論高校院(系)教學檔案信息化管理及利用

　　摘 要： 本文分析了高校教學檔案的信息化管理方法，重點闡述了信息化管理檔案的利用，探討了如何提高教學管理和科研工作的效率等問題。
　　關鍵詞： 教學檔案 信息化 管理方法
　　
　　一、高校院(系)教學檔案信息化的重要性
　　1.教學檔案是加強學校思想政治工作不可缺少的寶貴資源；是溝通教師、教師與學生心靈的橋梁；是“教”與“學”的接力棒，是提高師資水平和教學質量的重要手段；是評價學校管理水平、考核教師業務能力和職業道德的主要依據；是網上教學評估和項目申報、評審的重要依據。
　　2.教學檔案信息化管理是高校教學檔案工作中相當重要的環節。隨著科技的發展，高校教學工作逐漸采用現代化的教學手段管理，如學生排課管理系統、公共選修課的選課系統、學生成績管理系統、每學年學生對教師的授課情況網上評定的系統等。現代化教學手段的不斷運用產生了大量的電子檔案，收集、保管、利用這些電子檔案對高校檔案人員提出了更高的要求。
　　二、教學檔案的內容
　　高校教學檔案就是高校內教學管理機構和各院系在組織管理和開展教學活動過程中所形成的對學生、學校和和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。其歸檔范圍包括教學管理活動和教學業務活動中形成的各種材料，具體包括：
　　1.教學管理類材料。
　　包括上級和學校教學管理部門發出的有關教學工作文件、規章制度、教學計劃、教學大綱、開課計劃、實驗室與實踐教學基地、教育實習基地建設、教學情況調查、教師教學質量考核等。
　　2.教師業務類材料。
　　一是教學信息，如課程名稱、課程性質，以及學生的基本信息等；二是教師對自己專業背景、教學理念及專業成長規劃的介紹；三是包括教學目標、教學方法、閱讀書目及作業等在內的課程教學大綱；四是教師的長期規劃；五是有關教學評估及改進教學的過程等，包括同事和學生對課程的評價及其他教學評價數據，可通過設置留言板、QQ群等方式收集相關數據。
　　3.專業、學科和課程建設類材料。
　　具體包括重點學科、重點專業和精品課程的申報論證、評估及建設方面的材料；教學成果是教師教學成果的集中展現，個人成果主要包括教師發表的文章、獲獎的論文、專著、優秀教案、課件，教學成果獲獎情況、科研申報及完成情況等。
　　4.學生學籍類材料。
　　包括在校學生的基本情況、學籍變更、學習成績、教育實習、畢業設計(畢業論文)的材料及成績、獎懲材料等；還包括學生作品和個人成果，學生作品主要包括學生的考試成績、優秀學生事跡介紹及學生的優秀作業等。
　　三、教學檔案的信息化管理的方法
　　教學檔案是高校檔案的重要組成部分，教學檔案的征集、整理，信息化建設必須同學校發展水平相適應，使教學檔案來自于教學，服務于教學。因此，高校必須把教學檔案的收集、整理與信息化管理作為高校重要工作來抓，使教學檔案在高等教育發展中起到積極的作用。
　　1.組織一支思想業務素質高、熟悉教學管理，老中青結合的院、系一級專兼職結合的教學檔案管理隊伍。
　　要跳出傳統的管理模式，不斷提高專職檔案員與兼職檔案人員的信息化管理業務素質。要根據不同利用者開發和利用軟件，建立高校性的教學信息資源網絡，能夠快速、準確地提供服務。網絡化、信息化是高校教學檔案資源有效利用的必然趨勢，在平時工作中注重電子檔案的收集，利用多種渠道開發檔案的信息資源，主動上門到各部門了解教師和學生對教學檔案的需求，有計劃地將部分檔案目錄掛在網上，更好地為教學服務。
　　2.建立教學檔案文檔一體化的管理模式。
　　教學檔案種類多，來源分散，數字化程度高，具有系統性與分散性、復雜性與專業性、動態性與周期性、針對性與多樣性等特點。各類教學文件形成部門和人員在文件形成的同時，按照檔案標準完成歸檔標記；在文件下發或轉發給各業務部門的同時，轉發給檔案部門電子文件，必須同步通過網絡傳輸到檔案管理部門服務器，完成的電子歸檔并不可更改，紙質檔案可一并上交或根據各高校實際工作情況集中歸檔。
　　教學檔案的文檔一體化管理模式，可以把檔案管理人員從耗時低效的手工作業中解放出來，騰出時間在更高層次上開展教學檔案資源的開發利用工作。同時文檔一體化的實施，也為教學檔案的網絡化和信息化打好了基礎。目前高校現有的辦公設備和校園網已經可以實現教學檔案的文檔一體化管理，不需要投資額外的軟硬件設備。
　　3.檔案的信息化處理。
　　高校教學檔案在實施文檔一體化管理之后，因為原始的數字化教學檔案數據已有序積累，網絡化較容易實現。高校教學檔案的信息化，則是在更高層次、更高水平上對檔案資源的開發。檔案管理人員必須對教學檔案信息進行分析、研究、篩選、加工、編研，通過對原始數據的重組、優化、整合，把原始的、分散的、零碎的靜態檔案變成專指的、系統的、權威的檔案信息，提供給學校、師生及社會。信息化對教學檔案工作人員提出了更高的素質要求，必將促使他們完成從單純的管理人員向集管理、研究、編研能力于一身的高層次、高素質人才的角色轉換。領導每年都可下達檔案開發、利用、服務的指標、項目、任務或選題指南。檔案管理人員亦應該根據學校工作和教學任務，主動提出檔案開發、利用和服務選題，檔案管理工作有廣闊的服務空間(專題文摘、檢索咨詢、文件匯編、廣播宣傳等)，是大有潛力、大有作為、大增效益的工作。
　　四、結語
　　高效率的檔案信息化管理工作可以為教學評估、年度考核、科研項目管理、教學計劃的制訂和改進提供技術支持，加強院系基層單位的教學檔案信息化管理工作，培養高素質的院系檔案管理人員是高校發展的當務之急。
　　
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