基于個案對比探析與上司溝通的“時機”問題

　　摘 要： 與上司溝通的重要性毋庸置疑，實現有效溝通的技巧十分重要，準確把握與上司溝通的“時機”尤為重要。作者通過對比分析與上司溝通的兩個案例，闡明與上司溝通務必“適合時宜”。
　　關鍵詞： 與上司溝通 “時機” 案例
　　
　　隨著現代市場經濟的深入發展，身在職場中的員工所面臨的競爭壓力越來越大。除了要工作認真、業務精湛外，不可避免地還要與自己的上司進行溝通，且溝通直接影響到個人事業前途的發展。毫無疑問，與上司有效溝通，不僅可以減少和避免矛盾與沖突的發生，而且可以更加融洽雙方的關系，從而有利于獲得更多的加薪晉升機會。否則，不僅影響上下級關系的正常發展，造成工作無法順利開展，而且可能導致被上級“炒魷魚”的尷尬局面。那么，如何實現和上司的有效溝通，從而有利于工作事業的良性發展呢？我以為，職場中的員工固然要有對事業發展的滿腔抱負和對上司積極進行溝通的良好愿望，更要講究實現有效溝通的技巧。在此結合教學案例，就準確把握與上司溝通的“時機”問題談談看法。
　　首先介紹兩個與上司溝通的案例。
　　案例1：楊瑞今年剛從西安某大學的人力資源管理專業畢業，在權衡了多種因素的情況下，他最終選定了東莞市的一家研究生產食品添加劑的公司。他之所以選擇這家公司是因為該公司規模適中、發展速度很快，最重要的是該公司的人力資源管理工作還處于嘗試階段，如果楊瑞加入，那么他將是人力資源部的第一個人，因此他認為自己施展能力的空間很大。
　　但是到公司實習一個星期后，楊瑞就陷入了困境中。因為他對公司人力資源管理工作所提出的良好建議遭到上司的冷遇。……楊瑞的建議書石沉大海，王經理好像完全不記得建議書的事。楊瑞陷入了困惑之中，他不知道自己是應該繼續和上級溝通還是干脆放棄這份工作，另找一個發展空間。（詳見《溝通案例-楊瑞提建議-百度文庫》，2010-06-17）
　　案例2：一天上午，林秘書接到總經理電話去他辦公室。進門一看，總經理像是剛跟誰吵過架似的，臉色非常難看，原來，他接到一封交往多年的代理商的來信，指責公司經常交貨不及時影響他的聲譽，信中措辭很激烈并威脅要斷交，來信很無禮，難怪總經理怒氣沖沖。他已寫好一封回信，措辭同樣激烈，關照林秘書：“馬上給我發出去！”
　　總經理的回信是這樣的：“錢經理，我沒有想到會收到你如此無禮的來信！你大概忘記了你是靠了我公司才發起來的！如此忘恩負義，斷交也罷！”
　　林秘書從總經理室退出來沒有去寄信，而是回到自己辦公室，大腦飛快轉動起來：很顯然，老板今天有些情緒化，這么處理問題肯定不妥。這個錢經理上個月初還來過，總經理請他吃飯還是我安排的。錢經理長得很精神，性格似乎也挺豪爽的。聽貿易部的小郭說，大新公司是我們公司產品在河南、山東等幾個省的總代理，每年的合同金額都接近一個億，是我們公司屈指可數的大客戶。如果信就這么寄走，那可是潑出去的水收不回了。現在市場競爭這么激烈，要再找一個像大新公司這樣的代理商，容易嗎？斷交，斷絕一切生意來往肯定不是總經理真實的想法，還是等他消了氣后再去請示。
　　黃昏時分，下班之前，林秘書主動到總經理辦公室，問總經理要不要把給錢經理的信寄走。老板此時已心平氣和，讓林秘書把信還給他。當她轉身離開的時候，老板叫住她，笑著說：“小林，謝謝你。”
　　上述案例中，楊瑞和林秘書均是為了公司的利益和自己的前途，主動積極地向老板獻計獻策，但最終的效果卻決然不同。楊瑞為公司發展提出的科學管理建議書，到了王經理那里卻石沉大海，他的滿腔熱情和遠大抱負也隨之成了東流水；而林秘書未按照老板的要求把給錢經理的信寄走，卻換來老板的衷心感謝和贊賞。同樣是與上司溝通，為何結果如此不同？究其原因，最為重要的是他們在把握與上司溝通的“時機”問題上出現了明顯的差異。
　　楊瑞憑著扎實的人力資源管理專業知識，面對具有各種裙帶關系的典型的家族型企業，自然可以發現該企業存在很多企業管理上的不科學問題。他希望改善企業管理以提高經濟效益，以促進企業可持續發展的良好愿望，無疑是值得稱道的。但他的上司王經理是一個重技術研發輕企業管理的人，盡管他對楊瑞來辦公室提建議表示了應有的熱情，但在他眼里“只有技術最重要”。“最近一直扎在實驗室里”搞技術研發的他，對楊瑞提出的問題“微微皺了一下眉頭”。可見，王經理對楊瑞的到來只是出于一般的禮貌，而他內心深處并不希望有員工對公司的管理“指手畫腳”，這“微微皺了一下眉頭”的肢體語言準確地傳遞了這樣一個信息。王經理只是為了調和他與楊瑞之間因看法不同而產生的矛盾，不致楊瑞的自尊心受傷，所以讓楊瑞“先回去做方案”，而他自己的注意力“又回到了研究報告上”。
　　常言道：要想獲得成功，就該“在正確的時間、正確的地點，做正確的事情”，與上司溝通，道理一樣。楊瑞在這家公司上班還不到一星期，就急匆匆地向重技術輕管理的上司提改善管理的建議，顯然與上司溝通的時機還不夠成熟。首先，從楊瑞自身來說，他對改善公司經營管理不僅要提出幾點建議，而且應當拿出切實可行的具體方案，這就要做大量深入細致的調查研究，所以與上司溝通還有待時日。其次，當他一切準備就緒后，應當選擇一個合適的時機，比如，在王經理已經完成技術研發報告之后，在他情緒比較輕松愉快的時候，在夸獎王經理的成就的基礎上，提出進一步改善公司管理的方案。這樣，王經理就比較容易接受楊瑞的建議，他們之間的溝通就可能有效。因為王經理固然重視技術，但他同樣看到公司存在的管理問題和裙帶關系，只是他“最近一直扎在實驗室里”，沒有時間和精力來研究解決問題的具體辦法，如果楊瑞能夠助其一臂之力，提出詳盡方案，王經理肯定就會欣然接受；并且，楊瑞如果既夸獎王經理經營公司的成就，又指出存在問題，還提出解決問題的方案，使王經理心理上產生一種輕松和愉悅，他們之間的有效溝通就“水到渠成”了。
　　林秘書在職場上跌打滾爬多年，在接到總經理電話后立刻來到了總經理辦公室。當她清楚面前所發生的一切之后，只是用無聲語言在和老板進行溝通。她發現總經理“臉色非常難看”，因為代理商來信的無禮，“難怪總經理怒氣沖沖”。她只是執行總經理的命令，沒有和老板就事情的是非曲直進行論理，而是悄悄地退出總經理辦公室。面對總經理情緒有些失控的情況，林秘書以沉默的方式進行“溝通”。這種方式的“溝通”在這時候是最適合時宜的。美國加州大學的心理學教授古德曼曾說：“沉默可以調節說話和聽講的節奏。沒有沉默，一切交流都無法進行。”沉默是理性的開始，并且可以引導雙方冷靜思考。林秘書從總經理室退出來后沒有去寄信，而是“大腦飛快轉動起來”，對總經理“情緒化”處理問題的做法進行理性思考：顯然，以書信的方式與代理商錢經理“斷絕一切生意來往肯定不是總經理真實的想法”，只是礙于面子問題，出于維護“自尊”的需要才出此下策。如果林秘書簡單地服從命令，將總經理給錢經理的回信寄出，表面上是維護了總經理的“自尊”，體現了總經理的“權威”，而實質上是斷送了公司一個重要的客戶，對公司是不小的損失。直到下班之前，林秘書主動到總經理辦公室，以“激將法”的方式，明知故問：“要不要把給錢經理的信寄走？”此時的總經理早已心平氣和，于是讓林秘書把信還給他，并表示對林秘書的感激和賞識。
　　綜上所述，楊瑞就企業管理問題向上司可謂“慷慨激昂”地提出建議，可上司就是“不領情”，幾乎演繹成了“對牛彈琴”；林秘書對“書信事件”，以“沉默”方式來處理老板的決定，卻獲得老板的贊賞。這就說明與上司溝通的“時機”問題多么重要。林秘書之所以能夠與上司成功溝通，就在于她善于把握“時機”：當總經理“情緒化”時，她是用心靈在傾聽、用慧眼在觀察，用理性思維在權衡；當總經理“心平氣和”時，她就主動出擊，單刀直入，讓總經理不得不“就范”而欽佩她的處事能力。所以與上司溝通務必要“適時”。所謂“適時”，是指與上司進行溝通要適合時宜。一般情況下，在和上司溝通之前，最好要了解他的情緒狀態。如果在他心情欠佳時候去要求得到什么，這顯然是不明智的。當上司情緒低落時，也不要去打攪他；不要趕在吃飯時間去談論，否則他易于分散精力和匆忙做出決定；上司準備外出去度假或者度假剛回來，最好也不要去打交道。剛上班或快下班時，上級有急務纏身時，上級還在忙碌時等都是不宜與上司進行溝通的時機。準確把握與上司溝通的時機還包含溝通的準時和及時，不能隨意超越規定的溝通時間，當天必須進行的溝通絕不能拖延到第二天，上午必須進行的溝通決不能拖延到下午。例如：小莉接到一份傳真，上面說她花了兩個星期爭取到的一筆業務出現了問題，她就立刻去找老總。老總正準備用電話同這位客戶談生意，她及時將情況向老總做了匯報，并提出具體的建議和意見。老總掌握了這些材料后，與客戶交談時順利地解決了出現的問題。如果不是這樣的話，老總與客戶談判時就可能處于被動不利的局面。事后小莉再去進行溝通，就很有可能因談判不利而遭到老總的訓斥。
　　那么，如何與上司溝通才是“適合時宜”呢？身在職場的員工要注意培養自己審時度勢、察言觀色的能力，熟悉上司的性格脾氣、處事風格、工作的思路和目標、近期工作的動態等，在此不展開論述，留待今后做進一步研究。
　　
　　參考文獻：
　　［１］李曉主編.溝通技巧.航空工業出版社，2009年6月第2版.
　　［２］安賀新主編.推銷與談判技巧.中國人民大學出版社，2010年3月第2版.
　　［３］邱訓榮主編.推銷技巧.東南大學出版社，2004年7月第1版.
　　［４］易開剛.現代商務談判.上海財經大學出版社，2006年1月第1版.