能任意調整。
　　
　　三、審計作業的有機鏈接
　　
　　（一）審計作業鏈接的要求
　　對審計檔案進行有機的鏈接，可以有效地提高審計工作效率，這也是審計檔案數字化的主要目的。通過審計檔案有機鏈接，將各項審計結論的相關證據有機地結合在一起，提高了審計報告的可理解性和審計證據的直觀性，使審計報告閱讀者更便于對審計報告的理解，同時對審計工作記錄和底稿的復核工作更加方便快捷，提高了審計工作質量和效率。
　　審計檔案的連接，要求采取以自上而下的原則。即：從項目目錄、審計報告、工作底稿、審計記錄、記錄附件依次鏈接，形成一個完整的鏈接體系。
　　（二）審計檔案的鏈接方式
　　審計檔案各電子文檔的鏈接，采用“超文本方式”進行鏈接，鏈接地址采用相對地址。如果采用絕對地址進行鏈接，在審計組將各審計成員數字檔案匯總后，原有鏈接將會失效，達不到數據共享、提高效率的目的。同時，對目錄結構進行變換，包括結構及名稱的改變，也將使原有鏈接失效，這也就是結構目錄體系建立后，不能隨意修改的原因。
　　
　　各審計成員將審計紙質資料進行數字化轉換后，要按照審計資料原有的證據屬性，分門別類，保存在特定的文件夾下，編寫相應的工作記錄并將數字化審計資料逐一進行超文本鏈接。在實際的工作中，可能有部分審計資料頁數較多，形成的數字化電子文檔數量較大，如果全部鏈接在審計工作記錄上會形成較大的篇幅，這時應采用過渡文檔進行鏈接。即：建立過渡文檔；將數量較多的電子文檔先鏈接到過渡文檔；然后將過渡文檔鏈接到審計工作記錄。從實際效果來看，審計工作記錄直接鏈接的電子文檔不應超過五個，超過五個以上的鏈接應采用過渡文檔進行鏈接。
　　采用超文本方式對審計檔案進行鏈接，可有效提高審計工作的記錄復核工作工作效率，保證審計工作質量，同時使審計證據能夠在審計結論（報告）中直觀地反映，這也是審計作業數字化的主要目的。
　　
　　四、審計資料數字化的要求
　　
　　審計資料數字化轉化，除了要滿足審計工作的要求外，還要根據數字化工作的特點，對各類數字化審計資料轉化過程進行明確的規定。需要進行數字化的審計資料通常為：紙質資料進行數碼照相或掃描、各類管理軟件直接形成電子化審計證據、錄音或錄像資料等等。
　　（一）文件命名的要求
　　文件命名分為兩種情況，一種是審計工作中編制的電子文檔，其中包括審計工作記錄、審計工作底稿等；另一種是數字化審計資料形成的電子文檔。這兩種情況由于形成方式不同，命名方式也不同。其中對審計工作中編制的電子文檔命名要求是簡明、直觀。即：根據文檔的內容取漢字名，漢字名能夠簡單、直觀反映文檔內容；對于數字化審計資料形成的電子文檔應以數字化設備自然排序的形式形成自然文件名，以減少審計人員對數字化電子文檔重新命名的工作量。由于此類電子文檔保存在特定的文件夾下，雖然可能重名，但在匯總歸集時，并不會覆蓋。
　　（二）數字化內容的要求
　　審計資料數字化過程中，要滿足重點突出，完整且不繁瑣的要求。如在對審計資料進行數碼照相時，要有適度的光線，且相機鏡頭垂直于審計資料，同時相機取景框內審計資料要留有少許的邊緣，所照圖片要清晰，并且是圖片的主要內容；當背景含有不是所需內容時，用白紙遮蓋不需要的內容；圖片字節在滿足清晰的要求下，盡量減小等。
　　（三）數字化工作方法
　　審計資料數字化要掌握適當的度，在進行了一定的電子文檔轉化工作后，應及時地將所轉化的電子文檔進行整理鏈接，并在鏈接過程中進行測試，以防止很多電子文檔由于沒有及時整理，帶來查詢整理等重復勞動。一般的經驗是，單個審計記錄電子文檔附件較少的，2—3個記錄應及時整理；單個審計記錄電子文檔附件較多的，應一個記錄整理一次。每次整理后，及時清除數碼相機中的舊圖片。
　　
　　五、審計數字化檔案的匯總
　　
　　匯總采取自下而上、逐級上報的方式進行。在匯總過程中，各個匯總環節要保持目錄結構的固定，原有結構（包括文件夾名）不變，確保鏈接的正確性。在匯總過程中各個匯總環節要做好匯總記錄，用于記錄已審核無誤的審計工作記錄、底稿和記錄附件，確保審計檔案的唯一性。
　　匯總是一項十分重要的工作，其關鍵環節是審計小組長的復核。審計組成員進行審計工作后，形成審計工作記錄和審計工作底稿，記錄（包括附件）和底稿要上報到審計小組并進行復核，復核通過的記錄和底稿要上報審計組并進行復核。在此過程當中，審計小組長作為第一次復核，可能多次要求審計人員補充審計資料、修改審計工作記錄和底稿，相對工作量較大。為確保審計工作記錄和底稿的正確，審計小組長復核是最為關鍵的一環。
　　審計匯總記錄，用于記錄審計工作記錄和底稿的復核過程，哪些審計工作記錄和底稿通過了復核、哪些審計工作記錄和底稿要求繼續完善，均在匯總記錄中進行登記記錄。在項目實施過程中，匯總是要多次進行，對匯總過程進行登記記錄，能夠確保審計檔案的唯一性。審計匯總記錄要在審計組和審計小組分別進行，匯總記錄中要注明匯總的第次和時間。
　　
　　六、審計數字化檔案的歸檔封裝
　　
　　隨著審計項目的結束，項目審計作業數字化工作也隨之告一段落。這時需要對已審核完畢的審計數字化檔案進行歸檔封裝工作。所謂封裝就是指按照數字化檔案管理的要求，對將要移交的審計數字化檔案，按照檔案管理規定的要求進行打包處理。在對審計數字化檔案進行歸檔封裝時要注意：所需封裝的審計數字化檔案，需在已進行審核的基礎上進行，未審核完畢不要進行封裝；封裝時要對項目整體進行封裝，不能只對項目的部分內容進行封裝；封裝后如需對封裝內容進行修改，要先解封，修改完畢后再對項目整體進行封裝。
　　對審計數字化檔案進行封裝，是為了滿足審計檔案管理的要求而進行的一項工作。同時也為儲存、攜帶、轉移提供方便。通常審計組在現場完成審計項目的基礎工作，而后期整理完善仍有大量的案頭工作，審計組在撤出被審單位時，要對審計數字化檔案進行封裝以便于管理。
　　
　　七、審計作業數字化的風險控制
　　
　　在審計作業數字化工作中，要注意風險防范工作。風險主要來自兩個方面，一是數字化工作的風險；二是數字化檔案管理風險。
　　（一）數字化工作風險控制
　　在傳統的審計工作中，審計證據取得要由被審單位簽字蓋章，證明審計證據的出處。審計檔案數字化后，削弱了審計證據的證明力，特別是各類管理軟件輸出的結果，如會計報表等，按照審計作業數字化的要求，不必輸出紙質文檔，直接采用數字化電子文檔，這樣保證被審單位提供的電子文檔不被修改十分重要。因而在審計作業數字化過程中，堅持電子文檔由被審單位提供，保證被審單位所提供的電子文檔不被進行任何形式的修改，審計記錄交由被審單位簽字時提供完整附件是十分重要的。在內部審計工作中，審計結論被作為法律證據的情況很少發生，但是在審計作業數字化工作中，仍要保持其警覺，因而關鍵審計證據的取得，仍然要有充分的證明能力。在審計作業數字化工作中，不能為了數字化而數字化，要從實際工作需要出發，關鍵審計證據仍要取得有力的證明。
　　（二）數字化檔案管理風險控制
　　計算機的普及，方便了管理工作，但同時也帶來了較大的風險。在審計作業數字化過程中要注意對審計檔案的管理工作，以防止誤操作造成審計檔案的丟失。同時還要注意及時刪除舊的和無用的電子文檔，以防止審計電子檔案多個同名不同內容文檔，無所選擇。為此需要審計組指定專人負責，做好備份工作，同時做好電子文檔更新記錄，以確保審計數字化檔案的唯一正確性。
　　
　　八、審計作業數字化的具體應用
　　
　　陽泉供電分公司審計處從2009年開始嘗試審計作業數字化工作，目前已對多個項目進行了審計作業數字化工作，取得了良好的效果。在開展審計作業數字化工作中，為了更加有效地開展此項工作，要遵循以下幾項原則：
　　一是開展審計作業數字化工作，需要多方面的支持。包括公司領導、上級業務主管部門、檔案管理部門等。這其中包括政策支持、業務支持、資金支持、技術支持等，沒有有關方面的支持，審計作業數字化工作難以實現。
　　二是開展審計作業數字化工作，需要制定較為詳細的實施規范，用于對審計作業數字化工作進行指導。在實施規范中，按照標準化建設的要求，對審計作業數字化工作的關鍵內容、具體細節等加以明確，使審計作業數字化工作在規范指導下有序進行。
　　三是開展審計作業數字化工作，對管理單位有一定的要求，需要在建立健全檔案管理的基礎上開展。如果沒有健全的檔案管理基礎工作，審計檔案取得的審計證據就難以確保其正確性。
　　總之，開展審計作業數字化工作，將有效提高審計工作效率，增強審計報告的可閱讀性，節約審計成本。雖然審計作業數字化工作也存在一定的缺陷，但只要在具體的工作中多加注意，努力避免，審計作業數字化工作必將會把我們帶入審計工作信息化時代。●