中職學校學生檔案管理工作存在的問題及對策

　　摘 要： 中職學校檔案管理工作是學校的一個重要組成部分，但是，目前中職學校檔案管理還存在一些問題：管理意識不強，檔案利用率低；檔案管理制度不健全；檔案信息開發不足，檔案管理效率不高；檔案硬件投入及經費不足；檔案管理人員素質不高；學生檔案的收集整理不規范。為了更好地完善學校檔案管理充分挖掘檔案的利用價值，本文提出了解決這些問題的對策：規范和完善學校檔案管理制度；提高檔案管理人員的素質；做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平；采用信息化管理手段；加大學習宣傳力度，強化師生檔案意識；建立歸檔材料收集制度。
　　關鍵詞： 中職學校 學生檔案管理工作 問題 對策
　　
　　中職學校學生檔案是學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是學生家庭社會關系、經濟狀況的主要原始材料，也是中職學生就業及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據，更是每個學生由學校走向社會的重要人生履歷，學生檔案是學校與社會聯系的渠道紐帶。因此，做好學生檔案管理，為用人單位使用人才時提供重要參考，是做好組織人事工作不可缺少的依據。為人才的開發提供信息和數據，但目前中職學校的學生檔案管理工作還存在很多問題，管理水平亟待提高，應引起我們的高度重視。
　　一、中職學校學生檔案管理工作存在的問題
　　1.管理意識不強，檔案利用率低。
　　檔案管理工作對各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為單位帶來巨大的社會效益和經濟效益。但是許多單位長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使單位員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，因此檔案利用率不高。
　　2.檔案管理制度不健全。
　　檔案管理不夠規范，管理體制不完善。中職學校往往只重視教學和其他管理的檔案工作，對于學校檔案工作的重要性沒有認識到位，沒有將學校檔案管理工作提到議事日程，在檔案管理中有些學校根本沒有配備專職人員，沒有進行必要的檢查監督和指導，沒有將檔案管理工作的好壞與業績掛鉤，沒有進行有關的制度建設，檔案管理工作缺乏領導重視，管理體制明顯不完善。
　　3.檔案信息開發不足，檔案管理效率不高。
　　目前，許多中職學校中存在信息開發不足的問題。檔案的管理互相封閉，無法相互借鑒和交流。21世紀是一個網絡化、信息化的時代，這對檔案管理工作提出了新的挑戰。而現在計算機網絡雖然被普遍應用，但檔案管理還未能實現網絡化、信息化管理，導致檔案管理效率低下。
　　4.檔案硬件投入及經費不足。
　　近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。檔案室建設不標準、不規范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。
　　5.檔案管理人員素質不高。
　　目前，中職學校檔案管理員的素質普遍偏低，具體表現在：一是大多數檔案管理員不是科班出身，缺乏系統的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性；二是有些學校的檔案工作是由辦公室的干事兼任的，沒有專門的檔案管理人員，這些兼職人員一方面由于平時忙于辦公室等事務性工作，沒有多余的時間和精力坐下來學習檔案專業知識。另一方面沒有機會接受專門的檔案管理業務培訓，無法實現檔案的優化管理。
　　6.學生檔案的收集整理不規范。
　　目前中職學校學生檔案的管理一般由學生管理部門進行統一管理，并將學生檔案的整理交由院系來完成。由于學生管理部門沒有配備專職人員，加上學校缺乏監督檢查和業務指導，導致學生檔案在收集整理過程沒有標準化、規范化，出現這樣或那樣的錯誤，如文字材料紙張規格不一、書寫不規范、用圓珠筆書寫、出現錯別字、學年度班主任鑒定千篇一律、材料缺失，等等。
　　二、加強中職學校學生檔案管理工作的對策
　　1.規范和完善學校檔案管理制度。
　　學校要進一步制定、完善檔案管理的規章制度，并確定檔案管理人員的職責范圍，使檔案管理人員樹立起強烈的責任心，調動積極性。工作制度的建立要由學校分管的校長負責組織，通過相關制度的貫徹執行，以規范檔案工作行為，使檔案管理工作步入制度化、正規化的軌道。
　　2.提高檔案管理人員的素質。
　　要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事檔案工作管理工作，注意對他們的教育培養，關心他們的工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。檔案管理的質量，在很大程度上取決于檔案工作人員。檔案工作人員要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。
　　3.做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平。
　　檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量。服務的質量是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務，是檔案工作者的責任。
　　4.采用信息化管理手段。
　　信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。
　　5.加大學習宣傳力度，強化師生檔案意識。
　　通過學習宣傳，提高師生對學生檔案工作的認識，積極關心支持學生檔案工作。讓大家認識到，學生檔案是關系到中職學校全面推進素質教育、向社會輸送合格人才和中職生畢業就業的大事。一份高質量的檔案，對用人單位是具有強烈的誘惑力和吸引力的。每一位學生都應該重視檔案材料的填寫，做到如實填寫、書寫清楚、格式規范，檔案制成材料符合要求。同時，在校期間努力爭取創造優良的業績，書寫自己的歷史。
　　6.建立歸檔材料收集制度。
　　雖然中職學校學生檔案材料的形成渠道多、來源廣，但材料形成大多是比較有規律的，只要你留心去觀察，就不難掌握。如中職學校學生檔案材料的收集工作，大致可以分為三個階段：第一個階段是收集招生時形成的和中職學校入學前的檔案材料，這些檔案材料應在招生錄取時和學生入學時就著手抓緊收集。第二個階段是檔案材料的收集，除了平時有規律地收集學生在學期間的所形成的德智體能、各類社會實踐活動、各種競賽及各類證書復印件等材料外，還要從黨、團組織收集他們加入黨、團組織的材料，向教務處、團委和學生會收集評優評獎等材料。第三階段是最重要的收集階段，即畢業之際對學生在中職學校期間德智體能的總結和評價材料，大致可形成的材料有：畢業生登記表、畢業生鑒定表、成績總表和積分表、中職學生體育合格登記卡、畢業生體檢表等。此外，還應建立學生檔案收集歸檔制度，形成收集網絡。形成學生檔案材料的單位都要明確一位負責人，負責對各階段形成的檔案材料及時收集與傳遞。這樣既有利于學生檔案材料的及時收集歸檔，又有利于材料收集過程中的保密與安全。
　　總之，學生檔案管理工作是學校工作的重要組成部分，我們需要不斷地從思想上和行動上去追求、去創新，這是一項任重而道遠的工作。只要我們對現在存在的問題有一個清醒的認識，并堅持不懈地去尋求改進途徑，中職學校檔案管理水平就必將有一個質的飛躍。
　　
　　參考文獻：
　　［1］姜珊.淺談中職學校學生檔案的管理和利用［J］.商業經濟.2008，（16）.
　　［2］王艷，顏毓娟.如何做好高校教學檔案管理工作［J］.西藏科技，2005，（1）.
　　［3］司健，司莉.高校教學檔案管理之我見［J］.四川檔案，2000，（6）.
　　［4］樂利珍.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策［J］.科技風，2008，（24）.